某公司行政事务管理制度
公司行政事务管理制度
(一)总则
第一条为加强公司行政事务管理,理顺公司内部关系,使各项管理标准化、制度化,提高办事效率,特制定本规定。
第二条本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。
(二)档案管理
第三条归档范围:
公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、委任状、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料
第四条档案管理要指定专人负责,明确责任,保证原始资料及单据齐全完整,密级档案必须保证安全
第五条档案的借阅与索取:
1.总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续,直接提档;
2.公司其他人员需借阅档案时,要经过主管副总经理批准,并办理借阅手续;
3.借阅档案必须爱护,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失,如确属工作需要摘录和复制,凡属密级档案,必须由总经理批准方可摘录和复制,一般内部档原因总经理办公室主任批准方可和复制
第六条档案的销毁
1.任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料;
2.若按规定需要销毁时,凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁,一般内部档案,须经公司办公室主任批准后方可销毁
3.经批准销毁的公司档案。档案人员要认真、填写、编制销毁清单,由专人监督销毁(印鉴管理)
第七条公司印鉴有总经理办公室主任负责保管
第八条公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章,如违反此项规定造成的后果有直接责任人员负责
第九条公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文,应统一编号登记,以备查询,存档
第十条公司一般不允许开具空白介绍信,证明如因工作需要或其他特殊情况确需开具时,必须经主管副总经理签字批条方可开出,持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途,未使用的必须交回
第十一条盖章后出现的意外情况由批准人负责
(四)公文打印管理
第十二条公司公文的打印工作由总经理办公室负责
第十三条各部室打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字,交电脑部打印,按价计费
第十四条公司各部、室所有打印公文、文件,必须一式三份,交总经理办公室留底存档
(五)办公及劳保用品的管理
第十五条办公用品的购发:
1.每月月底前,各部、室负责人将该部门所需要的办公用品计划提交总经理办公室
2.总经理办公室制定专人制定每月办公用品计划及预算;经主管副总经理审批后负责将办公用品赎会,根据实际工作需要有计划的分发给各个部、室。由部、室主任签字领回
3.除正常配合的办公用品外,若还需用其他用品的须经总经理办公室主任批准方可领用
4.公司新聘工作人员的办公用品,办公室根据部室负责人提供的名单和用品清单,负责为其配齐,以保证新聘人员的正常工作
5.负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好
6.负责购发办公用品的人员要建立账本,办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字
7.办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事,不允许非正式人员进入库房
第十六条劳保用品的购发:
劳保用品的配给,由总经理办公室根据各部、室的实际工作需要统一购买、统一发放
(六)库房管理
第十七条库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡
第十八条采购人员购入物品必须附有合格证及入库单,收票时要当面点清数目,检查包装是否完好,如发现短缺或损坏,应立即拆包清点数目,如发现实物与入库单数量、规格不符时,库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人
第十九条物资入库后,应当日填写帐卡
第二十条严格执行出入库手续,物资出库必须填写出库单,竟公司办公室主任批准后方可出库
第二十一条库房物资一般不可外借,特殊情况必须由折旧率或副总经理批准,办理外界手续
