物业公司档案管理标准作业规程（5）
物业公司档案管理标准作业规程(五)
1.0目的
规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。
2.0适用范围
适用于物业管理公司各类档案的管理。
3.0职责
3.1总经理审批档案的借阅申请及销毁清单。
3.2人事行政部经理监督档案管理的实施工作。
3.3档案管理员负责档案的日常管理工作。
4.0程序要点
4.1档案的编码。
4.1.1公司、人事行政部编码:
(1)物业管理有限公司编码为:CD(公司名称拼音缩写);
(2)人事行政部编码为:RZ(人事行政部名称拼音缩写)。
4.1.2部门编码:
(1)人事行政部名称编码为:R?Z
(2)财务部编码为:C?W;
(3)客户服务中心编码为:K?H;
(4)环境景观部编码为:J?J;
(5)工程部编码为:G?C;
(6)秩序维护部编码为:Z?H;
(7)品质拓展部编码为:P?Z;
(8)经营部编码为:J?Y;
4.2档案的分类
4.2.1档案的分类,按服务性质和查阅方便的角度可分为以下四类:
(1)业主档案,包括:
a、经业主签署后的《业主公约》、《前期物业管理服务合同》;
b、经业主签署后的《消防安全责任书》;
c、《业主家庭情况登记表》;
d、《业主物品领用登记表》;
e、《业主入住验房表》;
f、《装修申请审批表》、《装修安全责任书》、装修设计图纸、原始结构平面图及装修施工队资料;
g、《违章处理通知单》及处理结果资料;
h、业主的有关证件复印件;
i、业主产权确认登记(产权证书);
j、其他应保存的业主资料。
(2)工程技术档案,包括:
a、物业产权资料(项目开发批准报告、规划许可证、投资许可证、土地使用合同、建设工程开工许可证、用地红线图等);
b、综合竣工验收资料(竣工图:包括总平面布置图、总竖向布置图、建筑、结构、水、暖、电、气、设备、附属工程各专业竣工图及地下管线综合布置竣工图;建设工程竣工验收证书;建设消防验收合格证;公共配套设施综合验收合格证书;供水合同;供电协议书、许可证;供气协议书、许可证;有线电视合格证;通信设施合格证;电梯准用证等);
c、施工设计资料(地质报告书、全套设计图纸、图纸会审记录、设计变更通知单、工程预决算报告书、重要的施工会议纪要、隐蔽工程验收记录、沉降观测记录、其他可能会影响将来管理的原始记录等)。
d、设备出厂合格证;
e、设备使用说明书(要求中文);
f、设备安装、调试报告;
g、保修卡、保修协议;
h、物业接管记录。
i、其他应保存的工程资料。
(3)服务档案,包括:
a、设备台账;
b、设备运行记录;
c、设备维修、保养记录;
d、设备更新改造记录;
e、对外经营记录;
f、各部门运作相关记录,业主违章、投诉、报修处理记录,回访记录,有偿服务记录,社区文化活动记录,达标创优记录,其他相关运作记录。
(4)行政档案,包括:
a、行政文件:公司日常运行资料(办公用品资料、物资管理文件)、合同文件(采购合同、多种经营合同、物业接管类各种合同、保险类合同等)、来往文书文件(政府下发文件、公司下发文件、各部门平等文件等)、员工人事档案(员工入职、在职、离职期间与其个人相关的各类记录)。
b、管理指导文件:质量体系文件。
c、财务文件:固定资产类资料,会计报表及账册,审计报表及账册等记录。
4.2.2档案资料的分类原则:要从档案形成的特点和规律出发,符合档案形成的实际情况,保持档案之间的历史联系,它应具有思想性、科学性、排他性和伸缩性。
4.3立卷与编制目录。
4.3.1立卷:就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法,用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷。
(1)根据档案(或文件夹)的规格准备相应的档案标贴纸。
(2)在档案标贴纸上打印出标准黑1号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如:
物业管理有限公司员工人事档案:※※※―R?Z―员工档案;
