某商场店铺费用收缴工作规程
商场店铺费用收缴工作规程
一、目的
为了规范对营运管理中心应收费用收缴的管理,确保应收费用收缴工作的顺利开展。
二、适用范围
适用于公司分配给营运管理中心组织催收的各类费用收缴工作,财务部配合准时完成相关工作,主要为商场范围的商铺与商户签订的合同相关费用的催缴工作。
三、职责
1、营运管理中心负责人负责编制并组织贯彻执行本规程。
2、营运服务部负责费用收缴工作的过程实施和控制。
3、营运管理中心负责具体执行本规程,公司各相关部门根据实际情况给予职能归口协助。
4、财务部负责费用的收取管理。
四、工作规程
1、本规程所称“费用”指公司分配由营运管理中心组织催收的各类费用,主要为:商场范围的商铺与商户签订的合同相关费用及商场范围商铺/商家水电费。
2、费用的收缴统一由营运管理中心负责,组织催缴工作及对整个费用收缴给予全程指导及监管,财务部负责缴款通知书的及时提供及收缴费用动态的支持。
3、费用的计算日期:租金、管理费等按租赁合同约定,水电费按自然月读表计收。
4、每期应收费用的收缴日期为:租金、管理费、推广费按租赁合同约定执行,每月5日至10日收缴上月水电费。
5、费用的收缴步骤:
1)扣点商铺费用收缴步骤
水、电费及商铺租金与相关费用一起发单收取。
①每月3号前财务部负责出上月商铺费用单并签名核实后提交给营运管理中心,营运管理中心以短信当天及时传递给商户,财务部电子邮箱方式将商铺《缴款通知书》当天及时传递给商户。
②在收缴日期内,财务部及时刷新商户的各项应缴费用动态,每月7号下班前并做好以缴商户及未缴商户报表提交给营运管理中心并上报公司领导审阅。
③根据未缴商户,每月8号,财务部出《催款通知书(一)》签名核实后盖财务章及时提交营运管理中心进行处理,营运服务部主任每月10号前首次将《催款通知单
(一)》以人工派送的方式(先电话联系商户)送达商户,并由商户签收。
④商户收到费用《催款通知书(一)》后,在一个星期内仍未缴纳费用时,每月17号,财务部应继续做好费用催缴名单的统计并出《催款通知书(二)》签名核实后盖财务章及时提交营运管理中心进行处理。营运管理中心收到后则应立即(每月20号前)第二次将《催款通知书(二)》以人工派送形式,营运服务部经理再次拜访商户送单并了解原因,同时还应做好与商户的沟通协调工作,直到商户有一个妥善的答复,拜访结束后营运服务部经理整理书面情况上报上级。
⑤商户第二次收到费用《催款通知单(二)》后,在一个星期内还是没有缴纳时,每月27号前则财务部应再次做好费用催缴名单的统计并出《催款通知书(三)》签名核实后盖财务章及时提交营运管理中心进行处理。营运管理中心收到后则应立即将第三次《催款通知单(三)》并以人工派送形式,由营运管理中心总监级以上(每月30号前)亲自和有关客服人员一同拜访商户送单并了解原因,同时还应做好与商户的沟通协调工作,直到商户有一个妥善的答复,拜访结束后整理书面情况上报上级。
⑥下月7号时若商户仍不缴纳时,则财务部对催缴名单及时进行统计确认后交营运服务中心。由营运服务中心书面报告公司,由公司决策采取有效措施进行处理。
⑦《催款通知单》以书面形式与人工派送的方式传达三次为准。
2)租赁商铺费用收缴步骤
水、电费及商铺租金与相关费用分开发单收取。
①每月20号由财务部专人根据租赁合同编制下月《应收租费报审表》会计副经理审核,21号依次呈报常务副总经理、总经理签审后,报董事长22号最终审批。23日财务部负责将经董事长审批的《应收租费报审表》提交给营运管理中心,营运管理中心于25日前将应缴租费以短信方式(统一格式)及时通知商户,同日财务部将《缴款通知书》以电子邮件方式发送商户邮箱。
