综合办公室管理规定办法
综合办公室管理制度【1】
第一节总则
第一条为加强公司行政事务管理,理顺公司内部关系,使各项管理标准化、制度化,提高工作效率,特制定本制度。
第二条本规定所指行政事务包括印章管理,公文管理,办公事务用品管理,公务车管理,邮发管理、档案管理等。
第二节印章管理
第三条公司印章包括:公司公章、财务专用章、合同章、法定代表人私章、财务主管私章等涉及公司对外交往使用的印章。
第四条公司印章由总经理办公室主任或指定专人负责保管。
第五条公司印章的使用一律由各单位负责人及总经理签字许可后,管理印章人方可盖章,如违反此项规定造成后果由直接责任人员负责。
第六条公司所有需要盖印章的介绍信、说明以及对外开出的任何公文,应统一编号登记,以备查询、存盘。
第七条公司不允许开具空白介绍信、证明,如因工作需要或其它特殊情况确需开具时,必须经总经理批准后方可开出,持空白介绍信外出工作归来必须向公司汇报其介绍信的用途,未使用者必须交回。
第八条需签章的经济文本审批权限参照“经济合同管理制度”和“资金管理制度”的规定执行,盖章后出现的意外情况由批准人负责。
第三节公文管理
第九条公司的公文格式应规范化,公文处理程序应严肃、正确。
第十条公司公文的发行由公司总经理办公室负责。包括公司各类红头文件、总经理办公例会会议纪要、规章制度、通知、指示等。
第十一条各单位、各部门自行打印的涉及公司权益的外发文稿必须经本部门负责人签字,交总经理办公室审核后发送。
第十二条各单位、各部、室所有打印成文的内部规章制度和下行文稿必须报总经理办公室留底存档。
第四节办公事务用品的管理
第十三条办公事务用品类别规定如下:
(一)办公用品(桌椅等)
(二)事务器具(活页夹、度量衡器具等)
(三)印刷品
(四)纸张(复印纸、传真纸、打印纸等)
(五)杂物器具(杯子、茶叶等)
(六)办公自动化用品(计算机、打印机、复印机等)
(七)其它
第十四条办公事务用品的购发:
(一)办公事务用品的购发由各部门在每月1—5日间造好用品需求计划,由部门负责人签署后报总经理办公室,总经理办公室根据实际工作需要有计划购买、分发给各部门,由部门负责人签字领回。低值易耗办公事务用品可由总经理办公室确定购买。单件价格超过1000元以上的物品必须由总经理批准后方可购买。
(二)计划外办公事务用品的申请领用,必须经公司分管领导与办公室主任会签后方可购发。
(三)公司新聘工作人员办公用品,总经理办公室根据部门负责人提供的名单和用品清单,负责为其配齐,以保证新聘人员正常工作。
(四)公司办公事务用品应建立帐簿,购发手续清晰、规范。
第五节公务车管理
第十五条公务车的使用范围主要包括:部门主管级以上领导外出联系工作或外地出差接送;接待外宾;接待兄弟单位或有关单位来厂办事的工作人员;其它人员的紧急和特殊用车。
第十六条车辆调度由总经理办公室主任负责,驾乘人员凭其签发的用车通知单用车。
第十七条申请用车一般应提前一天通知总经理办公室,总经理办公室应严格按规定派车,不得随意扩大用车范围;向同一方向的用车,以节约为本,能合用车的就合用车,不另派车。
第十八条公司的司机应服从调度,安全驾驶,爱护车辆,文明行车。
第十九条公司在无车或车辆不足时,申请人应依照上述原则向公司总经理办公室提出申请,由总经理办公室与集团公司车队协调派车。
第六节邮发管理
第二十条公司总经理办公室负责为各部门收发信件、邮件。所有公发信件、邮件都由文书登记、收发。
第二十一条各部门的报刊订阅由总经理办公室负责。公费报刊的征订由各部门负责人上报分管领导,由总经理办公室统一报批处理。
第七节档案管理
第二十二条档案管理由公司办公室文书负责。要认真做好文件收发、登记、传阅和归档工作,对涉及机密的文件、资料,档案要做好保密工作,防止泄密。
第二十三条归档范围:
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。
第二十四条档案的借阅与索取:
(一)总经理、公司部门负责人借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续,直接提档。
(二)公司其它人员需借阅档案时,需经部门主管批准,并办理借阅手续。
