商品采购合同管理规程

一、商场采购合同的内容

商场采购合同的条款构成了采购合同的内容,应当在力求具体明确,便于执行,避免发生纠纷的前下,具备以下主要条款:

1.商品的品种、规格和数量

商品的品种应具体,避免使用综合品名;商品的规格应规定颜色、式样、尺码和牌号等;商品的数量多少应按国宝统一的计量单位标出。必要时,可附上商品品种、规格、数量明细表。

2.商品的质量和包装

合同中应规定商品所应符合的质量标准,注明是国家或部颁标准;无国家和部颁标准的应由双方协商凭样订(交)货;对于副、次品应规定出一定的比例,并注明其标准;对实行保换、保修、保退办法的商品,应写明具体条款;对商品包装材料、包装式样、规格、体积、重量、标志、及包装物的处理等,均应有详细规定。

3.商品的价格和结算方式

合同中对商品和价格的规定要具体,规定作价的办法和变价处理等,以及规定对副品、次品的折扣办法;规定结算方式和结算程序。

4.交货期限、地点和发送方式

交(提)货期限(日期)要按照有关规定,并考虑双方的实际情况、商品特点和交通运输条件等确定。同时,应明确商品的发送方式(送货、代运、自提)。

5.商品验收办法

合同中要具体规定在数量上验收和在质量上验收商品的办法、期限和地点。

6.违约责任

签约一方不履行合同,违约方应负物质责任,赔偿对方遭受的损失。在签订合同时,应明确规定,供应者有以下三种情况时应付违约金或赔偿金:

(1)未近合同规定的商品数量、品种、规格供应商品;

(2)未按合同规定的商品质量标准交货;

(3)逾期发送商品。购买者有逾期结算货款或提货,临时更改到货地点等,应付违约金或赔偿金。

7.合同的变更和解除条件

在什么情况下可变更或解除合同,什么情况下不可变更或解除合同,通过什么手续来变更或解除合同等情况,都应在合同中予以规定。

除此之外,采购合同应视实际情况,增加若干具体的补充规定,使签订的合同更切实际,更有效力。

二、采购合同的签订

1.签订采购合同的原则

(1)合同的当事人必须具备法人资格。这里的法人,是指有一定的组织机构和独立支配财产,能够独立从事商品流通活动或其他经济活动,享有权利和承担义务,依照法定程序成立的企业。

(2)合同必须合法。也就是必须遵照国家的法律、法令、方针和政策签订合同,其内容和手续应符合有关合同管理的具体条例和实施细则的规定。

(3)必须坚持平等互利,充分协商的原则签订合同。

(4)当事人应当以自己的名义签订经济合同。委托别人代签,必须要有委托证明。

(5)采购合同应当采用书面形式。

2.签订采购合同的程序

签订合同的程序是指合同当事人对合同的内容进行协商,取得一致意见,并签署书面协议的过程。一般有以下五个步骤:

(1)订约提议。订约提议是指当事人一方向对方提出的订立合同的要求或建议,也称要约。订约提议应提出订立合同所必须具备的主要条款和希望对方答复的期限等,以供对方考虑是否订立合同。提议人在答复期限内不得拒绝承诺。

(2)接受提议。接受提议是指被对方接受,双方对合同的主要内容表示同意,经过双方签署书面契约,合同即可成立,也称承诺。承诺不能附带任何条件,如果附带其他条件,应认为是拒绝要约,而提出新的要约。新的要约提出后,原要约人变成接受新的要约的人,而原承诺人成了新的要约人。实践中签订合同的双方当事人,就合同的内容反复协商的过程,就是要约→新的要约→再要约→……直到承诺的过程。

(3)填写合同文本。

(4)履行签约手续。

(5)报请签约机关签证,或报请公证机关公证。

有的经济合同,法律规定还应获得主管部门的批准或工商行政管理部门的签证。对没有法律规定必须签证的合同,双方可以协商决定是否签证或公证。

三、商场采购合同的管理

采购合同的管理应当做好以下几方面的工作:

1.加强商场采购合同签订的管理

加强对采购合同签订的管理,一是要对签订合同的准备工作加强管理。在签订合同之前,应当认真研究市场需要的和货源情况,掌握商场的经营情况、库存情况和合同对方单位的情况,依据本商场的购销任务,收集各方面的信息,为签订合同、确定合同条款提供信息依据;二是对签订合同过程加强管理,在签订合同时,要按照有关的合同法规定的要求,严格审查,使签订的合同合理合法。

2.建立合同管理机制和管理制度,以保证合同的履行

商场应当设置专门机构或专职人员,建立合同登记、汇报检查制度,以统一保管合同、统一监督和检查合同的执行情况,及时发现问题,采取措施,解决纠纷,保证合同的履行。同时,可以加强与合同对方的联系,密切双方的协作,以利于合同的顺利实现。

3.处理好合同纠纷

当经济合同发生纠纷时,双方当事人可协商解决。协商不成,可以向国家工商行政管理部门申请调解或仲裁,也可以直接向法院起诉。

4.信守合同

合同的履行情况好坏,不仅关系到商场经营活动的顺利进行,而且也关系本商场的声誉和形象。

篇2:A公司采购合同管理制度

某公司采购合同管理制度

第1章总则

第1条为加强公司对采购合同的管理,规范采购作业,根据国家相关法律法规和公司的规章制度,特制定采购合同管理制度。

第2条本制度适用于公司化工生产物料、设备、办公用品等的采购管理工作。

第3条公司采购部在授权范围内负责采购合同的拟定、签订与履行等工作,财务部负责审核采购合同,并按合同进行付款。

第4条公司严格遵循平等自愿、互惠互利、诚实信用的原则订立采购合同。

第5条合同必须采取书面形式,经协商有关修改合同的文书、传真、电报图表、电子邮件、报价书和会签表等,均为合同的组成部分。

第6条合同内容必须完整,条款应当明确、具体,文字表达严谨,书写工整。

第2章合同签订

第7条公司总经理是采购合同的法定签订人,采购部经理在总经理的授权下代表公司签订采购合同。

第8条未经公司总经理授权,任何部门和个人不得以公司的名义对外签订采购合同。

第9条采购部根据经审批通过的采购申请制定采购方案,经采购部经理审批通过后严格执行。

第10条采购合同的签订流程如下。

1.采购员采集供应商信息

(1)采购员从使用部门的需求、价格、质量、服务、数量、供货周期、合作历史记录等角度考察供应商,并根据考察结果编写《供应商情况分析表》,详细登记供应商各个方面的信息。

(2)采购员提出对供应商的分析意见和采购建议,填写《供应商情况分析表》,将《供应商情况分析表》交给采购部经理。

2.确定备选供应商。采购部经理根据《供应商情况分析表》,初步筛选符合条件的供应商,分析各供应商优劣,确定两家以上备选合作供应商,并分配采购份额给各供应商。

3.采购合同谈判。采购部经理与备选供应商进行谈判,共同拟订采购合同。需要时,可要求使用部门人员参与谈判,拟定合同草案。

4.合同评审。采购部协同使用部门负责人、质量管理部经理、财务部经理根据《供应商情况分析表》、备选合作供应商的采购合同进行评审,提出评审意见,并确定各供应商的采购份额,报公司总经理审批。

5.合同审批。总经理总和评审意见,若采购合同金额在总经理审批权限内,总经理批准执行;若采购合同金额超出总经理审批权限,总经理将采购合同上报董事会审批,同时递交评审意见。

