建筑公司体系文件控制工作程序
建筑公司体系文件控制程序
1目的
保证质量体系、职业健康安全和环境管理体系文件和资料处于受控状态,及时获取并使用所需文件的有效版本,防止文件丢失、误传,确保质量体系、职业健康安全和环境管理体系正常、有效运行。
2范围
适用于公司质量、职业健康安全和环境管理体系文件和资料,包括相应外来文件的控制。
3职责
3.1综合管理部负责制订、修改和组织实施本程序,并负责管理体系文件的出版、发放等日常管理工作,并负责监督公司各部门对管理体系文件的管理与控制。
3.2综合管理部负责转发政府主管部门、上级单位和本公司发布的文件以及人力资源文件资料的管理。
3.3综合管理部负责内部审核管理方案的文件和归档管理。
3.4工程部负责应急预案的文件和工程图纸资料的归档管理。
3.5工程部负责工程施工组织设计、重要施工方案、职业健康安全和环境控制措施等文件的审核以及相关文件的归口管理。
3.6计划部负责合同文件、工程劳务招标文件及其相关文件的归口管理。
3.7物资部负责设备、物资招标、采购及相关文件的归口管理。
3.8生产准备部负责生产准备、试运行规程、规范等相关作业文件的归口管理。
3.9各有关部门负责本职能管理范围内相关文件的获取、编制、审批、发放、接收、评审、更改和保管等各环节的管理工作,并负责制定文件现行状态的清单。
3.10各部门应设置专人负责质量、职业健康安全和环境管理体系文件、资料的收发、登记、标识、复制等工作。
4管理内容与方法
4.1文件的分类
--管理方针和管理目标;
--质量、职业健康安全和环境管理手册;
--质量、职业健康安全和环境体系程序文件;
--为确保体系的有效策划、运行和控制所需的作业性文件,包括技术性文件、管理标准、制度、规定、工作标准以及记录表示等;
--质量、职业健康安全和环境记录。
4.2文件的编制
文件由承担其管理职能的部门组织编制。
4.3文件的审批和发布
4.3.1质量、职业健康安全和环境手册由管理者代表审核,总经理批准发布。
4.3.2程序文件由综合管理部组织审核,管理者代表批准和发布。
4.3.3技术文件由工程部、生产准备部分别组织各自职能范围内的审核,主管副总经理批准和发布。
4.3.4管理文件由综合管理部组织审核,主管副总经理批准和发布。
4.3.5对外签订的经济合同按《合同管理办法》进行审核后,由法定代表人或其授权人签署。
4.3.6需直接引用的由国家颁发的有关标准、规程、规定等外来文件,由各职能部门提出并列出清单报主管副总经理批准,批准购买的文件经综合管理部登记后分发。
4.4(受控)文件的编号、发放、更改、评审及存档管理
4.4.1文件编号按《文件编号规定》附录B执行。
4.4.2受控的文件应做好标识,标明文件归口管理部门和分发号等。
4.4.3文件的发放由公司综合管理部负责,其受控文件应填写《内部文件发放登记表》,按批准的发放范围发放;非受控文件的发放按相应的规定发放。文件的发放应做好记录。
4.4.4文件领用人在《内部文件发放登记表》上签名后领取。
4.4.5受控的工程施工图纸、资料的领取、分发及收回按《工程图纸、资料的管理规定》执行。
4.4.6文件领用人应对受控文件妥善保管和使用,防止污损和遗失。当使用的受控文件严重破损时,应到综合管理部办理文件更换手续,交回原文件,换发新文件,并仍沿用原文件分发号。
4.4.7当受控文件丢失后,应到综合管理部重新办理申请领用手续,并做出说明,文件补发后,要注明丢失文件作废。
4.4.8当受控文件使用人调离该岗位时,应将文件移交岗位接替人或上交文件发放部门。
4.4.9受控文件的更改审批及发放管理按原文件的管理程序办理,并填写《文件更改申请表》,当采用新文件时应将原文件收回作废。并在作废文件上加盖"作废"标志。
作废文件可由文件的管理部门视具体情况按如下方式处置,作废文件的销毁应批准,并有人监督:
