工程学院档案室管理制度

工程学院档案室管理制度

档案是学院工作和教育教学活动的真实记录，主要有教育教学类、声象类、荣誉实物类等几类，一般由档案室集中统一管理。

学院档案室是学校的内设机构，由院长助理分管，由教学秘书具体负责档案室日常管理。

为保证学院档案齐全、规范，特制定本规定。

一、学院档案室的基本任务

1、结合学校实际，建立健全学院档案管理制度和各类材料及时归档制度。

2、及时收集、整理、保管和统计学院的全部档案，编制检索目录。并积极提供档案利用，为学院管理和教育教学等各项工作服务。

3、负责对全院各专业的档案收集、归类整理、上交档案室等工作进行指导、监督、检查，并纳入学校对档案室考核检查。

4、维护档案的完整与安全

二、档案室立卷归档范围、原则和注意事项

1.所有学院档案必须集中统一管理，确保真实、完整、准确、系统和安全。学院各专业每个学期结束时要积极负责本专业档案资料的收集、积累、归类、整理、上交工作，保证归档文件材料收集完整齐全，并按时移交到学院档案室。任何单位和个人不得把档案材料据为己有。如一项工作、一次活动由几个专业联合组织的，涉及多个部门的，文件材料由牵头主办的部门负责归档，其他部门协助提供相关材料。

2.严格执行文件、材料的形成单位及教科研课题组立卷归档制度，坚持做到“三纳入”、“四同步”：即将立卷归档工作纳入学院及各专业、各部门、课题组的工作内容，纳入管理制度，纳入有关人员的工作职责范围;在布置、检查、总结、考核各项工作的同时，布置、检查、总结、考核档案归档工作。

3.任何单位和个人不得保存已办理完毕的文件、材料，不得擅自销毁文件、材料。如确需要销毁的文件、材料要由档案室登记造册，按照学院档案管理规定，经院长批准后专人监销。干部、职工在调动离开原工作岗位时，要彻底清理文件、材料，及时办理文档材料的交接手续。

4、凡是反映本院重大工作与活动，具有考查利用价值的文字、声像制品、图片等资料均属归档范围。凡属归档的各种文字材料，必须要求字迹、图象清晰、书写工整，所有会议记录和文字材料均禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水书写。立卷单位应负责将材料收集齐全，核对准确，按文件的自然形成规律，系统整理，并在封面上填写档案名称，编写卷内目录。根据档案的保存价值和档案保管期限的规定，准确划分保存期限。凡反映学院重大活动和基本历史面貌，有长期利用价值的档案，列为永久保管;凡是反映学院一般工作活动，在较长时间内有参考利用价值的文件，列为长期保管;凡是在短时间内对本校有参考利用价值的，列为短期保存。

5、文件类的归档材料实行以件为单位归档。院内发文要附文件正本、底稿、发文单、附件等。底稿及发文单均不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水，发文单上必须在签发栏内由领导签字，正文上的公章应盖在发文单位和日期处。

6、请示类文件要附相关批复材料。上级来文需要办理并上报相关材料的，要求将上报的相关材料附上。各部门报表、名册、学生各类报告存根、图册等已装订并符合装订要求的材料，以册(本)为单位移交档案室。

7、德育、师德教育活动、教学、科研、校内报道等专题性的归档材料,仍以卷为单位进行整理、立卷，需装订的案卷材料归档部门要装订后方可移交。

8、立卷归档的材料必须是原件，复印件不得归档。凡不符合档案归档要求的文件材料,必须按要求进行整理后方可移交。移交的文件材料要求字迹清楚、规范。

9、归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐卷(件)检查，不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料人为地分割开或遗漏。

10、移交档案时，交接双方应当面检查，按立卷归档要求进行验收,不符合要求的要退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。移交档案材料时应填写档案移交清单，清单一式二份,经交接双方签字后各留一份备查。

