生产企业采购工作流程
生产企业采购流程
提出采购任务:工具库原材料库/钢丝库/办公用品劳保库
执行部门:物控部
人员:物控部长厂长助理
具体流程
采购申请单→审核批准→执行计划→检验入库→报销
提出采购:备库存,生产维修及设备改造
1.明确采购内容,认真填写采购申请单:
备库存:由各保管库根据库存及使用情况周期性提出采购计划,保管员准确详细提出采购物品的名称、规格型号、数量及完成时间。
生产维修及设备改造:直接使用者对库房保管员提出所需物品的名称、规格型号、数量、急需情况。
采购申请单全部由库房保管员填写
2.相关领导审核批准:
库房备库的采购申请单由物控部长审核,由厂长批准。
生产维修及设备改造的采购申请单由车间主任审核,由厂长批准。
3.执行采购计划:
根据采购物品的内容及完成时间确定采购人员。
原材料采购:圆钢丝、黑色金属由物控部长联系我厂合格供方,并与供方确认所需原材料的库存情况,确定成交价格,制定采购合同,及时有效的完成采购任务。
低值易耗品、生产急需物质采购、日常生产消耗所需物品的采购由厂长助理根据申请单的内容及时准确的完成,更快更好的满足生产的正常需要
4.采购产品检验入库:
物控部长根据采购明细或收款收据填写入库单,办理物品入库。如有需要入厂检验的,需经过相关部门验收并开具验收合格单连同入库单一起办理物品入库。
库房保管员根据入库单核对物品名称、型号、数量,在完全相符的情况下才可接受入库。
5.报销:
报销需入库单(库房保管员签字)、收款收据或正规发票一起交由财务部核实报销
报销凭证的要求:除正规的发票外,单笔采购超过20元必须有收款收据,收款收据要求字迹工整,内容齐全(内容要求:规格型号,数量,单位,单价,总价,财务章,联系人,联系电话)
篇2:湾丽酒店采购部工作流程
丽湾酒店采购部工作流程
一、各类物品采购工作流程
1、仓库补仓物品的采购工作流程:
仓库的每种存仓物品,均应设定合理的采购线,在存量接近或低于采购线时,即需要补充货仓里的存货,仓库主任要填写一份仓库补仓“采购申请单”,且采购申请单内必须注明以下资料:
(1)货品名称,规格;
(2)平均每月消耗量;
(3)库存数量;
(4)最近一次订货单价;
(5)最近一次订货数量;
(6)提供本次订货数量建议。
经何董事签批同意后送采购部经理初审,采购部经理在采购申请单上签字确认,并注明到货时间。采购部经理初审同意后,按仓库“采购申请单”内容要求,在至少三家供货商中比较,选定相应供应商,提出采购意见,按酒店采购审批程序报批,经董事会批准后,采购部立即组织实施,一般物品要求之3天内完成。如有特殊情况,要向主管领导汇报。
2、部门新增物品的采购工作流程:
若部门欲添置新物品,部门经理或各餐厅总厨应撰写有关专门申请报告,经董事会审批后,连同“采购申请单”一并送交采购部,采购部经理初审同意后,按“采购申请单”内容要求,在至少三家供货商中比较,选定相应供应商,提出采购意见,按酒店采购审批程序报批,经董事会批准后,采购部立即组织实施.
3、部门更新替换旧有设备和物品的采购工作流程:
如部门欲更新替换旧有设备或旧有物品,应先填写一份“物品报损报告”给财务部及董事会审批。经审批后,将一份“物品报损报告”和采购申请单一并送交采购部,采购部须在采购申请单内必须注明以下资料:
(1)货品名称,规格;
(2)最近一次订货单价;
(3)最近一次订货数量;
(4)提供本次订货数量建议。
采购部在至少三家供应商中比较价格品质,并按酒店采购审批程序办理有关审批手续,经董事会批准后,组织采购。
4、鲜活食品冻品的采购工作流程:
蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜,水果等物料的采购申请,由各酒吧、各部门总厨或主管,根据当日经营情况,预测明天用量,填写每日申购单交采购部,采购部当日下午以电话落单或第二日直接到市场选购。
5、燃料的采购工作流程:
采购部根据营业情况与工程部编制每月燃油、石油气、柴油采购申购计划,填写采购申请单,按酒店采购审批程序办理,并组织实施。
6、维修零配件和工程物料的采购工作流程:
工程仓日常补仓由工程部填写“采购申请单”,且采购申请单内必须注明以下资料:
(1)货品名称,规格;
(2)平均每月消耗量;
(3)库存数量;
(4)最近一次订货单价;
(5)最近一次订货数量;
(6)提供本次订货数量建议。
大型改造工程或大型维修活动,工程部须做工程预算,并根据预算表项目填写采购申请单(工程预算表附在采购申请单下面),且采购申请单内必须注明以下资料:
(1)货品名称,规格;
(2)库存数量;
(3)最近一次订货单价;
(4)最近一次订货数量;
(5)提供本次订货数量建议。
以上采购申请单经何董事签批同意后送采购部经理初审,采购部经理初审同意后,按“采购申请单”内容要求,在至少三家供货商中比较,选定相应供应商,提出采购意见,按酒店采购审批程序报批,经董事会批准后,采购部立即组织实施.
