行政人事管理制度
对于行政人事方面的管理,在不同的企业中都有不同的管理制度,根据不同企业的需求,以下整理的详细的行政人事管理制度范本,仅供参考。
第一章档案文件资料管理规定
为了加强公司档案的管理工作,确保档案的保护和利用,依据档案管理规范,结合公司档案管理实际情况,特对原档案资料管理制度做修订如下:
第一部分:公司档案资料管理
第一条档案的定义与范围
档案是指过去和现在的公司各部门及员工在从事业务、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、帐册、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
第二条档案管理的原则
档案管理分为统一管理和分散管理相结合。即公司档案由总经理办公室统一管理,各部门除已移交总经理办公室的档案外,其它档案文件由部门自行保管,以便于及时利用,维护档案文件的完整与安全。
第三条档案管理的责任部门和责任人
公司总经理办公室为公司档案的主管部门,设专门的档案管理人员,负责管理公司的各类档案,做好登记、归类、保管、索引、提供利用,并负责对各部门资料管理员进行工作指导、监督和检查;
各部门设有资料管理员,负责本部门资料管理,并接受公司档案管理员的监督和检查。
第四条归档的范围
1、企业设立和变更的申请、审批、登记以及终止等方面的文件材料(包括企业的章程及投资各方签订的合资、合作合同);
2、公司与有关单位签订的各种合同、协议书等;
3、公司会议记录、纪要和决定(包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及公司的规章制度);
4、公司制订的计划、统计、预决算、工作总结;
5、公司对外的正式发文与有关单位来往的文书、招投标文件等;
6、公司的各类申请、请求与相关部门的批复;
7、财务、会计及其管理方面的文件材料;
8、公司法律事务管理方面的文件材料;
9、公司各项目的技术图纸等资料;
10、反映公司历史沿革及公司重大活动的文书和音像资料等;
11、其它对公司具有利用价值和保存价值的文件资料(含各类载体,如电子文本等)。
第五条归档要求
整理办法:分为文书档案和工程项目档案(竣工工程档案立卷,未竣工工程资料整理成册)。
1、归档的文件材料,应按照自然形成、保持历史联系的原则,结合归档要求和文件内容进行归档。
2、在一个卷内(档案袋、盒)的文件资料要有清晰的《卷内文件目录》,并且按项目、问题或文件形成时间,系统的排列。
3、案卷标题要简明准确,整理好的案卷要确定保管期限,原则上分为永久、长期(十年以上)、短期(十年以下)三种。确定保管期限的基本原则是:
(1)对公司有长远利用价值的档案应永久保存;
(2)对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存;
(3)凡是介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长。
4、按归档要求进行装订、编号、填写《卷内备考表》。
5、全部案卷组成后,要对案卷作统一排列并编写档案号,然后逐卷登记,填写《案卷总目录》。
第六条过程管理
1、属于公司保管的档案文件:各部门资料员做好平时文件的预立卷工作,并在每月初或事件结束后将上月需归档的文件整理成册移交总经理办公室保管,任何人不得据为已有。
2、属部门保管的档案文件:各部门资料员在每月第一个工作日,将部门所保存的文件资料目录、预立卷材料的目录交总经理办公室。
第七条检查监督
总经理办公室根据各部门上报的文件资料目录、预立卷材料的目录,进行定期或不定期的检查,做好监督各部门档案管理工作。
第八条档案销毁规定
公司档案文件销毁:档案在超出规定保存期限一年后,可由公司档案管理员整理出库进行销毁。销毁档案时必须慎重从事。销毁前要列明销毁清单,由公司档案管理员填写《文件资料销毁清单》进行申请,报销毁资料所属部门的部门经理、主管副总审批,最后经总经理同意后,两人以上执行销毁程序,并在销毁清单上签字确认。销毁档案要严格执行保密规定,销毁清单由公司档案员留存,以便备查。
部门档案文件销毁:部门形成的文件资料无利用价值时,可由本部门资料员填写《文件资料销毁清单》。提出销毁申请,部门经理审批同意后,两人以上执行销毁程序并签字确认。销毁清单由本部门资料员留存,以便备查。
第九条档案借阅
1、因工作需要借阅公司档案的,应事先填写档案借阅单,逐级审批同意后方可借阅。
2、员工不得携带公司重要的文件材料外出,确因工作需要外带时,需在填写档案借阅单时注明外带原因,待审批同意后方可外带,用毕归还。
