总经理办公室工作职责
职责一:总经理办公室职责
1.在董事长、总经理的领导下,负责主持总经理办公室的全面工作,负责办公室各岗位分工并制定工作职责和工作标准,建立部门工作制度,组织并督促办公室人员全面完成部门职责范围内的各项工作任务。
2、根据总经理办公会议、公司决议开展工作,做好各种会议的会议记录,各项规章制度并检查督促决议、决定的执行落实,促进各项工作规范化管理;
2、负责来文、来电、函件的批处工作,起草并核发公司各项通知、报告、工作计划、总结等公文,并做好文件资料的传递、催办、批阅、立卷和归档工作;
3、负责公司报刊、杂志、信件的邮寄、传真的收发和登记工作,文件资料打印复印工作,管理并使用复印机、打印机、传真机;
4、负责公司各类荣誉证书及技术档案资料的收集、整理、归档、借阅等工作;
5、负责食堂工作人员的日常工作安排,要求食堂在公司规定费用的标准下开发新的菜式、编制菜谱和拟定采购计划,力争以最低成本取得最大的员工满意度;
6、负责监督公司印章的使用;做好公章、介绍信的管理和使用,负责公司各单位行政公章的刻制、启用、回收和销毁工作;
7、负责公司电话总机接转、电话管理,外来传真文件的及时发放,建立并时时更新公司各部门的联系通讯;
8、负责会议室的管理,做到会议室的使用和会议接待工作有序登记,订餐、订房等票务联系,
9、合理调度车辆,最大限度满足各部门的工作需要;并做好驾驶车辆保持车身和车内的清洁、车辆的维修和保养工作及各类证件的办理;
10、每月月底根据统计核定公司下月总人数并向总务仓库领取就餐券,做好各部门就餐券和加班就餐券的发放和登记工作;
11、加强公司企业形象建设和企业文化建设,每月更新企业宣传栏。
12、协助总经理拟定公司的组织机构、岗位设置和人员定岗定编、机构调整等工作,
职责二:总经理办公室职责
一对外联络
协调集团与政府有关部门的关系
协调集团与有关的管理机构协会商会等组织的关系
负责与其他外部单位的联系及来访接待事宜
代表企业出席政府有关部门,行业有关管理机构召开的各种会议
二对内协调
安排总经理办公室会议及其他各种常务会议
协调总经理与企业各部门及子公司的工作关系,安排总经理的日常活动
协助企业发展部组织公司重大公关活动
三制定行政管理制度
起草集团的行政管理制度,报领导审批后执行
定期或不定期对行政管理制度的执行情况进行检查
四行政费用控制
根据各子公司上报的年度费用预算,制定集团的行政费用计划,并报董事会审批后执行
按照集团年度行政费用预算,严格控制各项行政支出
确定费用分摊范围,按月向各部门,各子公司分摊各项费用
五文书档案管理
制定集团的文件管理制度
对集团下发的文件,进行年度文件编码
对集团的行政文件进行登记管理
负责集团文件档案的保管
六会议组织管理
负责组织安排总经理办公会议,记录整理会议内容,并及时复印,下发给相关部门
对办公室的设备进行维和与管理
负责总经理办公室的清洁工作
职责三:总经理办公室职责
总经理办公室是公司设立的直接为公司总经理服务、办理公司政务、事务、联系上下和公共关系的综合管理部门。
1、协助公司总经理工作,负责公司重大决策和目标的落实、执行情况的反馈和督办工作;
2、管理公司的内部事务,负责公司文件、报告、信函的起草、打印、发放;负责来文来函的登记、办理;负责公司印章、证件的保管和使用;负责公司对外签订的合同文书的管理;
3、负责公司的接待和公关工作;负责公司大型会议的会务工作;
4、负责公司内部各部门的低值易耗及办公用品的管理;
5、负责公司办公自动化管理和综合信息的编制和上报工作;
6、负责公司的信访和保密工作;
7、负责公司内部年度形成的文书、声像、科技文件材料的鉴定、整理和立档工作,并按规定向局档案馆移交;
8、负责公司基地的治安保卫和节假日的值班工作;
9、负责公司小车的调度和管理、公司车辆的证照办理及车辆安全管理工作;
10、负责公司通讯管理工作;
11、完成公司总经理临时交办的其他工作。
职责四:总经理办公室职责
1.协助总经理工作,负责公司重大决策和目标的落实,执行情况的反馈和督办工作;
