公司文件管理制度

　　一、总则

　　第一条、为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据有关规定，结合企业实际情况，特制订本制度。

　　第二条、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文、同级函、电、来文、企业上报下发的各种文件、资料。

　　二、收文的管理

　　第三条、公文的签收

　　1、凡接收公文均由秘书登记签收后分别转交相关部门，在签收和拆封时，秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

　　2、对政府部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告有关部门，并登记差错文件的文号。

　　第四条、公文的阅批与分转

　　1、凡正式文件均需由秘书根据文件内容和性质阅签后分送承办部门阅办，重要文件应呈送总经理亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

　　2、一般函、电单据等，由秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。

　　3、为加速文件运转，秘书应在当天或第二天将文件送到总经理办公室，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天。

　　第五条、文件的传阅与催办

　　1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

　　2、阅读文件应抓紧时间，当天阅读完后应在下班前将文件交秘书处，阅批文件一般不得超过两天，阅后签名以示负责。如有总经理“批示”、“拟办意见”，秘书应责成有关部门和人员按文件所提要求和总经理批示办理有关事宜。

　　3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

　　4、文件阅完后应送交秘书，切忌横传。

　　5、行政秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放或分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得秘书同意予以复印或摘抄，原件应及时周转归档。

　　三、文件借阅和清退

　　第六条、各部门有关人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门主管签写便条，对有密级的文件须秘书同意后方可借阅。

　　第七条、借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾画等。

　　第八条、各部门应具体指定责任心强的主管负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

　　四、文件的立卷与归档

　　第九条、文件的归档范围

　　凡下列文件统一由行政秘书归档：

　　1、企业领导发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和经营工作的各类计划、统计、季度、年度报表等。

　　2、各种专业例会记录。

　　3、企业召开重要会议所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等。

　　4、有保存价值的客户资料及处理结果。

　　5、企业日志和大事记。

　　第十条、立卷要求

　　1、文件的立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

　　2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

　　3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

　　五、文件的销毁

　　第十一条、对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，秘书应定期清理造册并按行政有关规定，办理申请销毁手续。

　　六、附则

　　第十二条、本制度解释权归行政部。

　　第十三条、本制度自公布之日起执行。

篇2:安全文件管理制度

一、编制目的

通过对项目部制定的、与安全生产、安全标准化有关的管理文件、技术文件的控制,保证文件的适用性、系统性、协调性、完整性和有效性。

二、适用范围

本制度适用于对项目部安全标准化实施、安全生产管理制度、岗位安全技术规程、应急预案、危险性较大的分部分项工程专项方案的管理。

三、工作职责

1.项目经理负责本项目安全生产方针、安全生产目标、安全标准化文件、应急预案、危险性较大的分部分项工程专项方案的批准和发布。

2.分管安全副经理负责管理制度和岗位安全操作规程的审核。

3.安全科负责组织编写安全标准化文件。

4.各职能部门负责组织本部门归口的安全生产管理制度、岗位安全操作规程的编写与审核。

5.安全科负责组织标准化文件、安全生产管理制度的修改、修订。

四、工作程序

(一)文件的制定

1.安全科根据《企业安全生产标准化基本规范》要求,结合本项目实际,组织制定项目的安全生产方针和安全生产目标及安全标准化文件,经分管安全副经理审核、项目经理批准后发布、实施。

2.各职能部门根据《企业安全生产标准化基本规范》要求,根据本公司实际,制定符合法律、法规的、本部门归口的安全生产管理制度,经部门负责人审核、分管安全副经理审批后发布、实施。

(二)发放管理

1.文件在发放前,安全科确定发放范围。

2.安全科按确定的发放范围进行发放,填写《文件发放(回收)登记表》,领取人签字。

3.当文件破损或字迹不清影响使用时,领取科室、施工队应写明原因,经科室、施工队负责人审核、分管安全副经理审批后,到安全科办理更换手续,交旧领新,文件使用原发放号。

4.文件丢失,当事人应写明原因,经科室、施工队负责人审核、分管安全副经理审核批准后,到安全科办理补发手续,新文件给予新发放号,并注明原号作废。必要时,安全科将作废文件发放号通知各相关部门,防止误用。

(三)文件的修改与修订

1.文件出现下列情况时,需进行修改或修订:

1.1文件编制本身重大失误;

1.2安全标准化运行过程中出现变动;

1.3与上级有关规定、法令、法规相悖;

1.4其它情况。

2.安全生产管理文件需修改或修订时,必须向分管安全副经理提出书面申请,项目经理批准后,才能进行修改或修订。

3.安全生产管理文件的修改均采用换页的方式进行修改或修订。

4.安全科将需修改或修订的安全生产管理文件收回。

5.安全科对修改或修订后的文件进行文件状态登记。

(四)文件的评审

1.安全科每年组织一次文件的评审工作,对文件的符合性进行评价。

2.任何人不得在文件上乱涂乱画,确保文件的清晰、易于识别和检索。

(五)文件的借阅

1.文件属于保密级的,不可私自向外来单位提供、借阅。

2.外来人员需借阅时,必须经项目经理审批后方可向用户提供。

(六)废止和回收

新版本文件发布时,旧版本文件同时废止或失效,安全科文件按发放台账全部收回并销毁。

篇3:公司文件管理制度范本

公司文件管理制度范本(5)

