某某城建投资公司文件管理制度

某城建投资公司文件管理制度

为进一步明确工作规范,强化内部管理,落实岗位责任,健全文件及档案的管理工作,制定本管理制度。公司全体员工要严格按照制度要求,强化优质高效、严谨规范的意识,认真履职、团结协作,共同做好文件及档案有关工作。

一、文件收发及文档管理

1、文件阅读管理规范

(一)本规范所称文件阅读管理工作,是指呈送给公司领导及发给公司各部门阅读的,不需进行公文处理的一般性文件的签收、登记、分发、存档工作。

(二)一般性文件的阅读管理工作在公司主要领导的领导下进行,由公司综合办公室具体承担。

(三)发送给公司领导的文件、资料,由文件管理人员送领导办公室,并在发文登记本上作好登记。发送给各部门的文件、资料由各部门自行到综合办公室领取,并做好签收登记。综合办公室设立分发清单,对文件的分发情况进行登记,文件管理人员要按文件规定的传达范围和领导的批示确定阅读对象,不得随意扩大和缩小阅读范围。

(四)领导在阅读文件上的批示,由综合办公室负责在登记本中注明并及时转告相关部门办理,并将落实情况报告批文领导。

(五)对外接收文件时,要清点检查所有文件的文号、份数是否无误,重要文件要逐页查点。

(六)综合办公室设立专门的收文(发文)登记本,登记的主要内容包括收文(发文)日期、来文单位、发文字号、文件标题、份数、份号。

2、来文处理规范

(一)本规范所指来文处理,是指上级机关、平级机关(或不相隶属机关)及下级机关向公司递送的需要办理的文件、函电的处理。

(二)各级机关送公司需要办理的公文(含传真、电子文档)由综合办公室负责接收,对于明确要求公司办理的文电,可根据来文情况转交相关领导或部门处理。综合办公室应根据来文性质在来文处理登记本上进行详细登记。

(二)凡需办理的来文,首先要进行认真细致的阅读和分析,对来文作出相应处理。来文没有附与交办事项或请示事项有关背景材料或需要补充的相关材料的,应及时告知来文单位提供和补充,交办事项或请示事项有其他背景资料的,应先查阅背景资料,政策性较强的事项,要找齐有关政策依据。

(三)上级来文依序从前至后呈公司领导审批,下级、平级(或不相隶属机关)来文依序从后至前呈公司领导审批,有特殊情况的呈批件,在呈请领导审批时,可视情况灵活掌握。

(四)处理情况登记。文件收发管理人员要根据来文性质在对应的来文处理登记本上对来文处理的各个环节进行详细、准确的登记。登记内容包括拟办建议、领导批示、送签去向、催办记录、时限要求、交办单位或来文单位取件时间和取件人姓名等。

(五)来文办理完毕后,文件收发管理人员应及时收集好来文处理的整套材料(包括来文处理笺、来文及其他资料),按来文序号和时间分类归档。

3、文件审核制发规范

(一)文稿接收。要求行文的代拟稿应由综合办公室负责文件审核制发的核文人员接收。接收代拟稿时,应在稿件上写清楚接收文稿时间,并嘱请送文人员留下联系人姓名及电话号码,同时,将核文人员的电话号码告知送文单位。材料不全的,应暂缓接收,待补齐之后再接收。文稿如系急件,可先接收,但应告知来文单位尽快将材料补齐。

(二)确需公司行文的应注意:办文程序是否规范;文种、格式是否正确;是否准确、完整地体现了公司发文意图;是否符合领导的有关批示精神;文稿的结构是否合理,语言文字、印发传达范围、引文、人名、地名、数字、计量单位和标点符号等是否准确规范;文稿中提出的方针、政策、措施、办法等是否符合现行的法律法规和有关政策规定;对涉及有关部门业务事项的表述是否得到了相关部门的认可;需要协调的,列出清单,采取电话联系、面谈或召开座谈会等形式,逐一协调到位。