11、档案室应坚固安全，安装防盗门窗、窗帘，由学校有空调、电脑、打印机等。

12、借阅档案，必须填写“借阅档案审批表”，经领导同意签字后，方可借阅，借阅人不得擅自拆卷抽取、拍照、复制卷内文字材料，借阅人不得泄密、遗失、涂改、污损，更不得私自转借给他人，违反规定者，按有关规定予以严肃处理。

13、定期组织人员对档案保管情况进行全面检查，作好记录，发现问题及时向分管领导汇报。

三、规范分类，及时整理归档建档

所有档案要及时整理，规范分类，登记归档。档案类目和基本范围：

(一)党群类

1、学校党组织的计划、总结、文件、批复等材料;

2、党员大会、支委会、民主生活会会议记录;改选、增补委员报告、批复;

3、党员名册、年报表、发展党员和转正材料;组织建设、党员教育、宣传、主题活动、纪检等方面的材料;

4、工会、共青团、学生会召开代表大会、工作会议、组织活动的全套文件和材料;各群团组织的计划、总结、经验交流材料、会议记录;换届大会材料;改选报告和批复;

5、政治思想教育、精神文明建设材料;

6、学生学风建设和开展各项专题活动的材料;

7、出席党代会、人代会、政协会的名单;

8、表彰、处分材料;

9、综合治理、平安建设文件、材料。

(二)行政类

1、学校年度、学期工作计划、总结、报表;

2、党政联席会议记录、教师会记录、政治学习记录、学院召开的各种工作会议，专业会议材料;

3、学校规章制度、岗位职责、奖惩办法、考核检查资料;

4、学院文件、会议资料、教代会资料;

5、专题报告;向学校重大事项的调查、汇报和处理情况的报告;

6、学院各类专项检查工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的声像材料;

7、学校的请示与上级机关的批复文件;各处室的请示与学校的批复文件;

8、学校及其各处室在各项工作、活动中形成的计划、总结、报告和活动过程的资料;

9、学院检查部门工作，调查研究形成的重要文件材料;

10、本校的历史沿革、大事记、年鉴、反映本校重要活动事件的剪报、声像材料、荣誉奖状、奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物以及展览照片等材料;

11、干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、教职工花名册等文件材料;

12、学校与有关单位及个人签订的各种合同，协议书等文件材料;

13、教师、职工、职员、退休人员名册、劳模、优秀教师、先进班主任、特级教师、学科带头人、骨干教师名册和档案;教职工受表彰登记表;受处分人员的检查、情况调查、处分决定或文件。

(三)教育教学类

1、学校制定的各种教学制度、办法、规章、条例;有关教学工作的各类会议文件、纪要、安排、总结;

2、学籍管理材料(学籍卡、新生登记表、成绩册);学籍变更材料(升级、留级、休学、复学和退学、转学材料);学生奖惩材料、招生、分配工作材料(招生计划、招生工作总结、新生名册、毕业生鉴定、登记表、毕业生总结材料、毕业班合影照、毕业证书存根);

3、总课程表和学校教学工作计划、总结;

4、各教研组计划、总结;教科研计划、总结、活动记录;个人教学计划、备课、听课、政治业务学习笔记、校本培训记录，教学大纲、各课程学期授课计划，教师任课、任职安排;各课程考试题、成绩单，成绩统计表及试卷分析，教学质量调查材料;教学实习计划、总结;班主任名单;各类竞赛成绩和名次。

5、本院编制的教学录音、录像等;

6、有关教学经验的总结，教学方法的研究，教学手段的改进，教学效果的反馈，教学改革，课题研究，学术论文，专题发言等原始资料;公开课教案、评课材料、教学基本功竞赛材料、名次;有价值的课程建设的全套材料(教学计划、教学大纲、教案、题库、试卷、习题集、自编讲义、主编、参编、主审、参审教材、实习计划、实习讲义、实习指导书、教学总结);

7、教职工在各种报刊杂志上发表的文章、在各种学术会议上交流的文章以及各种研究成果的奖励文件;各级教育科研课题的成果、结题报告及其审查鉴定文件;教职工编译正式出版的各种学校专著、教材、教学参考资料等;兄弟学校有参考价值的教学资料;教师发表、获奖的论文和证书;

