小区管理处物业档案建立管理规范

小区管理处物业档案的建立与管理

物业档案是随着物业管理行为的出现而产生的,尽管档案管理不是物业管理工作的主要环节,然而其重要地位却不容忽视。物业管理工作正式开展后,几乎每一个环节都离不开档案,无论是维修、养护物业设施,还是了解业主及物业使用人情况,或是收取管理费用、开发经营活动等,都要用到物业档案。随着现代科学技术的发展,无论是物业管理还是档案管理,都在向着现代化的管理目标迈进,物业档案的现代化管理也成为必然趋势。

物业档案是物业管理公司在从事物业管理活动时直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。随着物业管理的不断发展和完善,物业档案的种类也在不断增加。

一、档案管理运作环节

1、设立档案室,采取系统化、科学化、现代化的先进手段,建立相应的规章制度,对所有档案资料进行严格管理。

2、资料的收集坚持内容真实的原则,根据实际资料和信息资料的内容,在实际工作中从需要出发,扩大资料的来源渠道。

二、资料分类整理

收集后的所有信息资料,统一由档案管理员整理。整理的重点是去伪存真,根据档案的来源、信息的内容、信息的表现形式等特点进行细分,做到条理清晰、分类合理。

三、档案内容

范围分类资料内容

房产公司提供资料产权资料立项文件、工期批复文件、规划会审文件、规划用地许可证、土地证、扩初会审文件、建设规划许可证

技术资料规划图、竣工图、地质勘察报告、工程预决算书、图纸会审记录、竣工验收证明书、总平面图、平面图、房屋及设备使用技术资料

管理处建立的资料物业资料小区基本资料、商业网点资料、娱乐设施资料、路标、门牌、室号配置图

业主资料入住通知书、业主公约、业主情况登记表、装修申请表、房屋交接单

日常管理资料日常工作记录、各类协议、各种设施设备档案

四、资料归档整理

1、按照资料本身的内在规律、联系进行科学地分类与保存。

2、档案按不同业务性质、编号、造册、编辑,分柜保存,运用计算机等先进的管理手段,尽可能的把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和调用。

3、档案的出室、入室都有严格的规定:出室必须由管理处主任同意,经登记后方可借出;入室时,须由专人进行检查,如有破损,立即修复,并追究有关人员的责任。档案管理人员需及时收回在外文件,严防文件的流失。

4、档案的管理环境做到"三防",即防火、防潮、防变质。

篇2:物业:绿化环境管理规范

物业作业指导书:绿化环境管理

1、目的

向业主提供一个良好的生活环境。

2、范围

适用于所接管项目的绿化管理。

3、职责

3.1绿化主管负责绿化质量控制;

3.2绿化班长负责本作业规程的组织实施及监督检查;

3.4绿化人员依照相关作业指导书进行规范操作。

4、工作程序

4.1绿化环境的日常管理的分类

4.1.1植物的养护;

4.1.2植物的防护。

4.2绿化的养护

4.2.1浇、灌水和排水

4.2.1.1浇、灌水的种类:

a)保活水(在植物种植初期为保证植物成活所浇的定根水,浇水量应以浇透为宜);

b)生长水(在植物生长期所浇的水)。

4.2.1.2浇、灌水的次数和数量的影响因素

a)植物要求的浇、灌水的次数因植物的种类年限和土壤状况不同而异;

b)植物要求的浇、灌水的数量因植物的大小、气候、土壤不同而异;

c)植物要求的浇、灌水的次数和数量的具体操作按《植物浇、灌水作业指导书》进行操作。

4.2.1.3常用的浇、灌水方法为喷灌法,喷灌法一般分为:

a)自动喷灌;

b)人工喷灌。

4.2.1.4浇、灌水的质量要求和注意事项

a)浇灌透和均匀;

b)水必须是无污染的;

c)浇、灌水前必须做到土壤疏松;

d)夏秋季天气炎热时中午不能进行浇灌。

4.2.1.5浇灌水的具体操作按《植物浇、灌水作业指导书》进行操作。

4.2.1.6在地势低洼处及排水沟阻塞的地方,雨季期间易出现积水现象应做好排水工作,排水方法的一般为地表径流法。

4.2.2施肥

4.2.2.1施肥目的为满足植物生长,提高土壤的肥力,改善植物的抵抗力。

4.2.2.2肥料的种类

a)有机肥;

