文件管理岗岗位职责任职要求

文件管理岗岗位职责

职责描述:

1、负责科室事业计划编制;

2、负责科室预算费用管理:

3、负责科室档案管理;

4、负责科室月度、周总结报告编制。

任职要求:

1、一年以上相关岗位工作经验;

2、企业/工商/行政管理等相关专业优先;

3、熟练使用办公设备,熟练office的操作;

4、有一定的抗压能力,沟通能力强,有良好的职业道德操守和保密意识。

文件管理岗岗位

篇2:安全文件管理制度

一、编制目的

通过对项目部制定的、与安全生产、安全标准化有关的管理文件、技术文件的控制,保证文件的适用性、系统性、协调性、完整性和有效性。

二、适用范围

本制度适用于对项目部安全标准化实施、安全生产管理制度、岗位安全技术规程、应急预案、危险性较大的分部分项工程专项方案的管理。

三、工作职责

1.项目经理负责本项目安全生产方针、安全生产目标、安全标准化文件、应急预案、危险性较大的分部分项工程专项方案的批准和发布。

2.分管安全副经理负责管理制度和岗位安全操作规程的审核。

3.安全科负责组织编写安全标准化文件。

4.各职能部门负责组织本部门归口的安全生产管理制度、岗位安全操作规程的编写与审核。

5.安全科负责组织标准化文件、安全生产管理制度的修改、修订。

四、工作程序

(一)文件的制定

1.安全科根据《企业安全生产标准化基本规范》要求,结合本项目实际,组织制定项目的安全生产方针和安全生产目标及安全标准化文件,经分管安全副经理审核、项目经理批准后发布、实施。

2.各职能部门根据《企业安全生产标准化基本规范》要求,根据本公司实际,制定符合法律、法规的、本部门归口的安全生产管理制度,经部门负责人审核、分管安全副经理审批后发布、实施。

(二)发放管理

1.文件在发放前,安全科确定发放范围。

2.安全科按确定的发放范围进行发放,填写《文件发放(回收)登记表》,领取人签字。

3.当文件破损或字迹不清影响使用时,领取科室、施工队应写明原因,经科室、施工队负责人审核、分管安全副经理审批后,到安全科办理更换手续,交旧领新,文件使用原发放号。

4.文件丢失,当事人应写明原因,经科室、施工队负责人审核、分管安全副经理审核批准后,到安全科办理补发手续,新文件给予新发放号,并注明原号作废。必要时,安全科将作废文件发放号通知各相关部门,防止误用。

(三)文件的修改与修订

1.文件出现下列情况时,需进行修改或修订:

1.1文件编制本身重大失误;

1.2安全标准化运行过程中出现变动;

1.3与上级有关规定、法令、法规相悖;

1.4其它情况。

2.安全生产管理文件需修改或修订时,必须向分管安全副经理提出书面申请,项目经理批准后,才能进行修改或修订。

3.安全生产管理文件的修改均采用换页的方式进行修改或修订。

4.安全科将需修改或修订的安全生产管理文件收回。

5.安全科对修改或修订后的文件进行文件状态登记。

(四)文件的评审

1.安全科每年组织一次文件的评审工作,对文件的符合性进行评价。

2.任何人不得在文件上乱涂乱画,确保文件的清晰、易于识别和检索。

(五)文件的借阅

1.文件属于保密级的,不可私自向外来单位提供、借阅。

2.外来人员需借阅时,必须经项目经理审批后方可向用户提供。

(六)废止和回收

新版本文件发布时,旧版本文件同时废止或失效,安全科文件按发放台账全部收回并销毁。

篇3:企业经营部文件档案管理控制程序

公司经营部文件档案管理控制程序

经营部档案定义:从经销商合同、采购合同、合格供方资料及评审记录、市场调研资料、企业整体形象宣传资料、客户联系资料(含总代理及所有专卖店)、客户经营情况、客户订单(包括产品订单、展厅设备订单、宣传资料《广告画》订单)、客户书面反馈情况、经营部投标文件、量体订制的客户个人资料、发货记录、部门合同评审资料、空白合同、经营部会议记录、经营部职员工作总结报告、经营部工作计划、经营部制度及工作程序文件、经营部职员出差记录等经营资料中转化为经营部留底备查的资料统称为经营部档案。

一、目的

通过对经营部档案的管理确保公司所有经营资料的完整性并保障公司经营活动的可追溯性,有效督导经营部职员严格执行相关工作程序并作为公开、公平考核经营部职员工作成绩的依据。

