活动档案管理细则模板
活动档案管理细则一
第一条为规范全市重大活动档案管理工作,确保重大活动档案的齐全、完整与安全,为全市经济、政治、文化、社会和生态文明建设提供有效服务,根据《中华人民共和国档案法》、《辽宁省档案条例》等档案法律法规,结合本市实际,制定本办法。
第二条本办法所称重大活动档案,是指全市重大活动过程中直接形成的对国家和社会具有利用、保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件、标志性实物等不同形式和载体的历史记录。
第三条本办法所称重大活动,是指符合下列条件之一的活动:
(一)党和国家领导人在本市的公务活动;
(二)省委、省人大、省政府、省政协主要领导在本市的重要公务活动;
(三)著名外国友人、国内知名人士(包括各民主党派和无党派民主人士、各领域杰出人士、宗教界知名人士等)、华侨领袖、有名望的外籍华人、港澳台同胞在本市的访问、考察、参观等活动;
(四)本市副市级以上领导的重要公务活动;
(五)本市重大经济、政治、社会、文化、体育、外事活动或者公益性活动;
(六)本市发生的重大自然灾害、事故灾难、突发性卫生和社会安全等事件的处置活动;
(七)本市具有重大影响或者较大规模的其它活动。
第四条重大活动档案管理遵循统一协调、加强督导、各负其责、完整收集、集中管理、有效利用的原则。
第五条市、县两级党委、政府应当加强对重大活动档案管理工作的领导,将档案行政管理部门纳入重大活动领导小组,建立健全档案行政管理部门参与重大活动的工作机制,协调解决重大活动档案管理工作中存在的重要问题,切实保障重大活动档案工作所需经费。
第六条市档案行政管理部门统筹规划全市重大活动档案管理工作,负责监督、指导市本级重大活动档案的形成、积累、整理、归档、移交工作;县级档案行政管理部门负责监督、指导本行政区域内重大活动档案的收集、整理、移交工作。
第七条组织、承办重大活动的单位(以下简称组织承办单位)负责重大活动文件材料的收集、整理、归档、移交等工作。
组织承办单位在制订重大活动方案或计划时,应当同时制订重大活动档案工作方案或计划,明确重大活动档案管理的责任部门和具体责任人员,制订并落实相应的档案收集、整理、保管、移交等保障措施,并将重大活动及重大活动档案工作方案或计划及时报送同级档案行政管理部门,确保重大活动档案工作与重大活动同部署、同推进。
第八条组织承办或者组织承办主要工作单位的档案管理人员应当具备良好的档案工作职业素养,认真履行职责,保守工作秘密。
第九条重大活动文件材料归档范围:
(一)关于重大活动的请示、报告、方案、计划、日程安排、领导讲话、题字、题词、简报、总结、通知、信函、请柬、贺信、名册、通讯录、会议纪要、宣传材料、纪念册等各种纸质、电子文件;
(二)关于重大活动的照片、音频、视频、光盘、胶片等材料;
(三)新闻媒体关于重大活动的宣传报道材料;
(四)关于重大活动的凭证性和标志性实物,包括活动标志、证件、证书、奖杯、奖状、奖章、锦旗等;
(五)重大活动形成的其它具有保存价值的文件材料。
第十条重大活动档案保管期限界定、整理、编目、鉴定等工作,执行国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《归档文件整理规则》(DA/T22—2015)、《照片档案管理规范》(GB/T11821-20**)等标准。
第十一条重大活动档案的归属与移交:
(一)组织承办单位为一个单位的,重大活动档案归入组织承办单位档案全宗集中统一管理,保管期满后按规定向同级国家综合档案馆移交;
(二)组织承办单位为两个以上单位的,重大活动形成的全部档案归入牵头负责单位档案全宗集中统一管理,保管期满后按规定向同级国家综合档案馆移交;其它承办单位形成的重大活动档案,应在活动结束之日起30个工作日内向牵头负责单位移交,本单位可保存重大活动档案复制件或其他形式的副本;
(三)组织承办单位为临时机构的,重大活动形成的全部档案经同级档案行政管理部门验收合格后,应及时移交同级国家综合档案馆;档案移交进馆前,临时机构档案人员不得撤回原单位。
(四)组织承办单位委托、指定新闻媒体进行录像、录音、拍摄照片的,应责成有关新闻媒体在活动结束之日起30个工作日内向组织承办单位移交一套原素材声像档案。
第十二条组织承办单位应加强重大活动档案数字化,提高重大活动档案利用水平。
组织承办单位向同级国家综合档案馆移交重大活动档案必须同步移交与纸质档案内容一致的电子档案。
第十三条其他组织、个人所有的对国家和社会具有保存价值或者应当保密的重大活动档案,是国家档案的重要组成部分,档案所有者应当妥善保管。
鼓励其他组织、个人向国家综合档案馆捐赠、寄存重大活动档案。
