物业入伙管理规程

物业的入伙管理规程

1目的

明确对物业的入伙管理实施控制的职责、方法和要求,以确保用户顺利而有秩序的入住。

2适用范围

适用于分公司所承接的物业的入伙管理。

3职责

3.1物业管理中心行政部负责入伙管理中的主要事务。

3.2财务部负责制定入伙预交费用标准,并向用户收取入伙预交费用、装修保证金等。

3.3工程部负责入伙管理中必要的维修服务,及消防、闭路监控、停车场自动控制等验收。

3.4安管部负责对消防、保安等硬件设施的验收。

4工作流程

4.1入伙工作流程图:见第五页附一

4.2入伙准备工作

4.2.1物业管理中心在入伙前一个周应制定入伙工作计划,计划中应明确:

4.2.1.1开发商约定的入伙时间;

4.2.1.2负责入伙工作的人员及职责;

4.2.1.3入伙手续;

4.2.1.4入伙过程中使用的文件和表格。

4.2.2入伙工作计划应由分公司经理批准。

4.2.3《入伙通知书》由开发商向业主户发出,详细说明:

4.2.3.1需用户准备的证明材料;

4.2.3.2需用户填写的表格;

4.2.3.3办理入伙手续的程序。

4.2.4办理入伙手续的工作现场应张贴入伙公告和明确的指示标识,并指定专人负责用户办理入伙手续时的各类咨询和引导,以便于用户办理各项手续。

4.3入伙审查登记

4.3.1管理中心应建立《入伙登记册》,管理中心对用户提交的《入伙通知书》进行查验,确认无误后收取《入伙通知书》,在《入伙登记册》中注明,并向入伙申请人发放资料,入伙资料应包括:

4.3.1.1《入伙指南》;

4.3.1.2《用户手册》;

4.3.1.3《业主公约》;

4.3.1.4《房屋使用手册》;

4.3.1.5《预交费用项目一览表》;

4.3.1.6《委托银行代收费协议书》;

4.3.1.7《房屋交付验收表》;

4.3.1.8《装修指引》;

4.3.1.9《装修申报表》;

4.3.1.10《空调安装管理规定》(附空调安装平面示意图);

4.3.1.11《防盗门窗、防盗网安装管理规定》(附式样平面示意图)。

4.3.2上述发放的资料应在《入伙登记册》中由业主签收,或由管理人员注明,并按运作规程文件《提供给用户的文件的控制》进行控制。

4.3.3在提供给用户的《入伙指南》中应明确由用户填写并提交的资料,一般包括:

4.3.3.1入伙通知书;

4.3.3.2购房合同的正本及复印件;

4.3.3.3业主营业执照原件及复印件;

4.3.3.4已签署的《业主公约》、《委托银行代收费协议书》;

4.3.3.5开发商认可的开户银行存折原件及复印件;

4.3.3.6《装修申报表》。

4.3.4管理中心对用户提交的资料进行审核验证,验证内容包括:

4.3.4.1《业主公约》和《委托银行代收费协议书》是否已签署;

4.3.4.2电话等开户申请表是否已填写;

4.3.4.3业主身份证明文件与购房合同、及《用户家庭成员登记表》是否一致;

4.3.4.4各项表格填写是否完整、正确和清晰。

4.3.5审查通过后,入伙管理员按用户的栋号房号进行建档编号,《业主档案》中应包括的内容:

4.3.5.1入伙通知书;

4.3.5.2购(租)房合同复印件;

4.3.5.3业主居民身份证复印件;

4.3.5.4已签署的《业主公约》、《委托银行代收费协议书》;

4.3.5.5用于划款的开户银行存折复印件;

4.3.5.6《房屋交付验收表》;

4.3.5.7《装修申报表》。

4.4预交费用

4.4.1管理中心财务部根据《入伙预交费用项目一览表》向用户收取各项费用,并开立相应票据给用户。费用项目包括:预交三个月管理费保证金、水电费保证金500元(若有盈余,则移至下月)、装修保证金,煤气、电话、有线电视委托开户费等。