物业管理有限公司财务部报表:※※※―C?W―报表;
物业管理人事行政部客户服务中心档案:※※※―K?H―运作档案。
(3)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(或文件夹)左侧立面距顶部3厘米位置处,并排列在档案柜中。
(4)将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒(或文件夹)内。
4.3.2制目录:
(1)档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》;
(2)每一份档案在归档时,均需将该份档案登记在《档案目录》(内容包括:序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目)中,以便查阅。
4.4档案的保管期限。
4.4.1档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。
4.4.2各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关规程,对档案的保存价值进行鉴定及标注。
4.5档案的保管。
4.5.1档案保管的工作任务是:
(1)便于查阅;
(2)保证档案的安全;
(3)防止档案的损坏;
(4)采取修复技术,延长档案寿命。
4.5.2档案保管的责任部门:
(1)财务部保管财务档案;
(2)人事行政部保管公司管理运作档案、设备档案、工程档案、往来文书档案(公司部分)、合同档案、员工人事档案;
(3)品质拓展部保管ISO9000质量体系文件、资料、质量记录和员工绩效
考评档案;
(4)人事行政部行政内勤保管人事行政部往来文书档案;
(5)项目部保管本项目工程技术、业主、服务、行政档案;
4.5.3档案的保管程序:
(1)各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后,移交给档案管理员;
(2)档案管理员将该资料登记在《档案目录》中,归入相应案卷并统一编号;
(3)档案管理员定期将《档案目录》输入电脑,以便查询;
(4)档案原则上保管原件。
4.6档案的密级
4.6.1档案的密级分为三级:绝密、机密、普通。
(1)绝密档案包括:合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案。
(2)机密档案包括:员工人事档案、ISO9000质量体系文件、重要的会议记录(纪要)、物业管理运作档案和其他属机密的档案。
(3)普通档案包括:设备档案,如运行维修记录;工程档案,如工程图纸;计划总结、通知、通告等普通性文件及其他不属于绝密及机密的档案。
4.7档案的查阅权限
4.7.1总经理可查阅公司所有档案。
4.7.2副总经理(总经理助理)可查阅分管工作的档案。
4.7.3部门负责人可查阅该部门所有档案。
4.7.4其他人员根据审批查阅有关档案。
4.8档案的查阅/借阅/复制。
4.8.1查阅/借阅/复制人到档案室在《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。
4.8.2档案管理员审核其查(借)阅资格。
(1)权限内经授权(审批)的按正常手续办理。
(2)权限外的机密(含)级以上档案,由档案管理员开具《档案查阅/借阅/复制审批单》给查阅人办理审批手续:属部门(财务类除外)的档案,由部门负责人审批;属人事行政部的档案,由人事行政部经理审批;属公司的档案,由总经理审批;财务类的档案也应由总经理审批。
4.9在档案归还日期前,档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。
4.10须复制档案的,绝密档案报总经理审批;机密档案由分管该项工作的副总经理审批;普通档案由部门负责人审批。
4.11档案的销毁。
4.11.1超过保管期限的档案,由档案管理员依据档案的保管期限(详见各部门规程)每年编制销毁计划及清单,报人事行政部、公司经理审核。
