物业住宅小区档案管理制度(2)

第二节房屋管理与维修养护

1.主出入口设有小区平面示意图,主要路口设有路标、组图及幢、单元、户门标号标志明显。

2.无违反规划乱搭乱建,无擅自改变房屋用途现象。

3.房屋外观完好、整洁,外墙面砖、涂料等装饰材料无脱落、无污迹。

4.户外招牌、广告牌、霓虹灯按规定设置,保持整洁、统一、美观,无安全隐患或破损。

5.封闭阳台统一有序,色调一致,不超出外墙面,除建筑设计有要求外,不得安装

户外防盗网、晾衣架、遮阳蓬等。

6.空调安装位置统一,冷凝水集中收集,支架无锈蚀。

7.房屋装饰装修符合规定,未发生危及房屋结构安全及拆改管线和损害他人利益的现象。

1)住户装修申请表、装修责任书(见业主分户档案)

2)装修现场巡查记录表(见工程巡查记录)

第三节共用设施设备管理

1.共用配套设施完好,无随意改变用途。

2.共用设施设备运行、使用及维护按规定要求有记录,无事故隐患,专业技术人员和维护人员严格遵守操作规程与保养规范。

1)设备运行维修工作程序

2)设备巡查记录

3)设备保养记录

3.室外共用管线统一入地或公共管道,无架空管线,无碍观瞻。

4.排水、排污管道通畅,无堵塞、外溢现象。

5.道路通畅,路面平整,井盖无缺块,无丢失,路面井盖不影响车辆行人通行。

6.制定供电系统管理措施并严格执行,记录完整,供电设备正常,配电室管理符合规定,路灯、楼道等公共照明完好。

1)电室管理规定

2)配电系统工作内容及操作程序

3)路灯、楼道等公共照明设备完好

第四节安防、消防、车辆管理

1.小区基本实行封闭式管理

1)小区实行24小时封闭管理资料

2)治安管理规定

3)门卫管理规定

2.有专业护卫队实行24小时值班及巡逻制度,护卫熟悉小区的环境,文明值勤,训练有素、言语规范、认真负责。

1)护卫部工作、内务条令

2)护卫岗位职责

3)各种工作记录、资料照片

⑴护卫值班记录

⑵护卫训练记录

⑶夜间巡查记录

⑷来访登记表

⑸护卫培训日程、训练记录及资料

⑹护卫工作考核、巡查、评分统计资料

⑺护卫基础知识考核答卷

⑻护卫文明值勤,装修巡查等资料

3.危及人身安全处有明显标识和具体的防范措施

1)警示牌标识卡等

2)突发事件及异常情况处理措施

3)常见治安刑事案件及处理措施

4)常见的几种可疑情况及处理措施

5)紧急情况记录表

4.消防设备设施完好无损,可随时起用,消防通道畅通,制定消防应急方案

1)消防管理制度

2)火警、火灾应急方案

3)消防通道畅通

4)定期进行消防巡视,检查维护消防设施、器材等资料

5)护卫随时巡查营业房消防设施

6)义务消防队员消防演练

5.机动车停车场管理制度完善,管理责任明确,车辆进出有登记。

1)机动车停车场管理规定

2)机动车停车场登记

3)护卫巡逻记录

4)护卫工作考核标准

5)交通指挥管理规范有序

6.非机动车辆管理制度完善,按规定位置停放,管理有序。

1)非机动车管理规定

2)按规定位置停放、管理有序

3)护卫工作考核标准

第五节环境卫生管理

1.环卫设备完备,设有垃圾箱、果皮箱、垃圾中转站。

1)环卫设备台帐

2)垃圾箱、果皮箱

3)清洁工作清洁小区环境卫生资料

2.清洁卫生实行责任制,有专职的清洁人员明确的责任范围,实行标准化保洁。

1)清洁卫生工作标准及考核办法

2)清洁卫生工作考核表

3.垃圾日产日清,定期进行卫生消毒灭杀

1)消毒灭蝇工作资料

2)定期投鼠药资料

4.房屋共用部位共用设施设备无蚁害。

5.小区内道路等共用场地无纸屑、烟头等废弃物,小区内卫生照片等资料。

6.房屋共用部位保持清洁,无乱贴、乱画、无擅自占用和堆放杂物现象、楼梯扶栏、天台、公共玻璃等保持清洁。

7.商业网点管理有序,符合卫生标准,无乱设摊点、广告牌和无乱贴、乱画现象。

8.无违反规定饲养宠物、家禽、家畜。

9.排放油烟、噪音等符合国家环保标准、外墙无污染。

第六节绿化管理

1.小区内绿地布局合理,花草树木与建筑小品配置恰当。

2.绿地无改变使用用途和破坏、践踏、占用等现象。

3.花草树木长势良好,修缮整齐美观,无病虫害,无折损现象、无斑秃。

4.绿地无纸屑、烟头、石块等杂物。

第七节精神文明建设

1.意义,健康向上的社区文化活动,创造条件,积极配合,支持并参与社区文化建设。

A提高业主自治自律行为宣传教育资料

1)经常进行政府有关法律法规宣传教育资料

2)建立业主产权区域建设,爱护小区公共设施资料

B小区安全文明消防宣传栏告示档案资料

C小区住户参与文化娱乐活动资料

D培训护卫消防安全知识,培训资料

第八节管理效益

1.管理服务费收缴率为98%以上

1)20**年3月至,收费报表

2.提供便民有偿服务,开展多种经营,便民服务项目资料及照片。

1)20**年3月--20**年月的财务报告

3.本小区物业管理经营状况。向小区住户公布物管费收支报告

资料

A业主档案资料的内容

1]业主情况登记表、照片、身份证复印件

2]业主临时公约承诺件

3]前期物业管理服务协议

4]室内装修管理协议书