4.4.2管理服务费:以入伙通知书上发出的日期为准,当月15日前计收全月管理服务费;当月15日后计收半月管理服务费。

4.5发放钥匙及房屋验收

4.5.1上述手续完成后,管理中心查验收费票据,向用户发放钥匙,并在《钥匙发放登记表》上登记。同时应和用户约定验房时间。

4.6验房

4.6.1管理员与用户一起验收其所租物业,登记水、电、气三表底数,双方在《房屋交付验收表》上签字确认。

4.6.2验收过程中双方确认需维修的事项,用户记录在《房屋交付验收表》中,由管理中心通知相关部门。具体参见运作规程《用户维修安装服务》。

4.7入伙后的装修管理

4.7.1物业管理部在提供给用户的文件中应明确装修管理的要求,具体内容参见运作规程《物业装修管理规程》。

附一:入伙工作流程图

篇2:物业入伙管理程序5

物业入伙管理程序(五)

1目的

本程序明确了对物业的入伙管理实施控制的职责、方法和要求,以确保业主(客户)准确而有秩序的入住。

2适用范围

适用于公司所承接管理的住宅楼的入伙手续。

3相关标准要素

GB/T19002-ISO90024.84.94.10

4相关文件

4.1质量手册第4.8章、4.9章、4.10章

4.2物业的验收程序

4.3业主(客户)维修安装服务

4.4物业装修管理

4.5提供给业主(客户)的文件的控制

4.6物业管理费用收取

5职责

5.1物业管理部负责入伙管理中的主要事务。

5.2财务部负责向业主(客户)收取管理费押金及水电增容费等。

5.3机电工程部负责入伙管理中必要的维修服务。

5.4消防治安部负责入伙管理中消防设施的验收。

5.5经营部负责制定入伙预交费用标准。

6实施程序

6.1入伙准备工作

6.1.1物业管理部在入伙前一个月应制定入伙工作计划,该计划中应明确:

a.入伙时间;

b.负责入伙工作的人员及其职责;

c.入伙手续;

d.入伙过程中使用的文件和表格。

6.1.2入伙工作计划应由物业管理部经理批准。

6.1.3开发商应提前一个月向业主(客户)发出《入伙通知书》,详细说明:

a.需业主(客户)准备的证明材料;

b.需业主(客户)填写的表格;

c.办理入伙手续的程序。

6.1.4办理入伙手续的工作现场应张贴入伙公告和明确的指示标识,并指定专人负责业主(客户)办理入伙手续时的各类咨询和引导,以便于业主(客户)办理各项手续。

6.2入伙审查登记

6.2.1管理处应建立入伙登记表,管理处对业主(客户)提交的《入伙通知书》进行查验,确认无误后收取《入伙通知书》,在入伙登记册中注明,并向入伙申请人发放资料,应包括:

a.《入住说明》;

b.《住户手册》;

c.《住户公约》;

d.《管理协议》;

e.《预交费用标准》;

f.《装修须知》;

g.《住户登记表》;

h.《装修审批表》;

i.《验收交接表》。

6.2.2上述发放的资料应在《入伙登记册》中由业主签收,或由管理人员注明,并按运作程序文件《提供给业主(客户)的文件的控制》进行控制。

6.2.3在提供给业主(客户)的《入住说明》中应明确由业主(客户)填写并提交的资料,一般包括:

a.身份证或工作证复印件;

b.《业主(客户)登记表》;

c.购/租房合同的正本及复印件;

d.已签署的《住户公约》、《管理协议》。

6.2.4管理处对业主(客户)提交的资料进行审核验证,验证内容包括:

a.表格填写是否完整、正确和清晰;

b.公约和管理协议是否已签署;

c.身份证明文件与购/租房合同、及《业主(客户)登记表》是否一致。

6.2.5审查通过后,入伙管理员收取购/租房合同复印件、《业主(客户)登记表》、《住户公约》一份、《管理协议》一份,在《入住通知书》注明签收。

6.3预交费用

6.3.1经营部应根据政策、法规及发展商或业主委员会的规定,制定《入伙预交费用标准》。

6.3.2经营部在审查并接收业主(客户)提交的文件后,应通知业主(客户)去财务部交纳相关的预交费用。(或由管理处代收缴后转交财务部)。

6.3.3财务部根据《入伙预交费标准》向业主(客户)收取各项费用,并开立相应票据给业主(客户)。费用项目包括:预交管理费押金、水电增容费等。装修保证金及清运费等由管理处负责核收和控制。