4.11.2人事行政部/公司部门经理审核无误后报总经理审批。
4.11.3总经理审批同意后由人事行政部/公司指定三名监销人员(档案管理员、公司文员、人事行政部文员)将超过保存期限的档案销毁。
4.11.4监销人员确认销毁文件无误签字后,选择安全地点销毁档案。
5.0相关记录表格
5.1《文件借阅/复制登记表》文件编码:
5.3《文件销毁申请单》文件编码:
5.4《外来文件台账》文件编码:
5.5《合同台账》文件编码:
6.0相关支持性文件
篇2:某房地产开发项目成本档案管理作业指引
E地产开发项目成本档案管理作业指引
一、目的
为规范成本档案管理,现结合成本管理的实际情况,制定本管理办法。
二、范围
本管理办法适用于E地产**区域事业部下属各开发项目成本管理部。
三、职责
3.1事业部经济合同部负责本管理办法的制订、修改、指导、解释与检查。
3.2项目成本管理部负责本管理办法的贯彻执行。
四、方法与过程控制
4.1总则
4.1.1成本档案是指各项目在开发过程中形成的与工程成本有关的且有保存价值的工程预算、工程合同、工程变更及现场签证、招投标、相关管理制度、成本数据库、成本管理软件内容、付款台帐、图纸等应归档保存的各种纸张介质文件资料、电子文档以及其他与成本管理有关的图表、照片、录相录音、当地工程造价定额、造价信息等资料的总称;成本档案管理的工作内容包括对成本档案的收集、分类、编制、存档、查阅、保密及作废等方面的管理。
4.1.2成本档案必须具备真实性、统一性。成本档案必须真实、准确地记载项目成本管理活动过程中形成的内容;成本档案的各组成部分必须统一,不同载体(纸质资料、成本数据库、成本管理软件电子文档)上的同一文件资料的名称、编号、内容、数据等必须完全一致。
4.1.3成本档案(书面纸张资料)分为三类,即工程成本类、规范制度类、其他文件资料类;其中工程成本类又分为工程合同类、工程预结算类、工程变更及现场签证类、工程招投标类;工程成本类在分类时,还要按不同的竣工项目、在建项目、以及不同的建设项目开发期数进行区分。
4.1.4成本档案必须具备可复查性,对每项工程,以合同为主线进行存档。首先,对于每份《工程合同本》,必须把其《定标签报》(或《采购委员会会议纪要》)、《工程合同审批表》、《工程预、结算审批表》直接作为其附件,并合在一起存档,同时做好相互对应的编号链接标识;而后,将隶属该合同的其他有关工程预结算类、工程变更及现场签证类、工程招投标类文件资料也依次附后存档。
4.1.5成本档案必须具备安全性及对外保密性。成本档案实行统一归档、集中存放、不得将集团公司、部门的成本档案以个人名义保存在个人手中;严禁任何人未经公司、部门的批准,就以个人名义私自外借(复印或邮件发送等方式)集团或公司的成本文件资料或泄露成本管理方法、成本数据等行为;如有关人员的换岗或离职,则必须及时做好资料的移交、回收及登记工作。
4.1.6成本数据库及成本管理软件的内容也是成本档案的重要组成部分,不断充实和完善成本数据库以及持续应用和改进成本管理软件是成本管理部日常的重要工作。
4.1.7成本管理应设一兼职档案管理员,该人员应具备档案基础理论知识,熟练掌握自己所负责的档案管理及相关业务,对工作认真负责、细致耐心。
4.2主要成本档案的组成及其管理办法
4.2.1工程合同资料
4.2.1.1资料组成
A已竣工项目的完整的合同文本,包括前期类合同、建安类合同、基础设施类合同、配套设施类合同。
B正在开发项目的合同文本。
C成本管理软件、成本数据库所包括的各类合同内容。
4.2.1.2资料管理
A使用专用档案盒,按不同建设项目、不同开发期的单项工程的合同进行分类存档,档案盒上须注明编号并粘贴资料目录清单。
B对每项工程,以合同为主线进行存档,每项工程的《工程合同文本》必须把其《定标签报》(或《采购委员会会议纪要》)、《工程合同审批表》、《工程预、结算审批表》作为附件,合在一起存档,同时作好相互对应的编号链接标识,以便于工作快速复查。
C《工程合同审批表》统一采用NC审批打印稿。
D合同文本原件(包括合同文本、相关补充协议、合同审批表等)是由公司办公室保管,成本管理部应备有合同文本等资料的原件或复印件(复印件存档,需加盖办公室的专用章以示确认)。