--文件的管理部门将作废文件统一收回,做好作废标识后封存或销毁记录;
--为任何原因而保留作废文件时,应予以明显标识,并与有效文件分开存放。。
4.4.10质量、职业健康安全和环境管理体系运行过程中,随着质量、职业健康安全和环境方针、目标、法制法规要求、组织结构等引起管理体系变化时,应及时评审(间隔期不超过12个月),必要时予以更新,以确保文件的有效性,充分性和适宜性。
4.4.11更改后的文件应标明更改版次,并按原发放名单追踪发放,文件的更改可采用换页或升版的方式进行。
4.4.12外来的上级管理部门文件,其收发、传阅等由公司综合管理部实施管理。
4.4.13受控文件的存档按《档案管理规定》实施。
4.4.14文件需复制时,由使用部门提出申请,经文件的管理部门批准,由文件的发放部门办理登记手续,与原件一样实施控制。
4.4.15管理文件如有网络版本,由文件管理部门提供只读共享,网络版以文件管理部门在网络上公布的版本为准。
5相关文件
附录B《文件记录编号规定》
《工程图纸、资料管理规定》
《档案管理规定》
6相关记录
《传真样式》
《签报》
《会议办理会签单》
《发文稿纸》
《内部文件发放记录表》
《文件更改申请表》
《文件收回登记表》
《文件销毁申请表》
《文件销毁登记表》
《收文登记》
《发文登记》
7附录
附录A流程图
附录B《文件记录编号规定》
附录C《传真样式》
附录D
《签报》
附录E《会议办理会签单》
附录F《发文稿纸》
附录G《内部文件发放记录表》
附录H《文件更改申请表》
附录I《文件收回登记表》
附录J《文件销毁申请表》
附录K《文件销毁登记表》
附录L《收文登记》
附录M《发文登记》
附录A
(资料性附录)
流程图
A.1管理体系内部文件控制流程图
A.2管理体系外部文件控制流程图
附录B
(规范性附录)
文件记录编号规定
B.1目的
为促进企业管理规范化、科学化、程序化,特制定本规定。
B.2范围
适用于公司企业标准的编号。
B.3管理内容与方法
B.3.1企业标准文件记录编号格式
Q/GDCF****.***
篇2:某安全保证体系文件控制程序
1目的
本项目应对与安全保证体系有关的文件和资料进行控制、确保各有关作业场所使用有效版本的文件,防止使用失效或作废文件。
2职责
项目副经理是文件控制的主要领导;
资料员是文件管理的主要部门,负责登记、传阅及分发;
项目安全员是收集文件并汇编的责任人员。
3程序概要
3.1文件和资料的分类
(1)安全保证体系手册,作业指导书,安全记录;
(2)法律、法规、规范;
(3)技术文件、标准、施工组织设计、专项施组,各项施工方案;
(4)其他管理文件、合同、协议、管理规章制度。
3.2文件和资料的受控、非受控、标识及有效版本
3.2.1受控
受控文件,经过受控标识,在项目部执行的文件,均属受控文件。
3.2.2非受控
非受控文件,不需本项目部执行的文件,均属非受控文件。
3.2.3标识
凡是文件都需标识,加盖受控章,非受控文件不加盖受控章,作废文件在左上角加盖"作废"以示标识。
所有文件均须字迹清楚,注明日期(包括修订日期),标识明确,妥善保管,以便查找,并在规定期间内留存。
4文件的批准
4.1安全标准体系手册由项目经理批准后,报公司各部门审批后,由公司副总经理或管理者代表批准后发布。
4.2施工组织设计,由公司总工程师审批。
5文件的销毁
5.1本项目无权销毁任何资料和文件。
5.2文件的归档及保管
5.3涉及工程类的有关资料竣工后,办理归档手续,有关部门安全记录竣工后保存两年。
6文件的记录
6.1文件收文记录
6.2文件传阅及发文记录
6.3文件批准记录
篇3:公司质量体系文件和资料控制工作程序
公司质量体系文件和资料控制程序
⒈目的:
对质量体系文件和资料进行控制,确保使用的文件和资料为有效版本。
