物业服务公司采购控制程序

1.0目的

1.1本程序规定了物资(服务)的采购和供应商管理要求,以便确保采购的物资(服务)符合规定要求。

2.0适用范围

2.1本程序适用于公司对物资(服务)的采购和供应商管理。

3.0职责

3.1采购工作由行政人事部为归口负责部门,各部门与各单位必须指定物资采购专责。

3.2物资采购专责负责每月物资采购单的填报工作。

3.3各部门或各单位负责人为其部门物资采购计划的一级审核责任人。

3.4行政人事部负责人负责采购计划的审核工作,财务部负责采购资金审核。

3.5行政人事部采购员负责每月物资采购工作。

3.6各管理处仓管员负责采购物资的验收入库工作。

3.7经营部负责对服务分包方的选择和统一管理。

4.0程序要点与实施

4.1物资供应商的选择

4.1.1财务部负责建立相对稳定的物资供应渠道,与具备一定规模、信誉较好、商品价格合理、有较可靠质量保证的公司和商店保持较为紧密的联系,以便在价格、质量及售后服务上得到优惠。

4.1.2实行供应商信息登记。由采购员负责把有关供货单位的名称、帐号、地址、业务范围、联系电话及联系人等作好登记,并注意收集商品价格信息,每季度开展一次,并填报《物资采购供应商档案》。

4.1.3实行供货信息登记。定期对供应商的供货质量、价格、售后服务等方面进行评定,能够提供质优价廉及良好售后服务供应商作为合格供应商,做好记录,与之建立较为密切的联系;相反,对商品质次价高或售后服务较差的供应商将取消联系。每季度开展一次,并填报《供应商评审记录》。

4.1.4公用品按照集团公司指定物资供应商进行采购。

4.2采购过程控制

4.2.1填写采购计划

a)各部门和各单位物资采购专责,首先盘查库存量,按照《仓库管理规定》中库存的标准进行审核填报《物资采购计划单》,报部门负责人或单位负责人审核签字。

b)各部门和各单位物资采购专责于每月3日前将《物资采购计划单》同时附上上一个月的库存盘查表交行政人事部、财务部进行审核后每月4日报总经理审批,如是新增物品或当月计划量超过额定标准的,须在备注栏注明原因。

4.2.3仓管员在每月16日后对采购物品进行验收入库。对于验收不合格品,返回行政人事部处理。

4.2.4紧急采购

对于因特殊事由需紧急采购的物品,由各部门物资采购专责填报《紧急采购计划单》,同时附上采购事由专项说明,报部门负责人审核,行政人事部、财务部审核后,报总经理审批后执行。

4.3服务分包方的选择、管理由经营部按照《招投标管理制度》、《经济合同评审作业规程》有关规定进行。

4.4对违反本程序规定者,处罚RMB100-500元。

5.0引用文件和记录表格

5.1《招投标管理制度》

5.2《经济合同评审作业规程》

5.3《物资采购计划单》

5.4《物资采购供应商档案》

5.5《物资采购供应商评审记录》

5.6《紧急采购单》

篇2:QMS质量手册采购控制程序

QMS质量手册:采购控制程序

1.目的

对采购过程及供方进行控制,确保所采购与外包加工的产品符合规定要求。

2.适用范围

适用于对安装所需的关键元器件及原材料采购、生产安装外包加工及供方提供服务的控制;对供方进行选择、评价和控制。

3.职责

3.1技术生产部

A.负责按公司的要求组织对供方进行评价,选择与管理,编制《合格供方名录》,并对供方的供货业绩定期进行评价,填写《供方评定记录表》,建立供方档案;

B.负责制定采购计划,执行采购作业;

3.2技术生产部负责编制采购物资技术要求及《采购物资分类明细表》。

3.3副经理批准《供方评定记录表》;

3.4技术生产部负责按要求对外包协作方进行评估和考核;

3.5副经理批准《采购计划》及《合格供方名录》。

4.程序

4.1物资分类

技术生产部负责制定采购物资技术要求,根据其对随后的产品实现及最终产品的影响,决定对供方及采购产品控制的类型和程序。

4.2对供方的评价

4.2.1技术生产部根据采购物资技术要求和安装需要,通过对物资技术要求和安装需要及物资的质量、价格、供货期等进行比较,选择合格的供方,填写《供方评定记录表》。对同类物资,应同时选择几家合格的供方。技术生产部负责建立并保存合格供方的质量记录。

4.2.2对合作供方,应要求提供充分的质量证明文件,适当时包括以下内容,以证实其质量保证能力:

A.供方产品质量状况或来自有关方面的信息(如供方其他用户对其产品质量的反馈);

B.供方质量管理体系对按要求如期提供稳定质量产品的保证能力,供方顾客满意程序;

