房地产公司质量手册:文件控制程序

房地产公司质量手册:文件控制程序

1.目的

通过对质量体系运行有关文件的控制,确保在项目的开发建设过程中能得到和使用相关的有效文件。

2.范围

本程序适用于公司所有与质量活动有关的文件控制,包括外来文件和资料。

3.职责

3.1工程部是文件控制的主管部门,主要负责:

指导、监督各部门对文件控制的执行情况;

质量手册和质量管理作业文件的归口管理工作。

3.2总经理工作部负责公司的档案管理工作以及图书、标准、规范、信函传真等外来文件和资料的归口管理工作;

3.3各部门负责分管范围内的文件管理工作;

3.4项目部负责图纸及工程项目的有关文件的归口管理工作。

4.控制程序

4.1受控文件的范围:

4.1.1用以指导质量体系运行的文件和资料,包括质量手册、程序文件和质量管理作业文件;

4.1.2用以指导项目具体运作的文件和资料;

4.1.3外来文件和资料,包括:法律法规、标准、规范等图书资料以及信函、传真等其它外来文件和资料。

4.2文件和资料的编制与审批

4.2.1根据质量体系文件中的有关规定,由文件的归口管理部门负责编制文件,并由规定的授权人进行审核和批准:

a.《手册》和程序文件由工程部编制,管理者代表审核,公司总经理批准;

b.质量管理作业文件由各归口管理部门编制,部门经理审核,管理者代表批准;

c.项目运作性文件由归口管理部门编制,根据各业务活动的有关规定,由相应人员进行审核和批准。

d.外来文件由总经理工作部负责审核、登记,由总经理工作部经理或分管副总经理批准下发。

4.2.2文件的编写要求,执行Q/TZH-WI-007《质量体系文件编写导则》的规定。

4.3文件的标识与发放

4.3.1文件的编制部门依据Q/TZH-WI-006《文件编码规定》所规定的范围和方法,对文件进行编号。

4.3.2对质量手册和质量管理作业文件,需加唯一性标识以识别,对合同、工程图纸以及其它项目运作性文件,具备授权人签字或盖章后即为有效,日常使用的法律法规等资料,不需加盖受控章。

4.3.3根据文件的发放范围,由发放部门做好发放登记,填写“文件发放登记表”。公司内部编制的文件,可在文件的原件上加盖发放章,登记发放情况。

4.3.3各部门资料员负责签收文件,填写“文件接收登记表”。

4.4文件的更改

4.4.1文件需要更改时,由更改部门填写“文件更改申请/通知单”,说明更改的理由和内容,并由原审批人审批,当原审批人因故不能审批时,应向指定的审批人提供审批所需要的背景资料。

4.4.2文件的原编制部门负责将审批通过的“文件更改申请/通知单”发至各部门资料员。

4.4.3各部门资料员根据“文件和资料更改申请/通知单”进行更改,在文件的“更改记录”中做好记录。对于局部改动,采用手写更改方式,并在更改处注明更改状态,以字母“G”加顺序数字表示,如“G3”代表本文件和资料的第三处更改。如一页中有多处改动或考虑到文件的完美性,可采用换页的方式进行修改。文件经过多次修改或主要内容修改后,应换版发行。

4.4.4对图样的修改,执行Q/TZH-WI-010《图纸管理规定》。

4.5文件的保存与回收

4.5.1对归档文件和资料的保存和管理,执行Q/TZH-TY-WI-008《档案管理办法》。

4.5.2对各部门保存的文件资料,由部门资料员负责妥善保管,防止污损遗失,保存期限为一般为3年,超过保存期的,由各部门资料员负责进行销毁并做好记录。

4.5.3受控文件不得随意复印,需要时,应向其归控管理部门申请,批准后,方可进行复制。

4.5.4文件换版后,由原发放部门负责将作废版本进行回收,并进行记录,对作废的文件和资料需保留以备参考时,应加盖“作废”章予以标识。

4.6外来文件的控制

4.6.1对外来文件,由接收部门负责进行签收、登记和处理,纳入到受控文件的管理范围。

a)上级机关下发的行政和管理性文件以及房地产开发的法律法规,由总经理工作部负责签收登记,交分管领导签批后贯彻实施;

b)工程施工技术类文件,由工程部负责保存和处理,对建筑施工类的国家、地区和行业标准、工艺、技术规范等,由工程部审核其是否为有效版本,并提供有效版本清单,发放项目部使用。

c)项目经营运作的有关文件和顾客提供的文件等,由策划营销中心负责处理。

4.6.2各部门按照分工管理范围,负责主动收集相应的外来文件(如:最新颁布的法律法规、技术标准、规范、上级政府主管部门的有关政策等),并对文件的落实情况进行相应的跟踪。

