酒店前台预订接待培训
酒店前台接待培训资料:预订
第一章预订的方式与种类
一.预订的方式
客房预订的方式多种多样,各有不同特点,客人采用何种方式进行预订,受预订的紧急程度及客人设备条件的制约.
当前,客人的预订方式主要有以下几种:
(一)电话预订
电话订房较为普遍,它的特点是速度快,方便,而且便于客人与酒
在接受电话预订时,要注意不能让对方久等.因此,要求预订员必须熟悉本月,本季可提供客房情况,如因某种原因,不能马上答复客人,则请客人留下电话号码和姓名,待查清预订情况后,再通知客人是否可以接受预订.
(二)传真订房
传真订房是一种较为先进的订房方式,,其特点是方便,快捷,准确,正规,它可以将客人的预订资料原封不动地保存下来,不容易出现订房纠纷.
(三)国际互联网预订
通过Internet进行预订,是目前国际上最先进的订房方式.随着计算机的推广使用,越来越多的散客开始采用这种方便,快捷,先进而又廉价的方式进行预订.
(四)口头订房
即客人(或其代理人)直接来到酒店,当面预订客房.它能使酒店有机会更详尽地了解客人的需求,并当面回答客人提出的任何问题.同时,也能使预订员有机会运用销售技巧,必要时,还可通过展示客房来帮助客人做出选择.
对于客人的当面口头订房,订房员应注意下列事项:
1.客人在离前台1.5米处,向客人问好,早上好/下午好/晚上好,有什么可以帮到您.
2.询问客人的住店日期及房类.
3.查询客人想预约期间是否有房间.如有房,向客人介绍客房.同时向客人报价.如客人有协议,询问协议单位,并在电脑中查询.
4.若是已订满,切记不要马上回绝客人,应向客人说明目前房间客满,先将其订房排列在等候名单中,若有房间时,则立即知会客人.
5.若已经没有客人所想要的房类,则应委婉建议是否要改订其他房类.
6.详细介绍房间的形态,设备等.也可建议客人看房.
7.确认该期间有房后,询问对方资料.
(1)预订人姓名或住店人姓名.
(2)入住日期到店时间,离店日期,人数,房间数,及房类.(在旺季,对于不能讲定抵达钟点的客人,可以明确告诉客人,预订保留到18:00)
(3)确认房价.
(4)房帐是何人付款.
(5)询问客人是否有特殊要求.如无法答应客人要求时,务必告诉客人实情,并说明会尽量帮他安排.
(6)留下客人联系方式.
8.将内容重复一次,以确认无误.
9.及时输入电脑.
第三节
预订的受理
一.接受预订
订房员接受客人预订时,首先要查阅预订控制簿或电脑,如有空房,则立即填写(预订单).该表通常印有客人姓名,抵离店时期及时间,房间类型,价格,结算方式以及餐食标准,种类等项内容.
二.确认预订
预订员在接到客人的预订要求后,要立即将客人的预订要求与酒店未来时期客房的利用情况进行对照,决定是否能够接受客人的预订,如果可以接受,就要对客人的预订加以确认.
确认预订的方式通常有两种,即口头确认(包括电话确认)和书面确认.
每日,书面确认比较正式.对于大型团体,重要客人,特别是一些知名人士,政府官员,国际会议等订房的确认函,要由前厅部经理或酒店总经理签发,以示尊敬和重视.
三.拒绝预订
如果酒店无法接受客人的预订,就对预订加以婉拒.婉拒预订时,不能因为未能符合客人的最初要求而终止服务,而应该主动提出一系列可供客人选择的建议.比如建议客人更改房间类型,重新选择来店日期或变更客房预订数等.此外,还可征得客人的同意,将客人的姓名,电话号码等登记在”候补客人名单)上,一旦有了空房,立即通知客人.
总之,用建议代替简单的拒绝是很重要的,它不但可以促进酒店客房的销售,而且可以在顾客上树立酒店良好的形象.
