餐饮部菜品原料采购工作流程
餐饮部菜品原料采购流程
工作目标
知识准备
关键点控制
细化执行
流程图
1.保证菜品原料及时供应
2.保证菜品原料符合质量要求
3.适时进行菜品原料采购结算
4.选择适合的供货商
1.菜品原材料种类
2.原料采购渠道
3.原料挑选、鉴别方法
1.制订菜品原料采购计划
采购部根据采购申请单制订菜品原料采购计划,并备有紧急采购情况下的采购计划
采购申请单、紧急采购订单
5.菜品原料采购结算
4.菜品原料质量检验
3.菜品原料采购
2.供货商选择与定价
1.制订菜品原料采购计划
2.供货商选择与定价
采购人员根据采购申请单上对菜品原料的采购标准与价格限定选择供货商,并确定所需原料采购价格
原料价格选择表
3.菜品原料采购
采购人员与供货商签订采购合同后,开展菜品原料采购工作
采购价格表
4.菜品原料质量检验
采购的菜品原料送至酒店制定区域后,验收人员在规定时间内按照餐饮部规定的原料标准对其进行质量检验,验收合格后进行入库手续办理
采购验收管理制度
5.菜品原料采购结算
根据相关规定,在指定的期限内依照有关单据进行货款结算工作
采购统计结算表
2.菜品原料采购控制程序
程序
名称
菜品原料采购控制程序
受控状态
编号
一、菜品原料采购计划制订
(一)餐饮部根据菜品预定与部门生产情况需要填写采购申请单,并提出菜品原料采购标准,送采购部。为了节约成本,降低库存,大部分的食品都采取直拨的方式,由餐饮部门直接下单请购,到货后直接到餐饮部领出使用。
(二)采购部根据餐饮部提交的采购申请单中的内容制订菜品原料采购计划。
1.定出各类常用库存原料的月度使用量,由仓库管理人员根据餐饮部门的需求情况,定出各类菜品原料的最高存量和最低存量,货物低于最低库存时由仓库管理人员下采购申请单请采购人员购买。
2.由餐饮部直接下单订购的大宗采购计划,先由餐饮部门定出各原料总数,然后按其指定的具体时间分批到货。
3.按餐饮部对菜品原料的规格、品牌、质量要求、使用起止日期等提出的要求提供样品给中、餐饮部行政总厨或被指定人员,由其做出书面确认后,采购人员才可办理。
4.餐饮部门需要的某种新原料、在市场上发现或供应商提供的新品种,由采购员呈交行政总厨鉴定并供其选择,接到书面确认通知后,由采购员办理订货。
二、供货商选择与定价
(一)采购部根据采购申请单,对菜品原料进行询价,进行供货商选择。
1.采购部会同餐饮部门,对采购产品进行分类。对菜肴制作影响大,又经常使用的原料、产品等,必须先对供应商进行比质比价评议,合格后再采购,对不经常使用的,不重要的原料、产品,可在采购时对样品质量即时评价。
2.对供货商进行评价的内容主要有:
(1)供货情况,主要指供货能力、信誉、合法经营资格等;
(2)原料质量,包括管理水平或实物质量;
(3)价格情况,是否有竞争力,与其质量水平相符;
(4)售后服务,是否主动、及时。
(二)定价食品范围,不属于法律规定必须进行招标的食品,和在规模上未达到必须招标要求的食品。
(三)一次性采购规模达不到规定限额的原料定价
1.属于经常使用、变化不大的品种每月或半月进行一次定价,月度定价品种包括酒水、调味副食品、干货海味、粮油糖等,半月定价的品种包括海鲜、水产品、冻品、蛋禽肉、蔬菜、水果等。
2.需要月度和半月定价的品种,要求各供货单位分别于每月××日和××日前将报价单密封好投放到指定的报价箱内(过期无效)。
3.每月××日和××日(如遇周日即顺延到下周一),由采购部经理会同采购员及财务部成本组人员共同开启报价箱,取出各供货商的报价单。
4.参考市场价格,拟定各原料的采购价格和供货商,完成原料价格选择表所填报的内容,并由采购员对有关客户进行压价工作,由采购部经理核准后,呈报财务部经理审核,财务部经理审核同意后交财务部成本组将各品种的采购价格输入电脑并执行。打印原料价格选择表一式六份,财务部成本组一份、供应部经理一份、采购员一份、餐饮部一份、前厅部一份、康乐部一份。
