房地产公司售楼软件系统管理制度
地产公司售楼软件系统管理制度
1目的和范围:为了科学、准确及时记录、反馈销售信息,减少因人为过失及监管漏洞而给公司带来的损失,提高公司的工作效率,规范使用售楼远程管理系统及明确使用软件的工作职责和操作程序,特制定本制度。
2职责:
2.1系统管理员(财务部)
2.1.1负责建立新项目、用户帐户及权限设置,屏蔽项目初始资料
2.1.2负责变更操作:按批件变更项目资料
2.1.3负责系统监控操作
2.1.4负责系统的维护、更新和完善
2.2经营销售部
2.2.1负责按批件进行特殊预留操作
2.2.2负责初始资料及核定产权面积的录入
2.2.3负责楼盘和预留楼盘的定购工作、定购的变更操作
2.2.4负责催收定金,并向财务部报送解除定购协议客户清单
2.2.5负责办理签约手续并提供相关优惠批件,负责未签约客户的跟踪及反馈,办理延迟签约批准单
2.2.6负责合同审核操作,已审核合同的更改操作及审核,退房操作及退房款的报批。负责合同监证、按揭收件送审并进行电脑登记。
2.2.7
2.2.8负责发送交房通知书并进行电脑登记,负责接楼申请及审核操作,通知财务接楼应收相关费用,特殊接楼通知书的送审和尾款的催收。
2.2.9负责发送办理产权通知书并进行电脑登记,通知财务办理产权应收相关费用,并签定补充合同。
2.2.10负责会员积分申请的录入。
2.3财务计统部
2.3.1负责项目初始资料的审核
2.3.2负责恶意预留的通报,反馈未及时签约情况
2.3.3收取楼款、相关费用及相关变更款并开具相应票据
2.3.4负责合同及变更合同的复核,票据的换发工作,退款的审核及支付
2.3.5负责确定按揭送审银行及协调、跟踪工作
2.3.6负责复核办理接楼、产权相关费用,收取接楼尾款
2.3.7负责接楼确认单复核,负责发出特殊接楼催款通知书给经营部
2.3.8负责核定面积增减款的复核、补充合同的审核,开具购房发票并进行电脑登记
2.3.9负责会员积分兑换审核
2.3.10负责违约客户楼款的催收,将恶意违约客户清单送总经室律师处理。
2.4总经室
2.4.1负责合同、变更合同、补充合同的审核操作,盖章
2.4.2负责恶意违约客户的法律处理
2.5各部门及人员负责正确使用软件及保密工作。
3程序
3.1初始设置管理
3.1.1新项目开盘前3天内,经营部应通知系统管理员新建一个楼盘项目,同时提供一份经营部操作人员名单,由系统管理员建立用户账号。
3.1.2经营部根据楼号、层次、单元、建筑面积等建立新项目楼盘详细资料:将公司已批准的项目销售价目表、正常折扣标准等有关要素录入售楼软件;
3.1.3经营部录入公司评审通过的商品房买卖合同套打样本。
3.1.4财务部根据批准后的销售价目表原件进行核对,核实无误后,即由系统管理员进行屏蔽初始资料,只允许查看。
3.1.5因设计施工变更或公司销售策略变更需要调整楼盘销售资料和销售价格时,由经营销售部填写申请单报经批准后,系统管理员根据批准单日期调整原价目表,批准之后成交的楼盘以调整后新价目表为准。
3.1.6权限管理
各操作员按总经理批准后的权限、工作职责范围进行操作,各操作员权限一览表如下:
部门操作人员预留定购定购更改签约签约更改签约审核盖章按揭收件按揭复核监证接楼接楼复核产权产权复核收款对账复核票据
总经室总经理√
副总经理√
盖章经办√
经营销售部销售经理√√√√
销售副经理√√√√
销售主任√√√√√√√√
销售业务员√√√
按揭经办√
监证经办√
产权经办√
接楼经办√
财务计统部财务总监√√√√
销售会计主任√√√√√√√
销售会计√√√√
收款员√
所有操作权限人均有查询权限,通过查询环节进行操作。
3.2预留管理
预留是指由有权限的相关人员按口令录入,电脑根据设定的预留天数进行保留,暂不对外销售,超过预留天数后,电脑将自动取消预留登记,转作未售楼盘,供自由销售。
3.2.1因特殊需要或公司销售政策安排需预留较长时间的,应形成书面文件报经总经理同意,批准后由经营部进行特别预留操作。
3.2.2因公司关系需要或销售现场需要,应进行临时预留的,由相关权限人员直接按照各自口令录入预留客户姓名、联系电话。预留时限如下图:
权限人总经理副总经理财务总监销售经理销售副经理销售主任
预留天数
3.2.3相关权限人员及销售主任应催促客户及时办理正式认购手续,预留楼盘的认购工作由销售主任操作,当实际成交对象与预留登记不符时,销售主任应先告知相关预留权限人员,征得同意后才能变更。
3.2.4项目开盘第一周,预留统一由销售经理操作。