8、师资培训计划、考核、总结、教师业务档案等有关材料;

9、教师学历进修、普通话、现代技术、考核材料;学科带头人、教学能手、骨干教师、培训的材料;

10、德育工作计划、总结;各种活动的材料、检查评比的材料、先进班级、三好学生、优秀学生干部登记表、学生奖惩的材料;

11、本校学生军训、入学教育、开学典礼、毕业教育、重要集会等重要材料;

12、师生参加本校体育、文艺活动和比赛的材料;

13、本校组队参加各类比赛的运动员名单、成绩;本校最高记录;

14、体育锻炼标准达标成绩统计表。

(五)声象类

录音带、录象带、照片、计算机磁盘等。

(六)设备类

设备申购报告和批复;合同、说明书;设备安装、调试、验收、维护协议;使用、故障和维修记录;本项由项目完成单位负责收集，及时归档。

(七)荣誉实物类

各种奖品、有历史价值的证书、奖状、奖杯等实物。

1.充分发挥档案作用，为学校管理和教育教学服务教育教学提供档案材料，或进行咨询服务。

机械与电气工程学院

篇2:档案室管理制度(精选)

第一篇：档案室管理制度

档案室管理制度

为了加强本校档案工作的业务建设，逐步实现档案工作规范化，全面提高档案管理水平，有效地为教育事业和各项工作服务，为国家积累档案史料，根据《中华人民共和国档案法》、《国家行政机关公文处理办法》、国家档案局《机关档案工作业务建设规范》的有关规定，结合本校的具体情况，特制定本制度。

档案工作管理体制

1、档案工作实行统一领导，分级管理的原则。本校在公务活动中形成的具有保存价值的全部档案均由本校综合档案室集中统一管理。

2、加强对档案工作的领导，明确分管校长，并列入议事日程。办公室由主任具体分工主管档案工作。

3、建立健全档案管理网络，由各部门配备专职档案人员，业务上受档案室指导并配合检查。

4、本校综合档案室同时接受上级主管部门和地方档案行政管理部门的业务指导、监督和检查。

档案工作基本任务

1、集中统一管理本校在工作活动中形成的、除人事档案外的各种门类载体的全部档案，积极提供利用，为本校各项工作服务。

2、指导、检查、督促文件的形成、积累、整理、归档工作。

3、制订档案工作计划和管理规定。

4、办理领导交办的其他有关档案业务工作。

档案收集制度

应当归档的文件材料，必须由各部门兼职档案员收集齐全，分类整理，编制移交清单，按规定时间移交学校综合档案室集中管理，任何个人或部门都不得据为己有或拒绝移交。

1、日常工作中形成的应归档的文件材料，各部门一律在次年的第一季度内整理完毕，向档案室移交。文书档案应在第二年的六月底以前完成归档工作；教学档案应在第二学年的九月底以前完成归档工作。

