某某集团总部职员图书资料管理制度

某集团总部职员图书资料管理制度

图书资料借阅制度

第一条图书资料的借阅仅限于总部员工。

第二条借阅图书,需填写《图书资料借阅登记表》。

第三条借阅者要爱护图书资料,严禁圈划、批注、污损、折皱等。如发现上述问题,档案员要追查当事人的责任。

第四条借阅图书资料不超过半个月,到期后仍需借阅的,应向档案室说明情况,办理续借手续。退还图书时,档案员要当面查看,确认无第二条所述情况时方可注销登记,否则将追查处理。

第五条凡出差时间在一周以上者、调离总部的员工、辞职辞退人员,外出、调出、离职前须归还所借图书资料,否则不予办理离职有关手续。

图书资料申购程序:

第一条总部每月100元的图书资料购置费,用于资料的更新。各管理中心与行政管理中心沟通,视图书资料购置费使用情况购置。

第二条各管理中心职员需购材料时,填写《图书资料购置申请》,报经行政管理中心统一购买,所购资料价值超出100元的,《图书资料购置申请》需总裁签批。

第三条购置资料需有发票,报销单据需档案室签字方可报销。

篇2:大学图书资料管理规定

大学图书资料管理暂行规定

图书资料是我校教学、科研以及管理工作的重要资源。为加强图书资料的采购、验收和保管等工作,特制订本暂行规定。

一、图书馆是学校的图书资料管理中心,负责对本馆图书资料的采购、验收、编目加工、流通借阅、保管以及各院系图书资料的验收工作。

二、各院系的图书资料室在业务方面属学校图书馆的二级管理机构,负责本院系图书资料的采购、编目加工、保管、借阅等工作,业务上受图书馆的监督和指导。

三、图书资料的订阅应根据学校人才培养、教学、科研发展的需要和资金状况有计划的进行。

四、各院系应紧密结合本单位教学、科研和专业建设的需要进行图书资料的订阅。所订书目应由院系主管教学、科研的领导审批确定。为防止重复订购,减少积压浪费,订购前还与图书馆协调。

五、图书资料的采购,根据其经费的来源渠道,实行分级采购:图书馆负责本馆图书资料的采购,各院系资料室负责本单位专业建设经费、科研经费、研究生经费和其他经费的图书资料采购。

六、图书馆和各院系所购图书资料,一律归口图书馆采编部办理验收。采编部根据购书发票和图书资料实物进行清点验收并开具图书资料验收目录清单(一式三联),经有关领导签字后,所购图书资料费用方能到财务处办理报帐手续。

七、各院系资料室应根据图书馆验收清单办理图书资料调拨手续,并做好本资料室图书资料入库登记工作。为确保图书资料管理到位,各院系应指定专人负责办理验收与调拨手续。

八、图书馆和各院系资料室要确保图书资料的完整,每年应对图书资料进行清理,对破损、丢失的图书资料要在查明原因、落实责任的基础上及时办理报废手续,未经学校资产管理处和有关部门批准,不得擅自处置变卖图书资料。

九、本规定从发布之日起实行。

十、以前与本规定不符的,以本规定为准。

篇3:房地产公司档案与图书资料管理规定

房地产开发公司档案与图书资料管理规定

档案管理与资料管理

档案管理是公司管理工作极为重要的一部分,其管理的规范程度反映了公司的管理水平。为使档案与图书资料管理制度化,提高档案资料处理、管理的质量及效率,特制定本规定。

(一)归档适用范围范围

凡公司与外界往来及公司与各协作单位之间往来的以及公司经营管理所必需的有关企业战略规划、计划或总结(年、月度)、财务审计、经营状况、项目可行研究报告(方案)、各类许可证书、图纸、政府批文、公司执照(与注册文件)、会议纪要、备忘录、请示、决定、决议、通告、通知、协议、合同、员工档案资料、客户资料、销售广告等有价值的文件资料及重大公关活动的图片、文字、录像资料。

(二)管理部门

1、公司行政人事部设综合档案资料室,设专职档案管理人员;各部门设兼职档案管理人员(必须报行政人事部备案),负责本部门、企业日常经营管理中形成归档的文件材料的收集、整理,并负责定期移交公司综合档案室。

2、公司档案资料由行政人事部负责综合监督管理,各部门实行专业对口分级管理。

(三)移交归档与使用

公司总部各部门兼职档案管理员,按照归档时间将有关裆案文件移交公司综合档案室,各部门留存复印件使用(公司所发文件除外);需要已经归档的原件时,需经批准后履行借阅手续使用。

2、归档时间分与归口管理部门

2.1管理性文件:办理完毕的管理性文件材料,形成部门在第1年12月末以前整理分类,移交档案室后立卷。

2.2会计档案:会计档案由财务预算部保留一年后,次年三月末归档。2.3人事档案:人事档案由人行政人事部根据人员变动情况随时归档。2.4基建工程、设备档案:基建工程(合同、协议、预算书、许可证、隐蔽资料等)、设备材料、图纸类档案在工程竣工、设备、动力安装投入使用后一个月内归档,此期间由部门档案人员进行分类保管。