二、采购工作流程中须规范事项:
1、所有的采购申请必须填写一式四联,采购申请单经部门经理核签后,整份共四联交给资产会计,资产会计复核后送董事。
2、采购申请单一共四联,在经审批批准后:第一联作仓库收货用。第二联采购部存档并组织采购。第三联财务部成本会计存档核实。第四联部门存档。
3、审核采购申清单:收到采购申请单后、采购部应作出以下复查以防错漏。
(1)签置核对:检查采购申请单是否部门经理签置,核对其是否正确。
(2)数量核对,复查存仓数量及每月消耗,决定采购申请单上的数量是否正确。
4、邀请供应商报价。
三、货比三家工作流程:
每类物品报价单需要最少三家作出比较,目的是防止有关人员从中徇私舞弊,保证采购物品价格的合理性。酒店采取三方报价的方法进行采购工作,即在订货前,必须征询3个或3个以上供应商报价,然后确定选用那家供应商的物品,具体做法是:
1、采购部按照采购申请单的要求组织进货,填制空白报价单,
包括:①填写空白报价单中所需要的物品名称、产地、规格、型号、数量、包装、质量标准及交货时间,送交供应商(至少选择3个供应商),要求供应商填写价格并签名退回。②对于交通不便或外地的供应商,可用传真或电话询价。用电话询价时,应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名,职务等。③提出采购部的选择意见和理由,连同报价单一起送交评定小组审批。
2、评定小组根据采购部提供的有关报价资料,参考采购部的意见,对几个供应商报来的货品价格以及质量,信誉等进行评估后,确定其中一家信誉好、品质高、价格低的供应商,报董事会审核.四、采购活动的后续须跟进工作
1、采购订单的跟催
当订单发出后,采购部需要跟催整个过程直至收货入库。
2、采购订单取消
(1)酒店取消订单:
如因某种原因,酒店需要取消己发出之订单,供应商可能提出取消的赔偿,故采购部必须预先提出有可能出现的问题及可行解决方法,以便报董事会作出决定。
(2)供应商取消订单:
如因某种原因,供应商取消了酒店已发出的订单,采购部必须能找到另一供应商并立即通知需求部门。为保障酒店利益,供应商必须赔偿酒店人力、时间及其他经济损失。
3.违反合同:
合同上应载明详细细则,如有违反,便应依合同上所载处理。
4.档案储存:
所有供应商名片、报价单、合同等资料须分类归档备查,并连同
采购人员自购物品价格信息每天须录入至采购部价格信息库.
5.采购交货延迟检讨
凡未能按时、按量采购所需物品,并影响申购部门正常经营活动的,需填写《采购交货延迟检讨表》,说明原因及跟进情况并呈财务
部及董事会批示。
6.采购物品的维护保养:如所购买的物品是需要日后维修保养的,选择供应商便需要注意这一项.对设备等项目的购买,采购员要向工程部咨询有关自行维护的可能性及日后保养维修方法。同时,事先一定要向工程部了解所购物品能否与酒店的现有配套系统兼容,以免造成不能配套或无法安装的情况
篇3:学校物资采购工作流程规范
二中物资采购工作流程规范
为了规范物资采购程序,防止物资采购过程中的暗箱操作,特明确我校物资采购工作流程规范如下:
一、教学仪器设备类采购项目
(一)、根据管理权限,凡年度内需购置项目,统一由教务处提供年度预算内教学仪器、设备等采购项
目计划,单项论证报告,教务处会同总务处批准列支计划科目,并经分管领导同意,报校长办公会研究。
(二)、校长办公会研究通过后,总务处提请区政府采购中心统一安排组织实施。
(三)、采购中心实施前,审核并落实下列事项:
1、该采购项目属预算内项目;
2、单项采购项目论证报告;
3、采购项目已经校长办公会批准经费列支计划科目;
4、分管校长审批;
5、总务处和教务处提出具体落实方案,报校长室审核,金额较大的按现行财务审批权限报校长批准;
(四)、由采购中心安排采购组并按学校有关规定经监审处同意进行采购;
(五)、采购项目实施后,验收由总务处按规范和教务处进行验收,验收后,按规定程序(总务处、分管后勤校长、主持工作校长签字)通知会计室审核原始单据并办理款项支付。
二、行政办公用品采购项目
(一)、使用部门提供预算内年度需求报告,报总务处,由总务处提供预算内年度采购计划,总务处会同会计室批准列支计划科目,并经分管领导同意,报校长办公会研究。
(二)、校长办公会研究通过后,由总务处统一安排实施。
(三)、采购项目实施前,审核并落实下列事项:
1、采购项目属预算内项目;
2、采购项目已经计财处批准经费列支计划科目;
3、分管校长同意;
4、采购项目经校长办公会通过;
5、总务处和使用部门提出具体落实方案,总务处会议研究通过,报分管校长审核,金额较大的按现行财务审批权限报校长批准;
(四)、由总务处安排采购组并按学校有关规定进行采购;
(五)、采购项目完成后,验收由总务处按规范组织使用部门进行验收,验收后,按规定程序(总务处、分管校长、主持工作签字)通知会计室审核原始单据并办理款项支付。
三、本规范由总务处负责解释。