2、基建工程、设备仪器在项目完成后或告一段落时，经办部门应将归档材料组成保管单位，经负责人审定后向档案室移交。

3、一次专题会议、一次活动结束后，应及时将归档文件材料向档案室移交。

4、因公外出参观、学习、考察和参加各种会议，获得的文件材料在一个月内向档案室移交。

5、会计文件材料，一般次年的第一季度由财会人员完成整理立卷，在财务部门保存一年后向档案室移交。

6、声像材料要用文字标出摄像、录音、摄影的对象、时间、地点、内容和作者，应及时向档案室移交。

档案整理制度

档案室在接收到各部门档案材料后，要按照本校《学校档案分类方案》和《学校档案档号编制方法》的有关要求，分类整理，并编制归档文件目录、案卷目录等。

1、文书档案实行以件为单位进行整理归档，应当按照《归档文件整理规则》的有关要求整理编目。

2、教学档案实行以卷为单位进行整理归档，应当按照《机关档案工作业务建设规范》的有关要求整理编目。

3、会计档案按照《会计档案管理办法》、《会计档案案卷格式》的有关要求整理编目。

4、基建、设备、科研档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》的有关要求整理编目。

5、照片档案按照《照片档案管理规范》的有关要求整理编目。

6、录音、录像档案按照《磁性载体档案管理与保护规范》的有关要求整理编目。

7、计算计光盘、激光视盘和激光唱盘等档案应按《电子文件归档管理规范》的有关要求整理编目。

8、实物档案包括各种荣誉奖品的、宣传纪念品等不同载体和不同物质形态的实物原件，应当按件编写说明和编制目录。

档案保管制度

1、档案员每季度要对库房档案管理状况进行一次全面检查，发现问题要及时向分管主任汇报，并采取有效措施，保证档案的安全。

2、库房做到防盗、防光、防火、防潮、防虫、防鼠、防高温，室内严禁存放易燃、易爆、易腐蚀的物品，杜绝有害气体和物理污染窜入室内。

3、做好库房温、湿度记录，定期进行，发现超过规定的温、湿度时，要及时采取降温、降湿措施。

4、对胶片、照片、录音带、录像带等采取特制的装具进行保管。

5、定期打扫库房卫生，做到窗明地净，箱柜无灰尘，，室内无蛛网，橱柜架排列有序。

6、下班前认真检查门窗，切断库房电源，保证档案的安全。

档案保密制度

1、加强保密教育，认真学习贯彻《保密法》，充分认识档案工作的重要性、机要性，自觉保守党和国家的机密。

2、健全保密制度，严格遵守接待、保管、安全、保卫等有关保密规定，杜绝工作差错。

3、开展保密检查，定期对室藏档案资料进行检查，发现泄密事件及时追查，并报告领导及有关部门。

4、严格调阅制度，健全借阅手续。凡外地、外来单位来查阅档案者，须持单位介绍信，严禁将档案带出阅档室。

5、不得让无关人员随意进入档案库房。

6、无保存价值的档案资料及文件材料，严格办理销毁审批手续，统一送市保密回收站销毁。

7、凡违反保密规定造成损失的，根据情节轻重给予相应处罚，构成犯罪的依法追究刑事责任。

档案利用制度

1、档案人员熟悉室藏档案情况和主动了解学校各项工作对利用档案的需要，积极主动地做好提供利用工作。

2、档案室必须编制《归档文件目录》、《案卷目录》、《全引目录》，并根据利用工作的需要编制专题文件目录（卡片）等检索工具。

3、建立计算机文件级目录数据库，实现计算机管理和检索档案，做到调卷迅速、准确。

4、档案室利用档案资源，开展档案的编研工作，编写全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、发文汇集、专题文件汇集等汇编资料。

5、外单位来档案室借阅档案，应按规定办理借阅手续，在档案室阅览室或指定地点阅档，不得外借。查阅档案时，不允许在案卷上圈划、批注、污损、涂改、剪裁、撕页、折卷。

6、本校工作人员或基层单位因工作需要查阅档案时，一般应在档案室内阅看，不得外借，如特殊情况需外借时，须经分管领导批准，办理登记批准手续，约定归还日期。借阅者不得将案卷转借他人。

7、秘密级档案须经领导批准后方可查阅，阅者对所借档案负有保密和安全责任，并须在档案室阅办，阅后及时归还，不得擅自转借、损坏、拍照或复印。

8、凡经批准查阅的档案，如需摘抄、复制（印），须经档案专管干部审核，确认无误后加盖证明章才能生效。

9、档案利用反馈工作，由利用者或档案人员填写《档案利用效果登记簿》。

档案统计制度

1、档案统计工作的主要内容包括：档案室人员、经费、设备、面积情况；室藏档案资料的种类和数量情况；档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、利用、编研情况，以表、册等形式提示它们的过程、现状和变化。

