中海物业公司公文处理办法
ZH物业公司公文处理办法
为使公文处理规范化、制度化和科学化,提高公文处理的效率和质量,现根据有关规定并结合本公司实际,制定本办法。
一、公文的处理
1.公文的处理主要包括:公文的形成、办理、立卷、归档和销毁。
2.公文处理的基本原则是:及时、准确、规范、保密。
二、公文格式
1.发文单位名称在公文正上方。
2.发文字号:包括发文年度、发文单位代号和发文顺序号,按序标识下方,文件为:"中航物管京字[年号]第**号";通知为"**BJT[年号]-(文号)";规章制度为"**BJG[年号]-(文号)";文函为"**BJH[年号]-(文号)";日常管理工作手册为"**-BJ-RC-文件号/(表格号)";设施设备管理工作手册为"**-BJ-SB-文件号/(表格号)";环境管理工作手册为"**-BJ-HJ-文件号/(表格号)";消防管理工作手册为"**-BJ-*F-文件号/(表格号)";安全管理工作手册为"**-BJ-AQ-文件号/(表格号)"。
3.正文:主送单位、部门名称及内容。
4.公文用纸用公司统一印制的信签纸(16K)。
5.文尾:发文单位、时间、主题词、抄送(抄报)部门、印发部门、签发人、份数等。
三、公文的审批签发程序
1.行文稿先由行文部门领导审核签名,再送行政部核稿,不属急件,一般不得将文稿呈送分公司经理。
2.需会签的,送会签部门审稿,然后由行政部将符合要求的文稿送分公司经理签发。
3.行政部编号签字并交文员打印。
4.其它各部门均不得直接安排文员打印。
四、公文办理
1.登记公文,应将公文的标题、密级、发文字号、来文机关、发往机关、份数、收发时间、附件及办理情况等逐项记载清楚,以便今后核查收回和销毁。
2.分发公文
(1)一切外来公函,统一由行政部文秘签收、登记并及时分送。
(2)根据公文性质和内容,由行政部主任提出处理意见,填写《文件阅办单》,送经理阅示,或根据需要交有关部门办理。
3.承办公文是指接受办理下级单位请示的公文和其它需要批复的公文,以及转发翻印的公文等。承办请示的公文,先交行政部,由行政部登记后呈报经理阅示,经经理阅示后送相关部门执行或协调处理,时限一般不得超过一周。重要事项和重要问题的请示,可直接送经理审阅后批复,时限不得超过三天。承办公文部门要提高效率,及时催办和跟踪,避免延误。
五、公文档案的管理
1.凡是记述和反映本公司经营管理活动,具有查考价值的各种自制文件和已办理完毕的有保存价值的文件,均由行政部文秘统一管理,第二年上半年完成上一年度的文秘立卷归档工作。
2.各部门代表分公司参加各种会议带回的文件,均不得自行保管和销毁,须转交行政部,实行统一管理;行政部文秘对归档文件按事理分类、编号,确定保管期限。
3.对无保存价值的文件,要逐一填写清单,经行政部主任审批,并在收、发文本上注明,一年后予以销毁。
4.借阅文件,应经行政部主任批准后方可。未经同意,不得抄摘和复印。
5.各部门应建立相关制度,管理好本部门收到的各类文件资料,及时做好立卷、归档和销毁工作,有关分公司的工作情况通报和规章制度应及时传达到全体员工。
篇2:工程建设指挥部公文处理办法
第一章总则
第一条为使公文处理工作规范化、制度化、科学化,并结合工程建设实际,特制定本办法。
第二条公文处理必须做到及时、准确、安全、保密。公文由办公室统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档。
第二章行文规则
第三条行文要注重实效,少而精。可发可不发的公文不发,可长可短的公文要简短。
第四条向上级机关行文,报送的公文应当主送一个上级机关;如需其他相关上级机关阅知,可以抄送。不得越级向上级机关行文,尤其不得越级请示问题;因特殊情况必须越级行文时,应当同时抄送被越级的上级机关。报表、总结材料、情况说明、特殊书信等各类文件须经处主要领导人审定后,方可报送上级机关或上级领导人。
