物业管理公司公文管理制度（7）
物业管理公司公文管理制度(七)
第一条总则
1.山东**物业管理有限公司公文是公司同国家机关、社会组织、其他企事业单位之间以及公司内各部门之间,建立正式信息沟通渠道的主要文字工具。为使公文管理制度化、规范化,特制订本制度。
2.公文处理必须做到准确、及时、安全。
3.各类文稿均应符合公文规范,做到公文种类正确,标题完整,格式规范,内容简明,措辞妥当,发送单位清楚,附件齐备。
4.一般不能越级行文,呈报的公文应一文一事,正式行文及签署合同的应使用公司或项目名称全称。
第二条公文分类
1.行文分类要求
1)按收文和发文对象,分为对外行文和内部行文;
2)按是否编号,分为编号文和不编号文;
3)编号文按刊印方式,分为公司发文和内部刊物;
4)按公文保密等级,分为绝密、机密、秘密三种,其他为一般文件。
绝密:公司董事长签发的相关文件;
机密:公司副总经理签发的相关文件;
秘密:在公司一定范围内执行、下发的其他文件;
2.介绍信
1)公司办公室是公司(项目)介绍信的管理者。介绍信由专人管理。凡需要出具者,须经部门经理以上级领导批准;
2)开具的介绍信要有编号并加盖骑缝章;
3)不允许开具空白介绍信;如确有必要,须征得公司领导授权人同意;
4)介绍信存根应妥善保管、归档;
5)因情况变化,介绍信领用人没有使用介绍信,应即退还;
6)如若发现介绍信丢失,领用人应立即向部门经理或办公室报告,及时采取相应措施;
3.内部出版物
内部固定出版物是以公司或下属部门和公司的名义编发、采用自定刊头和单独编号。(如:"山东**物业管理有限公司内刊"、"客户通讯")
4.不编号文的范围
1)有关公司内部日常事务的文书:如例行会议和活动的一般性通知;
2)由个人署名(注明所任公司职务)或以公司及下属部门和公司的名义向个人发出的非正式函件;
3)非正式对外发出的下列文书材料:为有关部门和机构及其负责人代拟的文稿;学术性、知识性资料;其他非正式材料;
4)内部管理规章制度、工作总结和业务规划等;
5)备忘录和其他不需要编号的对外行文和内部行文。
第三条收(发)文
1.实行收、发文登记管理制度。需要分别记入"收、发文登记簿"的公文包括:
1)收文类:限时专送件、挂号信、特快专递、汇款单、属公文类的文件和传真等;
2)发文类:公司下发的文件,寄出的商务信函、以公司名义下发或对外发出的商务传真以及需由办公室转发到各部门、各项目的传真;
2.公文传真的收、发(除各部门可自行发送的传真)均由前台负责;
3.除急件外,前台每日下午3:00前将各部门提交的需发送的信件汇总发出;
第四条公文格式
1.凡以山东**物业管理有限公司的名义对外、对内发出的正式公文,一律采用公司统一印制的公文纸;
2.公司内部行文采用统一印制的"内部联络单";
3.各部门对总经理呈送的报告,采用统一印制的"呈报批示单";
4.公文一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、主送(报)单位、正文、附件、印章、发文时间、抄送(报)单位等部分组成。如有附件,应在正文之后注明附件名称和顺序;
5.公文纸一般用A4型,左侧装订;
6.字体字号选用:
公文版头为小初号加黑宋体字;
公文大标题选用二号(小二号)宋体字;小标题选用三号宋体字;
公文正文、抄送、抄报、印发说明、附件说明等均采用四号宋体字;
密级采用三号黑体字。
第五条公文办理
1.草拟公文
1)首页要使用公司统一的公文格式;
2)人名、地名、数字、引文要准确。时间应写具体的年月,年份要写全,统一用汉字书写,如二零零四年五月八日;
3)公文中的数字,除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码者外,一般用汉字书写。在同一公文中,数字的使用要保持前后一致。
2.会签
1)会签是指对草拟的公司重要文件,由公司各级相关领导进行审阅,在文件会签单提出意见,反馈文件起草部门进行修改后下发;
2)凡以公司名义向公司内各部门发出的规章制度、决定、决议等,在正式下发前必须先经过公司领导会签;
3)凡对外发出的正式函件,如内容涉及具体专业事务时,应由涉及的专业部门负责人会签;
3.行文字号
1)5.3.1公司:鲁**字[200*]第***号
2)5.3.2直属部门:鲁***字[200*]第***号
*为直属部门代字,具体如下:
办公室----办、管理处----管、市场部---市、财务部-----财、经营管理部---经、保安部--保、环境服务部--环
签发公文必须经过发文单位负责人签发。以各部门名义行文的公文,由各部门负责人签发。以公司名义发出的正式文件,必须经过总经理或其授权人签发。
4.执行
1)办公室负责将以公司名义发出的公文复印一份送执行单位办理,公文正本归档存查(特殊情况下可留存复印件);
2)缮印的一切公文须有签署,符合格式,字迹清楚,整洁美观,校对无误,份数准确;
3)对于不符合要求的公文,监印人可不予盖章;
4)封发公文时要对公文进行检查,防止差错。急、密件要在信封上加注急、密字样。限时送到的公文和亲启公文要注明要求;
5)公司发出的规章制度、决议、决定、通知、会议纪要等文件,收文部门必须在"文件签收单"上签字,并交公司办公室存档备查。
第六条公文归档
1.任何以公司、项目名义签发的公文正本均需交办公室归档存查;
2.若办文部门必须使用正本时,可暂时借出,使用后归还,若正本必须借出且无法取回,可存档复印件;
3.存档文件按照档案管理规定执行,保存期满列表报准监销;