二、适用范围

适用于经营部所有工作人员的档案管理,并作为经营部人员文件处理程序指导文件。

三、管理职责

3.1经营部配备档案管理员运用专用电脑及文件柜开展档案管理工作。

3.2档案管理员负责经营部档案的电脑输入、输出处理及分类整理、保密管理,提供档案处理意见;负责对档案的完整性及审批程序与公司工作程序及制度的核对工作;负责管理档案的借阅、外调;负责客户定单的传真、确认工作。

3.3经营部主管负责档案管理员的工作指导、监督及档案资料处理的建议工作;负责经营部职员经营资料的监督管理及相关经营资料评审程序监督管理。

3.4经营部职员按工作程序开展工作并配合档案管理员工作及时提供准确、全面的经营资料,以便于转化为经营部档案。

3.5财务部负责经营部合同、定单、发货记录等经济类档案的审计、统计、报告工作;负责经营部档案管理专用电脑与财务部电脑联网的管理工作。

3.6总经理负责财务部与经营部档案管理工作的协调及监督;负责经营部经营资料归档情况的监督;负责经营部档案借阅、外调的审批及经营部档案处理的最终审批。

3.7董事长负责财务部对经济类档案管理工作的监督审核及报告的审批。

四、管理程序

4.1经营部合同必须依照公司相关要求逐级审批后签订并结合合同评审文件方可视为有效文件存档。

4.2客户订单经逐级审批后发货的文档方可视为有效文件存档。

4.3客户反馈情况的书面报告、经营部职员工作总结报告、经营部工作计划(工作报告)经有关人员或领导批示意见后方可视为有效文件存档。

4.4经营部会议记录由参会人员签名后作为有效文件存档。

4.5客户联系资料、客户经营情况由客户负责人签名后作为有效文件存档。

4.6经营部投标文件经公司领导确认标书内容之日起存档。

4.7量体订制的客户个人资料自客户验收产品之日起存档。

4.8发货记录自仓库发货并传真客户确认之日起作为有效文件存档。

4.9经营部职员出差记录、经营部制度及工作程序文件由经营部负责人签名确认后交档案管理员整理记录作为有效文件存档。

4.10档案管理员将1-9文件转化为档案时必须依据有效文件要求进行核对后方可进行文件转化处理。

4.11档案管理员发现不符合要求的文件应反馈至经营部负责人进行监督协调,保障文件的有效性。对于未按程序要求确立的文件经营部负责人应调查研究事情原因并出具说明性文件交总经理审批后作为该文件的补充资料一同交档案管理员进行存档管理。

4.12档案管理员应对不完整的文件监督并催促相关人员或领导补充完整进行转化并管理。

4.13档案管理员应先对有效文件进行分类整理编号,并就文件名称、文件编号、主题内容、归档时间、档案年限、存放位置等相关内容输入专用电脑并按数据库管理要求进行档案管理。

4.14档案管理员的档案柜应进行分类编号并将档案按电脑内所示内容及存放位置放入专用档案柜。

4.15经营部打印资料由档案管理员于专用电脑及设备进行操作,便于文件的转换工作。未在专用电脑中处理过的合同文件必须原文输入电脑,合同原件放于档案柜内。

4.16财务部电脑与经营部档案管理专用电脑联网并进行维护工作。便于随时查阅、审核、统计合同、发货单、客户订单等相关经济类档案资料。

4.17借阅经营部档案须经营部负责人同意;外调经营部档案须经经营部负责人同意并有总经理签名同意。档案管理员应对借阅、外调档案进行登记并及时督促回收。

4.18档案管理员应参照《公司机密管理程序》保证经营部档案的保密工作,设置电脑密码、锁好档案柜,保管好钥匙。保障档案的整洁,进行对档案柜防潮、防虫处理,对电脑资料进行及时备份处理。

五、奖惩条例

5.1档案管理员恪尽职守,保证了文件转化为档案资料手续的准确正规,保证了档案资料的机密性、保证了公司经营的有效追溯的将进行表彰及相应的经济奖励。

5.2经营部职员能主动、及时、准确、全面的提供文件资料进行归档工作,全力配合档案管理员进行工作的将进行表彰并将能此工作配合和档案资料内体现的内容作为经营部职员工作考核、评定工资、奖金的主要依据。

5.3对于违反档案管理程序条例,未按程序进行文件审批,不准确、全面提供文件资料,未配合档案管理员工作的将进行批评、警告及经济处罚并作为工作不良记录存档,供工作考核、评定工资、奖金时的重要依据。

5.4对于未按照本程序进行操作的档案管理员按所造成的影响和损失进行批评、警告及相应经济处罚,并作为工作考核、评定工资、奖金的主要依据。

5.5对于未经许可私自动用档案管理专用电脑,私自开启档案柜,私自调阅档案资料,私自对进行档案资料复印、拷贝的将依照《公司机密管理程序》相关条款进行处罚并作为不良记录存档。