物业投标过程参考

物业投标过程(参考)

确定投标意向并成立工作机构

物业管理企业在获得投标信息后,即可按企业的拓展计划,确定投标意向,相应成立投标工作领导组,由公司总经理或有关部门经理及方案编制人员组成,开展可行性研究工作。

获取招标文件

收到招标邀请函通知书后,投标工作小组应迅速组织齐备公司经营资质的有关资料和证件,按招标单位规定送交预审,获取招标文件后,应详细阅读文件内容,熟知各项要求,特别是对招标文件中投标保证书、履约书、奖罚措施等项应仔细分析研讨,并向招标单位确认投标书中不清楚事项,以便作准备。

考察物业现场

投标单位应多次组织人员到物业现场进行现场实地考察,对照图纸、设计说明书及招标文件有关内容、仔细分析,从而为管理方案的构想奠定基础。

成本测算

投标单位应组织富有经验的财会人员和物业管理人员根据拟承接物业的管理服务范围、类型、档次、标准等进行专题分析,作出较为精确的测算,对国家规定的管理服务单价可不必计算。在确定单价时,要从竞争战略高度和战术要求上去推敲,单价确定后与工作量相乘,便可得出管理服务费总标价。

编制标书

投标单位在作出投标报价决策之后,就应组织编写人员分工合作,按照招标文件中的各项要求编制标书。投标书的主要内容概要介绍如下:

1.介绍投标企业的概况和经历

首先介绍投标单位的位置、规模、经营资质等级、企业性质、机构、资本、人员结构等基本情况,着重介绍现辖物业类型、名称、管理面积及历年获得的效绩、成果、经验。

2.分析投标物业的管理特点

通过对投标物业建筑架构、配套设施、周边环境、居民结构等方面进行分析、综合其布局、功上的特点,列出管理上的难点,提出相应的管理措施。

3.拟定质量管理目标和采用的管理方式

质量管理目标,是指管理单位在合同期内应取得怎样的社会效益、经济效益、环境效益、其质量考核标准以国家职能部门和当地主管部门制定的相关法规文件为依据。

管理方式,是指管理单位对投标物业在管理运作、综合服务等方面拟采用的方式,如实行"一体化管理"、"以区养区",推行ISO9002质量体系规范化运作等方式。

4.拟定管理服务内容

包括开发建设期间将提供的管理服务内容、物业竣工验收期间的管理服务内容、住户入住及装修期间的管理服务内容、实质运作期间的管理服务内容。重点是实质运作的管理服务内容,大体分为为房屋管理、保安、清结、维修、绿化、社区文化活动等七大服务,内容力求周详。

5.物质装备计划

本着合理配置、保障利用的原则,对员工住房、管理办公用房以及各类设备和用具,拟出一个周密的计划,计划中应确切列出住房面积、物品分类单价及金

6.管理人员配备

根据物业实际需求设置管理骨干、专业人员、,力求精简高效,在管理层、操作层人员的年龄、学历、职称(技术人员)、用功类型上均要按一定比例配置。对各岗位人员应制订出相应的岗位职责和条件。

7.管理规章制度

包括管理单位员工内部制度和约束各方的公共契约,各项制度均要以国家法律为准绳,以地方政府相关法律为依据,结合实际而定,使之具有合法性、实用性和可操作性,也才能产生约束力。

8.档案建立与管理的设立

应按标准化、电脑化建立档案管理流程,将系统收集环境资料(图片)、建筑工程资料、图纸、住户档案资料、装修维修记录、文书档案、财务报表、小区荣誉等各类资料进行整理、分类、编目进入电脑储存,以备检查利用。

9.经费收支预算

根据招标文件中提供的数据,以及实地考察了解到的材料进行测算,制定经费收支测算表。

10.提出经营、管理、服务的新思路

为提高管理水平,投标者可在创建安全文明单位、实施科学化、规范化管理、开展增收节支、服务承诺等诸方面提出即务实又能体现创新的大思路,以确保管理目标的实现。以上仅是标书的基本内容,至于详略取舍可依据所投物业的实情而定。