b)无机肥。

4.2.2.3(乔木)施肥的方法:

a)环状沟施法;

b)放射状沟施法;

c)穴施法。

4.2.2.4施肥的注意事项:

a)有机肥要充分腐熟发酵,且浓度宜稀,遵循薄肥勤施原则;化肥必须粉碎成粉状;

b)施肥后及时浇灌水;

c)要严格控制浓度最好是阴天或日落后喷施;

d)注意不影响小区的环境卫生。

4.2.2.5施肥的具体操作应按照《施肥作业指导书》进行规范操作,并填写《施肥记录表》。

4.2.3中耕除草(即松土除草)

4.2.3.1中耕在旱季能有保墒的作用,在雨季有增加土壤的透气的作用;

4.2.3.2除草的原则:除早、除小、除了;

4.2.3.3除草的方法的分类:

a)人工除草;

b)除草剂除草。

4.2.3.4中耕除草的时间:上半年至初秋以前,宜在晴天或雨后2-3天进行;

4.2.3.5中耕除草的要求:

a)中耕除草的深度依据植物的种类、树龄和季节而定,浅根性树种宜浅,反之宜深,一般为5-10cm;

b)夏季中耕除草宜浅,秋季宜深。

4.2.4园区植物的修剪

4.2.4.1为了提高园区植物的观赏价值和保持植物的生长态势而须定期修剪;

4.2.4.2修剪的功能:

a)培养树形;

b)调控树势;

c)协调比例;

d)改善透光条件;

e)促进开花结果。

4.2.4.3修剪的依据:

a)依据树种品种特性;

b)依据树龄树势现状;

c)依据园区植物的功能要求;

d)依据树木与环境条件的关系。

4.2.4.4修剪的原则:

a)因枝修剪、随树做形;

b)满足功能、合乎要求;

c)以轻为主、轻重结合;

d)均衡树势、主从分明;

e)长短结合、全面兼顾。

4.2.4.5整形修剪的程序:一观察、二修剪、三处理。

4.2.4.6修剪时期

a)休眠修剪:对落叶树木,从晚秋至第二年早春,而以落叶后2周至发芽前的2周为最佳时段;

b)生长修剪:一般自芽萌动后至落叶前进行;

c)注意事项:对细密枝、干枯枝、重叠枝、交叉枝、徒长枝、病虫枝的修剪不受季节的限制;雨天不宜修剪。

4.2.4.7修剪的方法

a)疏枝法(把无用的枝条自分生处剪去称为"疏枝",减少树冠内枝条数量的修剪方法);

b)短截法(剪去1年生长枝先端的一部分,保留基部枝端的修剪方法);

c)锯截大枝法;

d)回缩法(对2年以上的多年生长枝进行的短截);

e)抹芽法(树木发芽后至展叶前,徒长后适时将树干上无用的芽抹去);

f)除萌法(将树木主枝基部或大枝伤口附近经常长出的无用嫩枝剪除);

g)摘心法(对新梢进行轻度短截);

h)扭梢法(对直立较旺的新梢,在其未木质化以前,用手握住枝条基部3cm左右处,轻轻扭转180度,使其皮层与木枝部稍有裂痕,并呈倾斜或水平状态,倒向空隙处,以缓和生长);

i)屈枝法(在生长季节,将新梢或新枝弯曲成近于水平或下垂的姿势,或按造型上的需要折成一定的形状,然后用棕丝或金属丝绑扎固定其形状的技术措施,称为"屈枝");

j)刻伤法(在芽或枝的上方或下方将枝条切深达木质部的横伤,以切断韧皮部的输导组织,阻碍养分通过的技术措施,称为"刻伤")。

4.2.4.8草坪的修剪

a)修剪原则:遵循1/3原则[即剪掉

部分不能超过叶片自然高度(即未剪前的高度)的

1/3];

b)修剪的频次要求:一般每月1次,生长旺季每星期1次;

