X公司会议管理制度
会议管理制度
1、目的:为规范公司会议管理,提高会议质量,降低会议成本,特制定本制度。
2、适用范围:本制度适用于广州市百利文仪实业有限公司广州总部会议管理。
3、管理权责:
3.1总经办负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。
3.2会议提拟人或主办部门(含各中心/部门)负责会议的组织工作,并有权对违反本制度的行为提出处罚。
3.3会议的审批权限详见“5.1会议提拟与审批”。
4、会议分类:
序
号
会议名称
主题/特点
类别
主持人
参加人
1
例会
(含早会)
固定时间、固定汇报程序,
尽量解决即席提出的问题。
公司例会
主办中心/部门
负责人
部门/中心或公司
全体人员
2
动员会
发言固定、没有讨论程序
公司临时
行政会议
主办中心/部门
负责人
会议提拟人提拟
3
研讨会
对某一课题或问题切磋、探
讨,不一定有结果
公司临时
行政会议
中心/部门
负责人
会议提拟人提拟
4
鉴定/评审会
对某事物的价值、性能,质
量鉴别,必须有结论
公司临时
行政会议
集团总经理或其指定
会议提拟人提拟
5
专题会
为某一专题而开,必须有结
论
公司临时
行政会议
提拟人指定
会议提拟人提拟
6
评比会
一般在年底或某一重大活动
结束后召开
公司例会
人力资源中心
总监
会议提拟人提拟
7
总结会
总结前一段工作,研究、部
署下阶段工作
公司例会
中心/部门
负责人
会议提拟人提拟
8
汇报会
下级向上级或有关人员汇报
工作情况
公司临时
行政会议
会议提拟人指定
会议提拟人提拟
9
调度会
任务安排,人员派遣,设备
物资情况的调动
公司临时
行政会议
会议提拟人提拟
会议提拟人提拟
10
部门例会
各中心/部门固定汇报程序
部门会议
中心/部门负责人
自定
5、管理内容:
5.1会议提拟与审批。
5.1.1公司月度例会无须提拟和审批。
5.1.2公司临时行政会议、公司年度例会由集团总经理直接提拟或由议题涉及业务的主办部门负责人提拟、集团总经理批准。
5.1.3部门会议由各部门自行安排,但会议时间、参加人等,不得与公司会议冲突。其中,中心/部门会议属非例会性质且需另行核给专项费用的,应向上一级主管部门报批同意;属例会性质的,由本中心另行提拟方案呈报集团总经理批准后执行。
5.2会议计划与统筹。
5.2.1每月28日前,总经办应与各部门协调确定下月计划召开的临时行政会议,统一报集团总经理审批后,汇同公司月例会编制《月度会议计划》,于月底前发放至各部门负责人。
5.2.2凡总经办已列入计划的会议,如需改期,或遇特殊情况需安排新的临时行政会议时,会议召集部门应提前2天完成会议提拟和报批手续,并报请总经办调整会议计划。未经总经办同意,任何人不得随意打乱正常会议计划。
5.2.3会议安排的原则为:小会服从大会,局部服从整体,临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为:公司例会、公司临时行政会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。
5.3会议准备。
5.3.1会议通知遵照以下规定:
1、已列入月度会议计划表的会议,月中无调整的,不再另行通知,由中心/部门按计划表直接通知与会人;
2、属下列情况之一者,按“谁提拟,谁通知”的原则进行会议通知:
(1)未列入月度会议计划而临时提拟的会议;
(2)虽然已列入月度会议计划,但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明;
(3)其它提拟人认为应另行通知的情况。
3、会议通知期一般应提前一天以上,通知对象为与会人、会务服务提供部门;
4、会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议,应以会议通知单进行书面通知;涉及多个部门和参加人数众多的大型会议,主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。
5.3.2会议的其它准备工作遵照以下规定:
1、会议提拟部门应提前做好会议资料(如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等)准备的组织工作;
2、会务服务提供部门应提前做好会务准备工作,如落实会场,布置会场,备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等;
3、公司总部召开的公司级会议会务服务统一归口总经办负责。
4、部门在总部召开的会议需用公共会场的,应向会议室管理部门(人力资源部)书面提出,由会议室管理部门(人力资源部)统筹安排。
5.4会议组织。
5.4.1会议组织遵照“谁提拟,谁组织”的原则。
5.4.2会议主持人须遵守以下规定:
1、主持人应不迟于会前5分钟到达会场,检查会务落实情况,做好会前准备。