②在收缴日期内,财务部及时刷新商户的各项应缴费用动态,每月5号下班前并做好已缴商户及未缴商户报表提交给营运管理中心并上报公司领导审阅。
③根据未缴商户,每月6号,财务部出《催款通知书(一)》签名核实后盖财务章及时提交营运管理中心进行处理,营运服务部主任每月8号前首次将《催款通知单(一)》以人工派送的方式(先电话联系商户)送达商户,并由商户签收。
④商户收到费用《催款通知书(一)》后,在一个星期内仍未缴纳费用时,每月15号,财务部应继续做好费用催缴名单的统计并出《催款通知书(二)》签名核实后盖财务章及时提交营运管理中心进行处理。营运管理中心收到后则应立即(每月17号前)第二次将《催款通知书(二)》以人工派送形式,营运服务部经理再次拜访商户送单并了解原因,同时还应做好与商户的沟通协调工作,直到商户有一个妥善的答复,拜访结束后营运服务部经理整理书面情况上报上级。
⑤商户第二次收到费用《催款通知单(二)》后,在一个星期内还是没有缴纳时,每月25号前则财务部应再次做好费用催缴名单的统计并出《催款通知书(三)》签名核实后后盖财务章及时提交营运管理中心进行处理。营运管理中心收到后则应立即将第三次《催款通知单(三)》并以人工派送形式,由营运管理中心总监级以上(每月29号前)亲自和有关客服人员一同拜访时送给商户并了解原因,同时还应做好与商户的沟通协调工作,直到商户有一个妥善的答复。
⑥下月6号时若商户仍不缴纳时,则财务部对催缴名单及时进行统计确认后交营运服务中心。由营运服务中心书面报告公司,由公司决策采取有效措施进行处理。
⑦《催款通知单》以书面形式和人工派送的方式传达三次为准。
水、电费每月29号出费用单,送一份总表给营运管理中心,第二天前营运管理中心与短信方式(统一格式)发送给商户,财务部将水、电费用单以电子邮件方式发送商户邮箱。规定每月7日缴清上月水、电费,根据未缴商户,每月8号,财务部出《水、电费催款通知书》签名核实后盖财务章及时提交营运管理中心进行处理,营运服务部主任每月10号前将《水、电费催款通知单》以人工派送的方式(先电话联系商户)送达商户,并由商户签收,告知商户,17号未缴清的,立即停水停电。
五、商户欠费的管理措施:
(1)、欠费商户的界定原则:欠费在1个月以上的商户均为欠费商户,可对其采取相应管理措施。
(2)、对欠费商户在1个至3个月内可采取的管理措施主要有:
①2个月内由公司领导出面进行协调解决;
②对协调不成的商户和欠费达2个月以上者,营运管理中心在商场的明显出入口对欠费商户进行张榜公
布,直至停水停电处理;
③欠费达3个月以上(含3个月)的商户,公司可根据合同约定对欠费商户采取向当地法院进行起诉等有效措施。
④所有欠费商户未经公司许可均不允许搬出物品,直到交清所欠费用或经过法院判决办完有关手续为止。
篇2:物业管理服务费用收缴控制程序
物业管理、服务费用收缴控制程序
1目的
确保公司能按时收缴各项物业应收费用,确保业主与住户满意。
2适用范围
适用于各项应收物业费用的收缴管理。
3职责
3.1公司财务室负责物业各项应缴费用的统一控制。
3.2管理处相关部门负责各项费用的代收代付。
4程序
4.1物业管理、服务收费种类
根据国家的有关规定,物业管理、服务收费包括:
a.公共性服务费,指为房屋所有人、使用人提供的公共卫生清洁、公用设施的维修保养和保安、绿化费用;
b.公众代办性质费用,如为房屋所有人、使用人代缴水电费、煤气费、有线电视费、电话费、房屋自用部位和自用设备的修缮费用;
c.特约服务,如为满足房屋所有人或使用人需要而提供的个别服务,包括房屋修缮、代购商品、家电维修等;
