采购合同管理办法

采购合同是经济合同,双方受“经济合同法”保护和承担责任,来看下面小编为大家提供的相关内容:

采购合同管理归档办法【1】

第一条各类合同统一归由合约部进行管理。

合约部应收集、整理各类合同进行归档管理,定期检查考核。

第二条

建设工程施工合同与合同有关的补充协议、会议纪要、信函、电报、传真、电话记录、签证、索赔报告、合同台帐等资料均是企业经济活动的原始资料,应定期按项目、合同分类建立详细的台帐,及时归档保存。

第三条

无论是我方准备,还是获知对方准备或已经申请仲裁或提起诉讼,合同履行单位均要书面报告合约部门,会同经营、法律部门共同研究诉讼或应诉方案。

第四条

签订合同正本、副本份数按需要确定,正副本应区分清楚。

合同签订且交合约部留存,其余各职能部门或合同履行部门由合约部负责编号受控分发。

除合约部外,其他部门复印合同必须事先征得合约部同意,由合约部统一编号受控,并加盖合同管理部门印章。

所有合同发放均应做好发放记录。

第五条

对于合同履行和峻工结算均已完成的工程,合同执行单位应向合约部提交合同履行情况的工作报告。

合约部审查后,连同合同、结算书以及一切往来文书、经济签证、变更记录、峻工验收证书等所有资料装订成册,送交档案室存档保存。

第六条集团公司所属各单位应及时准确地将合同统计报表和其他有关资料报送集团公司合约部。

采购合同的管理【2】

采购合同的管理应当做好以下几方面的工作:

(l)加强对公司采购合同签订的管理

加强对采购合同签订的管理,一是要对签订合同的准备工作加强管理,在签订合同之前,应当认真研究市场需要和货源情况,掌握企业的经营情况、库存情况和合同对方单位的情况,依据企业的购销任务收集各方面的信息,为签订合同、确定合同条款提供信息依据。

另一方面是要对签订合同过程加强管理,在签订合同时,要按照有关的合同法规规定的要求,严格审查,使签订的合同合理合法。

(2)建立合同管理机构和管理制度,以保证合同的履行企业应当设置专门机构或专职人员,建立合同登记、汇报检查制度,以统一保管合同、统一监督和检查合同的执行情况,及时发现问题,采取措施,处理违约,提出索赔,解决纠纷,保证合同的履行。

同时,可以加强与合同对方的联系,密切双方的协作,以利于合同的实现。

(3)处理好合同纠纷

当企业的经济合同发生纠纷时,双方当事人可协商解决。

协商不成时,企业可以向国家工商行政管理部门申请调解或仲裁,也可以直接向法院起诉。

(4)信守合同,树立企业良好形象

合同的履行情况好坏,不仅关系到企业经营活动的顺利进行,而且也关系到企业的声誉和形象。

因此,加强合同管理,有利于树立良好的企业形象。

管理工具的选择【3】

在信息化的进程中,很多企业都会面临着如何选择采购合同管理软件来进行管理的问题。

市面上有很多种采购合同管理软件,如何选择一款适合好用的采购合同管理软件却成了最大的难题。

一般来说选择采购合同管理软件都会从品牌、功能、价格、知名度等几个方面去考虑。

物美价廉的采购合同管理软件是最好的选择,那么,如何选择到物美价廉的采购合同管理软件呢?

(1)选择采购合同管理软件,必须要弄清楚要这个采购合同管理软件用来干什么的,就是说需求是什么,要解决什么问题,这是衡量一个采购合同管理软件是否物有所值的标准。

如果对于需要某款采购合同管理软件来干什么都不知道的话,仅凭某款采购合同管理软件的价格或品牌来决定购买,那么某款采购合同管理软件对于企业所需求的目标来说,一定不能适应的,根本上的问题都解决不了。

(2)在选择采购合同管理软件的时候要明确自己的需求,和软件公司的销售人员和技术人员将公司的管理需求详细说明,最后看他们的解决方案。

当然,对于采购合同管理软件功能的体验是必不可少的,一定要记住对感兴趣的采购合同管理软件进行试用,然后几款采购合同管理软件相互比较一下,功能、价格、服务等各个方面。

(3)一款采购合同管理软件从价格、性能、服务等方面比较好了之后,还有一点就是选择的软件知否有适应力。

每一个行业、每一个企业配置特定的功能模块和特定的业务流程。

从而实现软件适应客户,而不是客户适应软件新的应用模式。

可以用这种问题来检验一个采购合同管理软件是否适应该公司的需求以及工作环境。

一年以后,我的业务流程优化了,采购合同管理软件能适应吗?我的采购合同管理软件还可以自定义功能模块,并且能够运算逻辑吗?

