某公司收发文管理规定
公司收发文管理规定
1.文件是经营信息传送、交流与反馈的重要信息载体。公司的每一位员工都负有文件管理的责任或义务。
2.本公司对外文件之收发的责任者为指定专人----行政文员统一办理,她是各级文件管理的直接承担者。附《收、发文登记表》
3.行政文员在收文后必须先根据文件的分类及时编号、登记,并在公文上附《公文处理单》,分送有关部门或人员传阅承办,同时请传阅人或承办人在《收文签字簿》上签收,行政文员对有回复要求的文件须跟踪阅办人及时反馈阅办结果,并对文本进行复印和留档。
4.公司的各类文件均属内部机密文件,行政文员不得截留、泄露和私自外带,违者予以警告、经济处罚、除名或追究法律责任。属一般业务便函,只要在《收文登记簿》上登记即可,直接分送有关人员阅办。
5.本公司对外之发送文函按性质订立参见《文档管理制度》。
6.文件传真的发文工作亦由行政文员负责,需发文者将文稿经主管人员签字后交文印室登记发文摘要、分类编号、发送后归还原稿人。凡对外报送的业务资料、协议等重要文件皆须复印备份存档。
7.对一些机密文件,需在文件页首加盖印章,以防止随意传播。
8.每月未,行政文员应将收、发文整理装订成册。每半年将经各部门主管确认的确无使用价值之文、报刊可作一次销毁,报行政管理部备查。附《档案资本销毁情况记录表》。
9.文件管理应参见《文档管理制度》规定办理。对公司所有订阅的报刊由专项负责人将重要信息摘录后交行政文员按分类归档,必须做好登记造册工作。每月未,将收、发文整理装订成册。
10.每半年将经各部门主管确认的确无用之文、报刊可作一次销毁,行政人事部定期检查档案保管状况,对破损的档案进行修补、复制或作其它技术处理。节
篇2:某设备公司收发文管理规定
设备公司收发文管理规定
第一条为规范公司公文的收发,提高工作效率,特制定本规定。
第二条公文的承办和签发
(一)以公司名义上报的文件、呈批件等由各部门拟稿、会签,交办公室统一登记送审;
(二)属决策性问题或涉及方面较多的由总经理或董事长签发;
(三)属决策后分管职责范围内的,由公司的主管副总签发。
(四)以公司名义发出的下达文件(如通知、函),承办程序与上同,由权责主管签发。
第三条办文程序
(一)办文程序为:拟稿、会签、核稿、审批、签发、打印、核对、封发。
(二)凡公文应由部室文件起草人校核署名,注明起草年月日,部门负责人审阅签字,送有关部室会签。文件一律经办公室核稿后呈领导签发、编号登记。打印出来的文件由拟稿人核对,上报的公文由办公室复核后封发,所发文件保留二份连同底稿一起送存档案室。
(三)公司与有关部门联合行文,由经办部门起草,办公室核稿后呈领导签发、编号登记。打印出来的文件由拟稿人核对,上报的公文由办公室复核后封发,所发文件保留二份连同底稿一起送存档案室。
(四)以公司名义的行政发文程序参见《行政管理流程规定》中的《行政发文流程》。
第四条公文收发、传阅
(一)办公室指定专人负责文件的收、发、编号、登记、传递、归档保管工作,各项工作具体要求是:
(1)分类:应按文件的内容分类(暂分为营销类、技术质量类、行政人事类、生产管理类),送公司领导的文件分夹送阅。
(2)编号、登记:一般按文件的密级和已有的编号登记。
(3)传递:文件一般先递送公司领导,公司领导对于送阅的文件必须尽快阅批,后递送有关部室。领导和部室不得抽走文件。遇特殊情况或急办件,可直接先送有关部室或相关的公司领导,送阅文件者均不能压拖文件,做到当日送急件,当日转签。转签要根据文件内容及时送相关部门办理。
(4)归档、保管:按公司现行档案管理规定执行。
(二)文件在各部室的传阅时间不得超过两天。
(三)在文件传递过程中必须进行分类登记核对手续。
(四)涉及部室业务的文件,由该部室阅存留底,如须归档的文件,可申请复印一份留底。
第五条文件的编号
公司发文,一定要由总经理办公室统一编号:
(一)以公司名义对外发文,一律用永冠字(**年)***号;
(二)公司监事会发文,用永冠监字(**年)***号;
(三)董事会发文,用永冠董字(**年)***号;
(四)其他管理部门的发文,用永冠*字(**年)***号。
第六条办文中注意事项
(一)起草公文应按照党政分别行文的原则正确使用文种。
(二)起草公文要符合党和国家的方针、政策和上级有关规定,力求内容确实、观点明确、用词简练、标点正确。
(三)起草公文必须使用公司规定稿纸,不得用铅笔、圆珠笔书写,最好提供电脑打印稿。
(四)电脑打印文档要统一格式:打印用A4纸,字体为宋体,标题字号为二号,正文字号为小四号,行距为20磅。具体格式要求可由总经理办公室另行发文规定。
(五)红头文件,只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等,其他文件一般用公司信笺印发。
(六)"报告"和"请示"要严格区分。凡向政府相关部门报送的文件,只主报一个上收机关,如需报送其他相关的上级机关,可用"并报"或"抄报"形式。请示的事项,应"一文一事",明确提出自己的建议和意见,对某些意见不一致的问题,应如实反映,便于上级机关审定。上级的文件或呈批件、上级机关批示或批文后的工作,由经办部门负责联系并送公司领导阅后存档。
(七)公文办理完毕后,承办人员应根据文书立卷要求,把公文原稿和有关材料整理好,交档案人员归档。办公室送阅的文件,传递人员不得随意抽取和保存存档材料。
(八)精简文件,提高办文质量和效率,要严格控制发文范围和发文数量,可发可不发的文件,坚决不发;能用电话或当面商谈解决的问题,不要行文;该发的文件,应尽量事先商定,取得一致意见,加快办文速度。
(九)以党总支名义行文按《中国共产党机关公文处理条例》执行。
第七条本规定由总经理办公室负责制订并解释,报总经理审核批准,自公布之日起施行,修改亦同。
第八条本办法施行后,既有的类似规章制度或与之相抵触的规定自行终止。