公司会议管理工作制度
公司会议管理制度
会议管理制度
1、目的:为规范公司会议管理,提高会议质量,降低会议成本,特制定本制度。
2、适用范围:本制度适用于广州市百利文仪实业有限公司广州总部会议管理。
3、管理权责:
3.1总经办负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。
3.2会议提拟人或主办部门(含各中心/部门)负责会议的组织工作,并有权对违反本制度的行为提出处罚。
3.3会议的审批权限详见“5.1会议提拟与审批”。
4、会议分类:
序
号
会议名称
主题/特点
类别
主持人
参加人
1
例会
(含早会)
固定时间、固定汇报程序,
尽量解决即席提出的问题。
公司例会
主办中心/部门
负责人
部门/中心或公司
全体人员
2
动员会
发言固定、没有讨论程序
公司临时
行政会议
主办中心/部门
负责人
会议提拟人提拟
3
研讨会
对某一课题或问题切磋、探
讨,不一定有结果
公司临时
行政会议
中心/部门
负责人
会议提拟人提拟
4
鉴定/评审会
对某事物的价值、性能,质
量鉴别,必须有结论
公司临时
行政会议
集团总经理或其指定
会议提拟人提拟
5
专题会
为某一专题而开,必须有结
论
公司临时
行政会议
提拟人指定
会议提拟人提拟
6
评比会
一般在年底或某一重大活动
结束后召开
公司例会
人力资源中心
总监
会议提拟人提拟
7
总结会
总结前一段工作,研究、部
署下阶段工作
公司例会
中心/部门
负责人
会议提拟人提拟
8
汇报会
下级向上级或有关人员汇报
工作情况
公司临时
行政会议
会议提拟人指定
会议提拟人提拟
9
调度会
任务安排,人员派遣,设备
物资情况的调动
公司临时
行政会议
会议提拟人提拟
会议提拟人提拟
10
部门例会
各中心/部门固定汇报程序
部门会议
中心/部门负责人
自定
5、管理内容:
5.1会议提拟与审批。
5.1.1公司月度例会无须提拟和审批。
5.1.2公司临时行政会议、公司年度例会由集团总经理直接提拟或由议题涉及业务的主办部门负责人提拟、集团总经理批准。
5.1.3部门会议由各部门自行安排,但会议时间、参加人等,不得与公司会议冲突。其中,中心/部门会议属非例会性质且需另行核给专项费用的,应向上一级主管部门报批同意;属例会性质的,由本中心另行提拟方案呈报集团总经理批准后执行。
5.2会议计划与统筹。
5.2.1每月28日前,总经办应与各部门协调确定下月计划召开的临时行政会议,统一报集团总经理审批后,汇同公司月例会编制《月度会议计划》,于月底前发放至各部门负责人。
5.2.2凡总经办已列入计划的会议,如需改期,或遇特殊情况需安排新的临时行政会议时,会议召集部门应提前2天完成会议提拟和报批手续,并报请总经办调整会议计划。未经总经办同意,任何人不得随意打乱正常会议计划。
5.2.3会议安排的原则为:小会服从大会,局部服从整体,临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为:公司例会、公司临时行政会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。
5.3会议准备。
5.3.1会议通知遵照以下规定:
1、已列入月度会议计划表的会议,月中无调整的,不再另行通知,由中心/部门按计划表直接通知与会人;
2、属下列情况之一者,按“谁提拟,谁通知”的原则进行会议通知:
(1)未列入月度会议计划而临时提拟的会议;
(2)虽然已列入月度会议计划,但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明;
(3)其它提拟人认为应另行通知的情况。
3、会议通知期一般应提前一天以上,通知对象为与会人、会务服务提供部门;
4、会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议,应以会议通知单进行书面通知;涉及多个部门和参加人数众多的大型会议,主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。
5.3.2会议的其它准备工作遵照以下规定:
1、会议提拟部门应提前做好会议资料(如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等)准备的组织工作;
2、会务服务提供部门应提前做好会务准备工作,如落实会场,布置会场,备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等;
3、公司总部召开的公司级会议会务服务统一归口总经办负责。
4、部门在总部召开的会议需用公共会场的,应向会议室管理部门(人力资源部)书面提出,由会议室管理部门(人力资源部)统筹安排。
5.4会议组织。
5.4.1会议组织遵照“谁提拟,谁组织”的原则。
5.4.2会议主持人须遵守以下规定:
1、主持人应不迟于会前5分钟到达会场,检查会务落实情况,做好会前准备。
2、主持人一般应于会议开始后,将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等,进行必要的说明。
3、会议进行中,主持人应根据会议进行中的实际情况,对议程进行适时、必要的控制,并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言,以确保议程顺利推进及会议效率。