四.核对预订
有些客人提前很长时间就预订了客房,在入住前的这段时间内,有的客人可能会因种种原因而取消预订或更改预订.为了提高预订的准确性和酒店的开房率,并做好接待准备,在客人到店前(尤其是在旅游旺季),预订人员要通过书信或电话等方式与客人进行多次核对(即,再确认),问清客人是否能够如期抵店?住宿人数,时间和要求等是否有变化?
核对工作通常要进行三次,第一次是在客人预订抵店前一个月进行,具体操作是由预订部文员每天核对下月同一天到店的客人或订房人;第二次核对是在客人抵店前一周进行;第三次则是在客人抵店前一天进行.在核对预订时,如果发现客人有取消或更改订房,则要及时修改预订记录,并迅速做好取消或更改预订后闲置客房的补充预订.
五、预订的取消
由于种种缘故,客人可能在预订抵店之前取消订房。接受订房的取消时,不能在看电话里表露出不愉快,而应使客人明白,他今后随时都可光临本酒店,并受到欢迎。在国外,取消订房的客人中有90%以后还会来预订。
客人取消预订时,预订员要做好预订资料的处理工作;在预订单上盖上“Canceled”的印章,并在其备注栏内注明取消日期、原因、取消人等,然后,将其存档。此外,还应在电脑或预订控制簿上将其注销。
如果在客人取消预订以前,预订部门(或总台)已将该客人(或团体)的预订情况通知各有关接待单位(如客房部、餐饮部等),那么在客人取消预订后就要将这一新的信息通知以上单位。
为了防止因客人临时取消预订而给酒店造成损失或使酒店工和陷入被动,酒店可根据实际情况,比如在旺季时,要求客人预先支付一定数额的订金,并在客人抵达前一个月通知对方付款,收款后将有关资料送交前台收银处,待客人结帐时扣除。
六、预订的变更
预订的变更是指客人在抵达之前临时改变预订的日期、人数、要求、期限、姓名和交通工具等。
在接到客人要求改变预订的申请后,预订员首先应查看电脑或有关预订控制记录,看看是否能够满足客人的变更要求。如果能够满足,则予以确认、同时,填写“预订更改表”修正有关预订控制记录。
七、超额预订
(一)超额预订及其处理
超额预订是指酒店在一定时期内,有意识地使其所接受的客房预订数超过其客房接待能力的一种预订现象,其目的是充分利用酒店客房,提高开房率。
由于种种原因,客人可
能会临时取消预订,或出现“Noshow”现象,或提前离店,或临时改变预订要求,从而可能造成酒店部分客房的闲置,迫使酒店进行超额预订,以减少损失。
超额预订应该有个“度”的限制,通常,酒店接受超额预订的比例应控制在10%---20%之间,具体而言,各酒店应根据各自的实际情况,合理掌握超额预订的“度”。
酒店进行超额预订,势必会因此而在某个时间,使某个或某些客人不能按“合同”约定的条件(预订要求)入住,这就相当于酒店单方面撕毁合同,因此,客人有权利进行起诉。
如果因超额预订而不能使客人入住,按照国际惯例,酒店方面应该:
1.诚恳地向客人道歉,请求客人谅解。
2.立即与另一家相同等级的酒店联系,请求援助。同时,派车将客人免费送往这家酒店。如果找不到相同等级的酒店,可安排客人住在另一家级别稍高一点的酒店,高出的房费由本酒店支付。
3.如属连住,则店内一有空房,在客人愿意的情况下,再把客人接回来,并对其表示欢迎(可由大堂副理出面迎接,或在客房内摆果蓝等)。
4.对提供了援助的酒店表示感谢。
5.如客人属于保证类预订,则除了采取以上措施以外,还应视具体情况,为客人提供以下帮助:
1)支付其在其它酒店住宿期间的第一夜房费,或客人搬回酒店后可享受一天免费房的待遇。