(三)借阅档案必须爱护,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失,如确属工作需要摘录和复制,凡属密级档案,必须由总经理批准方可摘录和复制,一般内部档案由公司总经理办公室主任批准方可摘录和复制。
第八节附则
第二十五条本规定如有未尽事宜或随公司的发展,有不适应工作需要的,各部门可提出修改意见,总经理办公室研究并呈请总经理批示。
第二十六条本规定解释权归总经理办公室。
第二十七条本规定从发布之日起生效。
办公室管理条例【2】
第一条服务规范
1.仪表:仪表应整洁、大方;
2.用语:在任何场合应用语规范,语气温和,音量适中,严禁大声喧哗;
3.接待:上班时间办公室内应保证有人接待;
4.电话接听:接听电话应及时,一般铃响不应超过三声,重要电话作好接听记录。
第二条办公秩序
1.工作时间内不应无故离岗、串岗,不得闲聊、吃零食、大声喧哗,确保办公环境的安静有序。
2.应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作,保持物品整齐,桌面清洁。
3.发现办公设备(包括通讯、照明、电脑等)损坏或发生故障时,应立即向办公室报修,以便及时解决问题。
第三条办公用品物资采购
1.局办公用品物资的采购,原则上由办公室统一购买,属特殊物资经办公室同意,可由申购部门自行购买。
2.物资采购由办公室指定专人负责,并采取以下方式:
1)定点:局定大型超市进行物品采购。
2)定时:每月月初进行物品采购。
3)定量:动态调整,保证常备物资的库存合理性。
4)特殊物品:选择多方厂家的产品进行比较,择优选用。
第四条物资借用
1.凡借用局办公器材,需填写物资借用单,并由主管签字认可;
2.借用物资超时未还的,办公室有责任督促归还;
3.借用物资发生损坏或遗失的,视具体情况照价或折价赔偿。
第五条值班
1.一般以节假日为值班时间;
2.值班要点:
1)接待、处理未完成工作;
2)处置节日的突发、紧急事件;
3)值班人员接打值班电话,应记录来电时间、单位、授话人、主要内容;
4)值班接待来宾要记录来访时间、单位、来访人、主要内容,提出处理意见;
5)值班人员要按规定准确填写值班日志。
3.值班规定:
1)遵守值班纪律,按时交接班,有事须先请假,以便安排临时代替人员;
2)值班时坚守岗位,不得聚众打牌、看电视、嗑睡;
3)在规定的时间做好防盗、防火等工作;
4)接待来宾外松内紧、热情招呼,具有高度警惕性,善于鉴别来人意图,要守口如瓶,不能随便乱说;
5)遇到紧急事件,要冷静,敢于负责,一方面大胆采取应急措施,以免贻误;另一方面及时汇报主管领导。
第六条接待制度
1、公务接待由局办公室统一扎口管理、统筹协调安排,分管领导负责审批;
2、市内公务来客一律实行工作餐制。全局性、综合性会议由局办公室统一安排。市外来客本着热情周到、对口接陪的原则,由相关股室接陪,其他无关股室和人员可以不陪。严格控制陪客人数,一般掌握在2—3人;
3、公务接待要严格履行事前审批手续,定点接待,办公室安排不结帐,财务结帐不安排,做到安排结帐两分离;
4、严格控制接待标准和总额。公务接待必须严格控制在批准的金额范围内,不得突破。一般掌握在每客30元以内,省以上及外地重要客人掌握在每客50元以内。根据省、市有关规定,除特殊情况外,中午接待客人一般不安排酒水。晚上接待必须使用酒水的,须到办公室登记领取,不允许使用酒店酒水。
第七条车辆管理制度
1、公车由办公室统一调度;
2、公车一般只用于公务。严禁公车用于婚丧嫁娶、旅游等与公务无关的活动,严禁个人利用公车经商,严禁公车对内对外承包经营。干部职工因疾病等特殊情况确需使用公车的,应由本单位主要负责人同意;
3、法定休息时间无公务时,公车应在本单位指定地点停放,任何人不得擅自使用;
4、非专职驾驶人员不得以任何理由擅自驾驶公车,因工作确需驾驶公车的,必须持有本人的汽车驾驶证照,经领导班子集体研究同意,主要负责人签署意见并建卡登记后报区纪委监察局备案;
5、严禁公车借私人使用。公车借给机关事业单位公务使用,须经所在单位主要负责人和值班领导同意,并由办公室做好相关记录;