1目的

为了加强对文件的控制,树立文件的严肃性,特制定本制度。

2适用范围

适用于公司管理体系文件(含管理类文件、技术类文件、图纸资料、记录表式)的控制。

3职责

3.1公司办负责本制度的监督执行。

3.2各文件使用部门负责按本制度要求对所使用的文件进行管理。

3.3文件领取人负责对文件进行妥善保管。

3.4公司办文件管理员负责管理体系电子文件的管理。

4管理体系文件管理

4.1本制度是依据《文件控制程序》制订的,是《文件控制程序》的进一步细化。

4.2文件编写

4.2.1文件编号、编制、审批规定按《文件控制程序》执行。

4.2.2文件格式

4.2.2.1页边距规定:上2.2cm,下2.2cm,左3cm,右2.2cm。

4.2.2.2页眉、页脚规定:页眉1.6cm,页脚1.6cm。

4.2.2.3标题规定:标题为三号字,字体为黑体。

4.2.2.4正文规定:正文为小四号、宋体字,正文条款号及一级条款内容为黑体,条款号与其后内容之间空两格,正文行间距为22磅,同时一级条款段前0.5行、段后0.5行;如最后一页内容较少,可适当缩小行间距,以减少一页;文字居左对齐;无条款号的段落段前空两格。

4.2.2.5页码规定:页码为五号字,居中。

4.2.2.6文件编号及版次格式:文件编号为五号黑体字。

4.2.2.7内容格式及要求

a)一般情况文件分为6个一级条款,“1目的”描述本文件的目的,“2适用范围”描述本文件适用的控制范围,“3职责”描述本文件中各相关部门各自承担的职责,“4管理内容”描述文件控制的要求,标题“管理内容”可根据文件主题更改为其他标题,“5相关文件”列出本文件编制过程中引用的文件名称,“6记录”列出本文件所涉及的记录表式。一级条款数量可根据文件内容具体情况确定。

b)二级条款,如一级条款有若干下一层次内容,应采用二级条款,如:4.2、4.3、…;

c)三级条款,如二级条款有若干下一层次内容,应采用三级条款,如:4.2.1、4.2.2、…;

d)四级条款,如三级条款有若干下一层次内容,应采用四级条款,如:4.2.2.1、4.2.2.2、…,也可以a)、b)、…、表示;条款号最多为四位。

e)文件头(含标题、文件编号)可采用程序文件格式,也可采用本文件格式,采用本文件格式时,文件应有“编制、校对、审核、批准、发布日期、实施日期”。

4.2.3文件封面的要求

a)文件可采用封面,也可不采用,如采用封面文件封面应统一;

b)文件封面应有文件名称、文件编号、编制、审核、批准、发布日期、实施日期等信息;

c)文件封面应有受控状态标识,发放时应有发放编号;

d)文件封面应有公司办统一编制。

4.2.4文件类型

所有编写的文件(含记录表式)应采用“WORD”或“E*CEL”类型。

4.2.5各部门在编写文件时,文件格式应符合要求,文件审核人在审核时,应对文件格式进行审查。

4.3文件发放

4.3.1所有文件由公司办统一发放,发放管理应符合《文件控制程序》要求。

4.3.2发放前,由公司办确定文件发放范围,经管理者代表确认后,实施发放。

4.3.3文件下发时,应收回作废文件,作废文件管理按4.9条款执行。

4.3.4《管理手册》、《程序文件》发放至部门级,相关作业文件发放至作业现场,发放时应在文件封面加盖“受控”章、注明发放编号、标明使用部门,如文件无封面,则在文件首页上加盖“受控”章、注明发放编号、标明使用部门。

4.4现场文件管理

4.4.1现场使用的管理体系文件必须是现行有效版本,不得使用无效版本文件,以下情况之一可视为无效版本文件:

a)无批准;

b)无文件编号;

c)无受控状态;

d)无实施日期。

4.4.2文件领取人不得在非工作时间持有文件,不得将文件带出公司外,不得复印。

4.4.3文件领取人应妥善保管领用文件,因保管不善导致文件丢失,其责任由文件领取人负责。

4.4.4公司所有下发的文件,应保持清晰,不得乱涂乱画。

4.5文件评审

4.5.1文件在执行过程中或新文件发布前,如需进行评审,由公司办组织相关部门、确定组织评审人员对文件进行评审。

4.5.2文件评审过程中,评审人员对评审后文件的充分性和适宜性负责,评审后应对所评审文件存在的主要问题及随后应采取的措施进行记录。

4.5.3评审时,由原文件编制部门记录评审意见,并执行评审意见的更改。

4.6文件更改

4.6.1本公司文件采取换页或换版方式更改。

4.6.2文件在执行过程中,如需更改,应明确更改的文件名称、编号、更改的条款及更改后条款内容。

4.6.3更改应详细说明更改理由,涉及工艺更改的,应有更改后工艺验证的记录。