行政办事中心会议大厦会议服务流程

行政办事中心及会议大厦会议服务流程

1、目的

为更好弛协助行政办事中心各部门做各项会议服务工作,明确内部各岗位工作职责,规范操作流程。

2.范围

适用于行政办事中心会务服务

3.职责

3.1部门经理全面监督会议、参观接待工作流程:

3.2分管经理助理负责协调、跟踪会务、参观接待前期准备工作:

3.3客户服务中心

A.负责受理各类会议、参观信息并填写《行政中心会议服务通知单》交由会务部负责人安排落实并跟踪服务过程。

B.中心负责人需在每天下班前由客服中心负责人将后两天会议室预定信息以邮件或复印的形式上报机关事务局指定部门/人(目前为行政事务科叶敏杰先生处)。

C.根据会议组织方要求联系落实会议用水(用水需提前填写《会议采购通知单》交物业服务中心采购员进行相关用品采购)、用花、会标等代购事宜:

D.会后根据会议准备中产生的费用额,制作《行政中心会议费用清单》并附上发票交由会议组织方报销。

3.4技术保障部负责灯光、影音、空调设备调试工作;

3.5安全部负责会场周边警戒,控制噪音及闲杂人员出入并引导车辆进出及停放工作;

3.6会务部负责会场布置、会中服务及会后现场清理等工作。

3.7清洁绿化部负责会议、接待前各主要部位及参观路线范围的清洁。

4.会议/接待保密规定

4.I甲方的会务/接待内容不得向外界透露任何信息。

4.2会务/接待中产生录音、录象、文件资料,在会务/接待结束后第一时间交会议主办单位或机关事务管理局处理;

4.3甲方有保密要求的会务接待,按甲方要求执仃。

5.会议场所分类及要求

5.1根据行政办事中心各类会议场所特点,现将各类会议场所分为A、B、C三类。

5.2分类要求:

A类(40座以下小型接待室、座谈式会议室):各会议主办单位需至少提前一个小时致电客户服务中心(TEL:2830444)提出会议要求,客户服务中心值班人员需明确会议时间、所需会议室、会议主题、与会人数、会场布置、组织单位、联系人等信息并记录于《行政中心会议服务通知单》,再交由会务部相关负责人进行会议准备。(此类会议信息需提前告知机关事务管理局)

B类(150座以下课堂式会议室),各会议主办单位需至少提前半天致电客户服务中心(TEL,2830444)提出会议要求,客户服务中心值班人员需明确会议时间、所需会议室、会议主题、与会人数、会场布置、组织单位、联系人等信息并记录于《行政中心会议服务通知单》,再交由会务部相关负责人进行会议准备。(此类会议信息需提前告知机关事务管理局)

C类:戏院式会议厅(主楼203人会议厅、电视电话会议室、主楼一楼多功能厅、北楼500人会议厅)各会议主办单位需至少提前一天向机关事务局申报;由会议主办单位向机关事务局提出申请,并填写《租用会议室申请表》;客服中心凭机关事务局《租用会议室申请表》传真件要求,进行会议安排确认,确保会议室无重复安排,时间衔接合理:

如会场要求有大型喷画及特殊会场布置,客服中心应在第一时间通知机关事务局,并要求会议主办方将会场布置方案送机关事务局审批,方可安排施工;

u客服中心应向会议主办方确定服务要求及服务内容,填写《行政中心会议服务通知单》并通知相关部门进行准备。

u根据会议要求,机关事务局可免费提供主席台后绿色背景植物临时摆放。

u特别说明:物业服务中心可提供鲜花、会标、饮水、电池、等代购代订服务。

6.方法和过程控制

6.1客户服务中心(或项目管理专员):

6.1.1电话预定

当各办公单位通过电话进行会议预定时,客服中心值班人员(或专员)应要求会议组织方明确:

A会议时间B.会议地点C.会议组织单位D.联系人/电话E.会议主题

F.服务要求(含:会标、饮水、鲜花、录音、铭牌、签到台、麦克风、指引标识、主席台摆位)等,根据以上要求填写《行政中心会议服务通知单》,如有代订、代购服务的,凭机关事务局《租用会议室中请表》传真件代订要求通知物业服务中心相关部门进行准备,同时需对会议服务各个环节进行跟进及时掌握服务动态。

代订、代购项目有:瓶装水、会标、鲜花、录音带、指示标识(喷绘)、复印等。

6.1.2口头(书面)预定

A、当各办公单位直接与物业服务中心相关人员进行口头或书面预定时,接洽人员需及时做好相关记录或根据其书面要求补填写《行政中心会议服务通知单》并及时交客户服务中心进行通知落实。

B、东、西楼各客服助理接到工作人员会议预定,应在第一时间通知客服中心;由客服中心统一填写《行政中心会议服务通知单》、发布会议信息、通知相关责任人进行服务、东、西楼客服助理负责全程跟进。

C.客服中心接到东、西楼会议信息时,除按要求及流程安排外,应在第一时间通知相关楼栋客服助理跟进(会议大厦由客服助理安排,中心只记录信息进行发布)。

6.2工程技术部:

接获会议通知后,应根据会议通知中设备方面的要求,提前对设备进行检查并调试灯光、音响、区域照明、录音及空调设备。

如属C类会议,按以下流程进行:

1)空调设备

技术人员在会议前两小时开启相关会议室空调风柜;会议前一小时开启空调设备,视具

体情况提前开启其他必要区域的通道并视会场人数和温度加开主机和水泵。

2)会场照明设施

会议开始前一小时开启所有场地灯。

3)舞台灯光、音响设备

A)严格按照会议主办方要求进行调试,一股技术要求灯光开启不要太强或太弱。

B)严格按照会议主办方的要求稳固摆放麦克风,按照设备开机程序开启音响设备,并逐一调试每个麦克风音量,力求均衡无反馈声和嘈杂音。

C)根据会议主办方要求准备好录音带和录音设备,对会议内容全程进行录音,并做好

标识。

4)所有准备工作完成后,需及时将情况反馈至客户服务中心,由客户服务中心主办或其它相关人员进行检查核实。

6.3安全部:

接获会议通知后,根据要求提前一小时开启相关区域门锁(详见《会议厅室使用管理规定》及责任范围内电源,包括:大堂、电梯厅等,安排人员在会议区域进行巡查,及时制止噪音及闲杂人员进出。

如属C类会议,按以下流程进行:

1)岗位设置

在原有岗位基础上根据会议通知要求至少提前半小时增设相关警卫岗位。

2)标识指引

协助客服负责人摆放人员指引标识和车位导向标识。

3)现场控制

根据会议主办方要求控制人员出入,并对现场消防安全情况进行全面监控。

4)所有准备工作完成后.需及时将情况反馈至客户服务中心,并由客户服务中心主办或其它相关人员进行检查核实。

6.4会务部:

接获会议通知后,及时到客户服务中心领取《行政中心会议服务通知单》,并根据要求进行准备。

如属C类会议,按以下流程进行准备:

1)现场布置

接获会议通知后,根据通知要求,提前组织人员清洁相关区域;并根据会议主办方要求,提前布置会场。

2)物资准备

根据会议人数,提前准备热水瓶、茶壶(两个)、茶叶、烟灰盅、纸巾、纸杯、托盘、毛巾(两条,大、小各一)等会务用品;并视会议、接待人数和主办方要求,摆放瓶装饮用水和水果等。