6、驾驶人员要经常检查车况,发现隐患要及时报告和处理,严禁车辆带“病”行驶;
7、车辆正常检修,应事先报值班领导批准。在行车途中发生故障应及时修理,并电话报告值班领导;
8、驾驶员在行车时应带齐证件,自觉遵守交通规则,严禁疲劳驾车、酒后驾车和超速行驶,确保行车安全。因违章受到处罚,由驾驶员本人承担全部责任;
9、驾驶员应做好公车日常保养,保持车辆清洁卫生;
10、专职驾驶员不得擅自离岗。因事外出,应向值班领导请假并保持手机畅通。节假日和其他休息时间公务用车,应随叫随到;
11、驾驶员要遵守保密纪律,不得乱发议论,不得泄露秘密。
第八条信访制度
一、建立初访首办责任制
1、建立初访首办责任制含义
建立初访首办责任制,是指对人民群众第一封来信,第一次*(含电话),以及计生系统各单位反映的情况。按“谁主管谁负责”和分级管理,归口办理“的原则,强化首次办理责任制度。
2、初信初访首办原则
1)、分级归口,谁主管谁办理,谁办理谁负责;
2)、及时、就地解决问题
3)、件件有着落,事事由回音;
4)、疏导矛盾,负责到底,直到息信息访。
3、初信初访首办工作中的职责
局领导干部要认真落实信访工作领导责任制,及时、妥善处理好工作过程中出现的新的信访问题。
1)阅批群众来信。要认真阅批信访部门和系统工作人员报送的重要信件;对写给领导干部的群众来信,要坚持本人阅批。
2)坚持领导接访。实行领导接待日和重要来访约谈制度;如遇群众登门*,或深入基层时群众要求接待的,要尽量安排时间接待;当发生较大规模集体*事件时,领导干部要及时赶赴现场,面对面做群众工作,化解矛盾,尽快平息事宜。
3)抓好分管领域的信访工作。各股室要把信访工作问题纳入所分管的工作计划,及时研究和解决信访问题,积极构筑“党政齐抓共管、局领导牵头协调、有关股室各负其责”的信访工作格局,使分管的股室和联系的单位今后处理初访案件质量明显提高,努力创造和实现一般信访问题不出系统,大的问题不出区的新局面
3、首办责任追究
有下列情形之一的,按照有关规定,追究有关责任人的责任:
1)对受理的初信初访不接待,不办理(含长时间拖延处理),或对*人态度生硬粗暴,导致矛盾激化,造成不良影响的;
2)随意将群众来信压着不办,或对来信来访的紧急情况不予理睬,造成严重后果的;
3)自己不能解决,又不向局领导请示报告,或对重大信访信息瞒报、迟报和漏报,贻误处置,造成较大负面影响或损失的;
4)应配合、协助有关部门、单位和上级机关处理的信访问题而不予配合、协助、致使问题迟迟得不到解决的;
5)压制群众意见,无视群众民主权利,甚至对反映问题的信访人打击报复,造成后果的;
6)纵容,支持信访人越级*,致使信访人寻衅滋事扰乱国家机关办公秩序的;
7)对部门股室或系统各单位请示的信访不讨论,不处理,延误问题的解决,造成较大损失或严重后果的;
8)对规模较大的集体*、*、*、局分管领导不出面疏导,放任不管,造成不良影响的;
9)工作不负责任,导致信访工作责任目标和初信初访首办责任目标多项不达标,越级重信重访过量过大的;
二、信访人员岗位责任制
1、认真学习党的路线、方针、政策,努力提高业务水平;坚决执行国家的法律、法规,自觉遵守各项规章制度。
2、认真受理检举、控告及党员对所受党纪不服的申诉案件,坚持原则,秉公办事,敢于同一切违纪违法行为作斗争。
3、切实做好来信来访工作的登记、呈批、转办、催办、查办、报结、统计、归档等正常业务工作。
4、按照分级负责,归口办理的原则,认真负责处理各类信访问题,做到件件有落实,事事有回音。
5、定期综合分析信访情况,及时做好信息反馈工作,搞好信访预测。
6、认真完成领导和上级信访部门交办的任务,及时上报处理结果。
7、严格执行保密规定,不准将来信内容向无关人员透露,不得把有关案件查办情况向外泄漏。
三、信访登记制度
1、来信要及时拆封,并保持信封、邮戳、邮票、信纸及信内其他物件完整无缺。
2、阅信认真,细致,明确重点,抓住中心。
3、用钢笔(蓝黑墨水或碳素墨水)专门登记信访内容及处理情况,做到当日信访当日阅办,紧急或重要信访当日阅办后迅速分流处理。
4、顺序号登记为主,兼顾多种分类,做到科学合理,门类齐全,便于检索统计。
四、接待来访制度
1、接待来访,热情和蔼,态度诚恳,以礼相待。