编制和封送标书应注意的几个问题

1、投标文件中的每一空白均需填写,如有空缺,则视为放弃意见。

2、投标文件应字迹清楚、整洁、纸张统一,装帧美观大方,最好用打字方式。

3、计算数字要准确无误,无论单价、合计、分部合计、总标价及其大写数字均应仔细核对。

4、不得改变标书格式,不得涂改,个别字句如经修改,应在修改处加盖投标单位负责人的印章。

5、封送标书遵照一般惯例,准备正本一本,副本两本,分别包装封印,封套上写明送交地址、收件人、投标编号、物业名称等,法人签字并盖投标单位公章。

篇2:H物业公司招标投标管理办法

Z物业公司招标投标管理办法

一、依据国家法律法规、资产公司相关文件及公司实际情况,特制定本办法。

二、适用于公司维修材料、保洁材料、办公用品、劳保用品、福利品等大宗物资采购;公司设备、设施采购;装修改造、大型企业宣传等;大宗(大额)办公用具采购的招标;公司经营发展需承接项目投标等。

二、招投标过程要遵循公开、公正、效益及维护公司利益的原则。招标过程必须有充分的透明度,各部门积极配合、全面沟通、信息共享。所有招标决策应在招标机构内集体公司开决策。各单位的投标文件、评标过程、未发放中标通知书前的定标意向,都是公司的重要机密,不得泄露。

三、公司所有合同金额在5万元以下按《有关固定资产申购及大修项目支出的规定》执行;5万元以上50万元以下由公司招标管理小组采取公开招标;超过50万元以上的报资产公司,按资产公司招标有关规定进行招标工作。

四、管理机构与职责

招标管理小组代表公司负责招标投标的管理工作,其主要职责是:

1、贯彻执行国家有关招标投标的法律、法规和方针、政策,负责制定公司招标投标的有关规定和办法;

2、审批招标投标项目,处裁招标投标纠纷,否决违反招标投标的定标结果;对违反招标投标规定的行为进行处罚;

3、监督、检查公司招标投标工作;总结、交流招标投标工作的经验。

招标管理小组成员主要职责:

1、协同有关单位编制招标文件,审查标书,发布招标通告或邀请投标函,核实对方的资金情况;

2、接收对方单位的招标申请书,接受密封的投标书;

3、审查投标单位的资格,组织评委考查应标单位资质证件、售后服务等信誉情况,确定投标单位;

4、编制标底;

5、负责收取投标单位的投标管理费和保证金;

6、确定开标评委的人数和人员;

7、组织实施发标、开标、评标、询标、定标的全过程;

8、做好会议纪录,准备有关表格及选票,招标文件的整理归档及有关数据的统计工作。

五、招标方式分为公开招标及邀请招标,采用公开招标方式时,公司在有关有关信息网络或报刊上发布招标通告;邀请符合招标资质条件的参与投标,并按程序确定入围投标人。在采用邀请招标方式时,公司招投标小组应当于邀请函的方式邀请符合资质条件的3个以上的供应商或单位参与投标。

六、招标程序

1、招标申请:各相关部门对在本招标规定范围内的物资或项目,经核查确属必要,可向公司提出招标申请,报请总经理批准。

2、招标单位应成立不少于三人的招标工作组,具体负责招标活动;与投标人有利害关系的人员应回避参与招标工作组的工作。

3、招标前,招标小组须组织有关人员编制好招标文件。招标文件应包括以下主要内容:

(1)投标邀请函;

(2)投标须知;

(3)投标的物清单,技术参数和报价方式要求;

(4)投标人的有关资格和资信证明文件要求;

(5)交货(或交工)及提供服务方面的要求;

(6)采购合同(或工程合同)的主要条款及订立方式;

