物业管理公司档案管理制度范本

物业管理公司档案管理制度范本

一、物业管理公司档案管理规定:

1.公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管(包括代理主管)负责监督保管,由文员专职文件存档、注记工作。

2.有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档,文件柜要求上锁,未经主管许可,他人不得动用。

3.物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档,做到图有袋、文有夹,报告类文件编目录索引,档案类文件有存档文件清单及编号目录。

4.物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。

5.物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。

6.物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份,原件存放在档案中不得随意使用。

7.因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的,需经主管书面确认,如有违反的作泄密处理。

8.公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况,对不符要求的保管责任人将作适当处分。

9.物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的,对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的,公司将视情节轻重追究当事人责任,并保留追究其法律责任的权利。

二、物业管理公司保密规定:

1.在工作范围获有关的公司、物业管理公司内部资料,业主、用户单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联系电话、购/租合约及金额、特别条款、物业管理公司及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。

2.业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中,由专人负责注记及存档等工作,由物业管理公司主管每周审核,其他工作人员未经许可禁止查阅。

3.物业管理公司物业管理处文件柜备用钥匙由主管保管,主管及秘书因需告假时,经指定的授权人士,方可代为执行以上事务

4.应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电话、员工个人联系电话、地址等,必须隐藏放置,不得张贴于显眼处,不得外泄。

5.公司制定的各类物业管理公司规章制度及工作指引,由物业管理处统一保管,高级管理员以上级别人员可借阅(须办理借阅手续),每次限时一周。实行借阅目的为指引员工培训,严禁任何形式的抄袭及复印。

6.发布的各类通知通告,应限定时效,过时收回。

7.员工应具有维护他人阴私权利的法律意识,主动为公司及业主保守秘密,对于任何人士不正常的打探行为,应坚决拒绝并向公司报告。

8.员工因执行保密规定不当,致使公司、业主、业户或管理员工利益受不良侵害的,公司将按员工守则有关规定从重处罚,并由当事人个人承担导致的全部法律责任。

三.物业管理公司档案资料:

1、物业管理公司验收档案:

1)土建、设备安装竣工资料(图纸、设备资料);

2)设施设备之质检、消防、劳动局、公安及音像管理等部门验收合格文件;

3)机电设备保养合约;

4)公共区域设施设备验收记录(管理公司);

5)公共区域设施设备移交记录(发展商、承包商与管理公司);

6)单元验收及移交记录(承包商、业主与管理公司);

2、物业管理公司二次装修档案:

1)用户单元二次装修图则及审批手续;

2)二次装修期间管理处监督检查资料;

3、业户资料:

1)入伙情况记录;

2)业主(租户)情况登记(包括名称、单元号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间或租用期限等);

4、物业管理公司管理文本汇编:

1)管理合同、管理公约、用户手册等统一装订成册;

2)物业管理公司各类管理规章制度及装修规定等;

3)物业管理公司各项管理分包合约;

5、物业管理公司设备维修保养类:

1)各类设施设备要有专门的维修保养制度及应急措施;

2)各类设施设备有独立的维修档案,及日常巡检维修记录;

3)主要部位如变配电间、监控中心、电梯机房等应有工作日记、交接班记录、巡视记录及人员进出记录;

4)物业管理处有用户维修保修单,维修后应有回访记录;

6、物业管理公司设施设备检测类:

1)变配电间要有供电部门定期电气测试报告记录;

2)电梯要有劳动部门合格证书及年检报告;

3)生活水箱要定期清洗并存记录,清洗后要有卫生部门水质检测报告,清洗工作应有有效体检证明;

4)避雷系统要有定期检测报告;

5)应有定期沉降检测报告;

6)消防泵、管道应有定期试机及换水记录,烟感及温感探头应有定期测试工作记录;

7)其它设施设备检测记录资料;

7、物业管理公司物业管理处运作类:

1)正式文件应用电脑打印操作,并有规定的电脑档号及存档目录记录;

2)物业管理公司管理费收缴情况

3)物业管理公司管理费财务报告

4)物业管理公司物业管理处运作报告;

物业管理公司物业管理处会议记录(包括内部会议及与发展商或业主委员会的会议)

*物业管理公司物业管理处值班记录

*保安值班记录

*设备值班与巡检记录

*管理工作计划与报告

*工程设备管理计划与报告

*物业管理公司物业管理处往来信函

*用户报修与投诉处理记录

*承包商维修或保养工作情况记录

篇2:工贸油品调运分公司会计档案管理制度

工贸油品调运分公司会计档案管理制度

第一章总则

第一条为加强zz石油(集团)工贸有限公司油品调运分公司(以下简称“油品调运分公司”或“公司”)会计资料档案的科学管理,保证会计资料的完整安全,更好地服务于公司的各项经营活动,根据《会计法》、《中华人民共和国档案法》和《zz石油(集团)工贸有限公司会计档案管理办法》,并结合公司实际,特制定本制度。