2、善于掌握来访者心理,说话讲究艺术,做好笔录及有关政策、法律、法规的宣传工作。
3、对来访反映的问题,情节简单的、政策上有明确规定的,当面给予答复,及时解决,对情况复杂,案情严重的,一时无法解答的问题应说明情况,并组织人员抓紧查处。
4、对于举报者的过分言行,做到有礼有节,或给予适当的批评教育。
篇2:油品调运分公司综合办公室职责说明书
油品调运分公司综合办公室职责说明书
六、综合办公室
(一)部门职责
部门名称:综合办公室部门定编/
直接上级:公司分管领导下属部门/
部门主要职能:负责综合协调、文秘工作、会务工作、档案管理、非经营性固定资产管理、后勤管理、印章管理、小车班管理、党团工作、工会工作、人事工作、纪检工作、信访工作以及外部公关工作
序号职能领域主要职责
1、综合协调
"负责分公司综合性行政事务,协调各职能部门,指导所属各部门、驻站工作
"负责对公司会议的重大决策和重要工作部署等相关指令的下达及贯彻执行情况的监督、检查、催办和督办工作
"负责公司与其他业务单位、相关机构及工贸公司的联络工作
2、文秘工作
"负责上级下发文件的传递、保存及公司文件的拟定、发放、管理、存档工作
"负责各种对内、对外信息的传递,会议精神的落实和通知工作
"负责与上级有关单位及部门进行行政工作上的联系、沟通
"负责公司总结的制定工作
"负责保管公司保管公司行政章、法人章、企业证照;严格印章使用,做好用章记录
"负责公司印章的刻制启用、使用及作废工作
3、会务工作
"负责公司重要会议和重要活动的组织工作,收*议议题、文件和有关材料,做好会议准备工作
"负责做公司重要会议纪要的记录、起草、送审和印发工作
"负责监督并及时反馈有关会议决议的落实情况
4、档案管理
"负责对分公司的上传下达文件、经营合同、统计票据、声像等档案的归档、立卷、保管、借阅管理工作
"负责对档案室的资料、刊物收集、规程标准、发放、分类整理、保管和借阅的工作
"协助档案主管领导(部门)对档案进行定期鉴定与销毁
5、非经营性固定资产管理
"负责组织机关各部门编制年度非经营性固定资产购置计划
"负责机关固定资产、设备设施的采购,并组织财务室、固定资产请购部门及其他相关部门进行入库验收
"负责建立公司本部非经营性固定资产实物台账,并按要求定期编制有关统计报表
"负责监督、检查公司非经营性固定资产的使用状况,负责提出公司非经营性固定资产的调拨、更新、维修和报废鉴定等计划,经批准后,组织实施及时办理验收
"参与公司非经营性固定资产盘点工作,定期与财务部门、资产使用机构进行账实核对
"负责收集整理公司非经营性固定资产的有关资料,及时归档
6、后勤管理
"负责分公司办公用品的采购与管理
"负责来信、来件接受及分发,报刊、图书和杂志的征订及分发
"负责公司各种会议的时间、场所协调管理及后勤保障工作
"其他后勤业务
7、小车班管理
"负责分公司公务车辆的日常管理、维护、保养、修理、保险、油料的管理等相关工作
"负责分公司驾驶员的日常管理和安全教育
"根据领导及各部门的要求合理调配公司公务用车
8、党团工作
"负责分公司党支部的学习计划,安排党建工作任务
"负责做好党内年度统计、党费收缴管理和党员组织关系转接等日常工作
"负责党支部(扩大)会议的筹备工作
"按照分公司党支部和上级党委、团委的工作安排,总体规划公司共青团工作目标和发展方向,负责分公司共青团工作和青年工作
"负责分公司电视新闻、报刊、网络平台等宣传工作的刊登
"负责公司精神文明建设各项工作
"负责党委、党委书记私人印章管理
9、工会工作
"负责贯彻落实《工会法》和《企业工会工作条例》,按照《中国工会章程》的有关要求和工贸公司相关规定,执行公司工会会员代表大会和上级工会的决定
"负责代表和组织职工依照法律规定,深入推进厂务公开,参与公司民主管理和民主监督
"负责创新企业发展理念,组织开展积极向上的职工文化体育活动
"负责维护女职工基本权益和特殊利益
10、人事工作
"根据公司发展规划,进行员工数量、结构和战略需求匹配度分析,制定公司人力资源年度需求计划,并上报
"负责公司人员流动情况的统计与分析,根据各部门需要及人员能力素质进行人员调配
"负责聘用工的招聘工作
"负责全体员工的人事档案管理工作