4.7项目部负责工程项目的图纸使用管理,执行Q/TZH-WI-010《图纸管理规定》。

4.8总经理工作部负责公司的档案管理,各部门按分工做好本部门的档案管理工作,执行Q/TZH-WI-008《档案管理办法》。

4.9总经理工作部负责公司的信函管理,做好信函的收发和处理工作,执行Q/TZH-WI-011《信函管理办法》。

4.10总经理工作部负责公司的图书资料管理,执行Q/TZH-WI-009《图书资料管理办法》。

4.11工程部负责对各部门的文件控制情况进行日常的监督检查,并结合质量管理体系审核以及整改等工作,进行检查指导。

5.质量记录

5.1QR05-01文件发放登记表

5.2QR05-02文件接收登记表

5.3QR05-03文件借阅登记表

5.4QR05-04文件更改申请/通知单

5.5QR05-05受控文件清单

6.支持性文件

6.1Q/TZH-WI-006《文件编码规定》

6.2Q/TZH-WI-007《质量体系文件编写导则》

6.3Q/TZH-WI-008《档案管理办法》

6.4Q/TZH-WI-009《图书资料管

理办法》

6.5Q/TZH-WI-010《图纸管理规定》

6.6Q/TZH-WI-011《信函管理办法》

6.7Q/TZH-WI-012《文件受控专用章管理规定》

篇2:企业经营部文件档案管理控制程序

公司经营部文件档案管理控制程序

经营部档案定义:从经销商合同、采购合同、合格供方资料及评审记录、市场调研资料、企业整体形象宣传资料、客户联系资料(含总代理及所有专卖店)、客户经营情况、客户订单(包括产品订单、展厅设备订单、宣传资料《广告画》订单)、客户书面反馈情况、经营部投标文件、量体订制的客户个人资料、发货记录、部门合同评审资料、空白合同、经营部会议记录、经营部职员工作总结报告、经营部工作计划、经营部制度及工作程序文件、经营部职员出差记录等经营资料中转化为经营部留底备查的资料统称为经营部档案。

一、目的

通过对经营部档案的管理确保公司所有经营资料的完整性并保障公司经营活动的可追溯性,有效督导经营部职员严格执行相关工作程序并作为公开、公平考核经营部职员工作成绩的依据。

二、适用范围

适用于经营部所有工作人员的档案管理,并作为经营部人员文件处理程序指导文件。

三、管理职责

3.1经营部配备档案管理员运用专用电脑及文件柜开展档案管理工作。

3.2档案管理员负责经营部档案的电脑输入、输出处理及分类整理、保密管理,提供档案处理意见;负责对档案的完整性及审批程序与公司工作程序及制度的核对工作;负责管理档案的借阅、外调;负责客户定单的传真、确认工作。

3.3经营部主管负责档案管理员的工作指导、监督及档案资料处理的建议工作;负责经营部职员经营资料的监督管理及相关经营资料评审程序监督管理。

3.4经营部职员按工作程序开展工作并配合档案管理员工作及时提供准确、全面的经营资料,以便于转化为经营部档案。

3.5财务部负责经营部合同、定单、发货记录等经济类档案的审计、统计、报告工作;负责经营部档案管理专用电脑与财务部电脑联网的管理工作。

3.6总经理负责财务部与经营部档案管理工作的协调及监督;负责经营部经营资料归档情况的监督;负责经营部档案借阅、外调的审批及经营部档案处理的最终审批。

3.7董事长负责财务部对经济类档案管理工作的监督审核及报告的审批。

四、管理程序

4.1经营部合同必须依照公司相关要求逐级审批后签订并结合合同评审文件方可视为有效文件存档。

4.2客户订单经逐级审批后发货的文档方可视为有效文件存档。

4.3客户反馈情况的书面报告、经营部职员工作总结报告、经营部工作计划(工作报告)经有关人员或领导批示意见后方可视为有效文件存档。

4.4经营部会议记录由参会人员签名后作为有效文件存档。

4.5客户联系资料、客户经营情况由客户负责人签名后作为有效文件存档。

4.6经营部投标文件经公司领导确认标书内容之日起存档。

4.7量体订制的客户个人资料自客户验收产品之日起存档。

4.8发货记录自仓库发货并传真客户确认之日起作为有效文件存档。

4.9经营部职员出差记录、经营部制度及工作程序文件由经营部负责人签名确认后交档案管理员整理记录作为有效文件存档。

4.10档案管理员将1-9文件转化为档案时必须依据有效文件要求进行核对后方可进行文件转化处理。

4.11档案管理员发现不符合要求的文件应反馈至经营部负责人进行监督协调,保障文件的有效性。对于未按程序要求确立的文件经营部负责人应调查研究事情原因并出具说明性文件交总经理审批后作为该文件的补充资料一同交档案管理员进行存档管理。

