某工程监理公司机关公文处理办法

工程监理公司机关公文处理办法

第一章公文格式

第一条公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成:

(一)发文机关应当写全称或者规范化简称;联合行文,主办机关应当排列在前;

(二)秘密公文应当分别标以“绝密”、“秘密”、“绝密”、“机密”,公文应当标明份数、序号,紧急公文应分别标明份数序号;还应分别标明“特急”、“急件”;紧急电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”;

(三)发文字号,包括机关代字、年份、序号。年份须使用方括号。联合行文,只标明主办机关发文字号;

(四)公文标题,应当准确简要地概括公文的主要内容,并准确标明公文文种。标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号;转发文件时,在原文件标题前加转发字样;连续转发可沿用原转发标题,在正文中说明行文机关转发过程;

(五)主送单位应用全称或规范简称;

(六)公文如有附件,应当在正文之后,成文时间之前附件顺序和名称。报送、转发、印发、批转件不作为附件处理;

(七)公文除会议纪要外,应当加盖印章。联合发文时,联合发文机关应按顺序加盖印章;

(八)成文时间以领导人签发的日期为准:联合下文,以最后签发机关领导人的签发日期为准;

(九)上报的公文,应当按照上级机关的公文主题词表标注主题词。上报其他部门和下发的公文,原则上按照交通部公文主题词表标注。主题词标注在抄送栏上左侧,词目之前要有适当的词目间隔;

第二条公文用纸一般采用国际标准A4型(长297毫米、宽210毫米)。左侧装订,右下缘对齐;

第二章行文规则

第三条本公司的行文范围,上行文指对省高速公路总公司及总公司各部门;平行文指对同级各单位;下行文指对直属各部室及各项目部。如因特殊情况需要超越上述范围行文,可按特例处理;

第四条公司机关各部室之间不得互相行文。公司各部室不得以本单位名义向公司以外的上级机关行文;

第五条请示应逐级上报,无特殊情况不得越级请示。必须越级请示时,应抄报越过的上级机关。对越级请示的公文,除特殊情况外,收文机关有权退回;

第六条“请示”应一文一事,只报一个主送机关,如需同时送其他机关,应用抄报或抄送形式,但不得同时抄送下级机关。对一文数事的请示公文,收文机关有权退回重办。除领导直接交办的事项外,请示不得直接送领导个人;

第七条“报告”不得夹带请示事项。对报告中夹带请示的公文,收文机关只按报告处理,不予答复;

第八条上行的公文必须按规定的份数报送。份数不足的,收文机关可要求发文机关补足或退回重报。上报省高速公路总公司的文件不得少于2份,直属各单位上报公司的文件不得少于2份;

第九条公司上报总公司的公文,属于营运管理处职责范围的(包括收费、养护、路政、稽查、中控等),直接报营运管理处,由营运管理处负责处理。需总公司领导批示的,由总公司办公室送领导批阅。涉及财务方面的,要抄送总公司财务处。属于总公司机关其他各处室职责范围的(包括党建、组织、人事、劳资、纪检及行政事务等),主送有关处室的,直接送各有关处室。主送总公司的,直接送总公司办公室,由总公司办公室送领导批示或有关处室办理;

第十条联合上报的公文,主办机关应当主动与有关部门协商一致,并交有关部门会签;如有关方面意见不一致,应当在会签栏如实反映;

第十一条减少重复行文。对需贯彻执行的上级行政机关公文,凡上级文件已有明确规定,本级无需再作具体要求的,可以不行文,而将原文翻印,在复印件上加盖复制单位或部门印章后下发。凡能面对面协商解决的问题以及可以口头、电话请示、报告的问题,应当不行文;

第三章公文办理

第十二条公文办理分收文办理和发文办理。收文办理一般包括签收、登记、发文、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序;发文办理一般包括拟稿、审核、签发、登记、缮印、校对、用印、分发、传递、立卷、归档、销毁等程序;

第十三条收文办理:

(一)签收。收文一律由办公室收发人员签收,按程序办理。除领导同志直接交办的事项外,不得将公文直接报送领导同志个人,领导同志不受理未经文秘收发人员签收的公文。有关领导和各部室人员通过会议等渠道接收的公文。返回单位后,应及时送交办公室文秘收发人员签收;