第十四条向国家综合档案馆移交、捐赠重大活动档案的单位和个人,可以对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见,国家综合档案馆应当维护其合法权益。
第十五条市、县两级国家综合档案馆向利用者提供重大活动档案时,应当逐步用各种形式的复制件代替档案原件。
重大活动档案的复制件由国家综合档案馆法定代表人签字或加盖档案馆印章的,与原件具有同等效力。
第十六条对重大活动档案收集工作做出突出贡献的单位和个人,由当地人民政府给予表彰和奖励。
第十七条有下列行为之一的,由县级以上人民政府档案行政管理部门责令限期改正;情节严重的,对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分:
(一)将公务活动中形成的应归档的文件、资料据为己有,拒绝交档案机构、档案工作人员归档的;
(二)拒不按照国家规定向国家综合档案馆移交重大活动档案的;
(三)违反国家规定擅自扩大或者缩小重大活动档案接收范围的;
(四)明知所保存的重大活动档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的;
(五)档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守,造成档案损失的。
第十八条本办法由葫芦岛市档案局负责解释并组织实施。
第十九条本办法自发布之日起施行。
活动档案管理细则二
第一条为加强自治区重大活动档案的收集、整理、移交、保管和利用,根据《中华人民共和国档案法》和《内蒙古自治区档案条例》等法律、法规,结合自治区实际,制定本办法。
第二条本办法适用于自治区行政区域内的重大活动档案管理工作。
第三条本办法所称重大活动档案,是指在重大活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图表、音像、电子文件、实物等不同形式和载体的历史记录。
第四条本办法所称重大活动,是指下列活动:
(一)在自治区内召开的国家级重要会议;
(二)党和国家领导人在自治区内的公务活动;
(三)外国元首、政府首脑等高级政界人士和境外知名人士、友好团体在自治区的考察、访问等重要外事活动;
(四)自治区各级党委、人大、政府、政协召开的重要会议;
(五)上级党委、人大、政府、政协主要负责人以及知名学者在本行政区域内参加的重要会议、考察、调查研究和工作指导等活动;
(六)自治区各级党委、人大、政府、政协主要负责人出国访问、考察等外事公务活动;
(七)本行政区域内举办或者承办的重大经济、社会、文化、体育、民族、宗教活动;
(八)本行政区域内严重自然灾害和重大责任事故抢救处置活动;
(九)本行政区域内其他具有重大影响的活动。
第五条重大活动档案管理遵循统一协调、加强督导、各负其责、集中管理、有效利用的原则。
第六条旗县级以上人民政府应当协调解决重大活动档案管理工作中的重要问题,建立健全档案行政管理部门参与重大活动的工作机制,保障重大活动档案管理工作所需经费。
第七条旗县级以上档案行政管理部门负责监督、指导本行政区域内重大活动档案管理工作。
第八条重大活动的举办、承办单位在制定重大活动实施计划时,应当同时制定重大活动档案管理工作方案,明确重大活动档案管理的责任部门和人员,制定并落实相应的档案管理制度,保证重大活动档案的完整、准确、系统与安全。
第九条重大活动的举办、承办单位负责重大活动文件材料的收集、整理、归档、移交等工作。
第十条重大活动的举办、承办单位应当按照国家档案管理有关规定编制重大活动文件材料的归档范围和保管期限表。
重大活动文件材料的归档范围包括:
(一)报告、方案、计划、日程安排、领导讲话、题词、简报、宣传报道、总结、纪念册等各种纸质、电子文件;
(二)录音带、录像带、照片、光盘、胶片等材料;
(三)具有纪念意义的凭证性和标志性实物,包括活动标志、证件、证书、奖杯、奖状、奖章、锦旗等;
(四)其他具有保存价值的材料。
重大活动档案的保管期限按照国家有关规定执行。
第十一条重大活动由指定的新闻媒体进行录像、录音、拍摄照片的,新闻媒体应当在活动结束之日起三十个工作日内向重大活动的举办、承办单位移交一套原素材音像档案。
第十二条重大活动档案的归属与移交:
(一)重大活动由一个单位举办、承办的,重大活动档案归入本单位档案全宗,按照规定向同级国家综合档案馆移交;
(二)重大活动由两个以上单位联合举办、承办的,重大活动档案归入牵头单位档案全宗,按照规定向同级国家综合档案馆移交;参加单位应当及时收集、整理本单位在重大活动中形成的文件材料,并在活动结束之日起三十个工作日内向牵头单位移交重大活动档案,将相应的复制件或者其他形式的副本归档;