4.12档案管理员应对不完整的文件监督并催促相关人员或领导补充完整进行转化并管理。

4.13档案管理员应先对有效文件进行分类整理编号,并就文件名称、文件编号、主题内容、归档时间、档案年限、存放位置等相关内容输入专用电脑并按数据库管理要求进行档案管理。

4.14档案管理员的档案柜应进行分类编号并将档案按电脑内所示内容及存放位置放入专用档案柜。

4.15经营部打印资料由档案管理员于专用电脑及设备进行操作,便于文件的转换工作。未在专用电脑中处理过的合同文件必须原文输入电脑,合同原件放于档案柜内。

4.16财务部电脑与经营部档案管理专用电脑联网并进行维护工作。便于随时查阅、审核、统计合同、发货单、客户订单等相关经济类档案资料。

4.17借阅经营部档案须经营部负责人同意;外调经营部档案须经经营部负责人同意并有总经理签名同意。档案管理员应对借阅、外调档案进行登记并及时督促回收。

4.18档案管理员应参照《公司机密管理程序》保证经营部档案的保密工作,设置电脑密码、锁好档案柜,保管好钥匙。保障档案的整洁,进行对档案柜防潮、防虫处理,对电脑资料进行及时备份处理。

五、奖惩条例

5.1档案管理员恪尽职守,保证了文件转化为档案资料手续的准确正规,保证了档案资料的机密性、保证了公司经营的有效追溯的将进行表彰及相应的经济奖励。

5.2经营部职员能主动、及时、准确、全面的提供文件资料进行归档工作,全力配合档案管理员进行工作的将进行表彰并将能此工作配合和档案资料内体现的内容作为经营部职员工作考核、评定工资、奖金的主要依据。

5.3对于违反档案管理程序条例,未按程序进行文件审批,不准确、全面提供文件资料,未配合档案管理员工作的将进行批评、警告及经济处罚并作为工作不良记录存档,供工作考核、评定工资、奖金时的重要依据。

5.4对于未按照本程序进行操作的档案管理员按所造成的影响和损失进行批评、警告及相应经济处罚,并作为工作考核、评定工资、奖金的主要依据。

5.5对于未经许可私自动用档案管理专用电脑,私自开启档案柜,私自调阅档案资料,私自对进行档案资料复印、拷贝的将依照《公司机密管理程序》相关条款进行处罚并作为不良记录存档。

篇3:某安全保证体系文件控制程序

1目的

本项目应对与安全保证体系有关的文件和资料进行控制、确保各有关作业场所使用有效版本的文件,防止使用失效或作废文件。

2职责

项目副经理是文件控制的主要领导;

资料员是文件管理的主要部门,负责登记、传阅及分发;

项目安全员是收集文件并汇编的责任人员。

3程序概要

3.1文件和资料的分类

(1)安全保证体系手册,作业指导书,安全记录;

(2)法律、法规、规范;

(3)技术文件、标准、施工组织设计、专项施组,各项施工方案;

(4)其他管理文件、合同、协议、管理规章制度。

3.2文件和资料的受控、非受控、标识及有效版本

3.2.1受控

受控文件,经过受控标识,在项目部执行的文件,均属受控文件。

3.2.2非受控

非受控文件,不需本项目部执行的文件,均属非受控文件。

3.2.3标识

凡是文件都需标识,加盖受控章,非受控文件不加盖受控章,作废文件在左上角加盖"作废"以示标识。

所有文件均须字迹清楚,注明日期(包括修订日期),标识明确,妥善保管,以便查找,并在规定期间内留存。

4文件的批准

4.1安全标准体系手册由项目经理批准后,报公司各部门审批后,由公司副总经理或管理者代表批准后发布。

4.2施工组织设计,由公司总工程师审批。

5文件的销毁

5.1本项目无权销毁任何资料和文件。

5.2文件的归档及保管

5.3涉及工程类的有关资料竣工后,办理归档手续,有关部门安全记录竣工后保存两年。

6文件的记录

6.1文件收文记录

6.2文件传阅及发文记录

6.3文件批准记录