第二十二条严格管理帐单资料,所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计算准确,不得随意涂改
第二十三条库房内严禁吸烟,禁止无关人员入内,库内必须配备消防设施,做到防火、防盗、防潮
(七)报刊及邮发管理
第二十四条报刊管理人员每半年按照公司的要求作出订阅报刊计划及预算,负责办理有关订阅手续
第二十五条报刊管理人员每日负责将报刊取回并进行处理、分类、登记,并分别送到有关部门。有关部门处理后,一周内交回办公室由报刊管理人员统一保管、存档备查。
第二十六条任何人不得随意将报刊挪作他用,若需处理,需经总经理办公室主任批准
(八)附则
第二十七条公司办公室负责为各部室邮发信件、邮件
(1)私人信件,一律实行自费,贴足邮票,交办公室或自己送往邮局
(2)所有公发信件、邮件一律不封口,由收发员登记,统一封口,负责寄发
(3)控制各类挂号信凡因公需挂号者,须经各部室主任批准,总经理办公室登记后方可邮发
第二十八条本规定如有未尽事宜或随公司的发展有些条款不适应工作需要的,各部门可提出修改意见交总经理办公室研究并提请总经理批复
第二十九条本规定解释权归总经理办公室
第三十条本规定从发布之日起生效。
篇2:房地产公司行政事务管理手册说明
房地产开发公司行政事务管理手册说明
1.1手册内容
本手册系依据《公司章程》和公司的实际相结合编制而成,包括:
公司行政事务管理体系的范围;
公司关于行政事务管理体系要求的所有制度、规程文件;
1.2适用范围
本手册适用公司和分公司的行政事务管理。
1.3手册管理
本手册为公司的受控文件,由董事长批准颁布执行。手册管理的所有相关事宜均由总经理办公室统一负责,未经董事长批准,任何人不得将手册提供给公司以外的人员。手册持有者调离公司时,应将手册交还总经理办公室办理核收登记。手册持有者应妥善保管手册,不得损坏、丢失、随意涂抹,严禁私自复印或转借给其他公司。
在手册使用期间,如有修改建议,各部门负责人应汇总意见,及时反馈到行政部。行政部应定期对手册的适宜性、充实性和有效性进行评审;必要时应对手册加以修改,执行《文件控制程序》的有关规定。
篇3:不动产分店行政办公事务管理规定
z不动产分店行政办公事务管理规定
第一条为使公司行政办公事务管理水平提升到更高层次,特制定如下规定。
第二条办公仪表规定:
1.每周一至周五:男士着公司统一套装、白衬衣、皮鞋,必配领带;
2.每周一至周五:女士着公司统一套装、白衬衣、皮鞋;
3.头发梳理整齐,熨烫平整,领带笔挺,皮鞋亮净。
第三条办公室规定:
1.办公桌:桌面除公司购置案头用品及电脑外无其他物品;
2.辅桌:放置文件文件盒、笔筒、书籍外,不准放其他物品;
3.坐椅:靠背、坐椅一律不能放任何物吕,人离开时将椅子放于是桌下;
4.电脑:桌前呈45°角贴墙放置,横式主机置显示器下,竖式主机置桌面下;
5.拖柜:置办公桌下左角或辅桌后部,面朝办公椅;
6.垃圾篓:置辅桌后;
7.饮水机:放指定地点,不得随意移动;
8.报刊:必须上报架,或阅完后放入办公桌内;
9.外衣手袋:请置挂于是衣帽间或柜子内,严禁随意放在办公桌椅及地柜上。第四条办公语言规定:
1.交往语言:您好,早晨好,您早,再见,请问,请您,劳驾您,谢谢,拜拜;
2.电话语言:您好,请问,谢谢,再见;
3.接待语言:您好,请稍候,我请示一下,请坐,对不起,请登记,我马上去联系,打扰您一下,好的,行。
第五条办公行为规定:
1.坚守工作岗位,不要串岗;
2.上班时间不要看报纸、玩游戏或做与工作无关的事情;
3.办公桌上应保持整洁并注意办公室的安静;
4.上班时间,不要在办公室化妆;
5.接待来访和业务洽谈,请在接待室或会议室进行,私客不得在卡座区停留;
6.使用接待室和会议室,要事先到办公室登记,一般内部事务不得随意使用接待室;
7.不要因私事打公司长途电话,凡因私事打电话,发现一次罚款×元;
8.不要在公司电脑上发私人邮件或上网聊天,发现一次罚款×元;
9.不要随意使用其他部门的电脑;同时,私客未经总经理批准,不准使用公司电脑;
10.所有电子邮件的发出,须经部门经理批准,以公司名义发出邮件须经总经理批准;
11.未经总经理批准和部门经理授意,不要索取、打印、复印其他部门的资料;
12.严格遵守考勤制度,迟到、早退每分钟扣工资×元;
13.不论任何原因,不得代人刷卡;
14.吸烟请到吸烟室,否则罚款×元;
15.请病假如无假条,一律认同为事假;
16.凡出差外地达一天以上者,应先填报经领导批准的出差证明单;
17.因故临时外出,必须请示部门经理,各部门全体外出,必须与总经理办公室打招呼;
18.无工作需要,不能擅自进入计算机房、客房服务中心、档案室、打字室、财务部、会议室、接待室;
19.不要将公司的烟缸、茶杯等一切公物,带回家私用。本规定**年×月×日开始执行,望全体员工自觉遵守。
总经理办公室即日起将实施监督与检查。