(三)重大活动设立临时机构的,临时机构负责收集、整理重大活动中形成的文件材料,并在重大活动结束之日起三个月内或者临时机构撤销时向同级国家综合档案馆移交重大活动档案。
第十三条保管重大活动档案的单位应当采取有效措施,确保档案安全。
第十四条其他组织和个人,应当妥善保管归其所有的、对国家和社会具有保存价值或者应当保密的重大活动档案,涉及国家秘密的应当按照国家有关保密规定管理。
未经旗县级以上档案行政管理部门批准,不得向国家综合档案馆以外的任何单位或者个人出售、转让、赠送重大活动档案,不得私自携运出境。
上述其他组织和个人因保管条件等其他原因不利于重大活动档案安全保管的,档案行政管理部门可以依法采取代为保管、收购、征购等措施,确保档案完整与安全。
第十五条鼓励其他组织和个人向国家综合档案馆捐赠、寄存重大活动档案。
捐赠、寄存者对所捐赠、寄存档案拥有优先利用权。
国家综合档案馆提供利用寄存的重大活动档案时,必须征得寄存者的同意。
第十六条重大活动的举办、承办单位及保存重大活动档案的国家综合档案馆,应当建立重大活动档案专题目录,运用现代化管理技术,做好重大活动档案的开发利用。
第十七条在重大活动档案收集、整理、移交、保管和提供利用等工作中做出突出贡献的单位和个人,旗县级以上人民政府或者有关部门应当给予奖励。
第十八条有下列行为之一的,旗县级以上档案行政管理部门应当责令其限期改正;逾期未改正的,给予通报批评,并由有关机关对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员给予处分:
(一)重大活动举办、承办单位不接受档案行政管理部门监督、指导,并造成重大活动档案资料损失的;
(二)重大活动期间未按照规定开展档案收集、整理工作的;
(三)未按照规定移交重大活动档案或者档案移交不完整的;
(四)其他违反本办法规定的行为。
第十九条有下列行为之一的,旗县级以上档案行政管理部门应当给予通报批评,并由有关机关对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员给予处分,同时根据有关档案的价值和数量,依法对个人处以500元以上5000元以下罚款;造成损失的,依法承担赔偿责任;构成犯罪的,依法追究刑事责任:
(一)涂改、伪造、损毁、丢失属于国家所有的重大活动档案的;
(二)擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的重大活动档案的;
(三)非法买卖重大活动档案的;
(四)携运禁止出境的重大活动档案及其复制件出境的;
(五)有其他违法行为的。
第二十条本办法自2016年1月1日起施行。
篇2:工程监理档案管理细则
一、总则
1.为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统,确保档案案卷合格率,使工程档案管理顺利达到《建设工程文件归档整理规范》(GBT/50328-20**)的要求,特制定本规定。
2.各级人员做好文件材料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责,各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料,认真做好立卷归档工作,并确保档案的完整性、准确性。
二、工程档案管理规定
2.1档案资料管理
2.1.1工程档案资料工作是工程建设过程的一部分,应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料,对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查,并负责工程技术档案资料的接收和移交。
2.1.2为了便于各个环节的衔接,监理项目部配备专职信息管理员,为更好地管理好档案资料,应配置必要的档案装具、档案保护设施和办公设备。
三、工程文件的收发及管理规定
3.1工程文件接收
3.1.1各单位提供给监理项目部的工程文件(工程技术文件、图纸资料)由监理项目部信息管理员统一接收;统一接收国网项目部、集团项目部、电监办以及监理项目部等下发的各项文件,做好接收记录。
3.1.4信息管理员对接收的工程文件资料,必须进行数量和外观质量检查,发现问题应及时通知寄发单位补发。
3.1.5信息管理员应及时建立工程文件收发文记录,并能利用计算机进行各类文件的查询检索。
3.1.6对接收的密级文件资料,要严格按保密规定妥善收存,并认真执行密级文件资料的借阅规定。
3.1.7信息管理员仅对归档的工程文件资料实施整编作业,并建立档案总登记帐和分类登记帐;