第五条向上级机关请示问题,应一文一事,不在非请示公文中夹带请示事项。请示事项涉及其他处室业务范围时,应当经过协商并取得一致意见后上报。
第三章公文处理程序
第六条公文办理分收文办理和发文办理。收文办理一般包括签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序;发文办理一般包括拟稿、审核、签发、登记、缮印、校对、用印、分发、传递、立卷、归档、销毁等程序。
第七条收文办理
(一)签收。收文一律由办公室文秘收发人员签收,按程序办理。除领导同志直接交办的事项外,不得将公文直接报送领导同志个人,::领导同志不受理未经文秘收发人员签收的公文,有关领导和科室人员通过会议等渠道接收的公文,返回单位后,应及时送交办公室文秘收发人员签收。
(二)登记。签收的公文,由文秘收发人员逐件拆封核查,分类登记。登记时,要注意区分急件与平件,注意区分办件、阅件、简报,避免该办的文件漏办。
(三)分发。对不需办理的阅件和简报。按其内容分别送有关领导和业务部门阅知。
(四)拟办。需要办理的公文,由办公室负责人按领导人分工或科室职权范围提出拟办或批办意见。拟办意见应力求准确、可行。对紧急公文,由办公室复印后,直接批给有关科室办理,并提出办理时限,原件呈处领导阅示。对需要几个科室承办的公文,应明确一个科室牵头。对篇幅较大的文件,可拟请有关科室摘录提要后送有关领导批办。
(五)批办。办公室按照拟办意见及时将公文分送有关领导批办。对需贯彻执行的文件,要批示贯彻执行的具体方案与意见,对需办理和答复的要注明承办部门及承办时限,经领导同志批办过的公文,要在来文登记簿上注明批送给某科室或部门,并及时发送有关业务科室或部门办理。
(六)承办。有关业务科室或部门接到交办的公文,应抓紧办理,并贯彻急事急办、特事特办的原则。紧急公文应按批示注明的时限办结。未注明时限的一般公文应在7日内办结,不得延误、推诿。对不属于本部门职权范围或不适宜本部门办理的,应在当天退回办公室并说明理由。
(七)催办。公文处理应建立催、查办制度。由办公室签收、登记后分办或送领导批办的公文,由办公室主任或秘书催办。一般公文由办公室每半月催办一次,紧急公文要做到跟踪催办,重要公文及领导批示要求限期办理的公文,应重点催办,并及时反馈办理情况。催办过程要及时记录,并根据催办记录,每月通报一次公文办理情况。
(八)查办。查办是催办的继续和深入。对办文拖拉、落实领导批示不力、反馈信息迟缓、屡催不办的单位或部门,办公室主任或秘书可直接登门查办,将查办结果予以通报。
第八条发文办理:
(一)拟稿。应根据领导批示或口头指示,由承办科室或承办人负责撰拟文稿。重要文件应由部门负责人或处领导亲自起草,或列出提纲、论点,由熟悉情况的承办人拟写,以减少失误,争取时间。
草拟公文应当做到:
1、符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。
2、情况确实,观点明确,条理清楚,文字精炼,书写工整,标点准确,篇幅力求简短。
3、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。
4、结构层次序数,第一层为"一"、第二层为"(一)",第三层为"1.",第四层为"(1)"。
5、必须使用国家法定计量单位。
6、用词用字准确、规范。文内使用简称,一般应当先用全称,并注明简称。
(二)审核。拟文科室负责人负责初审,办公室分管文秘工作的负责人或秘书负责终审,并送有关领导签发。文稿应由撰稿人亲自送审,并说明拟文因由、依据、目的。在办理过程中的发文文稿应做好保密工作,不得交由施工单位等外单位人员送审、传阅。
审核的重点是:是否需要行文,有无行文依据,批件是否返还办公室,是否符合国家的法律、法规和方针政策及有关规定,是否与有关部门协商、会签,文字表述、文种使用、公文格式等是否符合规定。
文稿送审过