2.5各类报告、方案、内部申请批复、内部管理制度规范、计划书:该类档案在确立形成时由部门留存,同时送交行政人事部留存正本归档。

2.6合同协议类:正本原件需二份以上,在批准签署后分别由签署部门、财务预算部、档案室各存档一份。

2.7图书、期刊、报纸类:在购入或订购后先列入管理台帐,后又综合档案室负责分类保管、借阅、归类、管理。

2.8其它资料:如各类企业沿革资料、公关接待活动图像、录音录象资料以及外出开会、学习、考察、参观人员带回具有保存价值的资料,一般在该档案资料形成后一周内交公司行政人事部归档。

(三)文件点收

文件结案移送归档时,依如下原则点收:

1、检查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,应立即追查归入。

2、文件的处理手续是否完备,如有遗漏,应立即退回经办部门补办。

3、与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应立即退回经办部门。(四)文件整理标准

1、本档案按问题组卷,一事一卷或一事多卷。

2、对接收的所有档案及时审查,进行科学分类,排列编号。

3、归档的文件材料要齐全完整,每份文件的正件和附件、印件与底稿,请示与批复合并一起立卷。

4、卷内文件的排列与编目要科学规范,便于查找。

(五)档案分类编号标准

档案按职能设置十个一级类目,即(1)合同协议类;(2)行政人事文书管理类;(3)经营管理类;(4)工程技术图纸类;(5)内部文件与制度规范类;(6)专题报告和专项技术研究类;(7)预算项目类;(8)资产设备材料类;(9)会计档案类;(10)公司以及员工档案类。二级类目是按档案的具体内容所反映的问题进行设置。按问题分类,结合年度,一事一卷。档案分类一级类目采用汉语拼音字母标识,A、B、C、D、E、F、G、H、I、J依次表示十个一级类目(二级类目由综合档案室划分该类明细科目按统一名称通知各部门)。按各项要大类分别排架,大类之间不交叉排列,充分体现企业档案分类的指导思想和分类准则,保持各类档案的有机联系和及时、高效提供利用。

根据档案的形成特点和管理要求,按大类、分年代排架法、即按大类---年代进行排架,就是在同一大类内按同一问题的案卷排列在一起,在同一问题内再按永久、长期、短期顺序排列,第二年依次接着排,分阶段排列,一个阶段不超过三位数。排列时按大类、年度、流水编制案卷顺序号,即类、年度大流水编号。

(六)保存期限

保管期限可分为:永久保存、长期保存和短期保存。

(七)档案借阅

1、无论是部门间借阅档案还是部门到综合档案室借阅都必须进行登记,注明借阅人姓名、部门、借阅时间、查阅内容及利用目的和效果。

2、查阅档案原则上在阅档室进行,一般不得借出。必须借出时,需经档案管理部门负责人批准后,方可办理借阅手续。

3、查阅人事档案需经主管人事部门批准,经档案管理部门负责人批准后,方可查阅。

4、借阅档案限与经办业务有关者,如借阅与经办业务无关案件,应经档案管理部门负责人同意。

5、档案借阅要履行登记手续;借阅档案必须爱护,严禁涂改;注意安全和保密,严禁擅自复制、抄录、转借、遗失。如确属工作需要摘录和复制,必须经档案管理部门负责人批准。

6、档案归还时,经档案管理人员核查无误后,方予以办理归还手续。7、财务以及企业战略方面档案一般不于借阅。

(八)档案保管标准

档案入库前必须经过严格检查,防止错、漏或夹带害虫及有害物质进行侵蚀。档案入库后要系统化整理,做到排列科学、整齐美观,便于保管和利用。

3、档案室门窗装具要坚固,档案管理人员要认真负责,确保档案安全;非工作人员不得进入档案室。保持档案整洁,备有防盗防火、防虫、防霉、防尘、防晒等器材与设施。每季度对档案保管情况进行一次全面检查,定期投放药物。查阅后的档案及时归回原处。

5、档案室内严禁放置与档案无关物品,严禁在档案室吸烟。

(九)保密守则(详见保密规定)

对保密档案按档案封皮保密范围和密级规定》,由主管领导及专职档案员会同归档部门合理划分密级(绝密、机密、秘密)。

2、档案材料不得任意带出档案室,更不得将档案秘密向无关人员泄露。

3、查阅密级档案,需经主管领导批准,并履行登记手续,在阅档室查阅。未经批准不得借阅、摘抄、翻印、复制。

4、

销毁档案要严格履行鉴定、审批手续,要配有二人以上进行监销,任何个人不得将档案私自处理。

5、如发生丢失档案和泄密现象,须立即向有关部门和领导报告,不得隐瞒,情节严重者要依法严肃处理。

(十)附则

本规定由公司行政人事部办负责解释,自发布之日起实施。