6.合同签订。相关领导在授权范围内签订采购合同。

第3章合同履行

第11条合同盖章生效后,合同双方按照合同规定的内容,全面地履行各自承担的权利与义务。

第12条公司采购部和财务部应根据合同编号各立合同台账,每一合同设一台账,分别按采购情况和收付款情况一事一记。

第13条在合同履行过程中,合同对方所开具的发票必须先由具体经办人员审核签字认可,经总经理签字同意后,再转财务审核付款。

第4章合同的变更和解除

第12条合同变更或解除必须依照合同的签订流程经采购部、财务部、法律顾问等相关负责人和公司总经理审核通过方可。

第13条变更或解除合同的通知和回复应采用书面形式符合公文收发的要求,并按规定经审核后加盖公章或合同专用章。挂号寄发或由对方签收,挂号或签收凭证作为合同组成部分交由办公室保管。

第14条变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力,纳入本制度规定的管理范围。

第15条合同变更后,合同编号不予改变。

第16条在合同履行中出现下列情况之一时,采购部应及时上报公司总经理,并按照国家法律法规和本公司相关规定及合同约定与对方当事人协商变更或解除合同。

1.由于不可抗力致使合同不能履行的。

2.由于对方在合同约定的期限内没有履行合同的。

3.由于情况变更,致使公司无法按约定履行合同,或虽能履行但会致公司重大损失的

4.其他合同约定的或法律规定的情形出现。

第17条合同发生纠纷时,会同法律顾问与合同对方协商解决,协商不成需进行仲裁或诉讼的,协助法律顾问办理有关事宜。

第五章其他

第18条采购部定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料,如文书、图表、传真件以及合同流转单等,按合同编号整理,由法律顾问确认后交档案管理人员存档,不得随意处置、销毁、遗失。

第19条公司定期对采购合同管理进行考核,合同签约率、合同文本质量、合同履行情况、合同台账记录等将影响采购人员的绩效考核结果。

第20条凡因未按公司规定处理合用事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的,追究其经济和行政责任。

第21条因故意或重大过失而给公司造成重大损失的,移送有关国家机关和司法机关追究其法律责任。

第六章附则

第22条本制度未尽事宜,依照国家有关的法律、法规和政策执行。

第23条本制度由采购部制定,解释权归采购部所有。

第24条本制度自颁布之日起开始执行。

篇3:房地产公司《经济合同审批表A小额紧急采购审批表》规定

地产公司《经济合同审批表A、小额/紧急采购审批表》试用规定

为简化经济合同的审批流程,公司制定了《经济合同审批表A》及《小额/紧急采购审批表》。现将有关表格试用规定通知如下:

1、适用范围

a)市场营销系统、行政人事部

b)两部门负责的全部经济合同和采购事项

2、试用日期:20**年4月30日起

3、《经济合同审批表A》中的"合同负责人"应是能独立对外承担责任的人,一般是主任或主任级以上的员工。"合同负责人"和"审批人",均由公司签发相应的《授权表》统一规定。

4、合同负责人对合同的合理性、合法性、完整性负责,并应保证该合同符合公司及本部门的各项管理流程。合同负责人应在合同送审前作出认真审核,在需要时可及时直接联系公司法务专员。

人事行政部----------zz(分机8108)

市场部----------zz(分机8609)

----------zz(分机6806)

5、合同负责人在遇到较大额的对外合作合同、银行信贷或抵押合同、长期高额的租赁合同及其他可能给公司带来较大影响的合同(包括对公司商誉的影响)时,需通知公司法务专员提前参与合同的谈判、协商过程中。

6、《经济合同审批表A》中的法务专员意见栏和法律顾问意见栏右栏中的几种合同类型选择项,由法务专员审核填写。

7、各部门经理应对本部门的"一次性小金额合同"作出书面规定,并抄送给法务部作指引。

8、部门法务专员在接到合同文本后,如有意见,会向合同负责人提出,如需要,可要求合同负责人安排直接与签约对方沟通。

9、各部门如遇有以下采购:

a)紧急而无法于交付前签定合同的采购:指一次性且金额在[30000元]以下,因急需有关产品或服务而无法于交付前完成议定和审批程序的采购。

b)小额零星采购:指金额在10000元以下的产品或服务,而在市场惯例下一般采取即时结清、无须签订书面合同的采购。

经办人必须事先与合同对方就