c)修剪后的高度要求:离地5-10厘米;

d)修剪的质量要求:修剪后整体效果平整,无明显起伏和漏剪,剪口平齐;无明显交错痕迹;现场清理干净,无遗漏草、杂物。

4.2.4.9修剪的具体操作按《修剪作业指导书》进行操作。

4.3植物的防护

4.3.1园区植物病虫害防治

4.3.1.1病虫害防治的原则:预防为主,"治早、治小、治了"为原则。

4.3.1.2园区植物常见虫害分类:

a)地下害虫:地老虎等;

b)食叶虫害:毛虫等;

c)吸汁虫害:蚜虫等;

d)蛀干虫害:食心虫等。

4.3.1.3园区植物的病害的分类:

a)传染性病害;

b)非传染性病害。

4.3.1.4虫害病害的防治方法:

a)化学防治法(利用化学药剂来防治病害);

b)生物防治法(根据自然界生物平衡的原理和微生物之间的相互拮抗作用,用一种或几种自然存在的或引进的拮抗生物来控制病原物种群的发展或改变原病原物与寄主的关系,从而控制病害的发生和危害的一种生物防治方法);

c)人工防治法;

d)物理防治法。

4.3.1.5病害虫害防治的具体操作按《病虫害防治作业指导书》进行操作,并填写《病虫害防治登记表》。

4.3.2园区植物的保护

4.3.2.1对修剪和其他原因发生的伤害必须加以治疗和保护,保护方法有:

a)伤口治疗:用锋利的小刀把受伤的部分去掉,然后对伤口进行消毒处理,最后用牛粪石灰泥或涂白剂进行伤口保护。

b)支撑保护;

c)围隔保护;

d)巡视看护;

e)洗尘防污;

f)苗木补栽、草坪补种。

4.4绿化管护周期原则:

4.4.1绿化管护要遵循园区植物的生长规律进行养护管理;

4.4.2绿化管护要结合气候天气等实际情况进行养护管理;

4.4.3绿化管护工作的开展按每月工作计划进行。

4.5药品的管理

4.5.1农药的申报、审核、购买、入库、出库、领用按《采购控制程序》《库房管理程序》进行操作;

4.5.2农药的配置由绿化班长或具体实施人负责,在配置过程中受班长的监查;

4.5.3农药的施用全过程受班长的监查,并填写《病虫害防治登记表》。

4.6机具的管理

4.6.1在机具的使用过程中受班长的督导并按机具作业指导书进行操作,并填写《机具使用登记表》。

4.6.2机具的维保应参照机具说明,机具每使用一次维保一次,另外由部门组织委托厂家每半年维保一次。

4.7常见问题的处理

4.7.1巡视或操作出现轻微问题,绿化班长在30分钟内提出方案并组织实施,并填写《绿化巡视表》。

4.7.2巡视或操作出现重要问题,绿化班长应立即向主管汇报,由主管提出方案并由班长组织实施,班长填写《绿化巡视表》。

4.7.3巡视或操作出现重大问题,主管及时向管理处主任报告并提出方案由其实施,填写《绿化巡视表》。

4.8服务规范

绿化人员应严格遵守公司有关服务规范方面的制度及《员工手册》;

4.9巡视检查

4.9.1主管每日不少于1次对园区绿化的情况进行检查,并填写《绿化巡视表》。

4.9.2检查的内容

a)操作规范;

b)园区绿化状况;

c)服务礼仪。

4.9.3绿化班长每天不少于两次对园区绿化进行巡视,并填写《绿化巡视表》。

4.9.4资料的整理:相关的记录每月由绿化班长收集,主管整理并存放于档案柜中。

4.9.5本作业规程及相关作业指导书作为绿化人员的绩效考核的依据之一。

5、相关文件

《员工手册》

《采购控制程序》

《库房管理程序》

6、相关记录

zz/BG7.5.1-LH-01《机具使用登记表》

zz/BG7.5.1-LH-02《病虫害防治登记表》

zz/BG7.5.1-LH-03《施肥记录表》

zz/BG7.5.1-LH-04《绿化巡视表》

附加说明:

本文件起草人:

本文件修改人:

本文件审核人:

本文件批准人:

篇3:物业绿化机具的管理规范

物业绿化机具的管理规范

一、园林绿化机具的操作

1.非机械类园林工具的操作

(1)水管车使用操作

①将水管车出不端的母接口与水枪公接口对接直到听到"嘀嗒"的声音;

②将水管车入水端的母接口与水枪公接口对接直到听到"嘀嗒"的声音;

③打开馥郁来水开关,手拿水枪对准植物淋洒;

④淋水完毕,先将自来水开关关闭,再把水枪拔下,然后将入水口接口拔下;

⑤转摇柄将水管收好,排出水管内的水,然后将水管的出、入水口对接后收车。

(2)高枝剪及高枝锯的使用

①使用高枝剪、高枝锯时,修剪杆与人体至少要成30度夹角,以免枝条掉下伤人;

②高枝剪修剪的剪口呈45度倾斜向分枝的外侧;

③使用高枝锯锯枝条时,应先从下向上锯掉1/5以上,再从上往下锯,以免枝条断下撕裂树皮;

④若枝条太在,用高枝剪修剪困难时,不应强行修剪,应用高枝锯修剪;

⑤用完的高枝剪、高枝锯应做好刀口清洁卫生后放入仓库保存好。

2.园林机器的使用操作

(1)旋刀剪草机及滚筒剪草机的操作要求

①检查机油、汽没是否正常,检查刀盘等机器各部位是不是正常,不正常的应处理正常后才能使用,并做好用前记录;

②装好草袋,依照不同机器的使用说明调节机器剪草高度;

③清除剪草区域内的石块及杂物,将工作区域的无关人员劝离;

④冷机起动时先关闭风门,然后将油门加到低档位,拉动起动绳起动再的开风门;

⑤加油直到机器运转正常后合上自走离合开始剪草;

⑥剪草结束后,先松开离合,再将油门调至停止档;

⑦待机器刀盘完全停止运转后,方可清理机身内外草渣,用水将机器冲洗干净;

⑧检查清洁空气滤清器及机油;

⑨机器使用完毕后入仓保管,并填写《机器使用登记表》。

(2)汽垫剪草机使用操作要求:

①检查燃料及机器各部分是否正常,做好用前记录;

②按比例(机油与汽油之比为1:20至1:25)配好备用油;

③清除剪草区域杂草杂物,将工作区域内的无关人员劝离;

④冷机启动时先关闭风门,将油门调至低档位后拉动绳直动机器;

⑤调好油门开始剪草,注意斜坡剪草时操作人员应站在机器的上方;

⑥剪草完毕后清理现场草渣;

⑦清洁机械后入仓保管,填写《机器使用登记表》。

(3)割灌机的使用操作要求

①检查机器燃油量及刀盘、背带等各部位是否正常,装好刀、绳;

②按比例(机油与汽油之比为1:20至1:25)配好备用燃油,穿戴好鞋、裤等保护装备;

③清理修剪区域内石块杂物,将工作区域内无关人员劝离,工作点5米内不准有无关人员;

④冷机启动时先关闭风门,将油门调到低档位,拉动启动绳启动后打开风门;

⑤背好机头,左手紧握扶柄,右手握紧扶杆并用拇指将油门逐渐调大;

⑥机器转速正常后,将刀盘稍微向左倾斜由右向左匀速修剪草坪及灌木;

⑦修剪完毕后,将油门调至最低点,待刀盘停止运转后将机器轻放于地上,按停止健停机;

⑧清理草渣及清洁刀盘,填写《机器使用登记表》。

(4)绿篱机的使用操作要求

①检查机器燃油量、按比例(机油与汽油的比例一般为1:20至1:25)配好备用油;

②将机器放于地上,冷机启动先关闭风门,将油门调到小档,用手指泵三下油,左手握紧后把手,右手拉动启动绳起动,启动后打开风门;

③右手握紧前把手,左手握紧后把后拿起机器,用左手拇指调大油门至剪刀运转正常后开始修剪;

④修剪时注意横平竖直的原则,机器刀口任何时候都不能朝向自己身体任何部位;