(二)登记。签收的公文,由文秘收发人员逐件拆封核查,分类登记。登记时,要注意区分急件与平件,注意区分办件、阅件、简报,避免该办的文件漏办;

(三)分发。对不需办理的阅件和简报,按其内容分别送有关领导和业务部门阅知;

(四)拟办。需要办理的公文,由办公室领导按领导人分工或各部室职权范围提出拟办或批办意见。拟办意见应力求准确、可行。对紧急公文,由办公室复印后,直接批给有关部室办理,并提出办理时限,原件呈公司领导阅示。对需要多个部室承办的公文,应明确一个部牵头;

(五)批办。文秘人员按照拟办意见及时将公文分送有关领导批办。经领导现场批办过的公文,要在来文登记簿上批送给某一部门,并发送有关部门处理;

(六)承办。有关业务部门接到交办的公文,应抓紧办理,并贯彻急事急办、特事特办的原则。紧急公文应按规定时限办结,一般公文在15日内办结,不得延误、推诿。对不属于本部门职权范围或不适宜本部门办理的,应在2日内退回公司办公室并说明理由;

下级机关请示上级机关或主管部门的公文,上级机关或主管部门应认真负责地研究,及时处理和答复。问题重大或协调处理复杂,不能按时办结的,应主动将办理情况告知呈报机关;

(七)催办。公文处理应建立催、查办制度。由办公室文秘部门签收、登记后分办或送领导批办的公文,由办公室领导或秘书催办。一般公文由办公室每半月催办一次,紧急公文要做到跟踪催办,重要公文及领导同志要求限期办理的公文,应重点催办,并及时反馈办理情况。催办过程要及时记录,并根据催办记录,每月通报一次公文办理情况;

(八)查办。查办是催办的继续和深入。对办文拖拉、落实领导批示不力、反馈信息迟缓、屡催不办的部门,办公室领导或秘书可直接登门查办,将查办结果予以通报;

第十四条发文办理:

(一)拟稿。应根据领导批示或口头

指示,由办公室或有关部室工作人员负责撰拟。

草拟公文应做到:

1.符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定;

2.情况确实,观点明确,条理清楚,文字精炼,书写工整,标点准确,篇幅简短;

3.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日;

4.结构层次序数,第一层为“一”,第二层“(一)”,第三层为“1”,第四层为“(1)”;

5.必须使用国家法定计量单位;

6.用词用字准确、规范。文内使用简称,一般应当先用全称,并注明简称;

(二)审核。拟文部室负责人负责初审,办公室分管文秘工作的负责人或秘书负责终审,并送有关领导签发,各部门不得越级直送。审核的重点是:是否需要行文,是否符合国家的法律、法规和方针政策及有关规定,是否与有关部门协商、会签、文字表述、文种使用、公文格式等是否符合规定。