3.2工程文件资料发放
3.2.1上级下发文件、监理工程师通知单、监理工作联系单、通知及会议纪要,由信息管理员按所指定的单位及时传递并建立发放记录。
四、监理项目部档案管理职责
1、负责对各参建单位在工程建设中文件的形成及竣工档案的编制进行监督与审核,特别是对竣工图完整、准确、系统进行监督和审查。负责收集、积累、整理、归档监理文件。建设单位委托监理单位负责监督、检查项目文件的收集、积累和完整、准确、系统情况,并审核、签署。
2、归档范围:
1)负责提交监理过程中形成的有关工程质量,工期、投资监理等方面的全部文件材料。
2)监理各专业负责人对施工单位、调试单位、质量监督部门的归档案卷实施审查,对被监理单位归档文件的完整性、准确性、系统性负责,并在案卷内备考表审核人栏签署。
3)对各单位提供的不符合规定的案卷和案卷内的文件,监理项目部有权退回,相关单位应按档案管理的有关规定进行整改,直至提交符合规定要求的案卷及案卷文件材料。
3、工程档案的鉴定和销毁
1)对归档和发放后多余的工程文件和各部门使用后回收的图纸资料,先由申请销毁的部门登记造册,再由档案部门提出销毁意见,报项目部总工及经理批准后方可销毁。
2)对各单位修改替代后的档案,档案部门应列出销毁档案清册,提出销毁报告,经项目部总工及经理批准后实施,并对被销毁档案目录进行清除。
3)档案销毁必须严格执行保密规定,由保安部门确定销毁地点。销毁档案时,档案部门、保安部门均应指派专人监销,监销人必须在销毁清册一签字,档案销毁清册应存档。
4)在鉴定销毁档案时,处于两种保管期限之间的档案,一律从长处理。
4、其它
(1)工程档案的分类、编目、按国家电网办[2010]250号《关于印发》规定执行。
(2)档案、资料、图书的提供利用,按本工程档案、资料、图书借阅规定执行。
(3)工程声像档案的整理编目按本工程声像档案管理办法执行。
五、声像档案管理办法
5.1建设工程声像档案主要是指在城市规划、建设、管理活动中直接形成的,具有保存价值的照片、底片(包括反转片)、影片、录像带、光盘及磁性载体,以声像为主,辅以文字说明的历史记录。
5.2照片档案应符合以下要求:
(1)主体明确、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁;
(2)能体现工程竣工后的外观、设计特色、地理位置;
(3)以传统感光材料为载体的照片需报送底片、正片(照片);
(4)使用数码相机拍摄,其影像不能进行后期加工,光学分辨率不得小于500万有效像素(不允许插值);
(5)符合国家电网项目部《关于利用数码照片资料加强输变电工程安全质量过程控制的通知》基建安全[2007]25号及《关于强化输变电工程施工过程质量控制数码照片采集与管理与管理的工作要求》国家电网基建质量[2010]322号要求。
篇3:工程公司光盘档案管理细则
工程有限公司光盘档案管理细则
一、光盘的整理:
1、光盘档案的管理由信息管理员具体负责。
2、正确标注每份预归文件的日期、流水号、文号、标题、分类、主题词、密级、页数、扫描文件路径、文件名等内容并完成数据库的录入和图像扫描工作。(见附件五)
3、每年3月底前检查和清理上一年的预归文件,完成计算机自动归档、立卷工作,也可自行调整立卷。
4、自动生成案卷数据库,填写数据库内容,包括编写卷名和填制案卷有关内容并打印出案卷封皮、卷内目录和全引目录,系统提供各种报表。
5、按计算机分配的卷号贴制卷皮,按计算机分配的卷内顺序号往卷内插放文件,在案卷首附卷内文件目录。
6、归档后,刻制光盘并填好备份光盘的备考文件
二、光盘的管理和保护:
档案建立初期先保存在硬盘上,便于检查调整和使用,一旦形成规模,检查无误,就应将数据库和图像文件一并刻到光盘上加以保存。光盘上的档案文件不得改动。光盘的使用维护必须遵循以下规则:
1、光盘说明:录制完的光盘应制作相应的盘片标签,内容按规定填写齐全、清楚,贴放在盘片盒正面,(见附件九)。
2、光盘检测:录制完后,应进行外观与载体内容的质量检测,确认无污染、划痕、病毒,保证内容完整。
3、光盘保管:存有档案的光盘要一式两份,一份供查阅,一份封存保管,两份分开保管。
4、光盘保护:录制好的光盘要存放在洁净、安全、避光、防潮防磁的地方,严禁用手摸擦表面,严禁摔、碰、折、划和挤压光盘。
5、数据检查:每年进行质量检查,及时修补、及时复制。
三、光盘档案的密级划分和权限管理:
光盘的密级按光盘中文书档案的最高密级确定。具体划分同文书档案密级划分。
办公室秘书按公司的保密规定事先设置权限管理密码,确保存有档案信息的光盘内容不被非法调用、删除、修改、打印和拷贝。权限设定按光盘内所存最高密级档案确定。