商街物业公文处理工作规程

步行街物业公文处理工作规程

1目的

使公文的形成、办理、立卷、归档和销毁更及时、准确、规范、保密。

2适用范围

所有外来及本公司文件。

3公文的处理

3.1公文种类:除外来函外,本公司的公文是公司及所属单位在企业管理过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的文书,是传达贯彻公司政策、执行上级和主管部门的指示、发布规章制度、实行行政管理措施、请示和答复问题、报告情况和交流经验,协调内部和对外交往的重要工具,也是公司行使职能的重要手段和依据。根据实际工作需要,按照公文使用范围和作用主要使用下列文种:

3.1.1决议:凡经过会议讨论通过,要求所属部门贯彻执行的事项。

3.1.2决定:对某些重要事项或重要问题做出安排或处理。

3.1.3通知:是"发布行政法规和规章,转发上级机关(部门)、同级机关(部门)和不相隶属机关(部门)的公文批转所属单位,要求属下单位(部门)办理或需要周知和共同执行事项时所使用的下行文种"。常用"会议通知"、"任免通知"等。

3.1.4通报:通报工作情况或好坏典型事例及经验教训,表彰先进、批评后进等用"通报"。

3.1.5报告:向上级机关(部门)汇报工作,反映情况,提出建议,答复上级机关(部门)的询问等。

3.1.6请示:请求上级机关(部门)对某些重要工作做出指示、答复和批准事项时用"请示"。

3.1.7批复:批准或答复下属单位(部门)请示的事项。

3.1.8函:与不相隶属机关(部门)或本系统单位之间互相商洽和联系工作,询问和答复问题等用"函"。

3.1.9会议纪要:记载或传达会议主要精神和决定事项。

3.2公文格式撰写公文,应遵循惯用的格式;

3.2.1发文机关标识:*******有限公司行政管理文件

3.2.2发文字号:包括发文年度、发文机关代号和发文顺号,按序在发文机关标识下方,如"**字[****]第***号";

3.2.3公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容,标题在发文机关标识或发文字号下方居正文上端中央位置书写;

3.2.4主送机关是指收受、办理或执行公文的机关,一般在公文标题左下方正文之前第一行顶格书写,其他需要了解公文内容的上级、同级或不相隶属机关,应在"抄送机关"

栏目内写明,标注在主题词下方;

3.2.5公文署名,分为机关署名和领导署名,标注在正文或附件说明右下方,印章必须与署名相符,盖在单位名称的正中位置,上不压正文。

3.2.6成文日期,一般以领导签发或会议通过的日期为准,亦可以印发时间为准,成文日期要完整写出年、月、日,标注在发文单位或领导署名下方;

3.2.7凡需联系办理的公文,要在公文末页下端,标注承办单位、联系人及电话号码。

3.3公文的起草和审批签发

3.3.1公文起草的基本要求是:

1)重点要突出,观点要鲜明,论理要清楚,文字要精练,用词要准确,篇幅要简短,结构要严谨,层次要分明;

2)拟搞人必须要按公文的文种格式行文,用钢笔书写或打印,不得用圆珠笔或红笔书写;

3)文稿在呈送领导审批签发之前,负责拟稿的人员要对公文进行认真核对。

3.3.2公文的审批签发程序为:

行文稿先由行文部门负责人审核签名,再送行政人事部核稿,不属急件,一般不得直接将文稿呈送领导;如需会签的,送会签部门审稿,然后由行政人事部将符合要求的文稿送有关领导签发。"请示"、"报告"和对外行文由公司总经理签发,一般例行事务性公文,由部门主管领导签发,最后安排打印。

3.4公文办理

公文办理主要包括公文的登记、分发、承办、印制、传递等环节。

3.4.1登记公文,应将公文的标题、密级、发文字号、来文机关、发往机关、页数、份数、收发时间及办理情况等逐项记载清楚,填写《外部文件清单》,以便今后核查收回和销毁。

3.4.2分发公文

1)一切外来公函,统一由综合文员签收、登记并根据实际需要及时分送(各部门应签收),同时,应填写《文件发放/领用登记表》;

2)根据公文性质和内容,由行政助理提出处理意见,送领导阅示,如文件涉及公司机密但根据需要交有关业务部门办理,则附《文件传阅单》;

3)凡需业务部门经办的公文,由行政助理负责催办,并将落实结果报告主管领导。

3.4.3承办公文是指接受办理下级单位请示的公文和其它需要批复的公文,以及转发翻印的公文等。承办请示的公文,凡属本公司权限范围内能批复的事项,一般先由业务部门提出意见,经领导审批或会议决定后再批复呈文单位,时限一般不得超过一周,重要

事项和重要问题的请示,可直接送领导审阅后批复,时限不得超过三天。承办公文部门要提高办事效率,及时催办和跟踪,避免延误。

4相关文件与记录

4.1《阅读记录》

篇2:门业公司公文处理规程

门业制造公司公文处理规程

第一条公文处理原则

(一)、公文是企业在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书。公文处理工作应按照国务院2000年发布的《国家行政机关公文处理办法》执行。

(二)、公司管理公文处理工作的职能部门是行政部,并负责具体指导公司各部门的公文处理工作。

(三)、所有进出公司的正式公文由行政部统一负责传递、收发、登记、分办、核稿、付印、分发、立卷、归档和销毁。

第二条公文办理程序

公文办理程序分为收文办理和发文办理。

收文办理一般包括传递、签收、登记、分办、批办、承办、催办、查办等程序。

发文处理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

(一)传递与签收

1、凡属邮局送来的各类信函、公文、资料等由接待室值班员进行清点,办理收进手续。同时负责公休日时的各类外来文件资料的收进工作,但值班员应于周一上班时及时与行政部收件员做好有关交接工作。