经过终审的文稿,如内容改动较大、层次勾划较乱、辨认困难、不符合归档要求的,由拟文部室清稿后(交将原稿附后)再送领导签发。

(三)签发。文头为“安徽省高等级公路工程监理有限公司文件”的,由公司领导按工作分工签发。

审批公文,主批人应当签署明确意见,并写上姓名和审批的年、月、日。其他审批人圈阅,应视为同意。非特殊情况,领导人一般不要接收和签发未经办公室审核的公文。

(四)登记。文稿经领导签发后,由办公室文秘收发人员统一编制发文字号、确定印制份数以及对不符合公文格式规定的文稿作技术处理,并写明主题词。

(五)缮印。由办公室文印人员承办。缮印应按照缓急程度排列,一般不超过2天。急件应立即承印。

(六)校对。由拟稿人校对,重要公文要做到三校付印。未经签发人或终审人同意,不得擅自改印公文内容。

(七)用印。由办公室文秘人员负责用印。

(八)分发。缮印好的公文由办公室统一装订、分发、封装。

(九)传递。报送总公司机关的文件,应送总公司公文交换站交换。对于急件、机要件不得通过公文交换站交换。传递公文必须及时、准确、安全、保密。

第十五条立卷。根据《中华人民共和国档案法》有关规定对具有查考和保存价值的公文、材料、领导批示等进行分类整理立卷。

归档。按归档范围和要求进行归档并确定保管期限。每年6月30日前,公司办公室将需要立卷归档的公文、材料整理结束。

各在建工程工地的文件,由各工地文秘人员整理、立卷、归档,待此工程项目结束后,公司档案室归档。

第十六条销毁。对没有归档和存查价值的多余文件,经鉴别清点后,由文秘收发人员集中管理、定期销毁。销毁标密级的公文,应登记造册,由2人监销,确保不丢失、不漏销。

第十七条草拟、修改和签批公文,必须使用钢笔或毛笔。使用符合存档的黑墨水、碳素墨水或蓝黑墨水。严禁使用各色铅笔、圆珠笔、彩色水笔、纯蓝墨水或红墨水。不得在文稿左侧装订线外签批或修改。

第十八条经领导批准,可以采用传真方式行文,按正式公文传递、办理或保存。

第十九条机关工作人员查阅档案必须经本机关文秘人员同意,并做好登记。查阅一般公文案卷,可由文秘部门指定地点、指定案卷及张页查阅;查阅密级公文案卷,需经公司领导或办公室负责人批准,并做好登记。公文案卷禁止外借。

篇2:客运专线公司公文处理实施细则

第一章?总则

第一条?为使公司公文处理工作科学化、制度化、规范化,根据《铁道部公文处理办法》,结合哈佳铁路客运专线有限责任公司(以下简称“公司”)工作实际,制定本办法。

第二条?公文(包括电报,下同)是公司在行政管理过程中形成的具有规范体式的文书,是依法规范建设管理行为的重要工具。

第三条?公文处理指公文拟制、办理、管理等一系列相互关

联、衔接有序的工作。

第四条?公文处理应当坚持依法合规、实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条?公司领导和部门负责人应当高度重视公文处理工作,加强对公文处理工作的领导和检查。公司综合部是公文处理工作的管理机构,指定专人负责公文处理工作。

第六条?公司每一名工作人员都应当认真学习掌握公文处理有关规定,对公文办理做到应知应会。

第二章?公文种类

第七条?公司使用的公文种类主要有:

(一)决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

(二)决定。适用于对重要事项作出的决策和部署,奖惩有关单位和人员,变更或者撤销下级机构不适当的决定事项。

(三)命令(令)。适用于公布行政规章、宣布施行重大强制性行政措施、嘉奖有关单位和人员。

(四)公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

(五)公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

(六)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(七)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(八)通知。适用于发布传达要求下级单位周知或执行的事项,批转、转发公文、任免和聘用人员。

(九)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或告知重要情况。

(十)报告。适用于向上级单位汇报工作,反映情况,回复上级单位的询问。

(十一)请示。适用于向上级单位请求指示、批准。

(十二)批复。适用于答复下级单位的请示事项。

(十三)函。适用于不相隶属的单位或部门之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

(十四)纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章?公文格式

第八条?公文格式可分为通用格式和特定格式。公文的通用格式一般指在发文单位标志中带有“文件”二字的公文格式。公文的特定格式是相对于公文的通用格式而言的,是公文通用格式的补充,通常包括信函格式、命令(令)格式以及纪要格式等。特定格式公文的作用和效力与通用格式公文相同。

第九条?公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等要素组成。?

(一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

(二)秘级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

(三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”,电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

(四)发文单位标志。通用格式公文由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成;联合行文时,发文单位标志中一般并用联合发文单位名称,主办单位排列在前,如发文单位较多时,也可以单独用主办单位名称。信函格式公文发文单位标志不加“文件”二字;联合行文时,使用主办单位标志。

(五)发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用只主办单位的发文字号。

(六)签发人。上行公文应在首页注明签发人姓名。上行公文需由公司主要负责人签发。

(七)标题。由发文单位名称、事由和文种组成。

(八)主送单位。公文的主要受理单位,应使用全称、规范化简称或者同类型单位统称。

(九)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。

(十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。

(十一)发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。

(十二)成文日期。署会议通过或者公司负责人签发的日期。

为准,联合行文时,署最后签发的主办机构负责人签发的日期。

(十三)印章。公文中有发文单位署名的,应当加盖发文单位印章,并与署名单位相符。

(十四)附注。印发传达范围或公文办理联系人、联系电话等需要说明的事项。

(十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

(十六)抄送机关。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位。应当使用全称、规范化简称或者同类型单位统称。

(十七)印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。

(十八)页码:公文页数顺序号。

第十条?公文中各要素的编排规则和公文排版、印制、装订等要求,按照铁道部办公厅发布的《铁道部机关公文格式》(铁办办〔2012〕68号)执行。公文使用的汉字和词语、数字、外文字符、计量单位和标点符号,按照国家有关标准和规定执行。公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。

?第四章?行文规则?