(四)属不常用、季节性较强、价格易变或特殊品种,不是急用的非定价品种,事前要了解市场价格,经三家对比价格,并征询主管经理意见后再落实供货单位,急用的非定价品种,要立即进行多家询价,选择质优价廉者,并提请经理确认。
(五)对于进口食品需使用外币结算的,要收集三家以上供应商的报价等情况,上报总经理批准后方可执行。
(六)定价变更
已经定价的原料品种,中途不得变更价格,如特殊情况需要更改,采购员和餐饮部主管应进行多家询价和市场调查再进行调价,价格调低的由采购员列明品种和新旧价格,餐饮部主管核对签名后交财务部成本组调价,价格调高的则列明品种、新旧价格、调价原因,上报财务部经理批准后交财务部成本组调价。
三、菜品原料采购
(一)采购部落实采购计划,并与选定的供货商签订合同,合同由财务部保管。
(二)鲜货、蔬菜、水发货的采购数量的确定
1.此类原料实行每日采购,一般要求供货商送货
2.用上述原材料的部门每日营业结束前,根据存货、生意情况、储存条件及送货时间,提出次日的采购数量。
(三)在采购过程中,为使自己处于主动地位,应尽可能在事先取得经餐饮部门认可的原料样品和支付供应商最少量定金,待符合样品原料全部到货后,再支付一定比例的货款,并有一定数额的尾款,以防原料中有不符合样品的原料夹带。
(四)根据电脑上采购申请单的品种、数量,在电脑订货单上输入价格,然后通知供应商按指定日期送货。对于特定的进口食品、数量或金额大的订货计划,根据使用部门的要求,上报总经理批准后方可订货。
(五)各部门的急需购买申请,使用部门需先以文字通知采购员,后将需订货的品种、数量输入电脑,采购员以电脑请购单为准,按定价输入电脑,并马上落实购买。
(六)使用部门按前一天实际的使用数量把海鲜鱼池的品种输入电脑,采购员按定价补办请购手续。
四、菜品原料质量检验
(一)验收的数量标准
根据采购人员收取的当日采购申请单上写明的数量进行验收,数量差异应控制在申购数量的上下10%左右。
(二)验收人员
采购人员、仓库管理人员、餐饮部门负责人、监督员四人共同验收。
(三)验收时间
每日上午9:30~10:00及下午4:30。
1.由库管人员填写入库单或物品验收单注明所收物品的数量、单价、金额。
2.入库单验收单填写完后,由采购人员、货物领用部门负责人、库管员签字生效。签字完毕后的入库单或验收单一式四联,第一联库管自己留存;第二联交财务作为记账凭证;第三联交供货商作为结账凭证;第四联交总经理。
五、采购结算
供货商的货款结算,一般以30天为一个周期,凭供货商交来的发票和收货人员的收货单,采购员核对品种及单价后签名确认,交餐饮部相应负责经理核对签名,最后交财务部办理结算手续。
相关说明
编制人员
审核人员
批准人员
编制日期
审核日期
批准日期
篇2:湾丽酒店采购部工作流程
丽湾酒店采购部工作流程
一、各类物品采购工作流程
1、仓库补仓物品的采购工作流程:
仓库的每种存仓物品,均应设定合理的采购线,在存量接近或低于采购线时,即需要补充货仓里的存货,仓库主任要填写一份仓库补仓“采购申请单”,且采购申请单内必须注明以下资料:
(1)货品名称,规格;
(2)平均每月消耗量;
(3)库存数量;
(4)最近一次订货单价;
(5)最近一次订货数量;
(6)提供本次订货数量建议。
经何董事签批同意后送采购部经理初审,采购部经理在采购申请单上签字确认,并注明到货时间。采购部经理初审同意后,按仓库“采购申请单”内容要求,在至少三家供货商中比较,选定相应供应商,提出采购意见,按酒店采购审批程序报批,经董事会批准后,采购部立即组织实施,一般物品要求之3天内完成。如有特殊情况,要向主管领导汇报。
2、部门新增物品的采购工作流程:
若部门欲添置新物品,部门经理或各餐厅总厨应撰写有关专门申请报告,经董事会审批后,连同“采购申请单”一并送交采购部,采购部经理初审同意后,按“采购申请单”内容要求,在至少三家供货商中比较,选定相应供应商,提出采购意见,按酒店采购审批程序报批,经董事会批准后,采购部立即组织实施.