2、统计数据必须准确可靠，不得马虎草率和弄虚作假。

3、定期、不定期地进行帐物核对，做到帐物相符。

4、建立统计台帐，及时做好平时原始数据的登记工作，注意积累统计资料。

5、统计报表应注明填报单位、时间、填表人、审核人。填写时一律用阿拉伯数字书写，字迹工整清晰。

档案鉴定制度

1、根据国家档案局1987年12月4日颁发的《关于机关档案保管期限的规定》、《文字档案保管期限表》，结合本校的具体情况，制定本校档案保管期限表，定期对档案进行鉴定，准确地判定档案的存毁。

2、为了保证鉴定工作有组织、有监督地进行，必须建立档案鉴定工作小组，由校分管档案的领导、档案人员和有关业务部门的代表组成。

3、鉴定应采取直接鉴定法，按照档案的实际情况以案卷为单位，逐件逐张地审查，直接判定其价值。对一时难以判定价值的档案，应采取保存从宽，销毁从严；孤本从严，复本从宽的处理方法。

4、对鉴定后需要销毁的档案，必须确认已无价值，经分管领导审批，并报区文教局、档案局后再行销毁。

5、销毁失去保存价值的档案须由鉴定小组提出意见，登记造册，经校分管领导批准后，由二人在指定地点监销，监销人要在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期、地点，并由监销人签字。

6、档案销毁清册应归入全宗卷，以留存查。

第二篇：档案室管理制度

一、档案管理人员必须贯彻“以防为主，防治结合”的原则，做好档案室的管理工作，落实防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防虫、防鼠等措施。

二、档案管理人员必须坚持值日值班制度，坚持每天下班前检查门窗是否关好，电源开关是否关闭。对所保管的案卷，半年进行一次抽查，年终进行一次全面检查。严禁在档案室抽烟、吐痰。外来人员未经许可不得进入档案室。

三、新接收的档案资料，必须经过严格核查和消毒处理后才能进库上架

四、值班人员必须做好档案室内外温湿度记录，做好温湿度的调节工作（标准温度为摄氏14—24℃，相对湿度为45%—60%）。

五、档案室设施要经常进行检查，坏了要及时报告或维修，保证各项设施完整正常。

六、保持档案室的清洁卫生，坚持做到每周一小扫，每月一大扫。

第三篇：档案室管理制度

xx中心小学

档案室管理制度

档案室是学校档案存放的重要场所,因此必须采取必要的措施,以保证档案资料的储存和安全,为强化对档案资料的科学管理,特制定以下制度：

1.档案室钥匙要专橱保管,不准随身携带,门窗要及时关闭上锁。

2.档案室柜具要编制顺序号,排列整齐,便于工作。

3.非本室工作人员不得擅自进入,因工作需要进入时,要由本室工作人员陪同。

4.注意档案室内外的温、湿度,定期分析、积累资料,要根据室内外的温、湿度情况,随时通风,除湿降温。

5.档案室要有数量充足的消防器械,工作人员要熟练地掌握使用方法。室内严禁吸烟,严禁存放易燃品及其它物品。

6.室内要经常打扫,柜具要定期擦拭,随时放置防虫、防鼠药品,保持室内外清洁卫生。

7.对档案资料的借出归还,要有严格的检查登记制度。

第四篇：档案室管理制度

沭阳中等专业学校

档案室管理制度

1.学校档案工作是学校管理工作的重要组成部分。建立健全学校种类档案，目的主要在于为学校领导和上级有关领导部门分析、总结、部署及调度学校工作和对学校工作做出决策，提供准确、可靠的依据。学校要成立档案管理领导小组，设立专（兼）职档案管理员，认真贯彻实施档案法，抓好学校的档案建设。

2.学校建立档案室，存放各种门类的档案，包括文书档案、教学档案、从事档案、基建档案、财物档案、音像档案、荣誉档案、学籍档案、健康档案、体育档案等。

3.档案室要制定档案文件资料收集细目，各处组室要按照这一细目全面及时地搜集各类档案资料，档案员要定期征集归档、建档。

4.建立健全并认真落实好档案工作的各项规章制度，包括归档制度、保管制度、保密制度、借阅利用制度、鉴定销毁制度、档案统计制度及监督检查制度等。有档案达标计划，使学校档案管理工作走上规范化、制度化、科学化