第二条本制度所指的会计档案包括会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四部分。

第三条本制度适用于公司财务资产部、LNG站、永平站、榆炼站。

第二章组织机构及职责

第四条公司财务资产部门负责会计档案的日常管理及保管工作。

第五条公司机关综合办公室为公司所有会计档案的最终归档部门。

第三章会计档案管理范围

第六条会计档案一般包括会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四部分。

(一)会计凭证包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证(收款凭证、付款凭证、转账凭证三种)、记账凭证汇总表、银行存款(借款)对账单、银行存款余额调节表等。

(二)会计账簿包括按会计科目设置的总分类账、明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助登记备查簿等。

(三)会计报表主要有财务指标快报及月、季、年度会计报表(包括资产负债表、损益表、财务情况说明书等)。

(四)经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等、实行会计电算化单位存贮在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料等由财务资产部门进行保管。

第四章会计档案的整理立卷

第七条每月的会计资料,在次月15日前整理立卷或装订成册。

第八条会计年度终了后,应采用“三统一”的办法对会计资料进行整理立卷。

(一)分类标准统一:一般将财务会计资料分成一类账簿,二类凭证,三类报表,四类文字资料及其他;

(二)档案形成统一:案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一;

(三)管理要求统一:建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录;会计凭证装订成册,报表和文字资料分类立卷,其他零星资料按年度排序汇编装订成册。

第九条会计凭证的立卷

(一)按月立卷:次月将装订成册的凭证,统一登记至会计档案保管清册。

(二)凭证装订

1.会计凭证装订前的准备工作:

(1)分类整理,按顺序排列,检查日数、编号是否齐全;

(2)摘除凭证内的金属物(如订书针、大头针、回形针),对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小,且要避开装订线,以便翻阅保持数字完整;

(3)整理检查凭证顺序号,如有颠倒要重新排列,发现缺号要查明原因,再检查附件有否漏缺,领料单、入库单、工资和奖金发放单是否随附齐全;

(4)记账凭证上有关人员(如复核、记账、制单等)的签字和印章是否齐全;

(5)按凭证号码的顺序归集(如按上、中、下旬汇总归集),根据集团装订标准确定装订成册的本数。

2.会计凭证装订时的要求:

(1)用“三针引线法”装订,装订凭证应使用棉线,在左上角部位打上三个针眼,实行三眼一线打结,结扣应是活的,并放在凭证封皮的里面,装订时尽可能缩小所占部位,使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面,以便于事后查阅;

(2)凭证外面要加封面,封面纸用牛皮纸印制,封面规格略大于所附记账凭证;

(3)装订凭证厚度一般1.5厘米,以保证装订牢固,美观大方。

3.会计凭证装订后的注意事项:

(1)每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章;

(2)在封面上编好卷号,按编号顺序入柜,并要在显露处标明凭证种类编号,以便于调阅;一般每月装订一次,装订好的凭证按年度分月妥善保管归档;

(3)装订封面的所有内容要填写齐全,包括:单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。

第十条会计账簿的立卷

各种会计账簿办理完年度结账后,除跨年使用的账簿外,其它账簿应按年整理立卷。基本要求是:

(一)会计账簿在办理完年度结账后,只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样,不填其它内容;

(二)账簿装订前,首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符,账页数是否齐全,序号排列是否连续;

(三)会计账簿的装订顺序:会计账簿装订封面→账簿启用表→账户目录→按本账簿页数顺序装订账页→会计账簿装订封底;

(四)保留已使用过的账页,将账页数填写齐全,去除空白页和撤掉账夹,用牛皮纸做封面、封底,装订成册;

(五)多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装,应按同类业务、同类账页装订在一起;

(六)会计账簿应牢固、平整,不得有折角、缺角、错页、掉页、加空白纸的现象;

(七)账簿装订的封口处,应加盖装订人印章;

(八)装订后,会计账簿的脊背应平整,并注明所属年度及账簿名称和编号。

第十一条会计报表的装订

会计报表编制完成并按时报送后,留存报表均应按月装订成册,年度终了统一立卷保管。

会计报表装订要求:

(一)会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全,整理报表页数,上边和左边对齐压平,防止折角;如有损坏部位,应对其修补后,完整无缺地装订;

(二)会计报表装订顺序为:会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底。

第十二条其他会计核算资料的立卷

会计核算其他会计核算资料应按时整理立卷,要求如下:

(一)分类整理,按顺序排列,检查资料是否齐全;

(二)整理检查资料顺序号,如有颠倒要重新排列,发现缺失要查明原因。

第五章会计档案的归档

第十三条当年的会计档案在会计年度终了后,由财务资产部门保管一年,期满后于次年1月10号前移交公司综合办公室统一归档。移交过程中,需财务资产部门会计档案管理人员与综合办公室档案管理人员进行移交,由财务资产部门负责人、综合办公室主任负责监督移交。移交过程中需填写《会计档案移交单》(一式两份),一份交予财务资产部门会计档案管理人员保管,、一份交予综合办公室档案管理人员保管。