2)免费为客人提供一次长途电话费或电传费,以便客人能够将临时改变地址的情况通知有关方面。
3)此日排房时,首先考虑此类客人的用房安排。大堂副理应在大堂迎候客人,并陪同客人办理入住手续。
预订员注意事项
在受理客人预订时,预订员必须注意以下事项:
●接听电话时,必须使用礼貌用语,口齿清晰,应酬得体。
●接到预订函电后,应立即处理,不能让客人久等。
●填写预订单时,必须认真,仔细,逐栏,逐项填写清楚。否则,稍有差错,将会接待工作带来困难,影响服务质量和酒店的经济效益。
●遇有大团或特别订房时,订房确认书要经前厅部经理或总经理签署后发出。这时如确实无法满足其预订要求,要另发函电,表示歉意,并同样经前厅部经理或总经理签署后发出。
篇2:宾馆前台旅客资料登记上传工作制度
宾馆前台旅客资料登记上传制度(二)
一、如有旅客来开房,总台服务员必须起立向旅客介绍本宾馆情况,如需开房,需旅客提供本人有效签证的护照、回乡证、驾照,暂住证,身份证,旅行证等有效证件登记入住。
二、上传系统操作
1.双击"旅业系统前台"图标,输入用户名和密码。
2.将旅客证件平行放入扫描仪底部,证件信息部分朝下。
3.在旅业软件中找到"批量登记"图标并点击。
4.点击"证件扫描"图标。
5.根据旅客证件选择正确证件类型。
6扫描完成后,点击关闭。
7.扫描仪底板是黑色选择"自动切割",扫描仪底板不是黑色选择"手动切割"。
8选择"自动切割"后点击色别。
9.在弹出窗口中点击"是"。
10.将旅客入住房号填入"入住房号",并核对红色证件信息栏数据与旅客证件是否一致。
11.确定信息准确无误后,点击"保存修改",然后再点击"正式入库",在弹出窗口中点击"是"。
12.如旅客为港澳台或国外旅客,则以英文输入状态在签证机关处输入其签证机关的汉语拼音首字母。如:驻美国使馆,就输入ZMG,在其出现的下拉菜单里选择"驻美国使馆"。
三、检查数据上传
1.所有旅客信息必须录入到前台治安系统并及时、准确上传到后台服务器。
2.前台主管必须学会如何检查数据上传,并督促前台服务员做好录入、上传工作。
四、使用宽带上传
1.启动旅业软件。
2.在电脑右下角找到旅业软件上传图标并双击。
3.在弹出窗口中,点击"操作",再点击"立即发送"。
4.查看弹出窗口左下角的显示信息,如显示空闲状态表示数据已全部上传成功数据上传正常。
5.如左下角的显示有若干信息待发送则表示有若干份数据没有上传,数据上传不正常。
五、上传系统故障排除
1.打开网页,输入任意网址,看能否可以上网,如不能上网联系电脑管理员。
2.如能上网报障金禧时代。
六、旅客退房
1.旅客退房及时点击所选择的旅客退房。
篇3:酒店前台收银领班岗位职责
酒店前台收银领班的岗位职责
1、加强该班收款员上、下班时间签到、签退情况;
2、检查收款员仪容仪表及岗位卫生,东西堆放有无紊乱现象;
3、提供最好的服务做到微笑、主动、热情、耐心、周到。提高服务效率尽量减少客人投诉;
4、加强对属下员工培训,提供最优的服务技能做到规范、熟练、准确、微细、自然。
5、加强对商务客户的沟通联系,广交朋友,把前台收银变成稳定和扩大客源的阵地;
6、检查早班追收情况,督促收款员做好VIP团的结算工作;
7、每月打印应收表数份,留底一份,其余交财务总监;
8、协助酒店应收人员处理应收款;
9、管理和督导酒店日常的兑换外币业务,发现问题及时向财务总监汇报;
10、认真复核每天的营业报表(包括对支票、牌价、现金、取存款等复核);
11、不定期检查出纳员的尾箱库存,确保钱帐相符;
12、严密监控,防止下属盗用客人信用卡密码及多收客人帐款。