第十一条?行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。行文关系应根据各自的隶属关系和职权范围确定,一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的单位。?

第十二条?公司内设部门不得正式行文。“正式行文”是指以“公司文件”形式向其他单位制发公文。“以函的形式”行文是指以信函式公文的格式行文。信函式公文除以“函”的文种外,还可以选择与行文方向一致、与公文内容相符的其他文种。

第十三条?公司制发的公文一般发给相关省、市、县、区有关部门以及与工程建设相关的设计、施工、监理、物资供应等单位。除重大事项需向中国铁路总公司行文外,凡属中国铁路总公司部门职权范围内的事务,应以函的形式向中国铁路总公司部门行文,涉及几个部门的可以抄送,亦不必抄送中国铁路总公司。

第十四条?“请示”应一文一事,一般只写一个主送单位,需要同时送其他单位的可用抄送,但不得抄送下级单位。

“意见”用于上行文时,应按请示性公文的程序和要求办理;用于下行文时,一样体现出强制性和约束力,下级单位应遵照执行;用于平行文时,所提意见供对方参考。

除上级单位负责人直接交办的事项外,不得以公司名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”、“报告”。

?“报告”不得夹带请示事项。

第十五条?收到参建单位的“请示”或“意见”,公司必须做出处理或答复。“请示”或“意见”实行“催办查办通知书”制度,领导阅示后,综合部送承办部门,承办部门限期反馈,综合部并负责答复来文单位,无承办部门的,由综合部负责答复。

第十六条?公文要精简,注重效用。

(一)凡可一次行文的,不分别行文;可不行文的,不行文。会议已印发的材料和领导讲话材料不再发文,通过当面协商、电话联系等方式能解决的事务性问题不再发文。

(二)转发的公文法规性、指令性较强的,可原文照转;需部分贯彻执行的,可摘要转发有关部分;需结合实际细化贯彻的,应根据原文精神另行拟文,原文不再转发。被转发的公文不要抄送原发文单位。

(三)压缩文件篇幅和印数。公文内容要简明扼要,一般不超过3000字;控制发文范围和印数,除发给直接办理公文及其他有关单位外,无关单位一律不抄送。

第五章?发文办理

第十七条?公司发文办理指以公司名义制发公文的过程,一般包括:拟稿、审稿、会签、核稿、签发、登记、复核、缮印、校对、用印、装订、封发等程序。?

第十八条?以公司名义行文的种类及内容划分如下:

(一)《哈佳铁路客运专线有限责任公司文件》

1.向上级单位或部门请示、报告重要工作;

2.转发上级单位或部门文件;

3.部署全局性的重要工作;

4.发布公司管理办法;

5.发布重要奖惩事项;?

6.其它需发《公司文件》的事项。?

(二)《哈佳铁路客运专线有限责任公司函》

1.公司与上级部门商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项;

2.公司与路局、省、市政府各部门(包括地方铁路),以及有工作关联的区、县(包括县级市)、镇、乡政府及其部门,其他人民团体、企事业单位,商洽工作、询问和答复问题、审批事项。

(三)《哈佳铁路客运专线有限责任公司会议纪要》。用于记载公司领导主持或委托召开的会议情况和议定事项。

第十九条拟稿草拟公文要按规定的发文稿纸格式逐项标明。草拟公文要做到:

(一)符合国家的法律、法规及其它有关规定;

(二)事由清楚,观点明确,表述准确,结构严谨,字词规范,标点正确,书写整齐,简洁明了;

(三)公文的文种应根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定;?

(四)拟制紧急公文,应体现紧急原因,并根据实际需要确定紧急程度;?