"负责统计汇总,上报员工考勤月报表,处理考勤异常情况,负责公司员工的请销假管理
"每月定期制作员工薪酬发放核算表、奖金分配月报表
"负责员工薪酬发放的异常处理和薪酬政策的跟踪调查,提供相应的报表和资料
"负责员工五险二金的上报及缴纳工作
"负责员工关系管理工作、处理劳动争议及纠纷
"负责员工入职、离职、退休等相关手续的办理
"了解公司培训需求,组织制定、实施员工年度培训计划,负责培训效果的跟踪、评估及反馈
"组织各部门制定员工培训方案,并负责审核
"负责公司新员工入职培训
11、纪检工作
"负责监督检查公司招投标、市场询价、物资采购、商务谈判、"三重一大"决策制度执行情况及重大事故处理
"负责制定公司纪检监察年度工作计划并组织实施,组织并指导开展效能监察和专项检查工作
12、信访工作
"负责受理来信和来电,接待来访等工作
"负责交办、转送信访人提出的信访事项
"负责跟踪督促信访事项的处理
"负责牵头处理群体性事件
13、外部公关工作
"负责公司与政府部门及相关机构的外联工作
"负责对外公务访问安排
"负责来公司访问人员的接待、食宿安排及其他机关接待工作
"协助公司相关部门组织对外重要活动及企划、公关活动
14、部门基础管理
"明确本部门各项工作分工
"制定本部门工作计划、目标和任务,并组织实施
"负责本部门业务和行政事务对内、外关系的协调与处理
"积极配合公司、分公司相关部门牵头的工作,保证各项工作高效高质完成
"学习、研究国家政策、上级单位和领导指示精神,开展业务学习,提升职工素质和工作效益
"编制本部门年度财务预算,按照规定的管理制度进行支出
"负责本部门人员考勤管理和工作考核评定
"负责本部门各类办公设备的正常维护和保养
部门协作关系:
内部协调关系:工贸公司办公室及公司所属各部门、驻站
内部协调关系:炼化公司、延安炼油厂、榆林炼油厂、永坪炼油厂、各承运车队及各类社会机构
(二)岗位设置图
篇3:油品调运分公司综合办公室主任职责说明书
油品调运分公司综合办公室主任职责说明书
(三)岗位职责:
1、主任
基本信息
岗位名称:主任所在部门:综合办公室
汇报关系:
直接上级:综合办公室分管领导直接下级:副主任及以下所有员工
岗位目的:
全面负责本部门的行政和业务管理工作,合理调配部门各类资源,组织部门员工全面完成公司分配的各项工作任务,关注职工思想动态,培育职工敬岗爱业精神
岗位职责:
序号职能领域主要职责
1、综合协调
"负责分公司综合性行政事务,协调各职能部门,指导所属各部门、驻站工作
"负责对公司会议的重大决策和重要工作部署等相关指令的下达及贯彻执行情况的监督、检查、催办和督办工作
"负责公司与其他业务单位、相关机构及工贸公司的联络工作
2、外部公关工作
"负责公司与政府部门及相关机构的外联工作
"负责对外公务访问安排
"负责来公司访问人员的接待、食宿安排及其他机关接待工作
"协助公司相关部门组织对外重要活动及企划、公关活动
3、部门基础管理
"确本部门各项工作分工
"制定本部门工作计划、目标和任务,并组织实施
"负责本部门业务和行政事务对内、外关系的协调与处理
"积极配合公司、分公司相关部门牵头的工作,保证各项工作高效高质完成
"学习、研究国家政策、上级单位和领导指示精神,开展业务学习,提升职工素质和工作效益
"编制本部门年度财务预算,按照规定的管理制度进行支出
"负责本部门人员考勤管理和工作考核评定
"负责本部门各类办公设备的正常维护和保养
4、其他
"完成领导交办的其他工作
任职资格:
学历及专业:本科及以上学历
经验行业经验:
"3年及以上行政工作经验
"2年及以上基层工作经验
专业经验
管理经验
知识行业知识
"具有企业管理、公共关系管理、行政管理等方面的知识
"具有一定的法律知识(相关政策、法律和制度)
专业知识
公司知识
技能素质能力
"具有较强的组织协调和沟通能力
"具有较强的分析问题和解决问题的能力
"熟练掌握常用办公设备及办公软件的应用
外语能力
IT能力
特殊工作环境
/
签字确认
任职者日期
直接上级:日期
声明:本岗位说明书是员工劳动合同的一部分,旨在说明岗位目前的职责及对任职者的要求(对于条件优秀者,可适当放宽要求)。公司保留变更岗位工作内容或要求在职人员履行其他职责的权利。