⑤因用绿篱机修剪绿篱时双手罗易疲劳,操作员工应将修剪与的扫剪下的枝叶两项工作交替进行,每15分钟交换一次;

⑥修剪完毕,先用左手拇指将油门调至最低直至剪刀停止运转后将机器放于地上,再按下止动按钮停机;

⑦清理检查机器后入仓,填写《机器使用登记表》。

(5)高压喷雾机的使用操作要求~

①检查机器的油量、吸水头、加压器、水枪、喷管等是否正常,加足汽油,做好用前记录;

②喷药时戴好口罩、胶手套等保护用品;

③调配好肥料或农药,将工作区域内的无关人员劝离;

④泠机启动时先关闭风门,将开关打向"ON",将油门调好,加压阀处于低压档,关闭喷枪;

⑤拉启动绳启动后打开风门,将喷枪拉到喷施点,开杰出人物喷药或肥;

⑥喷药时注意喷植物的叶前,喷药或喷肥过程中有人走过时要将枪头压低,注意药雾不能飘到旁边的植物上;

⑦喷完药或肥后将开关打向"OFF"亲机,收好高压管,用清水洗干净桶内残留的药或肥,加入少量水再启动机器抽洗机器内的药或肥几分钟;

⑧抽洗完毕后再关机,检查机器后入仓,填写《机器使用登记表》;

⑨将手、脸洗干净、漱口,更换衣服。

3.各类园林机具使用范围

(1)水管车使用范围

通常用于庭院植物淋水、洗叶、洗地、花专用花木淋水等。

(2)其他园林小工具使用范围

①高枝剪:拉绳式高枝剪用于修剪直径3cm以下训枝,传动式训枝剪用于修剪径1cm以下高枝或远枝;

②高枝锯用于修剪直径5~10厘米的高枝;

③大力截枝剪用于修剪直径2~5厘米的枝条;

④截锯用于修剪直径5厘米以上的枝条。

(3)旋刀剪草机用于修剪二级以上且坡度不在于是15度的草坪。

(4)滚筒剪草机用于修剪一级以上草坪。

(5)气垫剪草机用于修剪45度以下坡地草坪或松软地域的草坪。

(6)软绳割灌机用于修剪草边、坡地草坪及复杂地域草坪、小灌木;刀盘割灌机用于修剪山地草坪、灌木。

(7)绿篱机用于绿篱修剪及群植观叶灌木的修剪。

(8)高压喷雾机用于草坪施液肥或花木草坪喷药,亦可用于喷除草剂,但喷除草剂后要将机器彻底清洗干净并注意周围花木安全。

4.绿化机具使用注意事项

(1)所有工具不允许超出其使用范围去使用。

(2)各类机器使用前应做好机器各方面的检查,并做好有关记录,使用后要做好检查及清洁工作,并填写《机器使用登记表》。

(3)使用剪草机前应首先彻底清理剪草区域内的不等于愉杂物,并将工作区域内的无关人员劝离。

(4)使用割灌机应穿密封鞋袜、长衣长裤,剪割方向自右向左,起动时应将油门关到最小,工作时工作点周围5米以内不准有其他人员。

(5)使用高压喷雾机时操作人员应站在上风口,不能逆风喷,有人走过时应压低枪口或暂时关闭喷枪,等人走过后再开枪喷。

(6)用高压喷雾机喷除草剂时应全程使用低工压,并压低枪口,严防药雾飘到周围其他植物上,用完后要求抽洗机器3次。

(7)喷药时应注意戴好手套、口罩等保护物品,喷完后要洗手、脸、漱口并更换衣服,以防中毒。

(8)禁止将手伸入任何剪草机刀盘区内清除草渣杂物。

(9)草地未干应禁止用机器剪草。

(10)绿篱机启动时剪口不能朝向人身体任何部位,油门要调到最小,不能用绿篱机修剪直径1cm以上的枝条。

园林绿化主管不定期抽查员工机具使用操作的正确性,并将结果记录于《绿化管理南量检查表》内,存档园林绿化部1年,作为员工绩效考评依据之一。

二、园林绿化机具的维修保养

1.绿化机具维修保养质量标准

(1)日常小工具保养

①工具使用后应清理干净;