6.3.4财务部应通知管理处已交纳预交费用业主(客户)的姓名或单位,并由管理处在入伙登记册中注明。

6.4发放钥匙及房屋验收

6.4.1上述手续完成后,管理处查验入伙登记表及已签署的《管理协议》、及各项收费票据后向业主(客户)发放钥匙,并在《钥匙发放登记表》上登记。同时应和业主(客户)协定验收房屋的时间和方式。

6.4.2管理处与业主(客户)一起验收其名下的物业,登记水、电、气表底数,双方在《验收交接表》上签字确认。

6.4.3验收过程中双方确认需维修的事项由管理处通知相关部门。具体参见运作程序《业主(客户)维修安装服务》。

6.5入伙后的装修管理

6.5.1物业管理部在提供给业主(客户)的文件中应明确装修管理的要求,具体内容参见运作程序《物业装修管理》。

7记录

7.1入伙通知书

7.2入伙登记表

7.3住户登记表

7.4验收交接表

篇3:物业接管验收物业入伙物业装修控制程序

物业接管验收、物业入伙及物业装修控制程序

1.0目的

对楼宇验收、接管物业、业主住户的入住及装修过程进行控制,确保业主住户在最短时间内顺利入住,业主住户对房屋的装修符合要求。

2.0范围

适用楼宇验收接管物业、入住前准备、入住过程及房屋装修过程的管理。

3.0职责

3.1总经理负责组织成立物业验收接管领导小组并负责楼宇的验收和接管物业活动。

3.2管理处负责物业验收接管物业的日常事务组织协调工作。

3.3各部门按规定组成接管小组时各专业组参与物业的验收接管工作。

3.4管理处负责入住的具体实施负责接收装修的申请批准和质量控制。

3.5工程部负责对业主住户的房屋装修的有关工程质量问题进行监督控制。

4.0工作程序

4.1楼宇的验收接管物业的控制

加强物业综合验收和交接管理,保障房屋及配套设施的质量及各项功能指标符合规定要求和标准。

4.1.1物业验收应具备的条件

4.1.1.1新建物业验收应具备的条件:

a)建设工程施工全部完成经竣工验收合格;

b)供电、供气、经排水、卫生、道路、采暖冷(必要时)等设施能正常使用;

c)房屋幢户编号经有关部门确认。

4.1.1.2原有物业验收应具有的条件:

a)房屋所有权、使用权清楚;

b)土地使用范围明确。

4.1.2成立物业接管工作小组,由总经理任组长,管理者代表和拟任管理处主任任副组长,小组成员由相关部门负责人组成,按专业设立资料组、工程土建组和机电组,管理处组织编

制物业接管计划报总经理批准实施,管理处负责日常事务的运作,按计划验收。

a)各专业组长负责接管分工范围内的工作,严格验收,把好质量关;

b)各专业小组按国家省市工程验收标准验收物业,确保物业的各项功能、指标符合规定要求。

4.1.3参与房屋的竣工验收

4.1.3.1验收前资料准备:竣工验收前资料组要求委托方提供开发建设单位、工程施工单位、监理单位、消防管理部门、管道煤气公司、配电工程施工单位、设计院等部门提供有关资料,适当时包括物业规划图、竣工总平面图、单体建筑及结构竣工图、地下管网竣工图、建筑施工竣工图、隐蔽工程验收签证、沉降观察记录、竣工验收证明、房地产权属关系的有关资料、机电设备说明书、消防系统竣工验收证明、电梯等公共设施检查验收证明,用水电气指标批文,水电气表校验报告等图纸资料并对所有资料进行查验,为物业接管验收提供资料和数据。