3、部门更新替换旧有设备和物品的采购工作流程:
如部门欲更新替换旧有设备或旧有物品,应先填写一份“物品报损报告”给财务部及董事会审批。经审批后,将一份“物品报损报告”和采购申请单一并送交采购部,采购部须在采购申请单内必须注明以下资料:
(1)货品名称,规格;
(2)最近一次订货单价;
(3)最近一次订货数量;
(4)提供本次订货数量建议。
采购部在至少三家供应商中比较价格品质,并按酒店采购审批程序办理有关审批手续,经董事会批准后,组织采购。
4、鲜活食品冻品的采购工作流程:
蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜,水果等物料的采购申请,由各酒吧、各部门总厨或主管,根据当日经营情况,预测明天用量,填写每日申购单交采购部,采购部当日下午以电话落单或第二日直接到市场选购。
5、燃料的采购工作流程:
采购部根据营业情况与工程部编制每月燃油、石油气、柴油采购申购计划,填写采购申请单,按酒店采购审批程序办理,并组织实施。
6、维修零配件和工程物料的采购工作流程:
工程仓日常补仓由工程部填写“采购申请单”,且采购申请单内必须注明以下资料:
(1)货品名称,规格;
(2)平均每月消耗量;
(3)库存数量;
(4)最近一次订货单价;
(5)最近一次订货数量;
(6)提供本次订货数量建议。
大型改造工程或大型维修活动,工程部须做工程预算,并根据预算表项目填写采购申请单(工程预算表附在采购申请单下面),且采购申请单内必须注明以下资料:
(1)货品名称,规格;
(2)库存数量;
(3)最近一次订货单价;
(4)最近一次订货数量;
(5)提供本次订货数量建议。
以上采购申请单经何董事签批同意后送采购部经理初审,采购部经理初审同意后,按“采购申请单”内容要求,在至少三家供货商中比较,选定相应供应商,提出采购意见,按酒店采购审批程序报批,经董事会批准后,采购部立即组织实施.
二、采购工作流程中须规范事项:
1、所有的采购申请必须填写一式四联,采购申请单经部门经理核签后,整份共四联交给资产会计,资产会计复核后送董事。
2、采购申请单一共四联,在经审批批准后:第一联作仓库收货用。第二联采购部存档并组织采购。第三联财务部成本会计存档核实。第四联部门存档。
3、审核采购申清单:收到采购申请单后、采购部应作出以下复查以防错漏。
(1)签置核对:检查采购申请单是否部门经理签置,核对其是否正确。
(2)数量核对,复查存仓数量及每月消耗,决定采购申请单上的数量是否正确。
4、邀请供应商报价。
三、货比三家工作流程:
每类物品报价单需要最少三家作出比较,目的是防止有关人员从中徇私舞弊,保证采购物品价格的合理性。酒店采取三方报价的方法进行采购工作,即在订货前,必须征询3个或3个以上供应商报价,然后确定选用那家供应商的物品,具体做法是:
1、采购部按照采购申请单的要求组织进货,填制空白报价单,
包括:①填写空白报价单中所需要的物品名称、产地、规格、型号、数量、包装、质量标准及交货时间,送交供应商(至少选择3个供应商),要求供应商填写价格并签名退回。②对于交通不便或外地的供应商,可用传真或电话询价。用电话询价时,应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名,职务等。③提出采购部的选择意见和理由,连同报价单一起送交评定小组审批。