有美国25年以及中国香港3年IT经验的前花旗银行副总裁罗叶明先生认为:有效的采购管理,能帮助企业降低运营成本、提高运作效率,优化企业流程,让企业的员工的工作更有效率,更有意义,更专业,减少出错率;令更多供应商可以在公平公正情况下参与竞争,提升企业与有实力供应商关系。

采购管理系统支持从采购申请到付款整个采购过程的管理。

采购订单、销售单与付款既可以由每个部门分别管理,也可以由整个企业统一管理。

采购管理系统还提供了一个成熟的合约管理框架,帮助您管理复杂的采购合同。

●定义合约范围与可交付成果

●定义衡量指标

●费用预算及审批

●合约履行管理

●跟踪变更请求与解决方案

●跟踪合约结果

此合同管理可用于管理服务水平协议(SLA)、罚款和基于合同续约价格的绩效。

篇2:A公司采购合同管理制度

某公司采购合同管理制度

第1章总则

第1条为加强公司对采购合同的管理,规范采购作业,根据国家相关法律法规和公司的规章制度,特制定采购合同管理制度。

第2条本制度适用于公司化工生产物料、设备、办公用品等的采购管理工作。

第3条公司采购部在授权范围内负责采购合同的拟定、签订与履行等工作,财务部负责审核采购合同,并按合同进行付款。

第4条公司严格遵循平等自愿、互惠互利、诚实信用的原则订立采购合同。

第5条合同必须采取书面形式,经协商有关修改合同的文书、传真、电报图表、电子邮件、报价书和会签表等,均为合同的组成部分。

第6条合同内容必须完整,条款应当明确、具体,文字表达严谨,书写工整。

第2章合同签订

第7条公司总经理是采购合同的法定签订人,采购部经理在总经理的授权下代表公司签订采购合同。

第8条未经公司总经理授权,任何部门和个人不得以公司的名义对外签订采购合同。

第9条采购部根据经审批通过的采购申请制定采购方案,经采购部经理审批通过后严格执行。

第10条采购合同的签订流程如下。

1.采购员采集供应商信息

(1)采购员从使用部门的需求、价格、质量、服务、数量、供货周期、合作历史记录等角度考察供应商,并根据考察结果编写《供应商情况分析表》,详细登记供应商各个方面的信息。

(2)采购员提出对供应商的分析意见和采购建议,填写《供应商情况分析表》,将《供应商情况分析表》交给采购部经理。

2.确定备选供应商。采购部经理根据《供应商情况分析表》,初步筛选符合条件的供应商,分析各供应商优劣,确定两家以上备选合作供应商,并分配采购份额给各供应商。

3.采购合同谈判。采购部经理与备选供应商进行谈判,共同拟订采购合同。需要时,可要求使用部门人员参与谈判,拟定合同草案。

4.合同评审。采购部协同使用部门负责人、质量管理部经理、财务部经理根据《供应商情况分析表》、备选合作供应商的采购合同进行评审,提出评审意见,并确定各供应商的采购份额,报公司总经理审批。

5.合同审批。总经理总和评审意见,若采购合同金额在总经理审批权限内,总经理批准执行;若采购合同金额超出总经理审批权限,总经理将采购合同上报董事会审批,同时递交评审意见。

