N项目管理处文档管理规定

项目管理处文档管理规定

一、目的

根据国家档案法和档案管理规定,进一步提高文档管理工作的质量和管理水平,确保管理处文档的完整与安全。

二、适用范围

适用于**物业管理处。

三、职责

3.1资料管理员负责管理处文档资料的管理与归档工作。

3.2各业务块负责人负责本部门文档资料的收集、整理、检查。

四、方法与过程控制

4.1资料管理员负责管理处的所有文件(通知、规定、公函、总结、报告、通报、会议纪要等)及资料(技术图纸、说明书、手册、声像、员工档案、市府法律法规等)收集、存档和保管工作,做到系统、准确、完整。

4.2任何人员借阅文件资料,须经部门经理批准,资料管理员须填写《借阅登记表》,将借阅人姓名、文件名称、借阅用途、借阅期限、经手人、借阅时间等予以详细记录。

4.3属秘密文件的如顾客资料、公司保密性文件等要严格保密保管,未经部门经理和公司许可,不得给任何人员翻阅,不得复印,不得带离办公室;保密文件以电子文档形式传送时,须加密码。

4.4员工个人档案材料须保密,由部门人事管理员负责保管与存档,未经部门经理和公司许可,他人无权翻阅,不得擅自外传。

4.5文件资料须根据公司迎检目录、体系文件要求进行归档和保存,并做好文件标识。

4.6文件资料、质量记录须经常进行清理、归档,按月、季、年定期归档,于首日后进行;及时申请报废和清理过期文件,无保存必要的材料,经管理处部门经理批准可做销毁处理。

4.7管理处购置的重要设备到货时,资料管理员须检查验收说明材料等,并及时归档。

4.8管理处拍摄的记录本部门各项活动的照片、声像材料,在活动结束后一周内整理完毕,注明时间、地点、活动内容,交资料管理员及时归档。

4.9管理处相关人员编辑的各类文件资料,在该文件资料获得审批当日或者该事件关闭后三日内,必须将相关的电子文档或书面材料送交资料管理员存档。

4.10电子文档须按公司要求进行分类存档,每季度首月须将上季度重要文件上传公司服务器存档。

4.11资料管理员应根据公司体系文件和管理处规章制度的要求,编制各部门《质量记录定期存储清单》下发各部门,并定期通报各部门质量记录提交情况。

4.12不按时提交质量记录的,纳入管理处日常考核范围。

五、支持性文件

GZWY4.2.3-Z01《文件资料管理程序》

六、质量记录表格

GZWY4.2.3-Z02-F1《文件资料存储清单》

GZWY4.2.4-Z01-F1《质量记录报废申请单》

GZWY4.2.4-Z01-F2《质量记录检查记录表》

GZWY4.2.4-Z01-F3《标准、政策法规一览表》

《质量记录定期存储清单》

篇2:工程项目监理文档管理规定

工程项目监理文档管理办法

为了加强我监理部科技档案的科学管理。并使其纳入标准化、规范化、系统化的轨道。根据部、厅科技档案工作的有关规定,结合本工程项目的实际情况,特制定如下管理办法:

1、在正副总监的统一领导下,由综合组负责监理部文档管理工作。

2、档案管理人员应不断加强科技档案工作专业知识的学习。认真做好科技文件的形成积累、立卷归档和修改、补充工作。

3、及时对往来文件进行登记。并建立收文阅办制度。

4、严格执行文档借阅制度。未经同意。不准私自外借。努力做好文档的保密工作。

5、在文件资料日常管理工作中。遵循文件资料类别(合同类、图纸类、文件类、原始记录及月报类)进行分类、编号、保存。并建立文件清单。

6、年终时应及时对本年度所有文件资料进行清理、统计工作。

7、加强对各承包人文档工作进行督促、检查和指导。

8、工程竣工时严格按照国家科技档案案卷质量要求分综合类、工程质量类、工程进度类、工程费用类、合同管理类、监理月报、照片和录像七项对监理文件资料进行组卷上报。

9、未尽事宜,按业主有关技术档案的编制、审查、归档办法执行。