G供应商档案管理制度

供应商档案管理制度

供应商档案管理是公司采购管理的重要内容,而不能把它仅仅理解为是供应商资料的收集、整理、

存档。建立完善的供应商档案管理系统和供应商管理制度,有利于更好的了解供应商之制程能力、品管

功能,更清楚地确认其是否有提供符合成本、交期、品质之产品的能力,是建立长期供需合作关系决策

的重要依据。

第一条供应商档案管理对象:

1、从时间序列来划分:老供应商、新供应商、未来供应商。新供应商和未来供应商为重点管理对象。

2、从交易过程来划分:包括曾经有过交易业务的供应商、正在进行交易的供应商和即将进行交易的供应商。对于第一类供应商,不能因为交易中断而放弃对其的档案管理;对于第二类的供应商,需逐步充实和完善其档案管理内容;对于第三类供应商,档案管理的重点是全面搜集和整理资料,为即将展开的交易业务准备资料。

3.从供应商性质来划分:特殊公司(与本公司有特殊业务等)、普通公司等。这类供应商因其性质、供应特点、供应方式、供应量等不同,对其实施的档案管理的特点也不尽相同。

4.从供应数量和市场地位来划分:包括主力供应商(供货时间长、供应量大等),一般供应商。不言而喻,供应商档案管理的重点应放在主力供应商上。

第二条供应商管理内容

1.供应商基础资料,即公司所掌握的供应商最基本的原始资料,是档案管理应最先获取的第一手资料。这些资料,是供应商档案管理的起点和基础。供应商基础资料主要包括公司名称、地址、电话、传真、E-mail、网址、负责人、联系人;公司概况、设备状况、人力资源状况、主要产品及原材料等。

2.供应商特征:供应能力、发展潜力、企业规模和知名度等。

3.业务状况:主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等。

4、交易活动现状:主要包括供应商的交货状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策;企业信誉与形象、信用状况、财务状况等。

第三条供应商档案管理方法

1、建立供应商档案卡。作为供应商档案管理的基础工作,是建立供应商档案卡(又称供应商管理卡、供应商资料卡等)。采用卡的形式,主要是为了填写、保管和查阅方便。

供应商档案卡主要记载各供应商的基础资料,这种资料的取得,主要有三种形式:

①提供供应商资料卡,由供应商填写。

②由采购员通过平常的业务活动或其他各种渠道了解、收集供应商的相关资料。

③通过本公司和供应商已发生的采购情况(包括产品性能、产品质量、售后服务等实际情况)。

然后根据这三种渠道反馈的信息,对供应商的相关资料进行整理、核实汇总,填入供应商档案卡。

2、通过采购员与供应商沟通建立供应商档案卡的主要做法是:编制供应商信息周报,由

汇总整理,周会时上报总经理,据此建立综合的供应商档案。

第四条供应商档案管理应注意问题

1.供应商档案管理应保持动态性。供应商档案管理不同于一般的档案管理。如果一经建立,即置之不顾,就失去了其意义。需要根据供应商情况的变化,不断地加以调整,消除过旧资料;及时补充新资料,不断地供应商的变化,进行跟踪记录。

2.供应商档案管理的重点不仅应放在现有供应商上,而且还应更多地关注意向供应商,为公司选择新

应商,开拓新市场提供资料。

3.供应商档案管理应“用重于管”,提高档案的质量和效率。不能将供应商档案束之高阁,应以灵活的方式及时全面地提供给业务人员和有关人员。同时,应利用供应商档案,作更多的分析,使死档案变成活资料。

4、借阅供应商档案时,必须办理借阅手续。请借阅人员注明借阅期限。

篇2:供应商管理制度

1.目的

为了确保原材料,设备及售后服务的质量,规范供应商管理特制订本制度。

2.资格预审

企业供应部门和相关部门在供应市场充分调查的基础上根据生产需要和供户基本情况,编制招标文件。招标文件应当包括招标项目的技术要求,对投标人资格审查标准、投标报价要求、评价标准和拟签定合同的主要条款,并拟定标底,供应商根据所需材料设备的安全技术要求制作标书,进行投标,接受资格预审。