4.1.3.2物业的竣工验收:验收接管领导小组参与开发建设单位、工程施工单位、监理单位、消防管理部门、管道煤气公司、配套工程施工单位、设计院等依照建设部《城市住宅小区竣工综合验收管理办法》(1993,12)《房屋接管验收标准》(1991,2)等规定组织的竣工验收工作。

4.1.4对已竣工在使用物业的验收接管工作

4.1.4.1各专业组根据分工范围分别负责对房屋主体结构、单元住宅、公共配套设施(水、电、气、机电设备、消防、管线等)进行现场检查验收,管理处按《资料移交清单》、《房屋接管验收表(水)》、《房屋接管验收表(电)》、《房屋接管验收表(土建)》、《公建接管验收表》、《园林绿化接管验收表》、《设备接管验收表》、《工程整改记录单》、《接管验收明细表》、《验收遗漏问题统计表》所列项目进行逐项验收并填写好以上相关记录。

4.1.4.2验收结束后,验收接管领导小组对验收中存在的问题进行归纳汇总,并将《房屋接管验收表(水)》、《房屋接管验收表(电)》、《房屋接管验收表(土建)》、《公建接管验收表》、《园林绿化接管验收表》、《设备接管验收表》、《工程整改记录单》、《接管验收明细表》、《验收遗漏问题统计表》的副本交委托方,以落实责任部门限期整改直至达到规定要求。

4.1.5物业移交内容

4.1.5.1建筑物移交内容:

a)各类房屋清单及配套钥匙;

b)单体建筑结构、水电气设备竣工图;

c)住宅区规划图竣工总平面图;

d)其它必要的技术资料含设计的变更和隐蔽工程验收签证。

4.1.5.2公共设施及公共场地移交:

a)公共设施及公共场地清单;

b)绿化竣工图、室外竣工图含地下管网、道路、停车场等;

c)机电设备操作、维护说明书;

d)其他必要的技术资料含设计变更和隐蔽工程验收签证。

4.1.5.3资料的移交:移交资料应包括:产权资料和技术资料两大类。资料组负责各类资料的核对、接收,填写《物业交接验收表》并根据《文件控制程序》进行分类编号,列出清单,移交管理处归档保管。

4.1.6新竣工的物业由验收接管领导小组与委托方和开发建设单位就建筑物保修事宜进行协商,明确维修责任和保修期限。

4.1.7房屋的维修:应根据建设部《全国优秀管理住宅小区标准》加强对业主住户的房屋及维修的管理,努力做到:

a)房屋外观完好、整洁,执行《清洁服务控制程序》有关规定;

b)建筑物有明显标志及方向指引,执行《服务提供控制程序》有关规定;

c)房屋完好率应达到98%以上;

d)无违章建筑;

e)房屋装修无危及结构安全,执行本程序装修部分;

f)房屋维修及时率达98%以上,合格率达成100%并建立回访制度;

g)代收代付房租、水、电、气等各项费用,收缴率达98%以上,执行《费用收取操作规程》;

h)房屋资料档案齐全,便于查阅,执行本程序入住有关规定。

4.2楼宇入住

4.2.1入住准备

4.2.1.1管理处相关人员根据分工,应作好以下准备工作:

a)编制业主住户入住资料清单,保证入住单必要的文字资料齐备;

b)适宜的办公场所;

c)对各岗位人员进行专业培训、考核合格后上岗。

4.2.1.2对新竣工的物业,如需要举办入住典礼仪式,由管理处主任安排

和组织,护卫队负责维护现场秩序。

4.2.1.3入住手续的办理应尽量提供一条龙服务,为住户节省时间,保证办理入住手续简捷方便。

4.2.2入住过程的控制

4.2.2.1办理入住手续工作流程:

入住住户登记钥匙交接设备资料交接交接验房验收证件

4.2.2.2验证收件:向业主住户交楼时必须查验《入伙邀请书》、《商品房屋销售合同》及房屋购买付款凭证原件、业主身份证原件和复印件或业主委托代办人代办的证明、代办人身份证原件和复印件,法人资格;确认手续后,业主根据合同规定需交首期管理费;方可办理交接验房手续。