(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引发文单位名称、标题,后引发文字号。使用非规范简称时,应先用全称并注明简称。引用外文或国际组织缩写形式时,应在第一次出现时注明准确的中文含义或规范的中文全称。日期应写明具体的年、月、日;

(六)公文出现结构为两个层次时,序数顺序为“一”、“1.”;结构为多层次时,序数顺序为“一”、“(一)”、“1.”、“(1)”。

(七)使用国家法定计量单位;

(八)根据来文拟办的文稿,来文应附在文稿后,以便审核、归档;

(九)公文中的数字,除规章条目、成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用词、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字书写外,应使用阿拉伯数字;

(十)受文单位要写全称或规范的统称、简称;单位名称不能表明所在地时,要在拟稿纸上注明地址以便及时投送;

(十一)拟写、修改、签发、批示公文,应使用碳素墨水、蓝黑墨水,禁用纯蓝墨水和圆珠笔、铅笔;可使用计算机打印设备拟写文稿。

(十二)文件标题字号应使用二号宋体,正文标题应使用三号黑体,正文应使用三号仿宋体;字间距应用“标准”,行间距应用“单倍行距”,同时根据需要可用“固定值”调整行间距。

第二十条?会签:会签公文,主办部门应先签署意见,然后交协办部门依次签署意见。

凡涉及其他部门职权范围的事项,主办部门必须与之协商、会签,取得一致意见后方可行文。如有分歧,主办部门负责人应当出面协调,协办部门负责人应参加协调。经协调仍不能取得一致,主办部门应列明各方理据并附协办、主办部门的书面意见,报主管领导审定。

第二十一条?审稿、核稿:对文稿质量要层层负责把关。公司发文必须先由拟稿部门负责人认真审稿、把关,然后送综合部核稿后,由综合部送公司领导审核签发。涉及有关法律事务的公文,必要时经法律顾问核稿。上行公文和重要公文,须经综合部部长复核后送公司领导审核签发;文稿改动较大,由拟稿部门清稿。审核、核稿人确认公文无误后,应签名并注明日期。

审稿、核稿的重点是:是否需要行文;行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文要求,公文格式是否规范;文稿内容是否符合有关政策规定;处理意见是否明确具体,切实可行;与其他有关文件精神有无矛盾、重复;涉及其他部门的问题是否已经协商一致;发送范围是否恰当;主题词标引是否准确。

第二十二条?校对:校对工作是保证公文质量的重要环节,应认真、细致、准确、及时。公司发公文由拟稿部门校对,每件公文至少全面校对两遍,改正较多时,应按程序复校,在确认无误后方可付印,校对人应在文稿上签名。综合部在付印前,对文件及格式要全面检查,如对文稿内容有疑问,应与核稿人联系,不得随意处理。

第二十三条?签发:以公司名义制发的公文,由公司主要负责人签发或主管负责人签发。签发人要署明姓名和日期,并对公文全面负责。经负责人签发的文稿不得擅自改动,如必须改动,应由核稿人报经签发人同意。

第二十四条?缮印:公司发文由综合部统一编号。缮印要符合公文规定格式,字迹清楚,整洁美观,印数准确。发文中如有非打印设备能绘制的图表线条等,由拟稿部门自行绘制。

第二十五条?翻印:上级单位公文除绝密或注明不准翻印的以外,经公司领导或综合部部长批准可以翻印。翻印时,应注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。复制件作为正式公文使用时,应当加盖复制单位证明章或公章,视同正式公文妥善保管。

第二十六条?用印:盖章时,应检查原稿是否经过公司领导签发,打印是否清晰,印数是否准确,对不符合规定的公文不予盖章。

第二十七条?装订:装订前由拟稿部门对缮印的公文进行检查。检查的重点是:密级、发文单位标识、发文标题、主送抄送单位、附件、印制版记是否正确。装订时要毛天齐地,毛左齐右,切忌多页、少页、倒页,订钉位置要按规定办理,做到整齐美观。公司发公文由拟稿部门负责装订,会议材料由主办部门和拟稿部门负责装订,其他简报、材料由拟稿部门装订。

第二十八条?封发:综合部应建立发文登记制度,印发的公文由拟稿部门进行封发。公文封发时,拟稿部门要对公文质量进行检查,重点检查缮印是否清晰,有无多页、少页、倒页等差错,发现问题应及时与有关人员联系纠正。