②各工具的转动部位灵活,金属工具无生锈现象;

③刀具锋利,弹簧弹力正常;

④各工具无残损、折断。

(2)汽油机保养

①油箱密封良好,油路畅爱,混合油与比合理;

②每月检1次空气滤清器、火花塞、化油器等部件,保证无故障;

③机芯、燃烧室每半年清理1次,各零配件每月检修1次,保证处于正常状态。

(3)电机检查:每次使用前检查1次,保证线路完好,通电后负荷正常,高压线圈无老化现象。

(4)刀具保养:切割刀具刃口应保持锋利,无锈迹,变纯刀具及时打磨,打磨后上润滑油,外形无缺损。

(5)机身养护:机身表面应富光泽而机械破损,生锈处应除锈后上漆。

(6)喷淋设施保养

①喷淋设备启动正常,嘴无堵赛现象,水流畅通,喷射角度正常;

②各路开关、管制关合紧密,没有溢水渗漏;

③花罐无漏水现象;

④水管车水管无打折、松脱、漏水现象,车轮、车架无缺损,使用结应将管内的水排放干净。

2.绿化机具维修保养

(1)维修保养的一般原则

①所有机械、工具使用前均应检查1次,检查发现缺油、螺丝松动等小问题,应自己解决并作好记录,对于较大故障沅法自己解决的,报园林绿化主管;

②所有机械、工具人仓前均应做好机身内外清洁卫生工作;

③机器技术员每年12月20号前将所有机器检查1次,将下一年内有可能损坏的部件列表给园林绿化主管,由主管审核预凤相关配件;

④所有机械、工具均应至少每月检查保养1次,检查发现问题,属于自己解决的小问题的则自己解决,问题较大或自己解决不了的,报主管;

⑤园林绿化主管接到员工关于机具故障的报告后,组织相关技术员进行检修必要时请机电维修部技术员一起检修,属于内部可以解决的问题自己解决,解决不了的,按照《对外委托服务标准作业规程》进行外委维修;

⑥机具的维修保养应填写《机具维修保养登记录》;

⑦非授权人员不允许擅自拆装绿化机具。

(2)剪草机的维修保养

①剪草机使用前应充分检查刀盘、皮带及其它螺丝是否松动,油管油箱有无漏油,响声是否正常,确保机器良好方可使用;

②对变钝或受损的刀片应及时打磨或更换,其中滚筒剪草机刀片每工作50小时应用独立发动机反向带动,并加入磨刀砂磨刀;

③机器连续运行90分钟应休息15分钟;

④机器每工作50小时或机油发黑时应更换机油;

⑤机器使用前应将草坪上的石块杂物彻底清理干净,以防损坏机器;

⑥剪草机的发动机应按汽油机维修保养质量标准定期检修;

⑦机器链条、滚轴等转动部位应每两个月加一次润滑油。

(3)割灌机的维修保养

使用割灌机前充分检查机器的刀盘、各连接点是否正常,确保机器良好才可使用;

使用前应将工作区域所有石块杂物清理干净方可进行操作;

工作完毕后应将刀片固定座打开,将里面的划渣清理干净;并用干布将齿轮盒及操作杆擦干净;

进行修理、调整时,应关掉引擎,并将火花赛拔掉后方可进行;

欲长期放置时,应充分清洁各部位,金属部分应涂上一层薄润滑油。

(4)绿篱机维修保养

使用前充分检查机器,确保机器忍受好方可使用确保燃料配制比例正确;

机头及链条、刀片定期上润滑油;

较长时间不使用的,应每周启动1次,每次15分钟;

机器每连续使用60分钟应停机10分钟;

机器发动机按汽油机维修保养质量标准进行检修;

机器每工作70个小时应将剪刀拆下打磨1次或更换刀片。

(5)其它园林机器的维修保养,按其相应的维修保养说明书进行。

园林绿化主管应对外委维修及本公司自己日常的维修保养的质量进行检查审核,确保维修保养质量,作为员工绩效考评的依据之一。