物业管理公司文件控制程序13

物业管理公司文件控制程序(13)

1.0目的:

规范管理体系文件的编写、审核、批准、发放、更改、处置等过程,确保文件的有效版本和得到有效控制。

2.0适用范围:

适用于本公司管理体系文件的控制。

3.0职责

3.1综合事务部负责公司管理体系文件的控制。

3.2各部门负责本部门管理体系文件的控制。

3.3工程技术部负责小区图纸、技术图样的管理与控制。

3.4综合事务部负责管理体系文件原件、质量记录表格原件的保存。

4.0程序

4.1本公司文件分为以下四个层次:

第一层次质量手册

第二层次程序文件

第三层次作业指导书

第四层次质量记录表格、资料(包括图纸、技术图样等)。

4.2文件的编制、审核与批准

4.2.1与管理体系有关的所有文件需按规定程序进行审批才能生效执行。

4.3受控文件的发布

4.3.1各部门认为受控文件不合理或因条件发生变化,使原文件不适用而需要更改时,申请部门填写《文件更改通知单》提交综合事务部,综合事务部把该文件提交原审核部门重新审核,并得到批准。

4.3.2综合事务部对文件进行统一编号,具体方法见《文件编号规则》。

4.3.3综合事务部将文件发送至审核部门审核以及批准部门批准。在审核及批准过程中若未通过,文件自动返回编制部门继续修改。

4.3.4文件分"受控文件"和"非受控文件"两类。受控文件需加盖蓝色"受控文件"章,非受控文件加盖红色"非受控文件"章,作废文件加盖红色"作废"章。没有管理者代表批准,公司员工不得任意复制和外传。

4.3.5综合事务部负责发放文件,并收回作废文件,接收文件人在《文件发放回收记录》签收。

4.3.6综合事务部在相关文件上做好修改记录。每修改一次,改次状态号递增1次。若质量管理体系文件有三分之一的修改时,版本号从A、B、C……递增。

4.4受控文件的回收及处理

4.4.1综合事务部在发放新文件的同时,应回收相应作废文件。如文件持有部门不能提交旧版本文件时,应提交书面原因方可发放新版。

4.4.2综合事务部对收回的作废文件予以统一处理。

4.5文件原件的管理

4.5.1新制文件发放完成后,综合事务部将相应《文件更改通知单》、《文件发放回收记录》及文件原件配对后保存。

4.5.2新制文件发放完成后,综合事务部将相应记录与旧版文件原件配对保存,作废文件原件盖"作废"章后,做相应处理。

4.5.3公司文件和资料原件及作废版本原件一般不予借阅,若需借阅,应经管理者代表书面同意,且借阅时间以一周为限。借阅文件部门应正确使用、妥善保管,防止被误用或丢失、污损。

4.6受控文件在以下情况可以非受控方式发布,综合事务部不负责对其进行更新:

4.6.1因宣传等原因,经管理者代表批准,受控文件可以非受控方式对外发布。

4.6.2因培训等原因,经综合事务部批准,受控文件可以非受控方式在公司内部发布。

4.7文件的评审

4.7.1文件体系的评审内容,包括文件体系的适宜性、充分性、有效性。

4.7.2对文件体系提出增加、更改、删除要求的,由综合事务部负责按本程序实施。

4.8外来文件的控制

4.8.1外来文件是指非本公司发放的文件和资料,包括国家、行业标准、法规条例、技术文件等。

4.8.2相关部门收到外来文件后,如该文件内容涉及到物业服务及质量管理体系且公司准备采用时,接收部门将此文件送到综合事务部备案,由管理者代表批准,列入《外来文件目录》。