3)会务准备

在会议开始前,会务人员提前1小时到场准备茶水、摆好杯子,待宾主到场后即斟茶。

4)所有准备工作完成后,需及时将情况反馈至客户服务中心,并由客户服务中心主办或其它相关人员进行检查核实。

7.记录表格

DGWY(行政中心)-G-04-F1《行政中心会议服务通知单》

DGWY(行政中心)-G-04-F2《会议采购通知单》

DGWY(行政中心)-G-04-F3《会议费用清单》

篇2:某酒店多功能厅会议服务流程

酒店多功能厅会议服务流程

流程具体内容及程序

工作前准备

(1)上岗前做好自我检查,做到仪容仪表端庄整洁,符合要求。

(2)备齐各类用料物品,检查各种设施、设备,确保完好有效,室内卫生符合酒店标准。

(3)查阅客人订单,了解客人情况,根据预订情况,摆好会议桌及椅子。

(4)做好最后检查,精神饱满,时刻做好迎客准备,有礼貌地接待每一位客人。

迎接客人

(1)面带微笑,主动招呼客人。

(2)主动引领客人,帮助客人拉椅让座。

会议服务

(1)会议前十分钟将水摆好,将毛巾摆好。

(2)根据客人要求,准确给客人提供服务。

(3)会议期间每隔30分钟至40分钟续一次水。

(4)坚守岗位,随时提供服务,不能随便进出多功能厅。

(5)如会议中间休息,要尽快整理和补充物品。

(6)会议结束,服务员应站立两侧,点头微笑,并主动提醒客人不要遗忘物品。

(7)客人活动结束,准确为客人结帐。

档案管理制度

篇3:优质会议服务操作流程

一、掌握会议情况

(1)和会务组负责人积极联系,掌握会议主办单位的名称、参会人数、主要领导人的姓名等。(关键点:会务签单人是谁,联系方式)

(2)了解所用会场的类型。

(3)掌握举行会议的时间、场次。(是否用贵宾接待室)

(4)掌握会场布置的具体要求。

(5)如果需要礼仪小姐提前准备并踩台。

二、会前准备

(1)检查所有音响、视听设备、灯光。(无线话筒要换新电池,并做好应急预案)

(2)制作悬挂会徽、会标、台签、欢迎横幅或标语。(会标一定要以短信或者以电子邮件方式确认,台签要多准备几位,把可能来的领导都准备好)

(3)按所要求的会场形式布置桌椅、沙发,摆放设计精美的花坛、花卉。

(4)摆放茶杯、茶碟、茶叶,按主办单位要求摆放饮料、干果、水果等。(贵宾接待室要放烟、打火机、果盘、高级茶叶、鲜花、香巾)

(5)根据要求摆放便笺,铅笔(铅笔放右侧斜45度,全部字朝上)。准备签字笔、胶水等常用品

(6)搞好通风换气,保持室内空气清新。

(7)检查消防器材的位置及完好程度。

(8)检查安全通道,保持畅通。(所有的们都不得锁闭)

(9)清整会场卫生,保持清洁。

(10)按会议人数备足饮用水。(水一定要开,不要集中打水)

(11)检查卫生间厕纸、洗手液

三、会场时迎接任务

(1)在会前20分钟应将会议室门打开,安排两名服务员站在门口迎接参会人员。

(2)参会人员到达时问好,并为接拿或挂好衣帽。

(3)引参会人员到预订的座位上。

(4)贵宾室人员坐定后,上小毛巾。

(5)由里到外为参会人员沏茶。

(6)入场完毕后,关好门保持安静。

四、主席台上参会人员的服务

(1)凡在主席台上就座的参会人员,都要为其接挂衣帽,随其到座位上为其拉椅让座。

(2)参会人员坐定后,为其送上小毛巾。随即为其沏茶。

(3)主讲人开始讲话时,不要随意走动以便于记者摄影摄像。

(4)在一般情况下,第一次续茶在会议开始后20分钟左右进行,第二次起一般每隔30分钟左右进行。

(5)主讲人每换一位应更换茶杯。(或放矿泉水,注意立式话筒的倾斜角度以免挡住脸)

(6)随时注意观察在主席台就座的参会人员的动向,随时为其服务和解决问题。(一定要站在主席台领导视线范围之内)