E其他有关规定,结合《合同管理办法》执行。
4.2.2工程预结算资料
4.2.2.1资料组成
A已竣工项目的完整的决算书、结算书、预算书、估算书、预结算审批表、工程结算协议清单(或承包方确认书)、付款台帐、项目后评估报告等。
B正在开发项目的估算书、预算书、结算资料、付款台帐等。
C成本数据库及成本管理软件所包括的目标成本、动态成本、预结算等内容。
4.2.2.2资料管理
A以合同为主线进行每项工程预结算资料的归类存档,即每项工程的《工程合同文本》须把相关的预结算资料依次附后,合在一起存档,以便快速复查。
B《工程预、结算审批表》统一印制成固定格式(可手写复印的),一式三联,第一联办公室存档,第二联成本管理部存档,第三联工程管理部存档。
C一份完整的工程预结算书应包括编制说明、分部分项工程预结算表、工料分析、工程量计算表、计价依据。
D其中的计价依据又包括:材料价格(政府指导价格、市场价格、甲供材料、限价材料通知书)、施(竣)工图、图纸会审记录、工程变更签证的预算书、工程竣工验收资料、其他与工程结算相关的甲乙双方确认的协议等。
E编制说明、分部分项工程预结算表、工料分析、工程量计算表合订成册;计价依据作为附件,可分职能部门、分类别进行保管,但计价依据资料也必须具备全面、快速复查的条件。
F使用专用档案盒,并粘贴除合同目录清单之外的工程预结算补充资料目录备注清单。
G不同载体(各局面资料、成本数据库、成本管理软件电子文档、光盘、服务器)的同一工程预结算资料的名称、编号、内容数据等必须完全一致。
H对于项目竣工结、决算书,在完成其书面纸张资料归档保存的同时,还须将其电子文档该录成光盘,或者在成本管理软件的基础资料设置中把项目竣工结、决算书的电子文档"打包"并上传至服务器,以方便保存与使用。
I其他有相关规定,结合《工程预、结算管理办法》执行
4.2.3工程变更与现场签证资料
4.2.3.1资料组成
A已竣工项目的完整的工程变更、现场签证资料。
B正在开发项目的工程变更、现场签证资料。
C成本管理软件、成本数据库所包括的工程变更、现场签证内容。
4.2.3.2资料管理
A以合同为主线进行每项工程预结算资料的归类存档,即每项工程的《工程合同文本》须把相关的工程变更及现场签证的资料依次附后,合在一起存档,以便快速复查。
B《工程变更通知单》、《现场签证单》统一印制成固定格式(可手写复印的),一式四联,第一联项目部存档,第二联施工单位存档,第三联成本管理部存档,第四工程管理部联存档(四联皆须盖有甲方的工程变更及现场签证专用章);《工程变更通知单》、《现场签证单》统一进行编号。
C使用专用档案盒,并粘贴除合同目录清单之外的工程变更及现场签证的补充资料目录备注清单。
4.2.3.3其他有关规定,结合《工程变更与现场签证管理办法》执行。
4.2.4工程招投标资料
4.2.4.1资料组成
A已竣工项目的完整工程招标资料(评定标评审表、招标文件、答疑记录、开标评标记录等)、工程投标资料(主要是中标单位的)。
B正在开发项目的工程招投标资料。
C成本管理软件、成本数据库所包括的工程招标内容。
4.2.4.2资料管理
A以合同为主线进行每项工程招投标资料的归类存档,即每项工程的《工程合同文本》须把相关的工程招投标资料依次附后,合在一起存档,以便快速复查。
B《定标签报》及《采购委员会会议纪要》统一从EIP办公平台打印,办公室、成本管理部及工程管理部各存一份。
C项目招投标资料(评定标评审表、招标文件、投标文件、承包商考察结果审批表、答疑记录、开标和评标的记录、相关会议纪要等)的收集、整理、归档、保管工作由工程管理部负责。
D但评定标评审表(或议标及直接委托审批表)、中标单位投标文件中报价书、招标文件等作为工程预结算必要依据的招投标资料,成本管理部则应每项皆保存其原件或复印件。
E其他有关规定,结合《工程招标管理办法》执行
4.2.5制度类文件
4.2.5.1文件组成
A国家及当地政府工程造价管理等有关部门颁发的与成本管理有关的
规章制度、管理规范、通知、决定等文件资料。
B集团总部颁发的与成本管理有关的规章制度、管理办法、操作指引、操作流程通知、决定等文件资料。