2、主持人一般应于会议开始后,将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等,进行必要的说明。
3、会议进行中,主持人应根据会议进行中的实际情况,对议程进行适时、必要的控制,并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言,以确保议程顺利推进及会议效率。
4、属讨论、决策性议题的会议,主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述,适时提交与会人表明意见;对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。
5、主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人(部门)、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。
5.4.3与会人须遵守以下规定:
1、应准时到会,并在《会议签到表》(详见附件3)上签到。
2、会议发言应言简意赅,紧扣议题。
3、遵循会议主持人对议程控制的要求。
4、属工作部署性质的会议,原则上不在会上进行讨论性发言。
5、遵守会议纪律,与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处,原则上不允许接听电话,如须接听,请离开会场。
6、做好本人的会议纪录。
5.4.4多个部门参加的临时行政会议原则上由集团总经理主持,集团总经理另有授权的,从集团总经理授权。
5.4.5公司月度例会、临时行政会议一般应控制在2小时以内,根据会议进行情况确需延时的,主持人须征得与会人员同意。
5.4.6主持人为会议考勤的核准人,考勤记录由会议记录员负责。
5.5会议记录。
5.5.1公司各类会议均应以专用记录本进行会议记录。
5.5.2公司各类会议原则上应确定专人负责记录。会议记录员的确定应遵守以下规定:
1、各部门应常设一名会议记录员(一般为本部门的内务文员,名单报总经办备案),负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作。
2、会议记录遵照“谁组织,谁记录”的原则,如有必要,主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要,临时指定会议记录员。
3、集团总经理主持的公司例会、临时行政会议原则上由集团总经理秘书负责会议记录工作,集团总经理另有指定的,从集团总经理指定。
5.5.3会议记录员应遵守以下规定:
1、以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录,根据需要整理会议纪要。
2、会议记录应尽量采用实录风格,确保记录的原始性。
3、对会议已议决事项,应在原始记录中括号注明“议决”字样。
4、会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名。
5、做好会议原始记录的日常归档、保管工作,及时将经主持人核准的《会议签到表》的考勤记录报考勤人员。
5.5.4下列情况下,应整理会议纪要:
1、公司各类临时行政会议;
2、须会后对会议精神贯彻落实进行跟进的会议;
3、其它主持人要求整理会议纪要的会议。
5.5.5会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定。公司各类临时行政会议的会议纪要须报总经办一份存档备查。
5.5.6会议原始记录的备档按以下规定:
1、本部门负责组织的公司各类行政会议的会议记录,由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管,但用完后的记录本应作为机要档案及时转总经办统一归档备查。
2、本部门会议记录由本部门常设会议记录员统一归档备查。
5.5.7会议记录为公司的机要档案,保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。
5.6会议跟进。
5.6.1会议决议、决策事项须会后跟进落实的,遵照“谁组织,谁跟进”的原则;会议主持人另有指定的,从主持人指定。
5.6.2集团总经理主持的会议的会后跟进工作原则上由总经办负责落实,集团总经理另有指定的,从集团总经理指定。
5.6.3会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。
5.7奖惩。
5.7.1奖励。按《奖惩管理制度》执行。
5.7.2迟到、早退、缺席。
1、迟到。所有参加会议的人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的,计为迟到。
2、早退。凡参加会议人员,如未经主持人同意在会议召开结束前5分钟提前离开
会场的,计为早退。