(三)发文程序如下:拟稿--各级负责人核准--统一编号--盖章(签字)--发文--备案存档。

4、文件传递工作规范

(一)加强文件传递工作的制度化、规范化、科学化,进一步保证文件的安全、及时运转与准确传递。

(二)文件管理人员要严格遵守工作纪律和各项保密规定。不得私看文件,不得更改文件密级和收发文单位名称,不得隐匿、扣押文件,不得利用交换公文之机搞违法活动。不准将机密信件带到公共场所和住宅,未投递完的机密信件(急件应及时送达),应当存放在有保密设施的文件柜内。如发生信件遗失、传递差错或其他失、泄密事故要及时向领导汇报,不得弄虚作假或隐瞒不报。

篇2:安全文件管理制度

一、编制目的

通过对项目部制定的、与安全生产、安全标准化有关的管理文件、技术文件的控制,保证文件的适用性、系统性、协调性、完整性和有效性。

二、适用范围

本制度适用于对项目部安全标准化实施、安全生产管理制度、岗位安全技术规程、应急预案、危险性较大的分部分项工程专项方案的管理。

三、工作职责

1.项目经理负责本项目安全生产方针、安全生产目标、安全标准化文件、应急预案、危险性较大的分部分项工程专项方案的批准和发布。

2.分管安全副经理负责管理制度和岗位安全操作规程的审核。

3.安全科负责组织编写安全标准化文件。

4.各职能部门负责组织本部门归口的安全生产管理制度、岗位安全操作规程的编写与审核。

5.安全科负责组织标准化文件、安全生产管理制度的修改、修订。

四、工作程序

(一)文件的制定

1.安全科根据《企业安全生产标准化基本规范》要求,结合本项目实际,组织制定项目的安全生产方针和安全生产目标及安全标准化文件,经分管安全副经理审核、项目经理批准后发布、实施。

2.各职能部门根据《企业安全生产标准化基本规范》要求,根据本公司实际,制定符合法律、法规的、本部门归口的安全生产管理制度,经部门负责人审核、分管安全副经理审批后发布、实施。

(二)发放管理

1.文件在发放前,安全科确定发放范围。

2.安全科按确定的发放范围进行发放,填写《文件发放(回收)登记表》,领取人签字。

3.当文件破损或字迹不清影响使用时,领取科室、施工队应写明原因,经科室、施工队负责人审核、分管安全副经理审批后,到安全科办理更换手续,交旧领新,文件使用原发放号。

4.文件丢失,当事人应写明原因,经科室、施工队负责人审核、分管安全副经理审核批准后,到安全科办理补发手续,新文件给予新发放号,并注明原号作废。必要时,安全科将作废文件发放号通知各相关部门,防止误用。

(三)文件的修改与修订

1.文件出现下列情况时,需进行修改或修订:

1.1文件编制本身重大失误;

1.2安全标准化运行过程中出现变动;

1.3与上级有关规定、法令、法规相悖;

1.4其它情况。

2.安全生产管理文件需修改或修订时,必须向分管安全副经理提出书面申请,项目经理批准后,才能进行修改或修订。

3.安全生产管理文件的修改均采用换页的方式进行修改或修订。

4.安全科将需修改或修订的安全生产管理文件收回。

5.安全科对修改或修订后的文件进行文件状态登记。

(四)文件的评审

1.安全科每年组织一次文件的评审工作,对文件的符合性进行评价。

2.任何人不得在文件上乱涂乱画,确保文件的清晰、易于识别和检索。

(五)文件的借阅

1.文件属于保密级的,不可私自向外来单位提供、借阅。

2.外来人员需借阅时,必须经项目经理审批后方可向用户提供。

(六)废止和回收

新版本文件发布时,旧版本文件同时废止或失效,安全科文件按发放台账全部收回并销毁。

篇3:公司文件管理制度范本

公司文件管理制度范本(5)

1目的

为了加强对文件的控制,树立文件的严肃性,特制定本制度。

2适用范围

适用于公司管理体系文件(含管理类文件、技术类文件、图纸资料、记录表式)的控制。

3职责

3.1公司办负责本制度的监督执行。

3.2各文件使用部门负责按本制度要求对所使用的文件进行管理。

3.3文件领取人负责对文件进行妥善保管。

3.4公司办文件管理员负责管理体系电子文件的管理。

4管理体系文件管理

4.1本制度是依据《文件控制程序》制订的,是《文件控制程序》的进一步细化。

4.2文件编写

4.2.1文件编号、编制、审批规定按《文件控制程序》执行。

4.2.2文件格式

4.2.2.1页边距规定:上2.2cm,下2.2cm,左3cm,右2.2cm。

4.2.2.2页眉、页脚规定:页眉1.6cm,页脚1.6cm。

4.2.2.3标题规定:标题为三号字,字体为黑体。

4.2.2.4正文规定:正文为小四号、宋体字,正文条款号及一级条款内容为黑体,条款号与其后内容之间空两格,正文行间距为22磅,同时一级条款段前0.5行、段后0.5行;如最后一页内容较少,可适当缩小行间距,以减少一页;文字居左对齐;无条款号的段落段前空两格。