2.贯彻执行总经理指令,协助组织各项活动,协调各部门工作。
3.根据重大经营决策工作程序的规定,对公司领导提出的决策所需解决的课题与目标,组织有关部门调研、论证及方案制订,安排方案的审批,督促方案的实施。
4.了解和掌握公司内外动态,搜集和反映有关信息,向领导提供参考意见。
5.负责公司的信访和保密工作
6.负责公司负责公司的接待和公关工作;
7.负责公司大型会议、重大活动及最高管理层日常会议的会务工作;对公司办公会决议履行贯彻、落实、督促、检查之职权。
8.负责公司主要领导及重要会议的报告、文件和交流材料的立档工作。负责公司对外发布重要公告、告示、通知及介绍公司概况。
9.核发各部门起草的公司级文件。
10.归档管理公司对外宣传的文字及进行资料准备。
11.负责以公司名义上报下发的各种文件、印鉴和机要文电、传真的收发、传递工作;负责公司各级行政和有关重要文件管理;负责公文的分类、登记、传递、催办工作,负责来信来访、文件材料处理,定期进行文档清理和归档工作。
12.归档公司接待管理工作,重点负责对来宾来客进入要害部门(a类部门)的审批。
13.负责接待用餐、招待费、礼品、接待用品及低值易耗办公用品的管理。
14.管理公司的内部事务,鼓掌公司文件、报告、信函的起草、打印、发放;负责来文来函的登记、办理;负责公司印章、证件的保管和使用;负责公司对外签订的合同文书的管理;
15.负责公用车辆统一管理工作,协调安排公司领导、部门用车及职工上下班接送。负责车辆归口管理。包括车辆费用报销的审批、应急调用;车辆保养、修理的定点;车辆养路费的办理。
16.负责公司领导办公室、会议室的保洁服务工作及大小会议室使用管理。
篇2:装修公司总经理办公室管理制度
装饰公司总经理办公室管理制度
会议制度
第一条、为维持正常的工作秩序,提高工作效率,特制定本制度。
第二条、会议可有5分钟弹性时间(由主持人掌握)。迟到、早退5(不含)--15分钟(含)的,一次罚款20元;迟到、早退15(不含)--30分钟(含)的,一次罚款40元;迟到、早退超过30分钟的,一次罚款50元。
第三条、会间呼机或手机每响一次罚款20元,接、打一次手提电话罚款50元,离开会场接、打电话,每次罚款100元。
第四条、会间离席者(无论何故),罚款100元。
第五条、无故不参加会议者,每次罚款200元。因故(无论是因公事、私事)请假不参加会议者,每次罚款50元(公司指定外出者或因工作约定时间必须避开例会时间且经总经理特批者除外)。
第六条、总经理例会
1、除遇特殊情况,每周三下午16:00在公司总部召开总经理例会。
2、总经理例会纪要、会议决议由总经理办公室主任记录,会后将记录单复印交总经理、每个承办人和总经理办公室主任各一份。
3、发言人应按规定的汇报内容汇报工作,发言应言简意赅,音量适中,吐字清晰。
4、因故不能参加总经理例会的部门负责人,须安排经总经理事先认可的临时负责人出席会议,未安排临时负责人的,给予一般过失单一张。
5、未按承办时间汇报例会决议完成情况的,视情节给予一般或严重过失单一张。
第七条、总经理例会的次日,各部门召开部门例会,如需更改会议时间,须报总经理批准。未按时召开部门例会的,视情节给予相关责任人一般或严重过失单。
第八条、总经理当面指令或电话指令,须在24小时内汇报承办情况。否则视情节给予一般或严重过失单一张。
第九条、本制度由总经理办公室负责解释、修改。
八小时复命制
为严肃工作纪律,加强时间管理,提高工作效率,特制定本制度。
1.上级向下属指派工作,要求作出限时,对于无法提出限时的工作,应严格按本制度执行。
2.员工接受领导口头或书面指派的非限时工作任务,须于接受任务之时起,八个工作小时内汇报工作结果或承办情况。
3.部门之间非限时的协作事宜,应在八个工作小时内互相通报工作进展情况。
4.员工向部门经理/主管反映问题、提供建议等,部门经理/主管须在八个工作小时内通告工作结果或承办情况。