第十四条会计档案的保管

会计档案必须进行科学管理,要做好防潮、防霉、防虫蛀、防盗、防火、防磁等工作,确保会计档案的安全。

第十五条机构变动或档案管理人员调动时,应办理交接手续,由原档案管理人员编制会计档案移交清单,将全部案卷逐一移交,接管人员逐一接收。

第六章会计档案的借阅使用

第十六条财务资产部门应建立会计档案清单和借阅登记册。

第十七条档案在财务资产部门保管期间,凡需借阅会计档案人员,须经总会计师批准后,方可办理借阅手续;借阅人员不得在案卷中标画,不得拆散原卷册,不得抽换,不得将会计档案携带外出,如遇特殊情况,须经总会计师批准。

第十八条会计档案移交办公室后,凡需借阅会计档案人员需办理档案借阅手续,具体参见档案管理相关规定。

第七章会计档案的保管期限

第十九条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、15年、25年、永久5类,具体见附件一。

第二十条会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。

第二十一条会计档案的具体名称如有同本制度附表一所列档案名称不相符的,可以比照类似的保管期限办理。

第八章会计档案的销毁

第二十二条保管期满的会计档案,除本制度规定不得销毁的情形外,可以按照以下程序销毁:

(一)由综合办公室会同财务资产部门提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

(二)会计档案销毁清册需经总会计师、经理审批。

(三)销毁会计档案时,综合办公室和财务资产部门共同派专人监销。

(四)监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告总会计师、经理。

第二十三条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第九章附则

第二十四条本制度由财务资产部负责解释。

第二十五条本制度未尽事宜,按国家相关法律法规和工贸公司相关规定执行。

第二十六条本制度自颁发之日起施行

附件一:

工贸有限公司油品调运分公司会计档案保管期限表

序号档案名称保管期限备注

一、会计凭证类

1原始凭证、记账凭证和汇总凭证15年

二、会计账簿类

2日记账15年

其中:现金和银行存款日记账25年

3明细账15年

4总账15年包括日记总账

5固定资产卡片固定资产报废清理后保持5年

6辅助账簿15年

三、财务报告类包括各级主管部门的汇总会计报表

7主要财务指标快报3年包括文字分析

8月、季度财务报告3年包括文字分析

9年度财务报告永久包括文字分析

四、其他类

10会计移交清册15年

11会计档案保管清册永久

12会计档案销毁清册永久

13银行余额调节表5年

14银行对账单5年

15月度现金盘点表5年

篇3:驾驶员安全行车档案管理制度

为规范驾驶员行车安全,进一步完善驾驶员行车安全档案管理,结合实际,特制订本管理制度。

一、驾驶员档案的设置

驾驶员档案设置一人一档(内含驾驶员档案本一本、档案袋一个),档案管理人员要严格按照公司车辆驾驶员档案管理要求,及时、正确、认真、如实填写档案资料,不得虚报、瞒报、错误填写。

二、驾驶员档案的使用目的

建立车辆驾驶员档案的目的在于取得驾驶员的招聘、培训、管理、使用的主动权,正确真实的掌握驾驶员日常动态及操作技能,合理运用科学管理手段,确保生产安全。同时,也是考核基层驾驶员管理工作的依据。

三、驾驶员档案的使用说明

1、驾驶员档案是由系统的记录驾驶员自报名、应聘、培训及投入使用起,至驾驶员离开本公司(不含内部调动)为止的整个过程。

2、结合本公司的实际情况,有针对性地填写驾驶员档案资料,公司安全员必须要认真、如实地做好驾驶员资料的填写工作;公司在做好驾驶员基础档案资料建设的同时,也要掌握驾驶员日常安全生产的第一手资料,对不符合公司要求的驾驶员,要及时予以辞退。

3、驾驶员求职审批表是记录驾驶员的相关资料(如驾驶员的基本特征、家庭背景、工作简历等),为公司招聘、培训、使用、管理上提供科学、准确地依据。

4、驾驶员招聘、培训考试表是记录驾驶员从招聘、培训至上岗的全过程,通过基础操作的考核,准确地反映驾驶员的基本技能、特点、驾驶作风等情况。

5、安全行车责任书是在驾驶员上岗前签订的,目的是是广大驾驶员明确自己的岗位职责。

6、安全行车记录表主要记录驾驶员在日常工作中的安全行驶里程、累计里程等,目的在于考核驾驶员的工作积极性、安全驾驶情况等。

7、表扬、奖励情况记录表及违章、投诉记录表是记录驾驶员在日常工作中工作表现的差异而获得的表扬、奖励或批评、处罚等情况,目的在于准确地掌握驾驶员的工作作风、驾驶技能,为安全生产管理提供准确地依据。

8、交通事故记录表是记录驾驶员在职期间发生交通事故的资料,目的在于考核驾驶员的驾驶技术水平及驾驶作风,杜绝事故苗头,确保安全行车。

9、驾驶证、从业资格证在年审结束后要及时复印存档,保证驾驶员证件的合法性、有效性。

10、驾驶员档案资料的保存期为驾驶员在职期间的整个过程,即以驾驶员招聘、培训、录用至离开本公司为止。

二公司

12-12-28