物业管理处文件传递作业指导书

管理处文件传递作业指导书

1.0目的

为了员工正确地掌握文件处理程序,避免行文混乱,加速公文运转,从而提高管理职能和办事效率。

2.0范围

适用于zz广场管理处文件传递作业。

3.0职责

管理处综合主管负责将审批后的文件传递至相关部门。

4.0内容

文件传递程序

管理处上报公司文件均按公司规范格式由相关责任部门起草、校对、打印报部门领导审批后交综合主管传递,并记录在《文件传递登记表》上;公司下达执行文件交综合主管经部门领导批示后传递相关部门执行,并记录在《文件传递登记表》上。

1、内部发文

1)上行文:指管理处上报公司领导批准执行的文件,包括报告、请示等,文件传递程序如下:

《发文处理单》、内容、格式审查--签发--传递--批准

文件--部门签署--综合主管--公司

传递

相关部门(阅办、存档)--综合主管

签发(复印件)

2)平行文:指部门之间为共同完成某项工作而以部门名义发往其他部门的文件,包括通知等,文件传递程序如下:

存档

文件综合主管部门签署相关部门

3)固定格式的表格及单据传递程序如下:

表格及单据综合主管经部门签署公司批准综合主管相关部门

执行、存档

2、内收文

公司向管理处下达的执行文件,包括总公司来文、行政主管机关来文、业务单位来文、业户来文等,文件传递程序如下:

传递

执行文件综合主管部门领导

签发批示

相关部门执行综合主管

5.0记录

《文件传递登记表》

篇2:物业文件报批信息传递程序管理规定

物业文件报批和信息传递程序管理规定

1、目的:

为规范文件报批和信息传递流程,减少管理失误,提高效率。

2、适用范围:

****(顾问项目)管理处

3、职责:

信息资料员负责管理处的信息收集、汇总工作。

4、方法和过程控制:

4.1文件报批流程

4.1.1关于报批部门

4.1.1.1各种重要信息的报送部门、电脑采购的审批部门为上级领导审批。

4.1.1.2人事、行政类文件、员工活动的报批部门为综合管理部;

4.1.1.3经营管理类文件的报批部门为管理处经理;

4.1.1.4财务管理类文件及各种收费标准的报批部门为财务部。

4.1.2报批程序

4.1.2.1由单一部门审批的文件,由报批部门直接报相应审批部门审批;

4.1.2.2需由多个部门审批或业务部门不能确定由哪一部门审批的文件报经理审批,由经理综合协调负责转发相关部门(人员)和跟踪。

4.1.2.3报批文件只能使用单一收件人(可抄送相关人员)。

4.1.2.4发件人以收件人为跟踪对象,收件人负责文件的审批跟踪。

4.1.2.5文件须有签署人。

4.1.3各部门在执行过程中可将意见及时反馈给经理。

4.2信息传递管理制度

4.2.1各部门人员应保持开放心态,及时、准确地将信息在内部发布或传递给相应部门。

4.2.2各部门主管是本部门信息工作的第一责任人,全权负责本部门的信息管理工作。

4.2.3各部门之间及部门内部以正常的信息传递方式传递真实、完整的信息,不得传播未经证实的加入个人主观臆测的信息,对以非正常方式传播对公司造成不良影响的信息者将追究其相应责任,严重者将移交司法机关处理。

4.2.4员工应树立高度的保密意识,严格控制信息传递的范围,不得将受控的信息向无关人员泄露。

4.2.5各部门须在每月月末最后一天下班前(遇节假日向前顺延)将本部门《月度工作计划表》和《月度工作完成情况表》上交经理审核、顾问审批及打印张贴;各部门须在每周五前将本部门的《周信息报》上交经理审核、顾问审批及打印张贴;如入伙、装修、各类公司定义的专项工作负责人需每天填报《专项工作日报》,并于每日下班前提交经理审核、顾问审批后交信息管理员收档;各部门应及时将本部门各类管理信息、突发事件、顾客投诉、重要会议或活动信息,按规定要求发送给相关领导或总公司相关部门,其中重大、突发事件,在事发生后1小时内上报经理或有关领导,所采取措施应在三天之内上报。

4.2.6各部门人员向其他部门发送邮件或文件必需抄送本部门主管,否则将视为重大的违反公司规定处理。

4.2.7各部门对上网帐号及密码要严格管理,部门及职员的上网密码应每月更换一次,如本部门有人员离职,应立即更换其在职期间所掌握的所有密码,以确保信息安全。

4.2.8不得利用INTERNET及E-mail信箱从事危害国家安全,泄露国家秘密等犯罪活动。

4.2.9不得利用互联网泄露公司机密,查阅、复制和传播非法言论、淫秽黄色信息,对违反此规定的行为,公司将做严肃处理。

4.2.10操作时,应遵守INTERNET国际惯例,不得向他人发送恶意的、挑衅的邮件,不得随意向不认识的企业或机构的信箱发送商业广告。

4.2.11不得利用INTERNET从事私人工作,综合管理部将定期对各帐号使用情况进行监控、检查。

篇3:酒店各部门文件备忘录采购单传递程序

酒店各部门文件、备忘录、采购单的传递程序

现各部门为文件的传递而影响了工作,鉴于此情况,为了提高文件和单据的传递效率,特规定以下程序:

备忘录的传递:

各部门起草的备忘录需按照要求的格式和字体打印出来,并有起草备忘录的部门经理的签字,交总经办审核,如有修改,请各部门修改后再递交总经办,由总经办递交总经理批阅后,总经办负责向各部门下发、专递,如有修改,总经办应及时通知其超备忘录的部门,按照总经理的意见修改后,再次按照以上程序递交。

采购单的传递:

各部门的采购单先递交采购部库管,如没有库存,此单由采购部负责向财务部传递,财务部审批后送总经理审批,审批后的采购单由总经办负责传采购部。

文件的传递:

各部门外出开会和接到得上级或职能部门的文件,应先送交办公室,由办公室做文件处理签后交总经理批阅,办公室按照总经理批阅的内容进行落实,相关部门落实完毕后,在文件上注明完成的时间和内容交办公室,由办公室向总经理汇报并保存。

周会纪要的传递:

每周的周会纪要,由总经办整理打印后,按以下部门经理签阅后自行向下一个部门传递,不得在部门滞留,部门经理请假的可以由部门代班人员代签。传递顺序:人事部、财务部、采购部、工程部、安全部、销售部、餐饮部、客房部、康乐部、娱乐部返回总经办。

EOD检查整改:

每天的EOD检查记录,由总经办分类电话通知相关部门,各部门能够整改的,整改后电话通知总经办整改结果,总经办要认真记录部门的反馈;如果当时不能整改或需要其他部门协助的,必须书面反馈总经办,并且在第二天的早回上汇报和协调;

紧急文件和单据的传递:

当有紧急的文件、备忘录、采购单等,可以不按此程序,但必须电话通知总经理,按照总经理的意见处理。

自行传递的内容:

各部门的单据需要传递3/F总公司的和需要说明的,由各部门自行传递。