学校电子文件归档制度4

学校电子文件归档制度4

为进一步加强学校电子档案管理工作,有效维护电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案实施办法》,特制定本制度。

一、职责分工

电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管必须实行全过程管理,并由专人负责。

1.学校各科室形成的电子文件,由各科室负责电子文件的收集、积累、鉴定和整理工作,并对电子档案的管理工作提供协助和支持。

2.信息中心负责电子档案管理工作的技术环境、相关软件版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等方面的技术指导和支持。

3.综合档案室负责电子档案的保管、保密、借阅、统计工作。

二、归档范围

1.凡是反映学校工作活动,具有查考利用价值的电子文件及支持性软件。

2.在计算机中产生和处理的各种文件、图像、声像等。

3.信息及计算机程序类文件。包括软件任务开发书、需求分析说明、系统分析报告、鉴定证书、软件文件、原程序、编写说明、测试报告、修改记录、安装使用维护说明等。

三、归档时间

归档时间可随形成时间实时进行(如:声、像档案等),也可以与电子文件内容相同的纸质文件在次年八月底前完成并移交综合档案室实行集中统一管理。

四、归档要求

1.具有保存价值的电子文件,必须适时生成纸质文件,归档时,电子文件与纸质文件一并归档。

2.将带有归档标识的电子文件集中,制成归档数据集,拷贝到耐久性的载体上,一式两份,一份封存保管,一份供查阅使用。对于加密电子文件,应解密后再完成上述工作。

3.软磁盘不可作为归档电子文件长期保存的载体。

4.存储电子文件的载体应贴标签,标签内容包括编号,名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等。

5.电子文件的机读目录、相关软件、说明等应一并归档,并附归档电子文件登记表。

6.原电子文件数据载体在完成电子文件归档后保留一年。

五、收集整理

1.在电子文件收集、积累过程中,应采取严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。在电子文件的运行中采用签署技术、加密技术、身份验证、防写措施等保证电子文件信息的准确性、原始性、完整性。

2.建立电子档案库的数据备份制度。必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上,或通过计算机网络将电子文件转存到受档案部门控制的存储器上。

3.对脱机保存的电子档案,按照保管期限、归档科室进行组盘、并建立盘内文件目录。

4.对电子档案载体的着录内容包括载体类型、盘号、保管期限、归档科室、备注等。

载体类型:磁带、磁盘、光盘

盘号:按不同的载体类型分别编制流水号

保管期限:记录该载体内电子文件的保管期限

归档科室:记录归档科室名称

备注:记录该载体内文件的大致内容及有关说明

5.对电子档案文件的着录内容包括:文号、责任者、文件题名、文件日期、归档日期、相关文号、保管期限、主题词、密级、盒号、文件页数、借阅范围、归档号、文件来源、备注等对文件的着录项目可从电子文件的形成、运转中继承,由档案部门给定保管期限,并由计算机自动生成件号。

六、鉴定销毁

(一)电子文件的鉴定:归档前,电子文件的形成部门在档案部门的协助下,对归档的电子文件的内容进行鉴定。具体包括:

1.对文件的原始性、真实性进行鉴定:确定归档电子文件是否形成时的或通过审批更改的、有效的电子文件、是否是组成完整的系统的档案文件。

2.确定电子文件的价值和保存期限。并据此删除已收集积累但无保存价值的电子文件。

3.在鉴定工作的同时,对电子文件、记录载体及计算机软硬件平台进行检测。

(二)对电子档案的鉴定:内容包括对已有保管期限的电子档案重新审查、鉴定,把失去保存价值的电子档案剔除销毁。

(三)电子档案的销毁:应办理审批手续后方可实施。非保密电子档案可进行逻辑删除;属机密范围的电子档案被销毁时,如存储在不可擦除载体上,须连同储存载体一起销毁,并在网络中彻底清除。

七、质检与移交

1.对电子档案质量检验:归档前应由文件形成单位对电子文件的原始性、有效性和完整性进行审核,并由负责人签署意见。如文件形成单位采用某些技术方法保证电子文件的有效性、完整性,则应把其技术方法和相关软件一同移交给档案部门;档案部门在接收电子文件时,应检验每个文件能否正常读取、打开或运行;有无被感染计算机病毒;内容是否完整,是否与归档移交清单一致。