C本公司及本部门制订的与成本管理有关的管理办法、实施细则、通知、决定、相关会议纪要等文件资料。
4.2.5.2文件管理
A成本管理制度要求在公司网站的相应"管理制度"栏中或网络驱动器中存放(政府有关部门颁发的法规文件可除外),以便网上查询。
B主要的、常用的成本管理制度的成本管理部打印一份,装订成册(活页形式,可及时更新),以便书面查询、使用。
4.2.6其他文件资料
其他文件资料包括目标成本、有关设计阶段成本控制的资料、相关会议纪要、同行成本比较资料、工程造价分析、相关往来文件、当地工程造价定额、信息月刊、图集等工程造价有关专业书强等。这类文件资料也是实行资料管理员专人负责,分类保管。
4.3成本档案管理的其他规定
4.3.1归档与立卷
4.3.1.1项目立项后,资料管理员即应制定该项目文件资料的收集整理工作计划,设定阶段性归档的时间,按照边工作边收集、整理、终结卷成的要求,就每个环节上形成的技术经济文件资料,随时加以收集,并存放于事先准备好档案盒中,以备整理。
4.3.1.2对工程造价影响较大的文件资料需原件存档,复印件存档须加盖公司相应资料主管部门的印章以示确认。
4.3.1.3在项目开发的过程中形成的与成本有关的文件资料均需统一归档、立卷,以合同为主线、以项目为单位进行立卷,一个项目的文件资料应立成一卷或数卷,一卷即装成一个档案盒。
4.3.1.4对卷内无页号的文件资料应逐页在有文字的资料的正面右下角用阿拉伯数字顺序编写页号,并在合适处标明案卷题名、案卷号、存档人及时间等。
4.3.1.5卷内文件资料的排列次序为;开发前拥准备、主体建安工程、社区管网工程、园林环境工程、配套设施工程类。
4.3.1.6每卷成本档案编号由部门统一拟定编号方案;各类档案必须固定存放在卷柜内,排列方法为自左至右,从上到下。
4.3.1.7对立好的案卷,成本档案管理员应定时进行检查,对不符合要求的应及时予以完善或返工
4.3.2编目与装订
4.3.2.1卷内文件资料目录按卷内文件资料的排列顺序和内容进行编写。第一列顺序号,以文件资料排列先后顺序逐件填写;第二列字号,填写文件资料制发部门的发文字号;第三列责任者,填写对文件资料的着名者,即对文件资料负有责任的部门和个人;第四列题名,即文件资料标题,一般应照实抄录:没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题,外加"[]"以示区别:第五列日期,文件资料的形成时间;第六列页号,填写文件资料起止页号。
4.3.2.2档案案卷装订的基本要求:在建工程的档案做活页装订;己竣工工程的档案做固定页装订。装订时,去除文件上的金属物;破损和褪色的文件材料,应进行修补成复制;文件资料应使用A4大小纸张,装订部分过窄或有字的,用纸加宽装订;纸面小的,加贴在标准的A4纸上;卷内文件资料,一般不超过二百页为宜,超过的可根据文件资料内容的阶段性分卷装订;装订要牢固、整齐、美观、装订时文件的右边和下边要取齐,不丢页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读;文件资料字迹难以辨认的,应附抄件并加以说明。
4.3.3保管与使用
4.3.3.1归集、接收成本档案,档案管理员必需认真检验,并办理好登记、交接手续。
4.3.3.2成本档案要求集中存放于部门档案柜,由档案管理员管理,部门各职员手中只能持有正在处理的文件资料。
4.3.3.3成本档案保管必须做到七防,即防火、防盗、防光、防潮、防尘、防有害生物、防污染。
4.3.3.4在现阶段,保存期在十年之内的成本档案原则上皆不能作废,须保存;保存期超过十年的成本档案如需销毁,须经公司及总部的主管部门、领导的批准。
4.3.3.5对易褪色、易磨损的图纸、材料等,档案员要进行定期检查,档案的修补对借阅次数频繁、易损的案卷,可制作副本借阅,以加强对正本的保存。
4.3.3.6为维护成本档案的真实性与安全性,任何人未经批准,不得擅自涂改成本档案;每天下班要锁好档案柜。