程中,拟稿人应当与核稿人保持联系,以便及时说明情况。对内容比较简单,文字修改不大的,可由文秘人员修改,对重要件、急件或有重大问题要修改的,应同拟稿人共同研究修改。
对内容不成熟,在文字上又需要作大量修改的文稿,可合并或需分开行文的,文秘人员提出处理意见后,可退回拟稿科室。
经过终审的文稿,如内容改动较大、层次勾划较乱、辨认困难、不符合归档要求的,由拟文处室清稿后(并将原稿附后)再送领导签发。
(三)签发
经会签、审核后的文稿,由处主要负责同志或授权分管领导签发。
审批公文,主批人应当签署明确意见,并写上姓名和审批的年、月、日。其他审批人圈阅,应视为同意。非特殊情况,::领导人一般不接收和签收未经办公室审核的公文。
(四)登记。文稿经领导签发后,由办公室文秘收发人员统一编制发文字号、确定印制份数以及对不符合公文格式规定的文稿作技术处理,并写明主题词。
(五)缮印。由办公室文印人员承办,缮印应按照缓急度排列,一般不超过2天。急件应立即承印。
(六)校对。由拟稿人校对,重要公文要做到三校付印。未经签发人或终审人同意,不得擅自改动公文内容。
(七)装订。由承办部门提供附件复印件后,办公室装订。附件应采用16开型纸张,图纸等A3型的附件应在右下边缘折叠对齐。
(八)用印。由办公室文秘人员负责用印。
(九)分发传递。由办公室负责封装、邮寄,并分送公文交换站,机要文件不得通过公文交换站交换,传递公文必须及时,准确、安全、保密。
第九条立卷。根据《中华人民共和国档案法》有关规定对具有查考和保存价值的公文、材料、领导批示等进行分类整理立卷。工程项目竣工后,送总公司办公室档案室归档。
第十条销毁。对没有归档和存查价值的多余文件,经鉴别清点后,由文秘收发人员集中管理、定期销毁。销毁标密级的公文,应登记造册,由2人监销,确保不丢失,不漏销。
第十一条草拟、修改和签批公文,必须使用钢笔。使用符合存档要求的黑墨水、碳素墨水或蓝黑墨水,严禁使用各色铅笔、圆珠笔、彩色水笔、纯蓝墨水或红墨水,不得在文稿左侧装订线外签批和修改。
第十二条经领导批准,可以采用传真方式行文,按正式公文传递、办理,因传真件不能长期保存,凡需存档的,须用复印件送领导批示。
第十三条机关工作人员查阅档案必须经本机关文秘人员同意,并做好登记。其他机关人员需要查阅本机关公文案卷,必须持有介绍信。查阅一般公文案卷,可由文秘部门指定地点、指定案卷及张页查阅;查阅密级公文案卷,需经处领导批准,并做好登记。公文案卷禁止外借。
第四章附则
第十四条本办法由办公室负责解释。
第十五条本办法自印发之日施行。
篇3:某工程监理公司机关公文处理办法
工程监理公司机关公文处理办法
第一章公文格式
第一条公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成:
(一)发文机关应当写全称或者规范化简称;联合行文,主办机关应当排列在前;
(二)秘密公文应当分别标以“绝密”、“秘密”、“绝密”、“机密”,公文应当标明份数、序号,紧急公文应分别标明份数序号;还应分别标明“特急”、“急件”;紧急电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”;
(三)发文字号,包括机关代字、年份、序号。年份须使用方括号。联合行文,只标明主办机关发文字号;
(四)公文标题,应当准确简要地概括公文的主要内容,并准确标明公文文种。标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号;转发文件时,在原文件标题前加转发字样;连续转发可沿用原转发标题,在正文中说明行文机关转发过程;
(五)主送单位应用全称或规范简称;
(六)公文如有附件,应当在正文之后,成文时间之前附件顺序和名称。报送、转发、印发、批转件不作为附件处理;
(七)公文除会议纪要外,应当加盖印章。联合发文时,联合发文机关应按顺序加盖印章;
(八)成文时间以领导人签发的日期为准:联合下文,以最后签发机关领导人的签发日期为准;