4.2.2.3住户登记:协助业主住户填写《家居情况登记表》及《家庭成员登记表》并将业主住户身份证、户口或护照签证复印存档。具体执行《客户服务中心工作手册》关于住户交楼的规定。

4.2.2.4钥匙交接:与业主住户当面清点所有房屋钥匙,填写《入伙钥匙签领表》并签字。

4.2.2.5设备资料交接:与业主和住户当面清点所有设施资料说明书,填写《入伙签收一览表》请住户签字确认。

4.2.2.6验房;管理处工程人员随业主住户前往楼宇住所,抄录水、电、气表底数,检查所有家具房屋设施装修状况,填写《业主入伙接楼表》、《入伙返修项目表》,对存在质量问题

约定时间限期维修,执行《设施设备技改修缮维修控制程序》和《工程维护部工作手册》有关规定。

4.2.2.7入住:业主住户入住后,管理处客户服务人员应将有关文件资料整理完毕,交档案室存档。

4.2.2.8业主自行出租房屋的交接,业主委托物业公司办理交楼手续时,根据《城市房屋租

赁管理办法》(1995年建设部42号令)出具租赁合同等有关书面文件,并明确水电气电话费用物业管理费的承付方和起止日期等事项。

4.3对房屋装修的控制

4.3.1住宅使用房屋需进行装修时,应执行《建筑装饰工程施工企业资质等级标准》(建设部1995,6)、《建筑装饰装修管理规定》(建设部1995,8)、《成都市城市房屋装修结构安全管理规定》{成人发[2000]3号《公告》(发布)}和《住宅内装饰装修管理办法》(建设部110号)的有关规定,业主住户应填写《房屋装饰装修申请表》向管理处申请获得批准,审核是否符合有关规定。

4.3.2装修人员凭已审批的《房屋装饰装修申请表》、营业执照、装修装饰资质证明等有关证件到管理处办理《装饰装修服务协议》缴纳有关费用后,按期开工,对个体装修从业人员应具备个体装饰装修从业上岗证并办理相关手续。

4.3.3装修中非结构性变动应由工程部负责查验、批准,工程部可进行有偿代办,对结构性变动及专用设备(如管线、仪表)的变动,应向主管部门申请批准。

4.3.4工程部应加强对装修作业现场的监督管理,防止扰民、污染或安全事故的发生。

4.3.5装修后的验收:业主住户装修完毕后应通知管理处与业主住户共同验收,业主住户除按照装修合同进行验收外,工程部按公司《房屋装修管理规定》和国家有关装修规定进行验收,对违章情况应限期纠正,填写《房屋装饰装修竣工验收表》。

4.3.6业主住户在管理处对其装修验收并在《房屋装饰装修竣工验收表》中填写验收合格意见并签名后,方可正式启用。

5.0支持/相关文件

《服务提供控制程序》

《文件控制程序》

《基础设施和工作环境控制程序》

《设施设备技改修缮维修控制程序》

《城市住宅小区竣工综合验收管理办法》(建设部1993,12)

《房屋接管验收标准》(建设部1991,2)

《建筑装饰工程施工企业资质等级标准》(建设部1995,6)

《建筑装饰装修管理规定》(建设部1995,8)

《成都市城市房屋装修结构安全管理规定》{成人发[2000]3号《公告》(发布)}

《住宅内装饰装修管理办法》(建设部110号)

《客户服务中心工作手册》

《工程维护部工作手册》

6.0记录

《资料移交清单》

《房屋接管验收表(水)》

《房屋接管验收表(电)》

《房屋接管验收表(土建)》

《公建接管验收表》

《园林绿化接管验收表》

《设备接管验收表》

《工程整改记录单》

《接管验收明细表》

《验收遗漏问题统计表》

《入伙邀请书》

《家居情况登记表》

《家庭成员登记表》

《入伙钥匙签领表》

《入伙签收一览表》

《业主入伙接楼表》

《入伙返修项目表》

《房屋装饰装修申请表》

《装饰装修服务协议》

《房屋装饰装修竣工验收表》