4.3.3.7如因工作需要,公司内有关部门或人员借用成本档案时,须填写《成本档案借阅登记表》(见支持文件一),经部门或公司负责人(一股由成本管理部经理批准,重要档案的借阅还应得到成本管理部主管副总的批准)批准后方可借阅;档案管理员负责档案的借阅经办工作,办理档案借阅的登记手续,在借阅人归还档案时,还应负责检查档案的完好情况,借出的文件资料由档案管理人员负责及时收回井检查完整情况,如发现遗失,需在《成本档案借阅登记表》的"备注"栏加以注明,追究借阅者责任。
4.3.3.8在与公司之外进行学习交流时,在维护成本档案的机密性的同时,还要注意双方应进行对等交流。
4.3.3.9公司正常开展的审计、工作检查,则成本管理部须全力配合,井做好资料借阅的登记、回收工作。
4.3.3.10应建立成本档案台帐,以记载档案收进、发出、保管、利用情况及兼职档案管理人员的变动情况,档案人员还要做好统计工作,统计数据以原始数据为准,以便输入计算机,充分利用计算机进行工程成本档案的辅助管理。
4.3.3.11各项目成本管理部务必严格执行本管理办法,在执行过程中,如与实际情况有不适合之处,各公司成本管理部可根据实际情况作修改之请示,报事业部经济合同部核实,经分管领导批准后方可实施。
5.文件
5.1《工程成本档案借阅登记表》
借阅
日期借阅
部门/人文件资料名称数量借阅期限借阅
用途档案
管理员审批人签名归还
日期归还人签名备注
篇3:物业档案管理标准作业程序
一、目的
规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。
二、适用范围
适用于物业部各类档案的管理。
三、职责
1、总经理审批档案的借阅申请及清单。
2、行政部经理监督档案管理的实施工作。
3、档案管理员负责档案的日常管理工作。
四、程序要点
1、档案的编号
(1)公司、物业部编号:
①物业部编号为:W?Y(英文缩写)。
(2)部门编号:
①办公室;
②财务部;
③事务处;
④工程处;
⑤护卫处;
(3)年份编号:引用年份序号―2000、20**、20**……。
(4)档案顺序号:采用阿拉伯数字取3位有效数字―001、002、003……。
(5)档案编号举例:
①物业部编号:
※※※―※※―※※※―※※※
档案序号
类别编号
部门编号
物业部编号
②物业部编号:
※※※―※※―※※※―※※※
档案序号
类别编号
部门编号
物业部编号
2、档案的分类
(1)区分全宗,按物业管理的组织机构划分,全宗可分为以下几类:
①行政、人事类;
②财务类;
③公共事务类;
④保洁类;
⑤园林绿化类;
⑥机电维修类;
⑦经营类;
⑧品质类。
(2)全宗档案的分类:要从档案形成的特点和规律出发,符合档案形成的实际情况,保持档案之间的历史联系,它应具有思想性、科学性、排它性和缩缩性。根据物业管理的物性,我们采用组织机构――问题分类法,如:
收文类
发文类
合同类
①办公室
员工人事档案类
图纸类
后勤类
收文类
发文类
报表类
②财务部
帐册类
凭证类
合同类
工程图纸类
合同类
收文类
发文类
业主档案类
③事务部员工档案类
维修类
投诉类
回访类
有偿服务与多种经营类
计划总结类
……
3、立卷与编制目录
(1)立卷:就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法,用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷:
①根据档案(或文件夹)的规格准备相应的档案标准贴纸;
②在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如:
――物业行政部、人事部收文:※※※―*?Z―收文;
――物业财务部报表:※※※―C?W―报表;
――物业部服务处业主档案:
※※※―※※※―F?W―业主档案。
③将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(或文件夹)左侧立面距顶部3CM位置处,并排列在档案柜中;
④将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒(或文件夹内)。
(2)编制目录:
①档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》;
②每一份档案在归档时,均需将该份档案登记在《档案目录》(内容包括:序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目)中,以便查阅。
4、档案的保管期限
(1)档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。
(2)各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业程序,对档案的保存价值进行鉴定及标注。
5、档案的保管
(1)档案保管的工作任务是:
①便于查阅;
②保证档案的安全;
③防止档案的损坏;
④采取修复技术,延长档案寿命。
(2)档案保管的责任部门:
①财务部保管财务档案;
②办公室保管公司对内、对外文件、合同、员工人事档案、图纸、后勤资料及公司其他部门所需保管的资料;ISO9000质量体系文件、资料、质量记录和员工绩效考评档案;分供方评审、物业租凭和多种经营资料;
③工程处保管管理处工程图纸、合同、收发文、业主档案、员工档案、维修、投诉资料、回访记录、有偿服务多种经营记录及计划、总结及物业部各职能部门需要保管的其他档案;
④各职能部门除经常使用的部分资料外,原则上不保管档案。
(3)档案的保管程序:
①各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后,移交给档案管理员;
②档案管理员将该管理资料登记在《档案目录》中,归入相应案卷并统一编号;
③档案管理员定期将《档案目录》输入电脑,以便查询;
④档案原则上保管原则件。
6、档案的密级
(1)档案的密级分为三级:绝密、机密、普通;
①绝密档案包括:员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策、形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案;
②机密档案包括:ISO9000质量体系文件、重要的会议记录(纪要)、公司收发文(通知、通告除外)、工程图纸、维修、回访记录、计划总结和其他属机密的档案;
③普通档案包括:
公司的通知、通告等普通性文件。
7、档案的查阅权限
(1)总经理可查阅公司所有档案。
(2)副总经理(总经理助理)可查阅分管工作的档案。
(3)部门负责人可查阅该部门所有档案。
(4)其他人员根据审批查阅有关档案。
8、档案的查阅/借阅/复制
(1)查阅/借阅/复制人到档案室在《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。
(2)档案管理员审核其查(借)阅资格:
①权限内(经授权/审批)的按正常手续办理;
②权限外的,档案管理员开具《档案查阅/借阅/复制审批单》给查阅人办理审批手续:
③属部门(财务类除外)的档案,由部门负责人审批;属管理处的档案,由管理处经理审批;属公司的档案,由总经理审批;财务类的档案也应由总经理审批。
9、在档案归还日期前,档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。
10、须复制档案的,绝密档案报总经理审批;机密档案由人事部负责人审批;普通档案由部门负责人审批。
11、档案的销毁
(1)超过保管期限的档案,由档案管理员依据档案的保管期限(详见各部门标准作业规程)每年编制销毁计划及清单位,报行政部、人事部经理审核。
(2)行政部、人事部经理审核无误后报总经理审批。
(3)总经理审批同意后由行政部、人事部经理指定3名监销人员(档案管理员、人事部文员、行政部文员)将超过保存期限的档案销毁。
(4)监销人员确认销毁文件无误签字后,选择安全地点销毁档案。
五、记录
1、《档案目录》
2、《档案查阅/借阅/复制审批表》
3、《档案查阅/借阅/复制登记表》
4、《档案销毁清单》
六、相关支持文件
1、《文书管理标准作业程序》
2、各部门有关《标准作业程序》