4.8.3外来文件原件由综合事务部保存。作废外来文件原件由综合事务部加盖"作废"章后另行处理。

4.8.4各部门需要外来文件,可到综合事务部查询、借阅或复制,复制的外来文件登记并加盖"受控文件"章。

4.8.5综合事务部负责其版本更新,每三个月对外来文件进行更新一次,可通过各种途径了解外来文件的版本情况,并及时获取外来文件的最新版本。

4.9资料的控制

4.9.1图纸、技术图样由管理处负责建档、编号,并及时到综合事务部盖"受控"章。

4.9.3资料发生更改时应加盖修改章,当图纸修改超过使用规定时加盖"作废"章并收回存档。

4.10质量记录表格的控制

4.10.1各部门组织设计制定或更改本部门的记录表格。

4.10.2各部门将新制订或更改的记录表格原件及《文件更改通知单》报综合事务部。

5.0支持性工具

《文件发放回收记录》、《文件更改通知单》、《受控文件目录》、《文件目录单》

编制:审核:批准:日期:

收货部制度

篇2:企业经营部文件档案管理控制程序

公司经营部文件档案管理控制程序

经营部档案定义:从经销商合同、采购合同、合格供方资料及评审记录、市场调研资料、企业整体形象宣传资料、客户联系资料(含总代理及所有专卖店)、客户经营情况、客户订单(包括产品订单、展厅设备订单、宣传资料《广告画》订单)、客户书面反馈情况、经营部投标文件、量体订制的客户个人资料、发货记录、部门合同评审资料、空白合同、经营部会议记录、经营部职员工作总结报告、经营部工作计划、经营部制度及工作程序文件、经营部职员出差记录等经营资料中转化为经营部留底备查的资料统称为经营部档案。

一、目的

通过对经营部档案的管理确保公司所有经营资料的完整性并保障公司经营活动的可追溯性,有效督导经营部职员严格执行相关工作程序并作为公开、公平考核经营部职员工作成绩的依据。

二、适用范围

适用于经营部所有工作人员的档案管理,并作为经营部人员文件处理程序指导文件。

三、管理职责

3.1经营部配备档案管理员运用专用电脑及文件柜开展档案管理工作。

3.2档案管理员负责经营部档案的电脑输入、输出处理及分类整理、保密管理,提供档案处理意见;负责对档案的完整性及审批程序与公司工作程序及制度的核对工作;负责管理档案的借阅、外调;负责客户定单的传真、确认工作。

3.3经营部主管负责档案管理员的工作指导、监督及档案资料处理的建议工作;负责经营部职员经营资料的监督管理及相关经营资料评审程序监督管理。

3.4经营部职员按工作程序开展工作并配合档案管理员工作及时提供准确、全面的经营资料,以便于转化为经营部档案。

3.5财务部负责经营部合同、定单、发货记录等经济类档案的审计、统计、报告工作;负责经营部档案管理专用电脑与财务部电脑联网的管理工作。

3.6总经理负责财务部与经营部档案管理工作的协调及监督;负责经营部经营资料归档情况的监督;负责经营部档案借阅、外调的审批及经营部档案处理的最终审批。

3.7董事长负责财务部对经济类档案管理工作的监督审核及报告的审批。

四、管理程序

4.1经营部合同必须依照公司相关要求逐级审批后签订并结合合同评审文件方可视为有效文件存档。

4.2客户订单经逐级审批后发货的文档方可视为有效文件存档。

4.3客户反馈情况的书面报告、经营部职员工作总结报告、经营部工作计划(工作报告)经有关人员或领导批示意见后方可视为有效文件存档。

4.4经营部会议记录由参会人员签名后作为有效文件存档。

4.5客户联系资料、客户经营情况由客户负责人签名后作为有效文件存档。

4.6经营部投标文件经公司领导确认标书内容之日起存档。

4.7量体订制的客户个人资料自客户验收产品之日起存档。

4.8发货记录自仓库发货并传真客户确认之日起作为有效文件存档。

4.9经营部职员出差记录、经营部制度及工作程序文件由经营部负责人签名确认后交档案管理员整理记录作为有效文件存档。

4.10档案管理员将1-9文件转化为档案时必须依据有效文件要求进行核对后方可进行文件转化处理。

4.11档案管理员发现不符合要求的文件应反馈至经营部负责人进行监督协调,保障文件的有效性。对于未按程序要求确立的文件经营部负责人应调查研究事情原因并出具说明性文件交总经理审批后作为该文件的补充资料一同交档案管理员进行存档管理。