2、收件员应对挂号信件及重要文件资料逐一登记;有急件,应通知有关人员立即前来领取。

3、公司各部室、属下各企业报送公司领导审批、审阅的各类文件,由行政部统一收发登记后,由行政部经理负责签署分办意见和分发。

(二)拆封登记与编号

1、行政部收件员对公文应随到随登记,同时分清阅件与办件。凡有明确指明部门的一般性阅件(含传真件)直接分发给各部室;办件和重要阅件应分别加盖收文专用印章,编收文流水号,并逐件登记或录入计算机,然后由行政部经理签署分办意见。

办件指公司给公司各部室的指示,请示或需要办理的公文,办件必须有回复件;

重要阅件指行业主管部门或外单位发布的与企业有密切关系的正式公文。

2、凡各部室直接收到的公文,拆封后应将其中的办件、重要阅件先交至行政部统一登录编号,加盖收文印章后再按程序办理。未经编号和加盖收文印章的公文,不得直接办理或呈批。

3、除公司领导直接交办的事项外,公司各部室和属下各企业不得直接将文件送至公司领导个人或向公司领导个人报送"签呈"、"请示"和"报告"。

4、凡不符合行文规则或制作不规范的公文,经行政部审定后,向来文单位说明原因并退回来文单位。

(三)、分办

1、凡属重要阅件由行政部登录并粘贴文件传阅/阅办单,提出处理意见,报送公司领导阅批,并根据公司领导意见分送相关部室、人员阅办,最后呈行政部经理阅知,公司总经理审阅或审批。

2、凡属办件由行政部按业务分工登录后提出分发意见,文件办理情况应及时登记或输入计算机,以便催办、查办。

3、行政部应根据来文情况加盖"此件仅一份"、"用后请归档"印记的公文,各部室要妥善保管,并按规定及时归档。

(四)、批办、承办、催办

1、凡需要办理的办件(主要以签呈形式呈报),先由行政部及时提出拟办意见送领导批办,或转送有关部门办理。紧急公文,应当提出办理时限。

2、主办部室在承办公文中,涉及其他部室分管的业务,应主动向相关部室或来文单位了解情况,征求意见或协商、会稿。应当十分注意公司对外发文内容的衔接、协调,避免出现相互矛盾的文件。

4、对公文的答复,一般由主办部室以书面形式草拟回复意见。如口头答复也应有文字记录。原则上不得把内部使用的文件阅办单及公司领导、有关人员签署的意见原原本本转给来文单位。

5、有关部室应当抓紧办理公文,不得延误、推诿。从收到公文之日起计算办文时间。特急件随到随办,当天办结;一般性公文在一周内办结;重要的规划性、涉及各部室协调和法规性的公文视情况适当宽限。

(五)拟稿、审核、签发

1、拟稿。由主办部室负责,要求通过计算机草拟公文,并应按规定填写公文处理单,明确主送、抄送单位和印制份数。

2、审核:主办部室拟草的公文,应经本部室的负责人审核,负责审核文稿的负责人应在审核文稿后签署意见、姓名和审核日期。

3、签发

(1)凡公司内部的公文,属公司各部室下发的,由各部室送行政部按收文规程受理后报有权审批人签发,各部门上报的公文应有本部门负责人签发意见。

(2)凡公司向行业主管部门或对外的重要行文应报行政部经理审核并经分管领导或总经理签发。

(3)签发的公文,如有会签的,会签人有不同意见的应当明确签署意见,并写上姓名和签署时间。如只签名的,视为同意。

(4)公文经签发后,付印前,如确需要作修改,应将修改后的文稿及修改理由重新报送负责签发该文件的领导批准。

(六)核稿、编号

1、经领导签发的文稿先送至行政部,由行政部负责核查文稿的审批和签发手续是否完备,发送单位是否准确,主、附件是否一致等,如有不符合要求的文稿,应退回主办部室,补办有关手续。

2、符合要求的文稿由行政部根据领导签署的意见或文稿的内容,确定其公文文种、主题词,并核查拟定的标题、主送、抄送机关、密级、急缓程度、发文机关、成文时间等格式是否符合规定。符合规定要求的,按规定印发。

(六)印制、用印、分发、传递

1、印制

凡非批量的公文一律由行政部负责印制。大批量需外送印刷的,由主办部室负责监印和外送印制。

2、分发

(1)印成的公文如系向公司各部室、属下各企业内部发放的,由行政部按送印前制定的发文表分发。

(2)印成的公文如系向公司外部单位发放的,由行政部通知主办部室,由主办部室办理领用手续后自行分发。

(3)行政部应及时将发文情况登记或登录计算机,提供查询、统计和归档。

(七)立卷、归档和销毁

1、公文办结后,行政部应当根据公司的档案管理规定及时将公文底稿、正本和有关材料一同归档。

2、公文归档,应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷,要保证档案的齐全、完整,能正确反映公司的主要工作情况,以便于保管和利用。

3、联合办理的公文,原件由主办单位立卷,其他单位保存复制件。

4、公文复制件作为正式文件使用时,应当加盖复制机关证明章,视同正式文件妥善保管。

5、凡归档的案卷,应当确定保管期限。

6、没有归档和存查价值的公文,经过鉴定和主管领导批准,可以定期销毁。销毁秘密公文,应当进行登记,由二人监销,保证不丢失

、不漏销。

附相关表单:

1.收、发文登记本;

2.文件传阅单;

3.文件催单;

4.公文处理单;

5.档案收件单。