3、借阅档案者必须对所借档案妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等,更不能随意乱放,以免遗失。
4、部门档案借阅由资料员填写《文件收存、借用登记》做好记录,借阅人签字确认,并按时归还。
第十条档案备份规定
公司所有有价值的文件、报表、业务资料等档案,须存有电子扫描文档,无法电子扫描文档的,必须做好备份。
第十一条档案保管
1、公司档案员在接收文件资料存档时,必须认真验收,填写《文件资料移交登记表》,送档人和接档人均须签字确认,完成档案交接手续。
2、存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等,按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。
3、档案管理员要定期对库存档案进行清理核对,做到帐、物相符,对破损或载体变质的档案,要及时进行修补和复制。库存档案如移交、作废和遗失时,须注明原因,保存依据。
第十二条档案保密规定
公司所有人员均应严格遵守公司的保密规定,违者依据公司“奖惩条例”严肃处理。
第二部分:档案管理实施细则
第一条档案文件的日常管理
1、各部门文件资料的日常管理由资料员负责。在各项工作中形成的具有保存价值的文件资料,经办人应及时将原件交资料员登记收存(如提交复印件必须说明原因),并在《文件资料收存、借用记录表》签字确认。如经办人没有签字确认,视同该资料没有收存。
2、外单位来文由部门资料员(或接文人转交资料员)接收,并在《文件资料收存、借用记录表》上做登记。
3、发文由部门资料员填写《发文记录表》,做好文号、发送单位、文件标题及内容摘要、份数的登记,并及时让接收人签字确认。
4、工程项目档案资料在项目开发过程中由各经办部门自行负责保管,以便于及时查找,待工程阶段性完工后移交总经理办公室统一保管。
第二条档案文件借用及移交规定
1、借用文件必须严格履行借用手续。所借文件仅限于经办业务有关,借用人在借用部门档案时,须经部门资料员在《文件收存、借用记录表》上做好登记后,方可借阅。跨部门借阅档案时,须经借用人部门经理同意。
2、所借文件资料须为原件时,出借文件资料的部门资料员必须预留一份复印件或扫描件,以防不时之需。
3、文件资料借出后,出借部门的资料员应根据《文件收存、借用记录表》的记录,做好文件借出后的追踪工作,负责按规定时间及时收回,防止遗失。
4、跨部门借用文件资料并不再归还时,则作为移交处理。此时须由出借部门填写《文件收存、借用记录表》,双方部门资料员签字确认后,在备注栏内注明移交,则该文件的保管责任人由移交部门资料员转至接收部门资料员。
5、文件资料归还时,必须当面点清,并查看文件资料的是否完整,如有缺损,应由借用人书面写明原因,并经出借部门经理和借阅部门经理双方签字确认。
6、部门资料员应在文件资料借出、移交及收回后,及时填写《文件资料收存、借用及移交记录表》,更新文件保存记录。
第三条文件资料目录定期上交
每月初第一个工作日,部门资料员须将《发文记录表》和《文件资料收存、借用记录表》整理清晰后,填写《部门文件档案目录》并校对,部门经理须确认是否交公司存档、预计存档时间和是否进行电子存档栏,核对签字后由资料员交总经理办公室。
第四条各部门文件资料归档范围和移交时间
1、各部门文件资料按照《各部门文件资料归档范围和移交时间》进行管理,未涉及到的其它文件资料由部门经理和主管副总确认存档部门及移交时间.。
2、档案管理操作细则所指的部门自行保管的文件资料不包括在项目开发中形成的各类合同。除人力资源部的劳动合同外,其他各类合同均须按规定在双方签订后三个工作日内连同《合同审批表》一并交总经理办公室统一保存。
第五条对于工程各类图纸、文件资料等,按照《工程技术档案管理细则》执行。
附表1:《文件资料收存、借用记录表》
附表2:《发文记录表》
附表3:《部门文件资料目录》
附表4:《案卷总目录》
附表5:《卷内备考表》
附表6:《卷内文件目录》
附表7:《文件资料移交记录表》
附表8:《文件资料销毁清单》
附录9:《部门文件档案归档范围及移交时间》
第二章图书及报刊杂志管理规定
根据工作需要和有利于员工发展的原则,公司出资为部门和个人购进一批图书和杂志,为方便大家互相借阅和学习,制定规定如下:
第一条、图书和报刊杂志的采购
1、图书的购买:根据需求,个人或部门向上级报批需购买图书的名称和价格,500元以下由部门经理批准后自行购买;500元以上须经总经理批准。