5.档案员要认真学习档案法规和处理程序，熟悉学校各方面的工作，加强档案业务训练，努力提高自己的业务水平和管理水平。

6.档案员要按时向上级档案主管部门呈报各类报告，做好各类档案检查准备工作。

7.校内人员借阅业务性档案，须经有关领导同意后方可查阅，并办理登记手续，在规定期限内完好无损地归还。校外人员来校查阅档案，必须持有单位介绍信，经学校主要负责人批准后方可查阅档案。查阅者未经同意不得摘抄档案材料，经同意摘抄的材料，必须经档案室人员仔细核对签署意见。

8.健全各种检索工具，开发利用现有档案。不断挖掘档案信息，编制各种辅助表册，扩大利用服务范围，提高档案的利用效益。

9.加强档案保密工作。档案室门窗要加固，备有消防器材，保持整洁、干燥、自然通风，严禁吸烟，注意防盗、防火、防鼠、防霉、防蛀，档案员不得将无关人员带进档案室，不得外泄档案中的机密。

第五篇：档案室管理制度

档案室管理制度

一、村档案工作是村管理工作的重要组成部分。建立健全村种类档案，目的主要在于为村领导和上级有关领导部门分析、总结、部署及调度村工作和对村工作做出决策，提供准确、可靠的依据。村要成立档案管理领导小组，设立专（兼）职档案管理员，认真贯彻实施档案法，抓好村的档案建设。

二、村建立综合档案室，统一存放各种门类的档案，包括文书档案、会计档案、基建档案、荣誉档案、学籍档案、村民档案、特殊载体等。

三、档案室要制定档案文件资料收集细目，档案员要按照这一细目全面及时地搜集各类档案资料，并定期征集归档、建档。

四、建立健全并认真落实好档案工作的各项规章制度，包括归档制度、保管制度、保密制度、借阅利用制度、鉴定销毁制度、档案统计制度及监督检查制度等。有档案达标计划，使村档案管理工作走上规范化、制度化、科学化。

五、严格完善归档制度。档案员和各处组室要按照国家档案部门统一规定的规格和要求，明确归档范围，及时搜集立卷，严格立卷质量和保管期限。

六、档案员要认真学习档案法规和处理程序，熟悉村各方面的工作，加强档案业务训练，努力提高自己的业务水平和管理水平。

七、档案员要按时向上级主管部门呈报各类报告，做好各类档案检查准备工作。

八、村内人员借阅业务性档案，须经有关领导同意后方可查阅，并办理登记手续，在规定期限内完好无损地归还。村外人员来校查阅档案，必须持有单位介绍信，经村主要负责人批准后方可查阅档案。查阅者未经同意不得摘抄档案材料，经同意摘抄的材料，必须经档案室人员仔细核对签署意见。

九、健全各种检索工具，开发利用现有档案。不断挖掘档案信息，编制各种辅助表册，扩大利用服务范围，提高档案的利用效益。

十、加强档案保密工作。档案室门窗要加固，备有消防器材，保持整洁、干燥、自然通风，严禁吸烟，注意防盗、防火、防鼠、防霉、防(本站向您推荐：)蛀，档案员不得将无关人员带进档案室，不得外泄档案中的机密

篇3:档案室安全管理制度

档案室安全管理制度

1.档案室是学校党政文书资料、人事档案、学生学籍档案保存使用的场所

，列为学校安全管理要害部位，工作人员应特别做好安全工作。

2.档案室是机密部位，非工作人员未经批准，不得随便进入室内。

3.各类资料进入档案室，必须严格登记制度、借还制度，机密资料、人事

档案严防丢失、严防泄密事件的发生。

4.档案室应通风、透气、干燥，做好防湿、防虫蛀的工作。

5.室内消防器材、报警设备常年完好，性能良好有效。

6.严禁将任何火种带入室内，任何人不准在档案室内吸烟。

7.门窗坚固防盗，工作人员随手关窗锁门，假期、节日要特别加强看护，

确保安全。