3、缺席。凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的,计为缺席。
5.7.3处罚。
1、无正当理由迟到、早退每次处10元的罚款。
2、无正当理由缺席每次处以20元的罚款。
3、凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的,以上处罚由传达人承担。
6、附则。
6.1本制度由集团总经办负责解释。
6.2凡本制度未明确规定的奖惩,按《奖惩管理制度》有关规定执行。
6.3本制度由集团总经理批准后生效,自颁布之日起执行。
篇2:道路运输安全会议制度
为了认真贯彻落实《安全生产法》,加强道路运输行业安全监督管理,杜绝各类事故特别是道路运输安全事故的发生,使我所各项工作走向规范化管理的轨道,结合交通部门安全监督管理工作实际,特制定本制度。
一、安全领导小组成员每月第一个星期的星期一上午十点为安全工作例会,特殊情况或节假日顺延到下个星期的星期一。
二、各成员必须准时参加安全会议,会议实行签到制,特殊情况不能到会的必须写请假条,经领导小组组长同意,并在请假条上签字确认方可请假。参会人员不得无故缺席例会,不得迟到、早退。
三、例会由安全领导小组组长主持、由副组长总结上阶段工作,分析各方面存在的问题,通过各成员讨论,布置下阶段工作。
所安全生产领导小组在年初组织由道路运输企业单位主要负责人参加的安全生产大会,总结过去一年的安全工作,表彰先进,部署当年工作。
所安全生产领导小组每季度至少召集一次安全监督管理工作分析会,明确安全监督管理工作重点,督促整改安全隐患。
春运、“五一”、“十一”黄金周前,由安全生产领导小组组长组织交通运输企业单位主要负责人召开会议,专题布置节日期间的安全生产工作。
四、遇有特殊情况或必须讨论解决的事务,安全领导小组可不定期召开小组会议。
五、发生重特大责任事故,由安全领导小组召开安全事故现场告诫会,应到人员必须到会。
六、每次会议必须有记录,并由专人负责。重要安全会议应形成会议纪要或简报。
安全领导小组定期对各种会议记录及决议的执行情况进行检查、指导、考核。
七、鼓励和提倡安全领导小组成员提出合理化建议和对安全领导小组及安全管理人员工作上的意见。讨论会议上提出的各种建议和意见。
八、会议决定的执行,采取少数服从多数的原则实施决议。会议上决定的情况各部门和责任人,必须不折不扣地认真执行,及时完成。
九、本制度从公布之日起执行。
篇3:高速公路安全生产会议制度
第一章总则
第一条为加强安全管理,规范安全生产会议制度,及时了解和掌握各时期的安全生产情况,协调和处理公司生产组织过程中存在的安全问题,消除事故隐患,确保安全生产。依据国家和上级主管部门有关文件精神,结合****高速公路工程项目安全生产情况,制定本制度。
第二条****公司安全会议主要有两种:
1、安全生产现场会。随时召开,重点解决安全生产管理过程中突发事件和根据安全形势需要即时或尽快解决的安全问题。
2、安全生产工作例会。定期召开,对阶段性安全形势和工程安全管理进行安排,总结经验,实施奖罚,同时学习安全生产有关规定和上级的文件批示精神,全面部署安全生产管理工作。
第二章****公司安全生产例会
第三条****公司安全生产监督管理领导小组安全生产工作管理例会:
1、每一个季度召开一次,由安全生产监督管理领导小组办公室(即****公司安全部)召集,由安全生产监督管理领导小组组长或副组长主持,各部门负责人及各从业单位负责人参加。时间不限,地点由召集人决定。
2、会议主要内容:
①研究、讨论如何贯彻执行国家及上级机关颁布的的安全生产管理的方针<>、政策和决议,对下阶段安全工作进行全面部署;
②审定、分解、考核****公司内部及各从业单位的阶段安全目标管理<>计划及执行情况;
③研究解决重、特大安全事故隐患,且在会上提出对策,拟定解决的办法及防范措施,协调各单位及部门在隐患处理过程中的分工和协作,指定隐患整改的具体负责人及隐患整改的要求和期限;
④审议工程项目出现的安全事故,审定并通过对安全事故的处理决定和通报等;
⑤学习安全生产有关规定和上级的文件批示精神。
3、会议记录由公司办公室进行,会议对所议事项以及做出的决定应形成会议纪要,会议纪要应分发各从业单位及上报总公司。办公室和安全部应负责督促、检查、考核会议决议<>的执行情况并形成记录。
第四条****公司工程安全生产工作管理例会:
1、工程安全生产例会,每月至少一次,由****公司安全部召集,分管安全生产的副总工主持。参加会议的人员一般有:****公司各高管、安全部和工程部全体成员、其他各部门负责人;监理单位总监或总监代表、高级驻地监理工程师、安全监理工程师;施工单位项目负责人、技术负责人、专职安全管理人员、主要管理和技术人员,并根据有关情况对与会人员按需要随时增减。时间由安全生产监督管理领导小组组长或副组长决定,地点由召集人决定。
2、会议主要内容:
①检查上阶段的安全生产工作,部署下阶段的安全生产工作;