第二十九条?积极推进办公自动化建设步伐,逐步实现无纸化办公,提高公文周转速度和公文处理的效率。

第三十条?严格执行《中华人民共和国保守国家秘密法》和其他有关保密规定,加强秘密公文的管理。秘密公文在运转过程中,均应办理交接并采取相应的保密措施,保证公文安全。阅办机要电报,应按保密规定按时收回,由综合部保存。转发秘密公文或密码电报时,必须贯彻“密来密去”的原则,严禁密电明复或密明混用。绝密级公文不得利用计算机、传真机传输,其他秘密公文传输时,必须采用加密装置。

第六章?收文办理

第三十一条?收文办理指对收到公文的办理过程,一般包括:签收、登记、审核、分办、拟办、批办、承办、催办、查办等程序。公司各部门要高度重视,指定专人负责本部门的公文处理工作,收文处理工作归口综合部统筹管理。

第三十二条?收文:综合部应执行收文登记制度,指定专职人员统一签收、拆封、分类、编号、登记,加贴《公文处理单》后,送交综合部部长或主管副部长按照领导分工分别签署呈批意见;综合部文电管理人员按照综合部部长或主管副部长签署的意见,将公文分送公司领导阅批,待领导批示后由综合部文电管理人员送其他领导传阅或送主办部门办理;综合部部长和主管副部长同时因公出差,由综合部文电管理人员直报领导阅批,并按照领导批示要求办理;节假日、双休日遇有需要紧急办理的公文,综合部文电管理人员需要向综合部部长或主管副部长说明文电内容、紧急程度,由综合部部长或主管副部长向领导汇报后,由综合部文电管理人员按领导意见办理。

公司领导、部门负责人参加会议或从其他渠道收到的公文,应交综合部登记后办理。

收到上报的公文如不符合本实施细则规定的,经综合部负责人批准后,可退回发文单位并说明理由。

第三十三条?公文承办:承办部门收到交办的公文后,应按照公文事由或领导要求及时办理,不得延误、推诿,一般公文应在1个工作日内办结,做到日事日毕;内容紧急的公文要指定专人,跟踪处理,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办。各主办(承办)部门当日办理的公文要于17时前将公文原件送回综合部文电管理人员保存。凡需超过办理时限的,主办部门应预先说明理由。对不属于本部门职能范围或不宜由本部门办理的应及时向交办领导汇报或与交办部门联系,并退回公文原件。

第三十四条?公文传阅:领导间传阅公文,由综合部文电管理人员根据实际情况,在领导传阅后第一时间完成传递程序。当领导出差在外不能及时传阅时,重要文电由综合部文电管理人员将公文复印后放在出差领导办公桌上待阅,原文按照程序继续传阅或承办;遇有紧急待办公文,由综合部主管副部长或文电管理人员第一时间向外出领导汇报,按领导意见办理。需要相关部门传阅的公文,由综合部文电管理人员送传,传阅后由公文传阅部门将公文原件送回综合部文电管理人员保存。公文每发生一次阅办部门或阅办者的转移,均要经综合部登记,不要直接传递和横传,以随时掌握公文去向,避免漏传或延误,保证办理或查询及时方便。

第三十五条?审批公文:主批人应签署明确意见,并写全姓名和审批时间。其他审批人圈阅(需注明时间),应视为同意。没有请示事项的,圈阅表示已阅知。?

第三十六条?公文督办:凡带有“请**部门阅办”、“上报”、“反馈”、“落实”等字样批示的公文,由综合部跟踪督办,承办部门要按照时限要求及时上报,同时向综合部反馈情况,保证工作得到落实。

第七章?公文归档、销毁

第三十七条?立卷归档:公文办结后,应根据《中华人民共和国档案法》和有关规定,及时将公文以及公文原稿和有关材料整理(立卷)、归档。公司档案收集、整理、立卷、归档工作由产生公文以及公文原稿和有关材料的部门负责;联合办理的公文,原件由主办部门整理(立卷)、归档,其他部门保存复制件或其他形式的公文副本;公司综合部负责指导和检查档案的日常管理工作。

立卷、归档应做到:

(一)拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

(二)正确反映本单位(部门)的主要业务工作情况,有利于保管、查找和利用。

(三)立卷范围应按公司有关档案管理办法规定的归档范围执行,并根据公文内容确定保管期限。

(四)应归档的公文要收集齐全,分类准确,组卷合理;卷内公文排列系统,编号清楚;案卷标题简明确切,语言通顺;装订要整齐、结实,卷皮字迹要工整。

(五)实行公文无纸化传递后,在电子档案未推行前,仍按原办法立卷、归档。

(六)各部门要严格按照归档时间、归档范围和归档程序开展公文归档工作。

第三十八条?销毁:没有归档和存查价值的公文,经本单位(部门)有关人员鉴别和主管领导人批准,在立卷、归栏工作结束后销毁。一般公文,在收发文簿上加盖“销毁”戳记或清册销毁,秘密及以上公文要填写销毁清单,并有两人监销,保证不丢失、不漏销。

第三十九条?单位合并时,全部公文应当随之合并管理;单位撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。

第四十条?工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第四十一条?公司文件主办部门名称及代字:综合部-综合,工程管理部-工程,计划财务部-计财,安全质量部-安质,物资设备部-物设。

第四十二条?以《公司文件》行文,其发文字号为:“哈佳**(主办部门代字)〔201*〕**号”。

第四十三条?以《公司函》行文,其发文字号为:“哈佳**(主办部门代字)函〔201*〕**号”。

第八章?附则

第四十四条?公司公文处理有关簿册式样由综合部统一规定。司法、外事文书等特殊公文,依照有关规定办理。

第四十五条?公文被撤消,视作自始不产生效力。公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。

第四十六条?本办法由公司综合部负责解释。

第四十七条?本办法自发布之日起实行。

篇3:工会审计业务公文处理规定

工会审计业务公文处理规定

第一条为规范审计业务公文处理工作,根据审计署《审计机关公文处理的规定》和《全国总工会机关公文处理办法》及补充规定,制定本规定。

第二条审计业务公文种类

1、审计通知适用于工会经费审查委员会(以下简称经审会)及工会经费审查委员会办公室(以下简称经审会办公室)在实施审计前向被审计单位通知有关实施审计的事项。

2、审计报告适用于审计组对审计事项实施审计后,就审计工作情况和审计结果向派出机构提出的书面文书。

3、审计意见适用于经审会及经审会办公室审定审计报告后,对审计事项作出评价,向被审计单位提出改进财务收支管理的意见。

4、审计决定

5、审计建议

6、审计结果报告

7、复议受理通知

8、不受理复议裁定通知

9.复议决定

第三条公文一般由发文机关、发文字号、标题、主送机关、正文、页号、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送(抄报)等部分组成。

第四条公文用纸一般为16开型(长260毫米、宽184毫米;左侧装订)。

第五条审计业务文书文头规定如下:发文机关用全称,字体为2号宋体,文书名称字体为0号宋体,发文字号为3号仿宋体,发文字号下的细实线长140毫米,宽约1毫米。

发文机关、文书名称字体和细实线均为红色。

公文管理标识域上下间距为50毫米。

发文机关标识域上下间距为30毫米。

发文字号标识域上下间距为25毫米。

细实线与发文字号标识域下线重合,距左白边(订口)为25毫米,距右白边(翻口)为19毫米。

第六条文字从左至右横写、横排。文件标题用2号宋体,正文用3号仿宋体。每页排19行,每行25个字。主题词按发文机关规定标注。主题词位于(抄报)抄送机关上方,用三号黑体字。主题词、(抄报)抄送下的细实线长度同正文字行长度相等。

第七条审计业务公文由审计业务公文文头标明发文机构的领导签发并加盖相应的公章。

第八条审计报告征求意见书、审计工作底稿等按审计公文用纸及文本规定处理。

第九条对已签发的公文文稿,不得擅自改动。必须人作改动的,经原签发领导人同意,并在改动处注明。

第十条印章要指定专人管理,严格按签批手续用印。

第十一条发出审计业务公文应当登记,认真核对。必须按照规定程序,在规定时效内送达有关单位和个人。审计报告;

第十二条公文处理完毕,应根据发文机关档案管理的有关规定,及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。

第十三条没有归档和存查价值的公文,要及时销毁,杜绝外传。

第十四条本规定第二条第4款至第9款另行规定。

第十五条本规定由全国总工会经费审查委员会负责解释。

第十六条本规定自发布之日起试行。