⒉范围:
适用于质量体系运行中所有质量文件和资料的控制。
⒊职责:
3.1管理者代表组织"手册"和"程序文件"的编制、修订、管理工作,并对质量体系文件的内容进行必要的协调与控制。
3.2"手册"和"程序文件"由总经理批准。
3.3各相关部门负责各部门的质量体系文件和资料的管理。
3.4资料员负责质量体系文件资料的分发、控制、保管、归档工作。
⒋工作程序:
4.1文件及资料的分类与编号
4.1.1文件和资料分为以下几类:
①质量手册;
②程序文件;
③外来文件;
④其他质量文件。
4.1.2文件和资料分为受控文件和非受控文件:
①公司内发放的质量手册为受控文件,由管理者代表批准发放到公司外部的为非受控文件;
②程序文件为受控文件;
③受控文件用红色"受控"及"归口部门代号"印章标记。
4.2文件的编写
4.2.1管理者代表负责编写《质量手册》各个章节,手册内容应相互协调,避免重复与漏写。
4.2.2管理者代表组织有关部门人员根据《质量手册》的要求编写程序文件。
4.2.3其他质量文件按各职能部门的实际情况编写。
4.3文件的审批
4.3.1质量手册由管理者代表审核,总经理批准。
4.3.2程序文件由主管相应要素的部门负责人审核,总经理批准。
4.3.3审批主要内容:
①内容是否符合QS-9000标准,职责是否明确、合理;
②各文件之间是否协调;
③与上级政策法规是否一致。
4.3.4部门业务范围的作业文件和第四层次质量文件由各部门负责人会签,管理者代表负责审批和控制。
4.4文件的发放
4.4.1质量手册与程序文件由总经理批准后的五天内发放,使用人在文件领用登记表上签字,受控文件必须加盖红色"受控"及"归口部门代号"印章。
4.4.2质量手册和程序文件发放范围:
①总经理、管理者代表、副总经理;
②各部门负责人。
4.4.3外来文件(包括顾客的图纸、软件)由文件接收部门根据文件内容发放至相关部门,文件原稿由资料员保管,文件作废后由资料员收回并填写销毁清单,报管理者代表批准后销毁。
4.4.4其他质量文件由文件制订部门根据文件内容发放给相关部门,领用人在文件领用登记表上签字。
4.4.5资料员编制和汇总公司质量体系文件和资料的有效版本清单,各部门编制本部门的质量体系文件和资料的有效版本清单。
4.4.6如文件发生破损,由文件执行部门提出书面申请,由管理者代表批准后由资料员发放、收回破损的文件,并在备注栏中注明"更换"字样。
4.5文件的复审与更改
4.5.1质量手册与程序文件结合内部质量审核、管理评审,每年复审一次。对不合适的文件应重新修订,对适用的文件在文件首页右上方"文件编号"处加盖红色"****年确认"印章。年份用公元纪年表示。
4.5.2文件如在条文上需要更改,由原编制人员或管理者代表指定人员填写更改通知单,经原审批人员或经授权人员审批实施更改,并在手册/程序文件修改记录表(见附录A)上登记。
4.6文件的更换与作废
4.6.1文件如不适合公司发展的需要应重新修订或更换,管理者代表在新文件发布后5天内通知有关部门换用新文件。
4.6.2新版文件实施后,原文件自行作废,由资料员按原文件收/发登记表统一收回,并填写文件销毁清单,原版文件及一份复印件封存备查,并加盖红色"保留"印章。
4.7文件的管理
4.7.1文件经审核批准后,原版文件由资料员统一归档保存,并填写文件归档登记表。
4.7.2文件应妥善保管,防霉、防蛀,保管文件每年由管理者代表到文件持有部门检查一次并将检查结果纪录在《文件保管检查表》上,防止文件损坏。若有损坏应及时修补。
4.7.3文件原件一律不准外借,非本公司人员需借阅,由管理者代表审批后可借阅复制件,若需复制,应经总经理批准,并填写文件收/发登记表。任何部门未经批准,不准擅自复制受控文件。
⒌相关文件:
无。
⒍相关表单:
见清单。