5.员工在工作时间内因外出办事,或请假休息等原因不在岗位,均应向公司说明事由、去向,并与公司保持联系。
6.违反本规定,视情节给予一般或严重过失单处罚。
7.员工投诉按投诉制度处理,不属此制度规定范围。
文件管理制度
第一条、为加强公司文件的规范化管理,特制定本办法。
第二条、公司的文件由总经理办公室负责起草和审阅,总经理签发。
第三条、公司各部门的文件由各部门负责起草,并交一份电子文档给总经理办公室审阅、修改,起草人或部门(临时)负责人校对,总经理签发,未交总经理办公室审阅和私自制发的,视情节给予文件起草部门负责人一般或严重过失单一张。
第四条、文件原稿,须注明文件起草部门、起草人,由总经理秘书分类归档,保存备案。
第五条、文件签发后,由总经理办公室统一安排打印、复印、盖章。
第六条、公司正式书面文件(红头文件、呈报上级主管部门文件)出现错别字的,每个错别字给予总经理办公室主任和部门文件的校对人各二十元罚款。
第七条、属于机密的文件,起稿人应注明"秘密"字样,并确定报送范围。机密文件按保密规定由专人印制、报送。
第八条、文件由总经理办公室负责发送。送件人应将文件内容、发送日期、接件部门、接件人等事项登记清楚。秘密文件由专人按核定的范围发送。
第九条、外来的文件由总经理办公室专人负责签收,并分类登记。签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门,不得积压迟误,属急件的,应在接件后15分钟内报送,15分钟内无法报送的,应与接件人联系并协商解决办法。
第十条、传阅文件由总经理办公室专人负责收回,对领导指示的文件,总经理办公室应按领导指示和文件要求组织传达和落实。
第十一条、违反本制度第七条、第八条有关规定的,按公司保密制度规定承担责任;违反本制度第九条、第十条规定的,受罚一般过失单。
第十二条、本制度由总经理办公室负责解释、修改。
保密制度
第一条、为保守公司秘密,维护公司利益,特制定本制度。
第二条、公司秘密是关系公司权利和利益,依照特定程序确定,在一定时间内只限定一定范围的人员知悉的事项。
第三条、公司全体员工都有保守公司秘密的义务。
第四条、公司保密工作实行既确保秘密又便利工作的方针。
第五条、公司秘密包括下列事项:
(一)公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。
(二)公司管理制度、文件、通知等。
(三)公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。
(四)公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表产值。
(五)公司掌握的尚未进入市场尚未公开的各类信息。
(六)公司职员人事档案,工资性、劳务性收入及资料。
(七)其他经公司确定应当保密的事项。
第六条、属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁,由总经理办公室负责保密,并采取相应的保密措施。
第七条、在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的,须事先报总经理批准。
第八条、具有属于公司秘密内容的会议和其他活动,主办部门应采取下列保密措施:
(一)选择具备保密条件的会议场所。
(二)根据工作需要,限定参加会议人员的范围。
(三)依照保密规定使用会议设备和管理会议文件。
(四)确定会议内容是否传达及传达范围。
第九条、不准在私人交往和通讯中泄露公司秘密,不准在公共场所谈论公司秘密,不准通过其他方式传递公司秘密。
第十条、公司工作人员发现公
司秘密已经泄露或者可能泄露时,应当立即采取补救措施并及时报告总经理。
第十一条、出现下列情况之一者,给予警告,并处以50-500元罚款:
(一)泄露公司秘密,尚未造成严重后果或经济损失的;
(二)违反本制度第六条、第七条、第八条、第九条规定的;
(三)已泄露公司秘密但采取补救措施的;