5]消防安全责任书

6]业主装修检查记录表

7]室内装修申报表

8]装修申报所提供的平面图、管线图等

9]装修违规的整改通知书

10]业主与物业管理处达成的书面协议

11]业主在物业使用过程中产生的重要的有影响的事件的记录

12]其它

B客户档案资料的填写要求

篇2:Z大学物业合同档案管理办法

N大学物业公司合同档案管理办法

为进一步规范合同文档管理工作,提高合同管理水平,逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化,特制定本办法。

一、本办法所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包含劳动合同)。

二、合同档案管理原则

1、合同档案实行公司办公室集中统一管理,以确保档案的完整、完全和有效利用。

2、办公室应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档,并负责监督指导各部门的合同管理工作。

3、需以公司名义订立各种履约性质的协议、文件的部门,为合同承办部门,承办部门应根据合同项目需要指定承办人,试用期内员工不得作承办人。

三、合同文档的管理办法

1、合同文档以部门名称结合签署日期年月份进行分类编号。

2、合同编号规则:承办部门名称首字母-合同签署年、月份(六位)-顺序号(三位)。示例:JYKFB-201706-001(经营开发部2017年6月份第1号合同)

3、合同管理实行承办部门负责制度,承办部门对合同订立、履行全过程负全部责任。承办部门负责人为第一责任人,承办人为直接责任人。

4、公司分管领导对合同订立、履行、变更、解除全过程进行监督。

5、公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出要约,作出承诺,签订合同或具有履约性质的书面文件。

6、合同承办部门和财务部应分别建立合同台账,实行履行跟踪报告责任制,合同履行及原始资料必须由办公室保管,承办部门只留存复印件。

7、保存的合同文档每年清理核对一次,如有遗失、损毁,要查明原因,及时处理,并追究相关人员责任;对超过两年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协议,由办公室、财务部甄别并予以归案。

8、办公室要加强对合同档案的统计工作,要以原始记录为依据,编制合同统计清单,以有效开展合同文档的查询、利用工作。

9、各部门员工可到办公室查阅合同文档,确因工作需要须借出查阅,须进行登记,由办公室办理相关借阅手续,以复印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。

10、合同文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施,以确保合同文档的安全。

11、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料,违者视情节予以处罚。

12、合同文档的密级为机密,任何人不得擅自将合同对外公开,违者视情节予以处罚。

13、已签署的合同应明确支付方式及付款时间,并交予财务部及时催、付款。

四、合同文档的移交

1、各部门在正式签署合同后,须在一周内将合同正本原件移交办公室存档。

2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整,必须层次分明,符合其形成规律。倘若合同发生变更,则合同编号不予改变。

3、合同文档移交时,必须编制合同移交清单并当面清点。以双方签字认可后方可完成交接手续。

五、合同台账管理

1、凡以公司名义签订的合同,均应由合同经办部门建立合同台账,并同时向办公室备案,涉及到款项收付的还应同时向财务部备案。

备案是指合同经办人将合同台账、经办人签字确认无误的合同提交相关部门。

2、合同经办人员及部门应在合同签订生效后三日内建立合同台账并按规定履行备案、移交手续。

3、合同台账采用表格式,一份合同填写一张表格,建立一份档案。

4合同台帐应包括以下内容:

1)、合同名称;

2)、合同主体;

3)、合同内容(主要包括合同总价款、付款方式、付款时间、违约责任、纠纷解决方式、对方联系人及联系方式及其他须注明的事项);

4)、合同履行情况(合同履行的进度、合同履行完毕的时间);

5)、备注(有无违约、争议、诉讼、合同变更、无效、所附资料等情况)

6)、其他应当记载的重要内容。

5、合同台账应附以下资料:

1)、合同文本;

2)、对方加盖公章的企业法人营业执照等对方应提供的资料的复印件;自然人身份证复印件;

3)、对方委托代理人授权委托书及代理人身份证明;

4)、补充合同、会议纪要、往来函电;

5)、其他与合同有关的重要资料。

6、合同履行过程中发生变更、中止等情形的,合同经办人应及时在合同台账表备注栏中予以注明,并报办公室备案。如涉及到合同价款收付条款变更(包括付款金额、付款时间、付款条件等情形)的,同时报财务部备案。