4.2.2.5页码规定:页码为五号字,居中。

4.2.2.6文件编号及版次格式:文件编号为五号黑体字。

4.2.2.7内容格式及要求

a)一般情况文件分为6个一级条款,“1目的”描述本文件的目的,“2适用范围”描述本文件适用的控制范围,“3职责”描述本文件中各相关部门各自承担的职责,“4管理内容”描述文件控制的要求,标题“管理内容”可根据文件主题更改为其他标题,“5相关文件”列出本文件编制过程中引用的文件名称,“6记录”列出本文件所涉及的记录表式。一级条款数量可根据文件内容具体情况确定。

b)二级条款,如一级条款有若干下一层次内容,应采用二级条款,如:4.2、4.3、…;

c)三级条款,如二级条款有若干下一层次内容,应采用三级条款,如:4.2.1、4.2.2、…;

d)四级条款,如三级条款有若干下一层次内容,应采用四级条款,如:4.2.2.1、4.2.2.2、…,也可以a)、b)、…、表示;条款号最多为四位。

e)文件头(含标题、文件编号)可采用程序文件格式,也可采用本文件格式,采用本文件格式时,文件应有“编制、校对、审核、批准、发布日期、实施日期”。

4.2.3文件封面的要求

a)文件可采用封面,也可不采用,如采用封面文件封面应统一;

b)文件封面应有文件名称、文件编号、编制、审核、批准、发布日期、实施日期等信息;

c)文件封面应有受控状态标识,发放时应有发放编号;

d)文件封面应有公司办统一编制。

4.2.4文件类型

所有编写的文件(含记录表式)应采用“WORD”或“E*CEL”类型。

4.2.5各部门在编写文件时,文件格式应符合要求,文件审核人在审核时,应对文件格式进行审查。

4.3文件发放

4.3.1所有文件由公司办统一发放,发放管理应符合《文件控制程序》要求。

4.3.2发放前,由公司办确定文件发放范围,经管理者代表确认后,实施发放。

4.3.3文件下发时,应收回作废文件,作废文件管理按4.9条款执行。

4.3.4《管理手册》、《程序文件》发放至部门级,相关作业文件发放至作业现场,发放时应在文件封面加盖“受控”章、注明发放编号、标明使用部门,如文件无封面,则在文件首页上加盖“受控”章、注明发放编号、标明使用部门。

4.4现场文件管理

4.4.1现场使用的管理体系文件必须是现行有效版本,不得使用无效版本文件,以下情况之一可视为无效版本文件:

a)无批准;

b)无文件编号;

c)无受控状态;

d)无实施日期。

4.4.2文件领取人不得在非工作时间持有文件,不得将文件带出公司外,不得复印。

4.4.3文件领取人应妥善保管领用文件,因保管不善导致文件丢失,其责任由文件领取人负责。

4.4.4公司所有下发的文件,应保持清晰,不得乱涂乱画。

4.5文件评审

4.5.1文件在执行过程中或新文件发布前,如需进行评审,由公司办组织相关部门、确定组织评审人员对文件进行评审。

4.5.2文件评审过程中,评审人员对评审后文件的充分性和适宜性负责,评审后应对所评审文件存在的主要问题及随后应采取的措施进行记录。

4.5.3评审时,由原文件编制部门记录评审意见,并执行评审意见的更改。

4.6文件更改

4.6.1本公司文件采取换页或换版方式更改。

4.6.2文件在执行过程中,如需更改,应明确更改的文件名称、编号、更改的条款及更改后条款内容。

4.6.3更改应详细说明更改理由,涉及工艺更改的,应有更改后工艺验证的记录。