4、属讨论、决策性议题的会议,主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述,适时提交与会人表明意见;对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。
5、主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人(部门)、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。
5.4.3与会人须遵守以下规定:
1、应准时到会,并在《会议签到表》(详见附件3)上签到。
2、会议发言应言简意赅,紧扣议题。
3、遵循会议主持人对议程控制的要求。
4、属工作部署性质的会议,原则上不在会上进行讨论性发言。
5、遵守会议纪律,与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处,原则上不允许接听电话,如须接听,请离开会场。
6、做好本人的会议纪录。
5.4.4多个部门参加的临时行政会议原则上由集团总经理主持,集团总经理另有授权的,从集团总经理授权。
5.4.5公司月度例会、临时行政会议一般应控制在2小时以内,根据会议进行情况确需延时的,主持人须征得与会人员同意。
5.4.6主持人为会议考勤的核准人,考勤记录由会议记录员负责。
5.5会议记录。
5.5.1公司各类会议均应以专用记录本进行会议记录。
5.5.2公司各类会议原则上应确定专人负责记录。会议记录员的确定应遵守以下规定:
1、各部门应常设一名会议记录员(一般为本部门的内务文员,名单报总经办备案),负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作。
2、会议记录遵照“谁组织,谁记录”的原则,如有必要,主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要,临时指定会议记录员。
3、集团总经理主持的公司例会、临时行政会议原则上由集团总经理秘书负责会议记录工作,集团总经理另有指定的,从集团总经理指定。
5.5.3会议记录员应遵守以下规定:
1、以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录,根据需要整理会议纪要。
2、会议记录应尽量采用实录风格,确保记录的原始性。
3、对会议已议决事项,应在原始记录中括号注明“议决”字样。
4、会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名。
5、做好会议原始记录的日常归档、保管工作,及时将经主持人核准的《会议签到表》的考勤记录报考勤人员。
5.5.4下列情况下,应整理会议纪要:
1、公司各类临时行政会议;
2、须会后对会议精神贯彻落实进行跟进的会议;
3、其它主持人要求整理会议纪要的会议。
5.5.5会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定。公司各类临时行政会议的会议纪要须报总经办一份存档备查。
5.5.6会议原始记录的备档按以下规定:
1、本部门负责组织的公司各类行政会议的会议记录,由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管,但用完后的记录本应作为机要档案及时转总经办统一归档备查。
2、本部门会议记录由本部门常设会议记录员统一归档备查。
5.5.7会议记录为公司的机要档案,保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。
5.6会议跟进。
5.6.1会议决议、决策事项须会后跟进落实的,遵照“谁组织,谁跟进”的原则;会议主持人另有指定的,从主持人指定。
5.6.2集团总经理主持的会议的会后跟进工作原则上由总经办负责落实,集团总经理另有指定的,从集团总经理指定。
5.6.3会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。
5.7奖惩。
5.7.1奖励。按《奖惩管理制度》执行。
5.7.2迟到、早退、缺席。
1、迟到。所有参加会议的人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的,计为迟到。
2、早退。凡参加会议人员,如未经主持人同意在会议召开结束前5分钟提前离开
会场的,计为早退。
3、缺席。凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的,计为缺席。
5.7.3处罚。
1、无正当理由迟到、早退每次处10元的罚款。
2、无正当理由缺席每次处以20元的罚款。
3、凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的,以上处罚由传达人承担。
6、附则。
6.1本制度由集团总经办负责解释。
6.2凡本制度未明确规定的奖惩,按《奖惩管理制度》有关规定执行。
6.3本制度由集团总经理批准后生效,自颁布之日起执行。
篇2:工会劳动保护会议工作制度
1、为了加强工会劳动保护工作,每月召开一次工会劳动保护会议,工会劳动保护委员会和各班组劳动保护检查员参加会议。