(九)上报的公文,应当按照上级机关的公文主题词表标注主题词。上报其他部门和下发的公文,原则上按照交通部公文主题词表标注。主题词标注在抄送栏上左侧,词目之前要有适当的词目间隔;
第二条公文用纸一般采用国际标准A4型(长297毫米、宽210毫米)。左侧装订,右下缘对齐;
第二章行文规则
第三条本公司的行文范围,上行文指对省高速公路总公司及总公司各部门;平行文指对同级各单位;下行文指对直属各部室及各项目部。如因特殊情况需要超越上述范围行文,可按特例处理;
第四条公司机关各部室之间不得互相行文。公司各部室不得以本单位名义向公司以外的上级机关行文;
第五条请示应逐级上报,无特殊情况不得越级请示。必须越级请示时,应抄报越过的上级机关。对越级请示的公文,除特殊情况外,收文机关有权退回;
第六条“请示”应一文一事,只报一个主送机关,如需同时送其他机关,应用抄报或抄送形式,但不得同时抄送下级机关。对一文数事的请示公文,收文机关有权退回重办。除领导直接交办的事项外,请示不得直接送领导个人;
第七条“报告”不得夹带请示事项。对报告中夹带请示的公文,收文机关只按报告处理,不予答复;
第八条上行的公文必须按规定的份数报送。份数不足的,收文机关可要求发文机关补足或退回重报。上报省高速公路总公司的文件不得少于2份,直属各单位上报公司的文件不得少于2份;
第九条公司上报总公司的公文,属于营运管理处职责范围的(包括收费、养护、路政、稽查、中控等),直接报营运管理处,由营运管理处负责处理。需总公司领导批示的,由总公司办公室送领导批阅。涉及财务方面的,要抄送总公司财务处。属于总公司机关其他各处室职责范围的(包括党建、组织、人事、劳资、纪检及行政事务等),主送有关处室的,直接送各有关处室。主送总公司的,直接送总公司办公室,由总公司办公室送领导批示或有关处室办理;
第十条联合上报的公文,主办机关应当主动与有关部门协商一致,并交有关部门会签;如有关方面意见不一致,应当在会签栏如实反映;
第十一条减少重复行文。对需贯彻执行的上级行政机关公文,凡上级文件已有明确规定,本级无需再作具体要求的,可以不行文,而将原文翻印,在复印件上加盖复制单位或部门印章后下发。凡能面对面协商解决的问题以及可以口头、电话请示、报告的问题,应当不行文;
第三章公文办理
第十二条公文办理分收文办理和发文办理。收文办理一般包括签收、登记、发文、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序;发文办理一般包括拟稿、审核、签发、登记、缮印、校对、用印、分发、传递、立卷、归档、销毁等程序;
第十三条收文办理:
(一)签收。收文一律由办公室收发人员签收,按程序办理。除领导同志直接交办的事项外,不得将公文直接报送领导同志个人,领导同志不受理未经文秘收发人员签收的公文。有关领导和各部室人员通过会议等渠道接收的公文。返回单位后,应及时送交办公室文秘收发人员签收;
(二)登记。签收的公文,由文秘收发人员逐件拆封核查,分类登记。登记时,要注意区分急件与平件,注意区分办件、阅件、简报,避免该办的文件漏办;
(三)分发。对不需办理的阅件和简报,按其内容分别送有关领导和业务部门阅知;
(四)拟办。需要办理的公文,由办公室领导按领导人分工或各部室职权范围提出拟办或批办意见。拟办意见应力求准确、可行。对紧急公文,由办公室复印后,直接批给有关部室办理,并提出办理时限,原件呈公司领导阅示。对需要多个部室承办的公文,应明确一个部牵头;
(五)批办。文秘人员按照拟办意见及时将公文分送有关领导批办。经领导现场批办过的公文,要在来文登记簿上批送给某一部门,并发送有关部门处理;
(六)承办。有关业务部门接到交办的公文,应抓紧办理,并贯彻急事急办、特事特办的原则。紧急公文应按规定时限办结,一般公文在15日内办结,不得延误、推诿。对不属于本部门职权范围或不适宜本部门办理的,应在2日内退回公司办公室并说明理由;