4.12档案管理员应对不完整的文件监督并催促相关人员或领导补充完整进行转化并管理。

4.13档案管理员应先对有效文件进行分类整理编号,并就文件名称、文件编号、主题内容、归档时间、档案年限、存放位置等相关内容输入专用电脑并按数据库管理要求进行档案管理。

4.14档案管理员的档案柜应进行分类编号并将档案按电脑内所示内容及存放位置放入专用档案柜。

4.15经营部打印资料由档案管理员于专用电脑及设备进行操作,便于文件的转换工作。未在专用电脑中处理过的合同文件必须原文输入电脑,合同原件放于档案柜内。

4.16财务部电脑与经营部档案管理专用电脑联网并进行维护工作。便于随时查阅、审核、统计合同、发货单、客户订单等相关经济类档案资料。

4.17借阅经营部档案须经营部负责人同意;外调经营部档案须经经营部负责人同意并有总经理签名同意。档案管理员应对借阅、外调档案进行登记并及时督促回收。

4.18档案管理员应参照《公司机密管理程序》保证经营部档案的保密工作,设置电脑密码、锁好档案柜,保管好钥匙。保障档案的整洁,进行对档案柜防潮、防虫处理,对电脑资料进行及时备份处理。

五、奖惩条例

5.1档案管理员恪尽职守,保证了文件转化为档案资料手续的准确正规,保证了档案资料的机密性、保证了公司经营的有效追溯的将进行表彰及相应的经济奖励。

5.2经营部职员能主动、及时、准确、全面的提供文件资料进行归档工作,全力配合档案管理员进行工作的将进行表彰并将能此工作配合和档案资料内体现的内容作为经营部职员工作考核、评定工资、奖金的主要依据。

5.3对于违反档案管理程序条例,未按程序进行文件审批,不准确、全面提供文件资料,未配合档案管理员工作的将进行批评、警告及经济处罚并作为工作不良记录存档,供工作考核、评定工资、奖金时的重要依据。

5.4对于未按照本程序进行操作的档案管理员按所造成的影响和损失进行批评、警告及相应经济处罚,并作为工作考核、评定工资、奖金的主要依据。

5.5对于未经许可私自动用档案管理专用电脑,私自开启档案柜,私自调阅档案资料,私自对进行档案资料复印、拷贝的将依照《公司机密管理程序》相关条款进行处罚并作为不良记录存档。

篇3:某安全保证体系文件控制程序

1目的

本项目应对与安全保证体系有关的文件和资料进行控制、确保各有关作业场所使用有效版本的文件,防止使用失效或作废文件。

2职责

项目副经理是文件控制的主要领导;

资料员是文件管理的主要部门,负责登记、传阅及分发;

项目安全员是收集文件并汇编的责任人员。

3程序概要

3.1文件和资料的分类

(1)安全保证体系手册,作业指导书,安全记录;

(2)法律、法规、规范;

(3)技术文件、标准、施工组织设计、专项施组,各项施工方案;

(4)其他管理文件、合同、协议、管理规章制度。

3.2文件和资料的受控、非受控、标识及有效版本

3.2.1受控

受控文件,经过受控标识,在项目部执行的文件,均属受控文件。

3.2.2非受控

非受控文件,不需本项目部执行的文件,均属非受控文件。

3.2.3标识

凡是文件都需标识,加盖受控章,非受控文件不加盖受控章,作废文件在左上角加盖"作废"以示标识。

所有文件均须字迹清楚,注明日期(包括修订日期),标识明确,妥善保管,以便查找,并在规定期间内留存。

4文件的批准

4.1安全标准体系手册由项目经理批准后,报公司各部门审批后,由公司副总经理或管理者代表批准后发布。

4.2施工组织设计,由公司总工程师审批。

5文件的销毁

5.1本项目无权销毁任何资料和文件。

5.2文件的归档及保管

5.3涉及工程类的有关资料竣工后,办理归档手续,有关部门安全记录竣工后保存两年。

6文件的记录

6.1文件收文记录

6.2文件传阅及发文记录

6.3文件批准记录