2、评定小组根据采购部提供的有关报价资料,参考采购部的意见,对几个供应商报来的货品价格以及质量,信誉等进行评估后,确定其中一家信誉好、品质高、价格低的供应商,报董事会审核.四、采购活动的后续须跟进工作
1、采购订单的跟催
当订单发出后,采购部需要跟催整个过程直至收货入库。
2、采购订单取消
(1)酒店取消订单:
如因某种原因,酒店需要取消己发出之订单,供应商可能提出取消的赔偿,故采购部必须预先提出有可能出现的问题及可行解决方法,以便报董事会作出决定。
(2)供应商取消订单:
如因某种原因,供应商取消了酒店已发出的订单,采购部必须能找到另一供应商并立即通知需求部门。为保障酒店利益,供应商必须赔偿酒店人力、时间及其他经济损失。
3.违反合同:
合同上应载明详细细则,如有违反,便应依合同上所载处理。
4.档案储存:
所有供应商名片、报价单、合同等资料须分类归档备查,并连同
采购人员自购物品价格信息每天须录入至采购部价格信息库.
5.采购交货延迟检讨
凡未能按时、按量采购所需物品,并影响申购部门正常经营活动的,需填写《采购交货延迟检讨表》,说明原因及跟进情况并呈财务
部及董事会批示。
6.采购物品的维护保养:如所购买的物品是需要日后维修保养的,选择供应商便需要注意这一项.对设备等项目的购买,采购员要向工程部咨询有关自行维护的可能性及日后保养维修方法。同时,事先一定要向工程部了解所购物品能否与酒店的现有配套系统兼容,以免造成不能配套或无法安装的情况
篇3:学校物资采购工作流程规范
二中物资采购工作流程规范
为了规范物资采购程序,防止物资采购过程中的暗箱操作,特明确我校物资采购工作流程规范如下:
一、教学仪器设备类采购项目
(一)、根据管理权限,凡年度内需购置项目,统一由教务处提供年度预算内教学仪器、设备等采购项
目计划,单项论证报告,教务处会同总务处批准列支计划科目,并经分管领导同意,报校长办公会研究。
(二)、校长办公会研究通过后,总务处提请区政府采购中心统一安排组织实施。
(三)、采购中心实施前,审核并落实下列事项:
1、该采购项目属预算内项目;
2、单项采购项目论证报告;
3、采购项目已经校长办公会批准经费列支计划科目;
4、分管校长审批;
5、总务处和教务处提出具体落实方案,报校长室审核,金额较大的按现行财务审批权限报校长批准;
(四)、由采购中心安排采购组并按学校有关规定经监审处同意进行采购;
(五)、采购项目实施后,验收由总务处按规范和教务处进行验收,验收后,按规定程序(总务处、分管后勤校长、主持工作校长签字)通知会计室审核原始单据并办理款项支付。
二、行政办公用品采购项目
(一)、使用部门提供预算内年度需求报告,报总务处,由总务处提供预算内年度采购计划,总务处会同会计室批准列支计划科目,并经分管领导同意,报校长办公会研究。
(二)、校长办公会研究通过后,由总务处统一安排实施。
(三)、采购项目实施前,审核并落实下列事项:
1、采购项目属预算内项目;
2、采购项目已经计财处批准经费列支计划科目;
3、分管校长同意;
4、采购项目经校长办公会通过;
5、总务处和使用部门提出具体落实方案,总务处会议研究通过,报分管校长审核,金额较大的按现行财务审批权限报校长批准;
(四)、由总务处安排采购组并按学校有关规定进行采购;
(五)、采购项目完成后,验收由总务处按规范组织使用部门进行验收,验收后,按规定程序(总务处、分管校长、主持工作签字)通知会计室审核原始单据并办理款项支付。
三、本规范由总务处负责解释。