下级机关请示上级机关或主管部门的公文,上级机关或主管部门应认真负责地研究,及时处理和答复。问题重大或协调处理复杂,不能按时办结的,应主动将办理情况告知呈报机关;
(七)催办。公文处理应建立催、查办制度。由办公室文秘部门签收、登记后分办或送领导批办的公文,由办公室领导或秘书催办。一般公文由办公室每半月催办一次,紧急公文要做到跟踪催办,重要公文及领导同志要求限期办理的公文,应重点催办,并及时反馈办理情况。催办过程要及时记录,并根据催办记录,每月通报一次公文办理情况;
(八)查办。查办是催办的继续和深入。对办文拖拉、落实领导批示不力、反馈信息迟缓、屡催不办的部门,办公室领导或秘书可直接登门查办,将查办结果予以通报;
第十四条发文办理:
(一)拟稿。应根据领导批示或口头
指示,由办公室或有关部室工作人员负责撰拟。
草拟公文应做到:
1.符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定;
2.情况确实,观点明确,条理清楚,文字精炼,书写工整,标点准确,篇幅简短;
3.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日;
4.结构层次序数,第一层为“一”,第二层“(一)”,第三层为“1”,第四层为“(1)”;
5.必须使用国家法定计量单位;
6.用词用字准确、规范。文内使用简称,一般应当先用全称,并注明简称;
(二)审核。拟文部室负责人负责初审,办公室分管文秘工作的负责人或秘书负责终审,并送有关领导签发,各部门不得越级直送。审核的重点是:是否需要行文,是否符合国家的法律、法规和方针政策及有关规定,是否与有关部门协商、会签、文字表述、文种使用、公文格式等是否符合规定。
经过终审的文稿,如内容改动较大、层次勾划较乱、辨认困难、不符合归档要求的,由拟文部室清稿后(交将原稿附后)再送领导签发。
(三)签发。文头为“安徽省高等级公路工程监理有限公司文件”的,由公司领导按工作分工签发。
审批公文,主批人应当签署明确意见,并写上姓名和审批的年、月、日。其他审批人圈阅,应视为同意。非特殊情况,领导人一般不要接收和签发未经办公室审核的公文。
(四)登记。文稿经领导签发后,由办公室文秘收发人员统一编制发文字号、确定印制份数以及对不符合公文格式规定的文稿作技术处理,并写明主题词。
(五)缮印。由办公室文印人员承办。缮印应按照缓急程度排列,一般不超过2天。急件应立即承印。
(六)校对。由拟稿人校对,重要公文要做到三校付印。未经签发人或终审人同意,不得擅自改印公文内容。
(七)用印。由办公室文秘人员负责用印。
(八)分发。缮印好的公文由办公室统一装订、分发、封装。
(九)传递。报送总公司机关的文件,应送总公司公文交换站交换。对于急件、机要件不得通过公文交换站交换。传递公文必须及时、准确、安全、保密。
第十五条立卷。根据《中华人民共和国档案法》有关规定对具有查考和保存价值的公文、材料、领导批示等进行分类整理立卷。
归档。按归档范围和要求进行归档并确定保管期限。每年6月30日前,公司办公室将需要立卷归档的公文、材料整理结束。
各在建工程工地的文件,由各工地文秘人员整理、立卷、归档,待此工程项目结束后,公司档案室归档。
第十六条销毁。对没有归档和存查价值的多余文件,经鉴别清点后,由文秘收发人员集中管理、定期销毁。销毁标密级的公文,应登记造册,由2人监销,确保不丢失、不漏销。
第十七条草拟、修改和签批公文,必须使用钢笔或毛笔。使用符合存档的黑墨水、碳素墨水或蓝黑墨水。严禁使用各色铅笔、圆珠笔、彩色水笔、纯蓝墨水或红墨水。不得在文稿左侧装订线外签批或修改。
第十八条经领导批准,可以采用传真方式行文,按正式公文传递、办理或保存。
第十九条机关工作人员查阅档案必须经本机关文秘人员同意,并做好登记。查阅一般公文案卷,可由文秘部门指定地点、指定案卷及张页查阅;查阅密级公文案卷,需经公司领导或办公室负责人批准,并做好登记。公文案卷禁止外借。