4.除办公室留存档案原件外,各部门的发文由部门指定专人负责归档、保管复印件。个人不得保存应存档的公文。
第七条责任
1.签发人对公文主题和内容承担领导责任。会签人对公文专业内容承担专业技术责任;
2.办文部门负责人应对所经办的公文内容认真审查、核对,应承担相应的管理责任和连带责任;
3.拟稿人应全面领会办文要求,并具备准确表达这一要求的专业知识和写作能力,对公文内容承担直接责任;
4.校对人以原稿为根据,应做到校对字迹清晰,每次校对的错漏率应小于1‰,对发文中出现的校对错误承担直接责任。
第八条附则
本文中未能包括之公文,可依据公司大原则制定相应行文办法,并上报批准后执行。
篇2:房地产企业公文管理制度
房地产企业公文管理制度
公文是公司在管理过程中形成的具有法律效率,规范体式的文书,公文管理是加强公司管理的重要内容。为使公司公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高文件使用效率,促进公司各项经营管理的运转,特制定本办法。
1、公司办公室是公司公文处理的职能部门,负责公文的办理、管理、归档等工作。公文处理要遵循实事求是、精简、高效的原则,做到及时准确、安全。同时必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家、公司秘密的安全。
2、公文的种类
(1)、决定:适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关部门和人员。
(2)、通知:传达公司的决定和需要有关部门周知或者执行的事项,任免人员。
(3)、通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。
(4)、报告:适用于向上级汇报工作,反映情况,答复上级的询问。
(5)、请示:适用于向上级请求指示、批准。
(6)、批复:适用于答复下级的请示事项。
(7)、意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(8)、函:适用于不相隶属单位之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
(9)、会议纪要:适用于记载、传达会议情况及会议议定事项。
3、公文格式
公文一般由秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位等部分组成。具体处理方式是:
(1)、涉及公司秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限。
(2)、发文单位标识应当使用发文单位全称或规范化简称。
(3)、发文字号应当包括单位代字、年份、序号。
(4)、给上级单位的行文要注明签发人、会签人姓名。"请示"应当在附注处注明联系人姓名和电话。
(5)、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并表明公文种类。
(6)、主送单位应当使用全称或规范化简称、统称。
(7)、公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。
(8)、公文除"会议纪要"或以电报形式发出的以外,应当加盖印章。
(9)、成文日期以签发人签发的日期为准。
4、行文规则
(1)、符合国家法律、法规及方针、政策有关规定。
(2)、行文应当确有必要,注重效用。
(3)、行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。
(3)、公文要用国家法定计量单位。
(4)、公司对外正式行文,由公司相关业务主管部门起草,部门经理审核,主管副理审查,公司总经理批准,办公室最后核定盖章。
5、公文办理
(1)、发文办理程序:拟稿、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁。
(2)、收文办理程序:签收、登记、传递、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁。
6、公文的归档和管理
(1)、归档:公文办理完毕后,要根据其相互联系、特征和保存价值等整理归档,归档公文要保证公文的齐全、完整,便于保管和使用。
(2)、管理:公文由办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。同时对公文的贯彻落实情况进行督促检查。
篇3:健升房地产公文管理制度
1.收文
A、政府部门及有关单位发来的公文收到后,均由行政人事部进行分类,挂号文件进行登记编号(格式见附件一),属于部门、地盘的文件由行政人事部直接送达处理;属于公司文件,经行政人事部做收文处理(格式见附件二),由行政人事部负责送公司分管领导批阅。
B、根据批阅范围,由行政人事部有秩序地组织及时送阅处理,并负责催阅、催办、催传。
C、发文要有记录,文件接收人需在发文登记表(见附件三)签名。
D、为缩短传阅时间,提高传阅速度和避免丢失,文件送到后,公司各领导和部门经理要及时阅看,阅签后退行政人事部,公文不得自传递,以防丢失和延时误事。
E、各部门对有公司领导指示的公文要及时处理,并将处理结果注于公文签上。
F、传阅文件,阅后要签名并注明阅文日期。
G、公司领导及部门开会带回之发公司的公文及有关会议文件一律交行政人事部进行登记、收存。