2、报刊杂志的订阅:各部门可根据工作和业务需要,在每年年底(11月—12月)申请订阅相关报刊,申请时须列出明细。总办汇总所有需订报刊明细报总经理签批后,统一办理订阅手续。
3、每年中,如因工作需要各部门需临时订购的杂志报刊,由各部门自行订购。
第二条、图书的管理
1、经公司同意购进的图书,须经总办登记、盖章,并经整理编制目录后,由所需部门在办公系统上填写《图书借阅申请单》办理申领或借阅手续,由部门经理指定专人保管(资料员)。
2、总办将公司所有的已存图书编制成目录,在办公系统上进行公布,以便供大家共享、互相借阅。总办负责录入新买的图书,将网上的图书目录及时更新。
3、公共类的用书由总办保存,各部门的人员借阅必须到总办办理相关手续并按时归还。
4、专业性的图书由各部门的资料员自行保存,如有本部门的人员或其他部门的人员借阅,也须按规定办理借阅手续并定期归还;专业用书严禁以个人名义长期保存,须存部门以上的资料库(专业所必须的工具书除外)。
第三条、报刊杂志的管理
1、经总经理签批后的各部门所订报刊,由总经理办公室与各部门经理确认后,再整理成公司各部门全年订阅分发报刊明细,由总台进行发放。
2、各部门自定的相关专业报刊须交总经理办公室,纳入公司报刊总分发明细表。
3、总办负责汇总所有部门本年度的报刊杂志目录,公布到公司内部网上,以便大家共享和互相借阅,临时需要
篇2:某公司行政人事部司机岗位职责说明书
公司行政人事部司机岗位职责说明书
职位名称:司机
职位代码
所属部门:行政人事部
职系
职等职级
直属上级
薪金标准
填写日期
核准人
职位概要:
负责公司出行车辆的需求,车辆的保管和维修等。
工作内容:
1.自觉遵守国家的交通法规、方法和公司的车辆管理规定。杜绝无证开车、酒后开车、开快车、乱闯红灯以及随意停放车辆等违章行为。保证行车安全和车辆安全;
2.熟悉重庆道路交通情况,做到既快捷又节约地完成各项交通任务;
3.服从领导安排,凭《派车单》执行任务,紧急情况可先出车后补单。用车完毕后,请相关使用人及时在《车辆行驶记录表》中确认;
4.开车时集中精神,确保人身和车辆安全。开文明车,文明服务;
5.爱护车辆,保持车容整洁,性能完好;坚持每天保持车辆的清洁,每周清洗,每月检修一次,确保车辆具有良好的运行状态;
6.除外勤及休息外,不做与工作台无关的事,随时接受出车任务;
7.做好车载证件、物品、工具及车辆的防盗工作;
8.车辆必须停在指定的车场,如乱停乱放,造成车辆划伤、损坏、被盗责任由司机承担。
9.未经领导批准,不擅自外借、滥用和公车私用;
10.及时办理车辆养路费、保险费、营运费的交缴和年审、办证、换证工作;
11.坚持安全教育和业务学习,努力提高驾驶和维修保养技能;
12.车辆故障及进送至指定维修单位维修,及时取车,把好修理验收关,努力节约;
13.完成上级交办的其他事务。
任职资格:
教育背景:
◆高中以上学历。
经验:
◆5年以上驾龄,C1以上驾照,本市户口,熟悉市内路线。
态度:
◆积极进取,责任心强,很强的自我约束力,独立工作和承受压力的能力;
◆人际沟通、交往能力强;
◆高度的工作热情,良好的团队合作精神。
工作条件:
工作场所:办公室,经常出差。
环境状况:基本舒适。
危险性:基本无危险,无职业病危险。
直接下属间接下属
晋升方向轮转岗位
篇3:某公司行政人事部司机岗位职责
公司行政人事部司机岗位职责
1.自觉遵守国家的交通法规、方法和公司的车辆管理规定。杜绝无证开车、酒后开车、开快车、乱闯红灯以及随意停放车辆等违章行为。保证行车安全和车辆安全;
2.熟悉重庆道路交通情况,做到既快捷又节约地完成各项交通任务;
3.服从领导安排,凭《派车单》执行任务,紧急情况可先出车后补单。用车完毕后,请相关使用人及时在《车辆行驶记录表》中确认;
4.开车时集中精神,确保人身和车辆安全。开文明车,文明服务;
5.爱护车辆,保持车容整洁,性能完好;坚持每天保持车辆的清洁,每周清洗,每月检修一次,确保车辆具有良好的运行状态;
6.除外勤及休息外,不做与工作台无关的事,随时接受出车任务;
7.做好车载证件、物品、工具及车辆的防盗工作;
8.车辆必须停在指定的车场,如乱停乱放,造成车辆划伤、损坏、被盗责任由司机承担。
9.未经领导批准,不擅自外借、滥用和公车私用;
10.及时办理车辆养路费、保险费、营运费的交缴和年审、办证、换证工作;
11.坚持安全教育和业务学习,努力提高驾驶和维修保养技能。
12.车辆故障及进送至指定维修单位维修,及时取车,把好修理验收关,努力节约。
13.完成上级交办的其他事务。