2.电子档案的移交:归档电子文件经档案部门检查合格后,在电子档案入库移交登记表上登记。档案入库移交登记表一式两份,由文件形成部门、档案部门分别保存。纸质文件一同归档。

八、保管、统计与利用

1.电子档案的保管应有专用的装具,立放、避光、防变形、防潮、防老化、防划伤,并应由专人负责定期检查、复制。

2.电子档案的统计:按年度对电子档案的归档、保管、利用情况、销毁情况进行统计。并生成电子档案统计表。

3.电子档案的利用:严格按照借阅范围、借阅制度,履行借阅、批准手续。超过借阅规定时限的,自动收回。

电子档案保管期限表

序号归档部门归档范围保管期限

1各科室本科室应归档的文书、业务永久档案永久

2本科室应归档的文书、业务长期档案长期

3本科室应归档的文书、业务短期档案短期

篇2:关于项目建设管理文件资料收发和归档规定

关于项目建设管理文件资料收发和归档的规定

1总则。为规范项目建设管理文件资料的收发和归档工作,特制定本规定。

2项目建设管理文件资料的管理由项目经理负责。

3对项目经理部所签发的各种文件资料,必须在经项目经理审定、签署并加盖项目管理印章之后方可外发。所有外发文件资料应留底存档。

4对项目经理部收到的各种文件资料,必须在接收之前对其有效性进行检查,不得接收签字、盖章不全或经涂改的文件资料。所有外来文件资料应签收登记。

5对设计单位发出的设计变更通知,承包商提交的工程变更申请,监理机构签发的工程质量事故处理报告、停(复)工令、重要的监理通知以及安全事故处理报告等重要文件,项目经理部在收到文件资料24小时之内必须上报业主。

6项目经理应根据工程建设进展情况,不定期地主持项目建设管理文件资料的分类、整理、立卷及归档工作,及时将己归档的文件资料提交业主。

7工程建设管理工作结成后,所有项目建设管理文件资料应纳入项目建设管理档案归档。

8罚则

违反本规定对项目经理和有关人员给予批评或通报批评;情节严重的,通报批评并处50-1000元罚款。

篇3:项目工程归档文件的质量要求

项目工程归档文件的质量要求

1.竣工资料施工单位必须提供五套给甲方,其中至少有三套原件(不包含质监站及建委备案资料)。

2.工程资料的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

3.工程资料的内容必须真实、准确,与工程实际相符合。应采用耐久性强的书写材料,如碳素墨水、蓝黑墨水,不得使用易褪色的书写材料,如:红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。并保证字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备。

4.工程资料应该分五类进行归档,即:施工技术资料、施工质保资料、施工记录、施工验收记录、竣工图。

5.单位工程竣工资料应有总目录,各卷应有卷内目录,表格为统一表格。

6.各项资料要求:

6.1施工技术资料

施工技术资料应由施工单位技术员(技术负责人)负责填写,未明确签字地方应由施工单位技术负责人(项目经理)进行签字,并由甲方工程部经理进行确认签字。施工组织设计应有审批表并加盖公章,需变更的内容要写明图号。

6.2施工质保资料

施工物资报验要分批次进行报验,同一日期出厂的产品可用同一合格证和检验报告,不同日期出厂的另加检验报告。材质证明文件需留至少两份原件,特殊情况(如钢材)可由厂家提供,厂家提供复印件并写明抄件人和原件存放单位,并加盖红章。

6.3施工记录

首先要明确各施工部位所用表格,如防水层和焊接点同隐检,砖模用预检,在填写其检查记录时要明确部位、作法,所用材质以及特殊构造等。中间交接检由施工班组填写,工长签字认可。

6.4施工验收记录

施工验收记录的填写应遵照《建筑工程施工质量验收规范实施指南》进行填写,检验批为一个部位的分项检验记录,分项工程验收记录为一个分项工程内检验批的汇总,分部工程为分项工程汇总,单位工程为分部工程汇总。

6.5竣工图

竣工图需在原图上修改,并用黑色墨水进行修改,并加盖竣工图红章、修改章、相关责任人亲笔签字。