②传达贯彻上级有关安全生产方面的方针政策有关文件,并研究提出本项目中的贯彻落实措施;
③对发生的安全生产事故进行通报,并按照“四不放过”的原则做出处理和决定;
④结合安全生产管理检查情况,对安全生产管理不到位的单位提出批评和处罚,表彰和奖励安全生产典型和事迹;
⑤对生产中存在的问题和事故隐患研究落实解决问题的措施和方法等
3、会议记录由安全部进行,会议对所议事项以及做出的决定应形成会议纪要,会议纪要应分发与会单位。****公司安全部应负责督促、检查、考核会议决议的执行情况并形成记录。
第三章****公司安全生产其他会议
第五条****公司安全生产现场会
1、可随时召开,地点可在各从业单位办公或施工现场,目的是解决安全生产管理过程中突发事件和根据安全形势需要即时或尽快解决的安全问题。
2、由安全部和工程部负责人、专职安全管理人员、驻地业主代表召集,根据需要组织相关人员参加。要做好有关会议记录和签到的事项,由驻地业主代表负责督促、检查、考核会议决议的执行情况。
第六条专业性安全会议
指对施工中有特殊技术要求或采用新结构、新材料、新工艺的工程和特殊结构的工程以及对危险性较大的分部分项工程专门组织的安全评审会或讨论会。可由建设单位、监理单位召集,根据需要确定参会人员。由召集人负责签到和记录,由召集单位或部门形成会议纪要,由监理单位对会议决议执行情况进行督促、检查和考核。
第七条安全事故分析会
指在一段时间内,针对所发生的安全事故进行分析、总结和从中吸取教训,并对所发生的安全事故提出处理建议的会议。
第四章监理单位安全生产管理会议规定
第八条及时召开安全监理会议是做好监理单位安全管理工作的重要措施之一,各监理单位应制定相应的安全会议制度,使监理安全管理制度化、规范化。
第九条根据工程项目安全管理的任务和要求,结合不同会议形式要达到的目的和要求,监理单位安全会议要满足但不限于以下形式:
1、监理单位第一次安全工地会议:要求在进入工地后正式大面积开工前,由监理单位总监召集第一次施工现场安全监理会议,进行安全监理交底,听取各施工单位安全生产汇报。
2、安全生产监理例会:通常不少于每月一次,由总监或总监指定的监理工程师主持召开,对本期施工现场发现的安全生产、文明施工各类情况进行点评;分析问题,查找原因;商讨解决办法;对有关重要的安全生产管理事项做出决定。
3、安全生产监理现场会:针对施工过程中出现的有普遍教育意义的现象或状况以及安全管理紧急状况,在施工现场召开的安全生产现场会。
第五章施工单位安全生产管理会议规定
第十条施工单位要更好的承担施工安全生产主体责任,就必须加强安全生产的制度化、规范化、标准化管理,狠抓落实,强调实效。各施工单位应落实安全生产目标责任制,制定全面和完善的安全生产管理会议制度,特别是班组工前安全会和安全生产教育会。
第十一条班组工前安全会:指班组在开工作业之前对本班次、本小组成员进行作业布置、提醒作业注意事项及说明安全警示的会议。
1、由班组长负责召开,班组成员必须全部参加。在每天上班前15分钟开始,时间一般5-10分钟,地点自定。
2、会议主要内容:;布置、检查、交流、总结作业注意事项;学习安全操作规程、安全规章规定等;结合本班组特点开展事故隐患的预测预控等。
3、班组要整理已召开的工前会材料,包括时间、地点、参加人员、主持人、主要内容等,并要归档留存。项目部领导和专职安全管理人员必须每月进行定期检查并签字。
第十二条安全生产教育会
1、会议根据每次安全教育重点内容,考虑部门、班组、岗位轮班情况,决定参加安全教育会议名单人数;
2、每月至少开一次,具体时间由项目部根据安全生产管理需要决定,由项目部主要领导或专职安全管理人员召集并主持;
3、会议主要内容是根据一些事故案例、安全操作技能知识、安全注意事项等向员工讲解、宣传及教育,以达到增强员工安全意识,提高安全操作技能,避免发生安全事故的目的。
第十三条施工单位其他安全会议管理制度根据建设单位和监理单位要求,以及安全生产管理需要自行制定。
第六章安全会议组织及其他要求
第十四条会议召集者在开会之前,应做好有关资料准备工作,会议上要讨论研究解决的问题应列出,重要会议会后要下发会议纪要。按时向有关部门和领导进行传递,并对存在问题及时协调处理。
第十五条通知参加会议人员时,要把会议主要内容、开始时间、大约需要多长时间、会议地点交代清楚。
第十六条被通知需要参加会议的人员,都应按时参加会议,做到善始善终,确实不能参加的要在开会之前和召集人说明情况,并得到允许。对未经允许擅自不参加或迟到、早退的人员,由会议召集人按照相关管理规定对其进行经济处罚。
第十七条安全会议上决定的情况各部门和责任人,必须不折不扣地认真执行,及时完成。
第十八条每次安全会议都要有会议纪要。会议纪要包括日期、参加人员、召集单位、主持人、会议主要内容、处理结果、决议执行情况的检查等,应定期对各种会议记录及决议的执行情况进行检查、指导、考核。
第十九条安全会议完整内业资料应由会议通知、会议签到、会议记录,会议纪要组成。
第二十条本办法自发布之日起执行,由****公司安全部负责解释。