6.合同签订。相关领导在授权范围内签订采购合同。

第3章合同履行

第11条合同盖章生效后,合同双方按照合同规定的内容,全面地履行各自承担的权利与义务。

第12条公司采购部和财务部应根据合同编号各立合同台账,每一合同设一台账,分别按采购情况和收付款情况一事一记。

第13条在合同履行过程中,合同对方所开具的发票必须先由具体经办人员审核签字认可,经总经理签字同意后,再转财务审核付款。

第4章合同的变更和解除

第12条合同变更或解除必须依照合同的签订流程经采购部、财务部、法律顾问等相关负责人和公司总经理审核通过方可。

第13条变更或解除合同的通知和回复应采用书面形式符合公文收发的要求,并按规定经审核后加盖公章或合同专用章。挂号寄发或由对方签收,挂号或签收凭证作为合同组成部分交由办公室保管。

第14条变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力,纳入本制度规定的管理范围。

第15条合同变更后,合同编号不予改变。

第16条在合同履行中出现下列情况之一时,采购部应及时上报公司总经理,并按照国家法律法规和本公司相关规定及合同约定与对方当事人协商变更或解除合同。

1.由于不可抗力致使合同不能履行的。

2.由于对方在合同约定的期限内没有履行合同的。

3.由于情况变更,致使公司无法按约定履行合同,或虽能履行但会致公司重大损失的

4.其他合同约定的或法律规定的情形出现。

第17条合同发生纠纷时,会同法律顾问与合同对方协商解决,协商不成需进行仲裁或诉讼的,协助法律顾问办理有关事宜。

第五章其他

第18条采购部定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料,如文书、图表、传真件以及合同流转单等,按合同编号整理,由法律顾问确认后交档案管理人员存档,不得随意处置、销毁、遗失。

第19条公司定期对采购合同管理进行考核,合同签约率、合同文本质量、合同履行情况、合同台账记录等将影响采购人员的绩效考核结果。

第20条凡因未按公司规定处理合用事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的,追究其经济和行政责任。

第21条因故意或重大过失而给公司造成重大损失的,移送有关国家机关和司法机关追究其法律责任。

第六章附则

第22条本制度未尽事宜,依照国家有关的法律、法规和政策执行。

第23条本制度由采购部制定,解释权归采购部所有。

第24条本制度自颁布之日起开始执行。

篇3:房地产公司《经济合同审批表A小额紧急采购审批表》规定

地产公司《经济合同审批表A、小额/紧急采购审批表》试用规定

为简化经济合同的审批流程,公司制定了《经济合同审批表A》及《小额/紧急采购审批表》。现将有关表格试用规定通知如下:

1、适用范围

a)市场营销系统、行政人事部

b)两部门负责的全部经济合同和采购事项

2、试用日期:20**年4月30日起

3、《经济合同审批表A》中的"合同负责人"应是能独立对外承担责任的人,一般是主任或主任级以上的员工。"合同负责人"和"审批人",均由公司签发相应的《授权表》统一规定。

4、合同负责人对合同的合理性、合法性、完整性负责,并应保证该合同符合公司及本部门的各项管理流程。合同负责人应在合同送审前作出认真审核,在需要时可及时直接联系公司法务专员。

人事行政部----------zz(分机8108)

市场部----------zz(分机8609)

----------zz(分机6806)

5、合同负责人在遇到较大额的对外合作合同、银行信贷或抵押合同、长期高额的租赁合同及其他可能给公司带来较大影响的合同(包括对公司商誉的影响)时,需通知公司法务专员提前参与合同的谈判、协商过程中。

6、《经济合同审批表A》中的法务专员意见栏和法律顾问意见栏右栏中的几种合同类型选择项,由法务专员审核填写。

7、各部门经理应对本部门的"一次性小金额合同"作出书面规定,并抄送给法务部作指引。

8、部门法务专员在接到合同文本后,如有意见,会向合同负责人提出,如需要,可要求合同负责人安排直接与签约对方沟通。

9、各部门如遇有以下采购:

a)紧急而无法于交付前签定合同的采购:指一次性且金额在[30000元]以下,因急需有关产品或服务而无法于交付前完成议定和审批程序的采购。

b)小额零星采购:指金额在10000元以下的产品或服务,而在市场惯例下一般采取即时结清、无须签订书面合同的采购。

经办人必须事先与合同对方就