d.修缮费用,指用于新建住宅保修期满后,房屋公用部位和公用设备的养护、维修和更新的费用。
4.2物业管理、服务费用的收缴
4.2.1物业管理费收费周期按《杭州物业管理条例》执行,每周期末,管理处相关部门业务员负责将《催交费通知单》发送给业主或住户。
4.2.4对超过限期仍未交付费用者,根据《杭州物业管理条例》有关规定追缴。
4.2.6特约服务费用的收缴
各管理处参照国家规定,制定《维修服务收费标准》,明码标价,本着便民、微利的原则,确保服务质量。
4.2.7各项费用由管理处相关部门业务员按期收取,及时上交公司财务部门统一管理。
4.2.8修缮基金的管理
新建住宅保修期满后,公司接受产权人委托对房屋公用部位和公用设备进行养护维修和更新,并收取费用。公司对这笔费用必须加强管理、专款专用,不得挪用。
4.3公司财务室每半年向业主和住户公布费用收人和支出帐目,接受业主和住户的监督。
5相关文件
《物业管理合同》
《维修服务收费标准》
6质量记录
《费用收缴通知单》QR-7510-01
《费用催交通知单》QR-7510-02
篇3:质量手册物业管理服务费用收缴控制程序
质量手册:物业管理、服务费用收缴控制程序
1目的
确保公司能按时收缴各项物业应收费用,确保业主与住户满意。
2适用范围
适用于各项应收物业费用的收缴管理。
3职责
3.1公司财务部负责物业各项应缴费用的统一控制。
3.2管理部收费员负责各项费用的代收代付。
4程序
4.1物业管理、服务收费种类
根据国家的有关规定,物业管理、服务收费包括:
a)公共性服务费,指为房屋所有人、使用人提供的公共卫生清洁、公用设施的维修保养和保安、绿化费用;
b)公共代办性质费用,如为房屋所有人、使用人代缴水电费、煤气费、有线电视费、电话费、房屋自用部位和自用设备的修缮费用;
c)特约服务,如为满足房屋所有人或使用人需要而提供的个别服务,包括房屋修缮、代购商品、家电维修等;
d)修缮费用,指用于新建住宅保修期满后,房屋公用部位和公用设备的养护、维修和更新的费用。
4.2物业管理、服务费用的收缴
4.2.1每月初公司财务部将《费用收缴通知单》交给管理部,管理部人员将费用通知单发送给业主或住户。并请业主或住户在费用通知单上签名确认。
4.2.2业主或住户因故无人时,管理部人员应将通知单妥善保管,设法送达。
4.2.3财务部每月20日将未缴、欠缴费用的业主、住户名单交给管理部,由管理部发出《费用催交通知单》,并请业主、住户签名确认。
4.2.4逾期仍未缴费者,管理部业务员应上门催收,特殊原因拖欠费用的,业务员应做好记录并向管理部经理报告。对特殊情况,经管理部经理批准可再拖延一个月,对无特殊原因而拖欠费用或拖欠两个月以上者,应由管理部张栏公布,限期交费。
4.2.5对超过限期仍未交付费用者,根据物业公司与业主和住户签定的《物业管理合同》规定,由管理部通知工程部停止供水、电等。在停止供应之前,管理部应事先通知业主或住户,作好协调解释工作。
4.2.6如果业主或住户连续10个月不交费,则经总经理批准,遵循法律程序解决。
4.2.7特约服务费用的收缴
财务部参照国家规定,制定统一收费标准,明码标价,本着利民、微利的原则,确保服务质量。
4.2.8修缮基金的管理
新建住宅保修期满后,物业公司接受产权人委托对房屋公用部位和公用设备进行养护、维修和更新,并收取费用。物业公司对这笔费用必须加强管理、专款专用,不得挪用。
4.3财务部每半年向业主、住户公布费用收入和支出帐目,接受业主、住户的监督。
5相关文件
5.1《物业管理合同》
6质量记录
6.1《费用收缴通知单》
6.2《费用催交通知单》