7、合同台账管理人员、办公室合同管理人员、财务人员,有权对备案合同及所附资料进行审查,发现程序不符、内容有误或资料不全等问题时,应及时要求合同经办人员采取措施予以纠正或补充资料,以保证合同的签订和履行合法有效。

六、本办法由公司办公室负责解释。

本办法自颁布之日起执行。

篇3:物业资料业主档案管理方案

物业资料与业主档案管理方案

为了确保物业服务部及本单位物业管理所使用的常规服务文件的有效性,规范业主档案的保管与跟踪工作,特制订本管理方案。

一、资料或档案的收集与保存

首先,在物业接管移交时,要力争全面、准确地收集到本单位与开发商及设计单位、施工单位在合作方面的工程建设及工程技术等原始资料。其次,业主入住、进行房间调配阶段,业主资料以及在日常管理中的房屋维修档案、设备运行档案、投诉回访记录等相关资料,都需要工作人员将其全面收集起来并妥善保管。

二、资料或档案的整理与分类

所有原始资料应当统一由档案管理员集中整理。剔除作废的和无效的记录后,按类别进行装订并整理成册,做到整齐清晰、分类合理、便于查找。按照档案资料的不同,管理内容可以分类为以下几类。

1.工程技术资料:包括住宅区规划图纸、项目批文、用地批文、建筑许可证、投资许可证、开工许可证、拆迁安置资料、红线图、竣工总平面图、地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告等。

2.业主及各办公部门档案:包括业主及各办公机构详细资料登记表,进出小区人员登记表,业主、各办公机构房间的维修档案等。其中,业主档案内容具体包括有经业主签署后的业主公约、经业主签署后的消防安全责任书、业主家庭情况登记表、钥匙领用登记表、业主证领用登记表、业主入住验房表以及业主的有关证件复印件等。

3.装修档案:包括二次装修申请审批表、相关图纸及装修施工队资料、装修责任书、施工企业资质证明、装修人员登记表、室内设计平面图、装修竣工图等。

4.维修资料:包括维修申请记录、回访记录、维修派工单以及设备、设施巡检记录等。

5.业主反馈信息:包括服务质量回访记录、业主意见和调查统计记录、业主投诉及处理记录、业主来访纪录等。

6.本部门员工管理资料:包括员工个人资料、聘用记录、员工业绩考核及奖罚记录、员工培训计划、培训档案、考核记录、员工晋升记录、员工薪金变动记录及内务管理记录等。

7.行政文件资料:包括相关值班及检查记录、有关财务记录、主管部门文件、公司文件、内部管理规章制度、通知、通报文件等。

三、资料或档案的归档

对于所有分类整理好的信息资料,工作人员必须进行归档保存。

1.档案管理实行原始资料和计算机档案双轨制,使储存方式多元化,尽可能确保资料转化为计算机磁盘储存,便于查找。同时,还要运用录像带、录音带、胶卷、照片、表格、图片等多种形式保存,使抽象的档案资料具体化、形象化。

2.对本单位利益影响较大的档案应加密保存,使此类档案在计算机中按级别检索,对保存在档案室的原始资料应严格控制借阅。

3.档案应编制统一的档案分类顺序进行组卷、逐一编号、登记造册、编制目录、分柜保存。

4.根据档案盒规格准备相应的档案标贴纸,在档案标贴纸上打印出标准黑体一号字体的档案类别名称,制作好的档案标志贴应当贴在档案盒左侧上方,并将档案盒整齐排列在档案柜中。

5.各业主的档案资料应按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒内。按档案盒内各档案的排列顺序将档案有关内容登记在业主档案目录内,详细、清晰地注明序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等内容。

6.档案室应配备相应的文件柜、文件盒以及消防器材等,并随时保持干燥、通风、清洁,确保储存地点符合防火、防虫防鼠、防潮等要求并定期巡查。档案室钥匙交由档案管理员专门保管,档案室应避免无关人员任意进出,以保证档案的安全和完善。

7.所有档案盒资料都应妥善保存,注意保持整洁,不得擅自涂改、外借,未经授权,任何人不得私自复印或打印保密资料或文件。

四、资料或档案的运用

工作或服务的过程中应当充分发挥档案资料的作用,内部员工可通过管理中心内部局域网,查阅文件档案授权范围。由于业主档案属绝密档案,借阅原始资料的使用者,应该按档案的不同密级经相关负责人批准方可借阅,特殊情况如需查阅须报管理处。

五、业主档案的跟踪

当业主联络方式发生变化或业主发生更替时,服务中心应将变化情况记录在业主档案中。本部门应当由专职主管负责每季度进行一次家庭情况的普查,对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主,管理员应至少每隔两周跟踪一次。

六、过期资料或档案的销毁

对于作废或失效文件,相关人员应在失效文件上标注作废标记,防止继续使用。根据文档的保存期限和性质,管理人员应该定期对过期和作废的文档进行剔除和销毁,防止档案的堆积和混淆。对于已过保存期的档案经主管领导批准后可进行销毁,但销毁的同时必须建立已销毁文档的清单,便于备查。