第十二条出现下列情况之一的,予以辞退和赔偿公司经济损失并取消其在公司的一切利益(包括工资和效益工资)
(一)故意或过失泄露公司秘密,造成严重后果或重大经济损失的。
(二)违反本保密制度规定,为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的。
(三)利用职权强制他人违反保密制度的。
第十三条、本制度由总经理办公室负责解释、修改。
篇3:总经理办公室岗位工作职责
职责一:总经理办公室岗位职责
1.坚决服从总经理的统一指导,认真执行其工作指令,一切管理行为向总经理负责;
2.协助总经理做好综合、协调各部门工作,处理公司日常事务;
3.负责组织公司规章制度的拟定、修改和编写工作;
4.负责做好公司来宾的接待安排,做好重要会议的组织、会务工作;
5.负责公司行政文书的处理,做好文件的收发登记、传递、催办、归档、立卷工作;
6.负责公司印章的定理和信件的收发及报刊的订阅,分发工作;
7.负责公司办公用品的采购,分配与管理工作;
8.负责全体员工的劳动人事管理、职工工资管理及人事档案管理;
9.协助参与公司发展规划的拟定,年度经营计划的编制和公司重大决策事项的讨论;
10.负责全公司车辆的调度、安排、管理工作。
11.负责公司宣传报导工作及领导交办的其它事宜。
职责二:总经理办公室主任岗位职责
1、在总经理领导下负责办公室的全面工作,努力作好总经理的参谋助手,起到承上启下的作用,认真做到全方位服务。
2、协助总经理调查研究、了解情况并提出处理意见或建议,供集团领导决策。
3、协助总经理作好经营服务各项管理并督促、检查落实贯彻执行情况。
4、负责各类文件的分类呈送,请集团领导阅批并转有关部门处理。
5、负责校内外上下互通信息、左右协调。作好接待工作、来信来访,及时处理反馈师生反映的后勤保障方面的意见、建议。
6、记好企业大事记,及时收发、采访企业在经营决策及深化改革中的经验、好人好事、先进事迹,认真办好后勤通讯,树立后勤服务新气象。
7、协助企业领导及党委做好各部门的考核、评优、检查等工作。
8、负责处理办公室职责范围内的其他事宜,完成领导交办的其他工作任务。
职责三:总经理办公室文员岗位职责
1、负责酒店公文、函件、资料的打印工作,分别轻重缓急,优质、高效地完成任务。
2、严格执行安全保密制度。妥善保管打印的原稿,并按规定移交校对;及时清理和烧毁蜡纸,不得在办公室接待与工作无关的人员。
3、熟悉打字机、复印机和电脑的性能,做好保养工作,保持机件处于良好状态。
4、负责酒店公文、函件、内部刊物的收发、运转、催办、办理和登记、保管及使用工作。
5、负责总经理办公室报刊、杂志分发工作。
6、负责档案的登记、编号、借阅等管理工作。
7、负责档案的安全工作,保证档案无遗失、无虫蛀霉变、无火警的事故。
8、负责办公室和档案的清洁工作,注意经常保持室内环境的整洁。
职责四:总经理办公室岗位职责——人力资源管理
1、负责识别本门店员工的培训需求,编制年度培训计划,上报公司人力资源部。组织实施员工入职、上岗、业务、矫正所需的商品知识、业务技术、法律法规、管理制度、顾客意识和服务意识的培训,确保培训的有效性;
2、负责对员工上岗、上柜资格的审查,证件办理,制服发放;
3、负责制定本门店岗位的职能及能力要求,组织对员工能力及服务质量的检查、评定及校正。
4、负责编制劳动工资计划,统计、分析职工工资,核算工资总额的支付和构成。办理招聘、转正、定级、退休及日常劳力调配,管理人事档案。
职责五:总经理办公室岗位职责
1、代表总经理主持酒店夜间的经营管理活动,对酒店总经理负责,并报告工作。
2、负责领导和督促各部门做好夜间的各种工作。协调夜间各部门的工作关系,处理和解决发生的各种问题和突发的各类事件。
3、代表总经理接待和迎送夜间到店的重要客人,组织和检查有关部门做好服务工作。
4、负责酒店夜间的质量管理工作。
5、负责编写“夜间工作日记”,记录当天工作的重要情况,发生和发现的问题及处理的意见和结果,及时递交总经理阅示。