4.2.3对新合作供方如有必要,可以经过样品验证和小批量试用合格,各相关部门提供评价意见,副经理批准,列入《合格供方名录》。

4.2.4对于批量供应辅助物资的供方,也应提供质量证明文件,技术生产部在进货时对其进行验证,并保存验证记录,合格者由副经理批准后,即可列入《合格供方名录》。对零星采购的辅助物资,其进货验证记录即为对此供方的评价。

4.2.5供方产品如出现严重质量问题,技术生产部应向供方发出《纠正和预防措施处理单》,如两次发出处理单而质量没有明显改进的,应取消其供货资格。

4.2.6技术生产部每年对合格供方进行一次跟踪复评,填写《供方业绩评定表》,评定不合格的,应取消其合格供方资格;如因特殊情况留用,应报总经理批准,但应加强对其供应物资的进货验证。连续第二次评分仍不及格,应取消其供货资格。

4.2.8对外包加工的供方控制,也应执行上述条款规定。本公司生产安装由外包方加工的,技术生产部应有书面的评定记录与结果,必要时到供方现场对其产品实现过程及相关的监视和测量进行检查。

4.2.9对服务供方的控制

为公司提供服务的供方,如运输公司、检测、培训机构等,也应经评价合格后方可向公司提供服务。对国家授权的计量试验室,可不再做服务质量评价。

4.3采购

4.3.1采购计划

技术生产部根据市场部提供的顾客要求、技术资料及库存情况编制《采购计划》,报副经理批准,交技术生产部实施。

4.3.2采购的实施

A.技术生产部根据批准的《采购计划》,按照采购物资技术标准在《合格供方名录》中选择供方进行采购;

B.第一次向合格供方采购重要和一般物资时,应签定《采购合同》,以后每次采购可以发《采购单》明确品名规格、数量、质量要求、技术标准、验收条件、违约责任及供货期限等;

C.技术生产部根据需要将相应的技术要求作为合同附件提供给供方;

D.采购前由采购人员核实提供给供方技术要求是否有效。

4.4采购信息

4.4.1采购信息应表述拟采购的产品:

A.对产品型号、规格及质量要求(可直接引用各类标准或提供规范、图样等技术文件);

B.对产品的验收要求;

C.其他要求,如价格、数量、交付等。

4.4.2若有必要,适当时还应要求供方提供以下资料:

A.产品的批准要求:采购产品的验收依据、准则或标准;

B.程序的批准要求:涉及采购双方应遵守的程序或协议;

C.过程的批准要求:采购的产品的实现过程确认的有关要求;

D.设备的批准要求:用于制造所采购产品的特定设备能力的要求,如维护保养规定等;

E.供方人员的资格要求:如对安装、检测人员的要求;

F.供方与采购产品有关的质量管理体系要求:如要求供方通过质量管理体系认证或第二方审核。

4.4.3在将上述要求向供方进行沟通或说明前,应由技术生产部门负责人对其要求是否适当进行审批,以确保有关的采购要求是适宜的(即适合组织的产品需要)和充分的(即所提出的采购要求是全面的)。

4.4.4本公司表述采购信息的文件包括:《供方评定记录表》、《合格供方名录》、《采购计划》、《采购单》、《采购合同》及附件,外包加工合同及外包方的《供方评定记录表》、《合格供方名录》由技术生产部保管。

4.5采购产品的验证

组织应确定并实施检验或其它必要的活动,以确保采购的产品满足规定的采购要求。

4.5.1对采购的产品可以采用如下几种验证方式:

A.由技术生产部进行进货验证;

B.由顾客在本公司现场实施验证;

C.由本公司在安装现场实施验证;

D.由顾客在现场实施验证。

4.5.2验证活动可包括:检验、测量、观察、工艺验证、提供合格证明文件等方式。

4.5.3对本公司通过3C认证产品的关键元器件,在每批进行验证的基础之上,每季度还需进行确认检验,确认检验的项目应包括关键元器件相应标准的全部内容。

4.5.4顾客的验证不能免除本公司提供合格产品的责任,也不能排除其后顾客拒收的可能。

4.6、各部门内部采购及对外协方选择遵循本程序执行。

5.相关文件

5.1《改进控制程序》8.5

5.2《监视与测量控制程序》8.2.3

6.记录

6.1《供

方评定记录表》

6.2《合格供方名录》

6.3《供方业绩评定表》

6.4《纠正和预防措施处理单》

6.5《采购计划》

6.6《采购单》

6.7《采购合同》

篇3:某公司采购控制程序

公司采购控制程序(6)