(7)公司规定的其他应当说明的事项。

招标文件不得要求或者标有特定的供应商或单位,不得含有倾向性的、排斥其他潜在投标人的内容。

4、编制发布招标公告,发出投标邀请。

招标通告或投标邀请函应当包括以下主要内容:

(1)招标单位的名称、地址、联系方式等信息;

(2)招标的物的名称、用途(或功用)、数量(或面积)和交货(或交工)日期;

(3)对投标人的资格要求和投标办法;

(4)有关投标保证金的要求;

(5)获取招标文件的办法、时间和地点,投标截止时间;

(6)开标地点和时间;

(7)公司规定的其他内容;

七、招标项目设有标底的,标底知情人负有保密的责任。开标前,有关人员不得向他人透露已获取招标文件的潜在投标人名称、数量及与招标有关的其他情况。

八、投标人应在投标截止时间前,将对招标文件提出的实质性要求和条件作出完全响应的投标文件密封后,送达投标地点。公司招标工作人员收到投标文件后,应当登记保存,且不得开启或向他人透露。

九、对已发出的招标文件进行必要的澄清或修改时,应当以书面形式在规定的投标截止时间一周前,通知所有招标文件收受人。投标人在投标截止时间前,对所递交的投标文件可以补充、修改或者撤回,但须以书面形式递交公司招标工作人员。

十、企业在项目开标会议上应向招标单位提供以下资料:营业执照、资质证件、法人或法定代表人身份证、法人授权委托书。

十一、投标书的内容应当包括:企业的情况简介,投标报价、经营设想、管理办法、成本费测算、服务质量保证和经济指标落实措施、服务公约、响应招标文件及其他承诺等。

十二、投标书必须加盖企业印鉴及法定代表人签字,并在规定日期内,在信封密封处加盖企业印鉴后送交指定地点。

十三、开标、评标、定标

1、招标单位在开标前召开标前会,按照相关规定及招标文件,明确各项要求,确定开标、评标、中标活动的程序。

2、招标单位应当按招标文件要求提交投标文件。投标单位少于三个的,招标单位应当重新招标。

3、招标管理小组应根据招标项目邀请专家、投标单位及相关部门负责人参加开标会议,当众启封投标书及补充函件,公布投标书的主要内容和标底。

4、开标时发现的下列情况之一视为无效标书:

(1)投标书未密封的;

(2)投标书未加盖企业及其法定代表人或委托代理人印鉴、无委托授权书的;(3)未按规定的格式填写,内容不全或字迹模糊,辨认不清的;

(4)投标单位未参加开标会议的

5、评标组织由招标管理小组成员、投标单位及邀请的有关专家组成。开标、评标、定标全过程中必须接受资产公司招标领导小组的监督和指导。

6、评标、定标应采用科学方法,按照平等竞争、公正合理的原则,以评委无记名投票方式,确定中标单位。

7、确定中标单位后,开标主持人应当场宣布中标单位、中标价及实质性的承诺条件。

8、公司依据评标管理小组的书面报告和推荐的中标候选人,确定中标人,并向中标投标人发出中标通知书,同时将中标结果通知所有未中标的投标人。

9、中标通知发出之日起10日内,中标人与公司按照招标文件和投标文件订立书面合同,合同不得对招标文件和投标文件作实质性修改。

10、中标通知发出后,中标方放弃中标项目或在限期内不签订合同者,投标保证金不予退还。

11、有下列情况之一者,应当废标:

(1)投标报价高于预算价格,委托方难以支付;

(2)投标方有串通围标行为;

(3)专家组认为投标方案难以完成标书规定任务的;