3.选用

企业供应部门根据供应商提供的产品,从质量、性能、使用说明、价格、售后服务、安全特点、相关资历证明文件、投标单位企业信誉、长期合作承诺、经济实力及承担风险能量资格进行确认,选择供应商,签订供应合同。合同内应有安全管理条款。

中标供应商拒绝接受《中标通知书》或接受《中标通知书》后不按时签定者,供应商三年内不准进入公司物资资源市场。

4.续用

企业供应部门应对合格供应商进行评价,对产品质量高、诚实守信、信誉高、售后服务等符合安全生产要求给予续用。

企业供应部门应经常识别与采购有关的风险,及时反馈给供应商,以便降低采购风险,确保所采购的产品符合要求。

5.档案

将确定合格的供应商进行造册,形成供应商名录,建立档案,包括供应商的资质证书复印件、产品规格、价格、安全特点以及管理情况的有关资料。

篇3:化工厂供应商制度

1目的和范围

通过制定该管理制度,确保我公司所选定的供应商提供的产品符合《危险化学品从业单位安全标准化规范》要求。

本制度适用于我公司的供应商以及与此相关的各部门。

2编制依据

《安全生产法》、《危险化学品安全管理条例》、《危险化学品从业单位安全标准化规范》。

3职责

3.1调达部人员负责对供应商资质的初步考核,对所提供产品的初步检验,发生问题后与供应商协商解决问题的联系工作。

3.2调达部负责人负责对业务人员提供的各个供应商的相关资料进行审核,落实,确定。

3.3最后汇总所有相关资料报总经理代表审批。

3.4调达部负责供应商的文件资料归档管理。

4工作程序

4.1新供应商的选择

4.1.1根据公司生产的要求,确定需要采购的原辅料、设备、劳动防护用品等是否符合危险品目录中的危险品,对这些危险品进行学习,了解产品的特性。

4.1.2对供应商的资质进行考核,要求各供应商根据实际情况提供相关的资料,如:危险品生产许可证、危险品经营许可证、危险品技术指导说明书、危险品标签等证明材料。

4.1.3汇总后,报总经理审批,对该供应商所供产品进行试用(不需试用的由质检处化验,直接由车间使用),根据该产品的质量、性能,使用情况,安全特点、相关资质证明、价格和售后服务等方面进行确认,选定合格供应商。

4.1.4把确定好的各供应商分门别类的归档管理,建立合格供应商档案,纳入《供应商管理台帐》,报总经理审批。

4.2合格供应商的续用

4.2.1从该单位确定为合格供应商开始,每年年底汇总后进行一次综合评价,填写《年采购一览表》,由生产部、调达部联合对该供应商进行评价,进行动态管理。

4.2.2不符合标准的,取消其合格供应商的资格;能符合我公司要求的,给予续用;最后报总经理批准,确定下一年的《供应商管理台帐》。

4.2.3根据公司生产的要求,报总经理批准,可以随时增加合格供应商或取消不符合条件的供应商。

5采购程序

5.1采购各产品时,接到生产部下达的采购计划,可以根据实际情况(必要时)要求供应商提供相关危险品的生产许可证、经营许可证、危险品技术指导说明书、危险品标签等资料以及合格证,以确保产品符合安全要求。

5.2进行初步检验以后,不符合条件的可要求供应商提供资料或选择退货;符合条件的才可以进厂、入库,办理相关的手续。

5.3调达部如发现问题,应及时与供应商联系,把信息及时反馈给供应商,以最大限度地降低采购风险,确保采购的产品符合要求。

6相关记录

6.1年采购一览表。

6.2供应商管理台帐。

6.3合格供应商档案。