H、发公司的重要公文(与公司全局有关的)均应将有关原件送行政人事部,复印一份由部门办理或留存。
2.发文
A、凡以公司名义制发的文件。需请示主管副总经理同意后,由有关部门负责拟稿,草拟文件必须用拟稿纸书写,文稿形成后,由主管副总经理签发。
B、已经主管副总经理签发的文件底稿,由行政人事部进行登记,统一编号后打印。
C、以公司名义发文由行政人事部统一打印、校对,盖章后发出。
D、以部门名义发文,由文件起草部门校对、复印,盖章后发出。
3.发文注意事项
A、以公司名义发文,要以相应的公司信笺为对外行文的正式公文纸。
B、拟发传真,须用公司的传真纸书写,按格式填写有关栏目,书写力求字迹工整、言简意明。
C、复印公司内部传阅文件,使用已复印过的单面纸或进行双面复印,一般只发有关部门,节约开支。
4.公文种类
A、决定:适用于对重要事项或者重大行动做出安排。
B、通告:适用于一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
C、通知:适用于批转下级单位的公文;转发上级和不相隶属单位的公文;发布规章;传达要求下级办理和有关单位需要或者共同执行的事项;员工的职务任免、聘用和会议。
D、通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
E、报告:适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或者建议,答复上级机关的询问。
F、请示:适用于向上级机关请求指示、批准。
G、批复:适用于答复下级单位请求事项。
H、函:适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题等。
I、会议纪要:适用于记载和传达会议情况和决定事项。
5.公文格式
公文一般由发文字号、秘密等级、紧急程度、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、抄报抄送单位等部分组成。
A、发文字号,凡以公司名义制发的公文,其发文号统一由行政人事部编排。
B、公文秘密等级分为"绝密"、"机密"、"秘密",其中:"绝密"、"机密"公文应标明份数、序号。
C、紧急文件分别标明"特急"、"急件"。
D、公文标题,应准确简要地概括文件的主要内容,并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
E、公文如有附件,应当在正文后,成文时间之前注明附件顺序和名称。
F、公文除会议纪要外,应加盖印章。印章加盖应骑年压月。
G、公文的成文时间,经领导人签发的日期为准。
H、文字从左至右横写、横排,统一用简体字,题目用黑体,正文用仿宋体。
I、公文用纸统一采用国际标准A4型(长297mm,宽210mm),左侧装订。以公司名义发文,要采用公司信笺,并加盖印章。
6.行文规则
A、各单位的行文关系,应根据相互间的隶属关系和职权范围确定。
B、向下级的重要行文,应当同时抄送直接上级。
C、"请示"应当一文一事,一般只写一个主送机关,切勿多头主送,如需同时送其他机关,应当用抄送形式。
D、"报告"中不得夹带请示事项。
E、草拟公文做到:
⑴情况确定、观点明确、条理清楚、文字精炼、书写工整、标点明确、篇幅力求简短。
⑵人名、地名、数字、引文准确。用公文应先引标题,后引发文字号,日期应当写具体的年、月、日。
⑶用词用字准确、规范,文内使用简称,一般应先用全称,并注明简称。
⑷草拟公文应使用统一的拟稿纸并签署拟稿人姓名,草拟、修改和签批公文,不得用铅笔或圆珠笔,不得在文稿装订线外书写。
F、公文中的数字,除成文时间、部分结构次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须
使用汉字外,应当使用阿拉伯数码。
G、属于部门职权范围的事项,应当由部门自行发文;部门的发文,一般只需抄报主管领导,避免滥送。
7.公文办理
A、公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序;发文办理一般包括审核、签发、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。
B、需要办理的公文,行政人事部应及时送领导指示或者交有关部门。
C、审批公文,主批人应当明确签署意见,并写上姓名和审批时间,其他审批人圈阅,应当视为同意。
D、公文送领导签发之前,应由行政人事部进行审核,审核的重点是:是否需要行文,是否符合有关法律、法规,是否与有关部门会签,文字表述、文种使用、公文格式是否符合本办法等。
E、传递秘密公文,必须采取保密措施,确保安全;利用计算机、传真机等传秘密公文,必须采用加密装置,绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。
8.公文立卷、归档及销毁
A、公文办完后,应当根据有关规定,及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。
B、公文归档,应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理,要保证档案的齐全、完整,个人不得保存应当归档的公文。
C、没有归档和存查价值的公文,经过鉴别和主管领导批准,可以定期销毁。销毁秘密公文,应进行登记,由二个监销,保证不丢失、不漏销。