(4)评标会认为其它必须废标的情况。

十四、投标单位以行贿给“回扣”等不正当手段获取中标;招标管理小组工作人员徇私舞弊、索贿受贿的视情节给予行政、经济处罚,直至追究其法律责任。

十五、所有招标文件包括招标申请表、调研考察报告、招标文件、相关表格、选票及招标会议记录,统一由办公室负责建档保管。

篇3:物业招投标管理办法作业指导文件

物业作业指导文件:招投标管理办法

1.目的

规范服务及工程项目招投标工作。

2.范围

适用于公司内所有合同金额在$2万元-$5万元之间的物业招标工作,本办法管理范围包括:新建土建项目、新购置设备项目、技术改造与更新项目、房屋维修工程(翻修工程、大修工程、中修工程、小修工程、综合维修工程)、装修项目、维保工程(电梯、有线电视、安防系统、车闸、清洁、绿化、消杀等)、工服制作、新增服务项目等。超出权限规定及由管理处自行完成的工作不在本招投标管理办法范围内。

3.职责

部门/岗位地产出资职责物业出资职责

品质管理部受委托项目的招投标工作的协调配合组织2万元以上5万元以下招投标工作

财务管理部

标底的测算、费用审算工作参与2万元以上5万元以下的招投标工作

地产工程管理部组织50,000元以上招投标工作必要时参与工程监督及竣工验收

申报部门受委托负责10,000-50,000元以内招投标工作及具体工程实施参与2万元以上5万元以下的招投标工作;与施工单位拟制施工协议

4.方法和过程控制

4.1总则

4.1.1公司成立招标工作小组,其组成人员包括:招标申请部门经理及专业负责人、品质管理部代表、财务管理部代表、法务人员、地产相关部门人员(与地产相关项目)、分管领导、总经理。定标时由招标工作小组集体决策。

4.1.2招标权限界定

4.1.2.1招标预算总额在二万元以下,由提出招标申请的部门负责施工单位选择,可以不进行招投标,但管理处需进行三家性价比对程序后选择承包商;

4.1.2.2招标预算总额在二万元以上,五万元以下由物业公司招投标小组负责通过招投标选择施工单位

4.1.2.3招标预算总额在五万元以上,由提出施工的管理处为主,品质管理部辅助组织相关资料后,交由地产工程管理部组织进行招投标选择施工单位。

4.1.3招标应采用公开招标或邀请招标的方式,但无论采取何种方式,都必须有三家以上的投标单位参与竞标。

4.1.4整个招标过程必须保持透明度,各部门积极配合、全面沟通、信息共享,杜绝暗箱操作。

4.1.5做好保密工作,任何人均不得泄露标底、投标文件、评标、定标等内容,以保证招标的公正性与效果。

4.2招标项目的确定

4.2.1各部门根据工作需要,或是按照公司、地产公司、业委会等部门的要求,确定拟招标项目。

4.3地产出资工程招标权限界定

4.3.1由管理处以书面形式(或邮件)向地产工程管理部提交申请报告,报告应详列原因、工程规模、费用预算等,经地产工程管理部或地产相关领导审批同意后方可进行下一步工作。

A.造价在2000元以下的工程,由地产相关部门确认审算工程,可以不进行招投标,管理处按公司采购管理程序选择承包商。

B.造价在2000-50,000元以内的工程,经地产委托认可,相关管理处申请招投标工作,品质管理部负责组织招投标工作,地产相关部门参与定标,报地产领导审批。

C.造价在50,000元以上的工程,由地产公司组织招投标。物业公司负责提供相关招标资料。

4.4招标工作程序

4.4.1招标文件

4.4.1.1制定招标计划、编制招标文件,提出招标申请的部门/管理处,提出详细的招标项目、时间计划、技术交底、达到的相关标准、配合等要求,符合招标审算权限的将招标申请和以上资料合并提出审批,超出招标审算权限的由招投标小组协助管理处提请地产工程管理部进行招投标。自审批结束5日内由招投标小组主持编制招标文件并核定标底,以及审查修改标书中的经济条款,招标文件编制完成后进行审批;