1.目的

为使所采购的物资、零件的品质均能符合规定要求,并且按时保质保量的提供生产使用。

2.适用范围

适用于本公司采购的原材料、外购件、外协件质量控制。

3.定义

外购件、外协件:本公司不具备生产技术能力需向外采购加工的零部件。

4.职责

4.1供应科是采购控制程序的归口管理部门,负责物资采购计划的编制,采购合同的签定和实施采购。

4.2技术科负责提供采购物资的技术文件和资料。

4.3检查科负责采购物资检验规程的编制和质量验收工作。

4.4供应部负责外购物资的收发、保管、贮存、标识和维护。

4.5总经理负责采购计划的审批。

5.工作程序

5.1采购计划的编制

5.1.1供应部根据生产计划表、仓库储存量情况及各部门的物资采购申请单编制《月采购计划》,经部长审核后,交总经理批准,方可执行采购。外协件由生产安全部也按上述原则办理。

5.1.2采购必须从合格分承包方中采购;对未列入采购计划的临时采购、紧急采购又不在合格分承包方处采购,由供应科计划员提出书面申请,主管确认后,总经理批准,再进行采购。

5.1.3采购资料可包括图纸、技术协议适用的产品规范和材料规范,可能涉及的关于产品安全性能的责任和要求;质量协议包括质保书/自检报告要求、检验指导书、质量保证要求和责任等;采购合同包括采购、包装和交付要求等及其它可能需要的文件,采购资料需明确易被分承包方理解并为有效文件,还须包含顾客的全部要求,必要时可超出顾客要求。

5.1.4如果顾客提供经批准的分承包方名单,则须按《分承包方选择和

评价控制程序》进行评价,如合格则列入合格分承包方名单中,同时采购时须到顾客提供名单中合格分承包方处采购,如需从其它分承包方处采购时,须经顾客产品工程部门批准并列入名单经评价合格后方可选用。采用顾客选定的分承包方不能免除本公司确保分承包方质量责任。

5.1.5供应科在采购材料时,对有毒、危险物品或国家限用的物品必须向分承包方索取该物料的准生产相关许可证书。

5.1.6关于质量协议方面,技术质监部须与分承包方就检验方法、检验设备、检验流程以及对分承包方处的最终检验方式和范围和在本公司处进货检验方式和范围等规定与分承包方进行协商签订质量协议。

5.1.7在采购合同中供应科应明确要求分承包方必须100%准时按质交货,如分承包方未按期交货,供应科须要求该分承包方立即制定纠正和预防措施并作记录,如长期未改善则取消配套资格,为保证分承包方能按时交货,各相关

部门须及时提供采购资料,并由供应科监督分承包方生产进度,由于分承包方生产进度延期,为赶交货期,分承包方或公司交付的附加运费和超额运费须在《分承包方供货情况统计表》中记录。

5.2采购文件的审批

5.2.1采购计划批准后,由供应科与合格分承包方签订《采购合同》,交货时间表或合同的内容符合采购计划要求。

5.2.2采购订单或合同的签订由供应科主管按已批准的采购计划签发。

5.2.3对于与采购相关需提供的技术文件,在确定分承包方后,由技术科按《技术文件和资料控制程序》相关规定发放。

5.2.4对《采购计划》和采购文件在实施前未经授权人审批,不得进行采购。

5.3采购物资的验证

5.3.1要求合格分承包方按订单或合同规定的具体时间、数量送至指定地点,并附有产品的自检报告或质量证明书、送货单、发票,不符则拒收。

5.3.2仓库保管员检验分承包方提交的文件,齐全后,将货物放待检区,或挂上"待检"标识在分承包方的送货单上盖暂收章送计划员处填写《入库验收单》连同产品自检报告书交与检查科。

5.3.3检验员接到《入库验收单》后,按《进货检验和试验规程》进行检验,并验证分承包方提供的自检报告。

5.3.4检验合格后检验员在《入库验收单》的检验员处盖章,然后交供应科保管员。

5.3.5若进货物资合格,仓管员负责入库登帐,若不合格,按《不合格品控制程序》规定执行。

5.3.6公司需在分承包方处对采购物资进行检验,须在采购合同中规定,并在质量协议中注明验证的安排以及予以放行的方式。

5.3.7合同规定时,顾客或其代表有权要求在分承包方或本公司处对分承包方产品进行验证,由供应科作好具体安排。本公司不可把该验证用作分承包方对质量进行有效控制的依据,顾客的验证不能免除本公司应提供可接收产品的责任,也不能排除其后顾客的拒收。

5.4对分承包方的业绩每季度由检查科进行一次统计,其内容包括进货检验结果及生产中发现的废品,交付的数量和日期,有无索赔处罚记录等并填写《分承包方供货情况统计表》,每年由技术质监部根据对分承包方一年来的质量情况(实物质量/质量能力)、价格、服务(供货情况、售后服务)交付时间等方面按《分承包方选择和评价控制程序》规定组织相关人员进行评价,以确保分承包方索赔率下降和最终产品质量稳定。

6.相关文件

QR/HD06.02-01《月采购计划》

QR/HD06.02-02《采购合同》