2、会议主要研究讨论工会劳动保护工作,提出在施工中存在的安全隐患问题,并对行政提出整改意见和预防措施。
3、根据生产作业情况,在主要工序作业施工前,配合安全部门对施工人员进行安全教育,进行安全技术交底,督促行政部门完善安全措施。
4、班组实行班前会议制度,在每天工作前由劳动保护检查员(或负责安全人员)以口头形式交待施工安全注意事项。
5、工会劳动保护会议要有会议纪要。
篇3:某烧结厂安全生产会议工作制度
1、目的
为了认真贯彻落实国家有关安全生产的法律、法规和公司各种安全管理制度,加强安全生产监督管理,进一步提高烧结厂安全生产管理水平和工作效率,建立强有力的安全生产指挥系统和安全责任管理网络,结合我厂实际情况制定本办法。
2、适用范围
本办法适用于烧结厂各车间、科室。
3、管理职能
3.1烧结厂安全管理部门负责本制度的监督检查与实施。
3.2各部门按制度要求负责具体实施。
4、管理内容及要求
4.1烧结厂安全生产管理委员会议
4.1.1安全生产管理委员会职责
4.1.1.1审议安全生产规划和计划,以及安全生产的重要管理制度与事项。
4.1.1.2负责研究安全生产的重大问题,提出整改和改进意见。
4.1.1.3每半年总结、分析安全生产情况,研究安全生产对策,指导安全生产。
4.1.1.4?负责组织开展重大安全生产活动。
4.1.2各部门必须认真贯彻落实国家有关安全生产的法律、法规,认真执行“安全第一,预防为主、综合治理”的安全生产方针,坚持党政工团齐抓共管和全面落实安全生产责任制,大力推行安全生产标准化,并自觉接受厂安全生产委员会对安全生产工作的监督管理。
4.1.3烧结厂安全生产委员会会议、扩大安委会会议、突发安全事故紧急会议由主管厂长主持召开,安委会成员及部门专(兼)职安全员参加。厂安全生产委员会下设办公室负责日常工作,办公室设在厂安监科。
4.1.4厂安委会成员必须认真学习国家、市及公司有关安全生产的重大方针政策,并通过职能部门组织具体实施。应及时研究决策厂安全生产的重大问题,对全厂的安全生产负责。
4.1.5安委会应认真听取各部门落实安全生产工作的情况汇报,审查月安全工作总结和下月工作计划。组织安排全厂安全工作,部署职能科室及部门实行全员、全过程、全方位的安全监管,实现安全生产。
4.1.6厂安委会成员有权参加相关事故分析会议,查询有关档案资料,并向有关人员了解情况。安委会有权审定在安全生产工作中的各项重大奖惩决定。
4.1.7安委会成员在对各部门进行安全检查过程中,凡发现的违章违纪行为及各类事故隐患,有权责令其立即纠正和排除,要求其限期改正、制定防范措施并提出行政或经济考核。
4.1.8厂安全生产委员会实行工作例会制度,应每月召开一次例会,主要听取有关职能部门及各车间前期落实或检查安全工作的情况汇报,研究部署近期工作,并对需要厂里协调的问题做出处理结论。
4.1.9在紧急情况下,由厂安委会办公室或大多数委员提议,可随时召开安委会或扩大会议,研究处理重大安全问题或通报重要安全生产事故通知。安委会会议应有正式文字记录,会后应有会议纪要。
4.1.10各部门应建立安全责任人管理网络,并报厂安全管理部门备案,受厂安全生产委员会领导。
4.2烧结厂安全生产工作例会
4.2.1烧结厂安全工作例会、事故报告分析会由厂安全管理部门主持召开,厂专、兼职安全员或相关事故部门人员参加。
4.2.2安全工作例会应认真传达上级主管部门新的安全生产方针、政策和法规,各部门要总结上一周安全情况及需要厂里统一协调的问题。认真贯彻落实公司安全工作的最新指示和任务,对各类通报的事故案例传达及分析等。
4.2.3组织协调各部门根据生产实际及时制定修改安全技术操作规程、隐患排查治理工作,落实安全检查中的各类违章违纪及隐患问题,限期拿出具体处理意见。
4.2.4组织各部门安全员经常深入生产一线进行互查,总结推广好的安全生产管理先进经验,指导各部门做好职业安全健康卫生防护工作;定期组织各类重大危险源应急预案的现场演练工作。
4.2.5厂安全生产工作例会实行每周例会制度,定于每周二召开。在特殊情况下,安全部门可根据工作需要随时召开例会,会议应有正式文字记录,会后形成会议纪要。
4.3班组安全会议
4.3.1班组级安全会议由班组长或班组安全员组织召开。(部门负责人和职能人员每班组至少参加一次)
4.3.2班组安全会议应集中学习讨论烧结厂安全工作安排中的学习内容及上级主管部门关于安全生产工作的方针、政策和规定。传达厂、车间关于安全工作的要求,学习讨论事故通报及公司内外发生的事故案例,落实防范类似事故的管理措施,避免重蹈覆辙。
4.3.3检查讨论一周以来部门(班组)安全确认制与标准化情况,现场作业环境、生产设备、以及人的不安全行为,发现查明各种危险和隐患,查找身边危险因素并开展预知教育。
4.3.4检查讨论一周内本班组发生的违章违纪情况、险肇及工伤事故,严格按照“四不放过”要求分析整改(定措施、定整改时间、定责任人)。需要上报的隐患要注明所采取的临时防范措施。
4.3.5班组安全会议定于每周一召开,部门负责人及职能人员视工作情况参加,每月不得少于一次,会议应有正式文字记录。
5、检查与考核
5.1各级安全生产会议必须按要求定期组织召开,参加会议人员应准时到会,无故缺勤者。确有特殊情况的,应及时进行补课。
5.2各级安全生产会议要讲求实效,发言与意见内容要具体简明扼要,会议内容要在《班组安全管理台帐》或《工作手册》上体现,并有逐级领导审签。
5.3对违反本制度的部门及责任人,参照《天津天钢联合特钢有限公司烧结厂安全考核细则》进行经济考核。