4.4.1.2招标文件内容:招标文件应包括正文和附件,正文包括:投标承诺书、招标内容、招标范围、项目简介、工期、质量要求、工程造价要求、安全防护责任、投标须知、投标截止日期、开标时间和地点、评标办法、违约责任、投标押金、相关规范、投标文件格式、特别约定等,附件包括:相关图纸、拟签标准合同(明确我方要求的全部内容)等

4.4.1.3各类招标文件、记录由品质管理部制定示范文本,作为公司该类招标的标准范本。

4.4.2招标信息发布及投标邀请

4.4.2.1公开招标的项目可以在当地主要报纸、网站或建设交易服务中心发布招标信息,并按政府有关部门规定办理手续。

4.4.2.2实行邀请招标,由招标申请部门、品质管理部从公司《合格服务供方一览表》中选择所需数量的投标单位进行邀请招标。

4.4.2.3如《合格服务供方一览表》没有合适的投标单位或数量不够,应由相关部门推荐,再组织进行考察,考察合格后方可选为投标方,并纳入《合格服务供方一览表》。

4.4.3发标

4.4.3.1招标文件的发放、答疑及现场勘察由品质管理部组织,招标申请部门、财务管理部、法务人员参与。

4.4.3.2公开招标的项目,要按照合格承包商标准和项目要求对投标单位进行审查,审查合格的投标单位方可发放招标文件。

4.4.3.3招标现场答疑由招标申请部门负责做好记录工作,该记录将作为招标文件的附件一并发给投标单位。

4.4.4开标

4.4.4.1招标文件应规定:投标单位应在规定日期之前将投标文件送交品质管理部,投标截止日期之后,原则上不再接受任何投标文件。

4.4.4.2标书必须密封加盖公章,开标前任何人不得擅自打开标书。

4.4.4.3品质管理部主持开标工作,开标工作应集体在场,现场拆封,该过程和内容由招标申请部门作好记录并填写《开标记录表》,参加开标的全体人员签字确认。

4.4.5评标和定标

4.4.5.1开标后,招标小组成员对各投标书内容进行分析评比(与投标单位有利害关系的人员不得参与评标)

4.4.5.2评标人应客观、公正地履行职务,对自己提出的评审意见承担个人责任。

4.4.5.3评标应以满足招标文件要求为依据。定标原则为:

A.能满足招标文件的实质性要求,并经评审其投标价格是合理低价。

B.同等条件下,原来与公司有过良好合作关系的投标方优先中标。

4.4.5

.4下列情况须重新招标:

A.发现投标单位相互串通投标。

B.投标单位以他人名义投标或以其他方式弄虚作假,骗取中标。

C.投标单位以向招标工作小组成员行贿的手段谋取中标。

D.开标后,发现所有投标皆不满意(如各标价均高出标底价,不在合理报价范围之内)。

4.4.5.5整个评标定标过程须作好记录,全体参加评标人员签字确认。

4.4.5.6确定中标单位后3天内,品质管理部向中标单位发出中标通知函,并将中标结果以书面形式通知其他投标单位。

4.4.6签订合同

4.4.6.1由招标申请部门参照合同范本拟定合同,按权限报公司相关部门审批,必要时由地产成本管理部和法律组审核合同条款,合同拟定完毕,约中标单位对其内容和条款进行确认后签订正式合同。

4.4.6.2中标单位投标文件应做为合同附件随合同存档,其它投标单位资料品质管理部归档保存

4.4.7招标文件管理

4.4.7.1所有招标文件统一编号,编号形式为"V-**-**&&","V"表示"**","**"表示项目简称,"**"表示年号,"&&"表示序号。

例如

城花:V-CH-0501都花:V-DH-0505

新城:V-*C-0508世贸:V-SM-0512

5.质量记录表格

TJzzWY7.4-Z01-02-F1《开标记录表》

TJzzWY7.4-Z01-02-F2《开标评审表》

TJzzWY7.4-Z01-02-F3《开标成果审批表》

TJzzWY7.4-Z01-02-F4《中标情况通报》