物业信件收发管理程序
公司程序文件版号:A
修改号:0
EJ-QP4.15物业公司信件收发管理程序页码:1/2
1.目的:
为了及时、准确地把住户的信件、报刊送到住户手中,特制定本程序。
2.适用范围:
适用于本小区住户来往的信件传递和代住户订阅报刊服务。
3.引用文件:
3.1质量手册第4.9、4.13章
3.2ISO9002标准第4.9、4.13章
4.职责:
收发员负责每日信件、报刊的收发,确保不丢失。
5.工作程序
5.1邮递员送来的信件,要检查有无开封信件,如有开封信件,由收发员填写《报刊、信件缺损登记表》,让邮递员签字证明。
5.2送到的报刊要检查有无损坏,如有缺损,由收发员填写《报刊、信件缺损登记表》让邮递员签字证明。事后打电话告之邮局报刊缺损情况,请求补给。
5.3快件、专递件及重要的邮件要填写《住户信件、报刊发放登记表》亲自送到住户手中,由住户签收。
5.4普通信件、报刊分发后将信件、报刊放入报刊存放柜中或根据住户要求送到其楼门信箱。
5.4.1未订报纸住户的信件,工作人员负责通知住户领取。
5.4.2如遇地址不详、地址不清(含外文地址)或收件人不清楚的信件。收发员应及时送到经营管理部,由物业管理员确认后再传递;若物业管理员也无法确认,应及时转交经营管理部主任确认后传送给住户。
5.4.3若属地址错写非本小区住户的信件,经营管理部主任确认后,收发员应及时退还邮局。
5.4.4若住户的信件、报刊一日内无人来取,收发员应及时与住户取得联系,让住户或其联络人知晓;二日内必须取走。
5.4.5若住户出差,已与收发员打招呼,住户的信件、报刊收发员应妥善收存,待住户回来后,一并交于住户。
5.5报刊、信件发放过程中,发生丢失情况时,收发员应主动向收件人赔礼道歉,积极寻找,由于失职造成的经济损失,由副总经理决定赔偿事宜。
5.6住户订阅报刊时,由住户填写《代住户订阅单》,并交纳费用,收
发员将第二联交给住户,收发员及时到邮局为住户订阅。
5.7收发员订阅报刊后,要及时填写《代住户订阅登记表》对邮局开回的票据、找钱,必须由住户在《代住户订阅单》存根上签收。
5.8在收发服务过程中执行《物业管理服务规范用语》和《物业管理服务规范行为》。
6.支持性文件与质量记录:
6.1《代住户订阅登记表》EJ-QR-QP4.15-01
6.2《代住户订阅单》二联EJ-QR-QP4.15-02
6.3《住户信件、报刊发放登记表》EJ-QR-QP4.15-03
6.4《报刊信件缺损登记表》EJ-QR-QP4.15-04
6.5《物业管理服务规范用语》EJ-WI-QP8.1-02
6.6《物业管理服务规范行为》EJ-WI-QP8.1-01
篇2:报刊信件收发管理程序制度
报刊信件收发管理程序
1.目的
对邮件、报刊收发实施控制,确保客户及时收到邮件报刊。
2.适用范围
适用于邮件和报刊的收发。
3.引用文件
3.1质量手册第4.7、4.9、4.10、4.12、4.13章。
3.2ISO9002标准4.7、4.9、4.10、4.12、4.13章。
4.职责
4.1保安部报刊收发员负责大厦内邮件和报刊的收发。
4.2保安部经理负责处理投诉及与邮电部门联系有关事宜。
5.工作程序
5.1客户办理信箱使用申请手续
5.1.1客户需要使用本大厦内的信箱时,到物管部办理申请,物管部通知财务室收取费用。
5.1.2物管部凭财务收费票据,填写《国企大厦室内维修委托单》,通知工程部装配信箱锁;安装完成后,物管部通知客户领取信箱锁匙。
5.1.3在使用信箱期间,信箱和锁匙由客户自行保管,锁匙损坏或遗失的,由保安部向工程部出单维修更换,客户按规定的标准到财务室交纳维修费用。
5.2客户办理报刊登记手续
5.2.1每年十月份,物管部需在告示牌内通知客户到邮电局办理下一年度的报刊预订手续。
5.2.2客户需要提供收发报刊服务时,凭《报刊订阅收据》的复印件到收发室办理登记手续,由收发员在《报刊订阅登记表》中登记报刊名称、代号、起止日期、联系电话,并且保留收据复印件,以方便今后查询。
5.3收发过程
5.3.1对于投递员送来的邮政快件、汇款单、挂号信、电报、包裹等特殊邮件,收发员需要在邮电部门的签收单上签字或盖章,并登记在《邮件收发登记表》中,当日送于客户。
5.3.2平信、报刊由收发员当天发放到客户信箱。
5.3.3对于挂号信、包裹、汇款单、电报等有价邮件,如果超过二十天无人领取,大厦收发员通过投递员退回邮电局,投递员在《邮件收发登记表》上签字。
5.4接到客户投诉后,保安部经理立即调查清楚投诉的原因并在当日给客户答复解决问题的办法。由于收发员的责任以致客户这些邮件丢失或给人冒领,造成收件人损失的,责令收发员及时向客户道歉或赔偿,并协助客户追查遗失邮件。由于邮电局投递方面的责任,由保安部经理与邮电局联系协商解决,记录在《客户投诉登记表》中。
6.质量记录及支持文件
6.1《邮件收发登记表》
6.2《报刊订阅登记表》
6.3《客户投诉登记表》
6.4《国企大厦室内维修委托单》
邮件收发登记表
序号日期楼层
房号姓名邮件
名称编号签收备注
篇3:水洗服装厂收发流程
服装厂水洗收发流程
水洗厂收、发方
1、向接收方开具“三联单”,一联留存、二联交统计,三联交接收方。
2、做好每天数量统计,在次日9点前报生产调度。
3、向装卸工开具出货“三联单”出货单并签字,一联留存、二联交对方、三联经对方签字后交收发。
4、凭单接货并签字。
服装厂收、发方
1、向接收方开具“三联单”,一联留存、二联交统计,三联交接收方。
2、凭单接货并签字。
3、直接外送水洗须由水洗厂、服装厂收发共同签字确认。
生产调度
1、每日9点以前了解各款号出货数量。
2、向驾驶员开具三联单,一联交驾驶员、二联留存。
外修线头
1、外送线头20件一捆包装。
2、发货方、接收方核准无误签字确认。