3.3定购管理
3.3.1录入定购协议:与客户签订定购协议时,置业顾问应将相关信息及时录入到售楼软件中。
3.3.2交纳定金:置业顾问持定购协议文本,带客户到收款员处交纳定金,经收款员确认后,才完成定购操作。
3.3.3对于已定购但未按协议规定交纳定金的客户,电脑在12小时内自动取消定购,转作未售楼盘。
3.3.4根据已定购未交足定金的客户清单,置业顾问应及时调查,认为需保留协议的应有书面说明原因并催促客户及时补足定金,需解除协议或退房的,及时报送清单给财务部,进行取消定购/没收定金操作。
3.3.5更名:在规定签约时限之前,客户提出更名或换房申请要求的,由销售主任进行更名或换房操作,同时置业顾问持客户申请书、新旧定购协议书、原楼款收据带客户到收款员处换发收据,收款员根据电脑通知更名清单,办理客户换发收据的
手续,才完成更名操作。
3.3.6定购退房申请:在规定签约时限之前,客户提出退房申请要求,由销售主任按照协议规定允许退房的条款进行退房操作,并填写退房款申请单上报财务总监批准,销售会计根据批准单和电脑通知退房清单办理客户退款手续,才完成退房操作。
3.4签约管理
项目具备签约条件时,置业顾问应及时催促已交定金未签约的客户办理签约手续。
3.4.1正常签约的普通客户:置业顾问详细录入合同条款要素及客户信息。
3.4.2优惠客户签约:属于公司关系户的,申请人应及时填写"购房优惠批示单",详细填写优惠折扣、优惠原因等,并按规定程序送公司审批。置业顾问根据已批准的"购房优惠批示单"详细录入优惠单内容、合同条款要素及客户信息。购房优惠批示单原件应送交财务部存档。
3.4.3未及时签约的客户:销售主任根据电脑未签约清单进行调查,属于特殊关系需延长签约时间的客户,销售部应将延迟签约(超过1个月)客户清单报经公司总经理批准,批准单送财务部存档。
3.5合同审核管理
合同的审核由经营部销售主任及经理对签约合同及时进行审核,再由财务销售主任及总监进行复核,并完成电脑签字确认工作。
完成审核完成复核
销售主任及经理会计主任及总监完成电脑签字
2个工作日内2个工作日内
(属于优惠折扣合同,收到优惠批示单原件1天内,财务完成复核)
3.5.1所有审核通过的合同电脑将自动列入已审核清单,经营销售部在1个工作日内将合同送往总经室秘书盖章,以便及时办理合同监证。
3.5.2合同更改:对于已审核的合同客户又提出申请更名、换房等其他合同条款,由置业顾问提出合同更改并详细填写更改内容,电脑将其自动转入再更改未审核清单,经合同审核、复核人员同意更改后,完成电脑签字确认,电脑自动列入已审核清单代替原合同。如合同审核、复核人员不同意更改,不做电脑签字确认,电脑仍以已审核原合同为准。
3.5.3申请退房:对于已审核的合同客户又提出退房申请,置业顾问填写退房申请单报经公司批准,批准后由销售主任进行退房操作,财务部根据退房批准单和电脑通知退房清单办理客户退房手续。
3.6盖章监证管理
3.6.1公司公章管理人员根据销售合同与电脑上列入已审核清单合同内容进行核对,确认无误后方能盖章,同时对已盖章合同电脑签字确认。
3.6.2经营部监证经办人员应在合同盖章及收到现金交款单后2天内将合同送到交易中心办理合同监证,并将送交时间进行电脑登记;对于已监证好的合同,应将合同监证时间、登记编号进行电脑登记。
3.7按揭管理
3.7.1对于选择按揭付款方式的客户,电脑将自动列入申请按揭客户清单,置业顾问按合同规定时间及时收取按揭材料、出具材料收取证明单,并进行电脑登记。
3.7.2销售按揭经办对置业顾问送交的客户按揭材料进行复核,并在电脑上进行登记。如果送交的材料不齐全或不符合规定,按揭经办将不做审核。直到资料齐全为止。
3.7.3由按揭经办根据已审核材料及已监证合同的清单作出送审银行决定,按揭经办根据财务部安排,及时将贷款申请材料送交银行审核并进行电脑登记,并及时跟踪了解。
3.7.4对于银行已通过审核的客户,按揭经办及时通知客户前往签字,并将合同送交易所办理抵押监证,办妥抵押监证后,在电脑上进行登记。
3.7.5对于已完成抵押登记的贷款合同,财务部应负责催促银行放款,财务部对银行放款的楼房单元应及时进行电脑登记。
3.8接楼管理
3.8.1项目具备接楼条件时,财务经办根据所有已签约清单结清尾款、违约金利息等各类款项后,进行电脑确认后,电脑自动列入可正常接楼清单;未交清楼款提前接楼的楼盘,财务部根据批准单确认,电脑自动列入可可提前接楼清单。
3.8.2经营部接楼经办根据可正常接楼清单、可提前接楼清单与客户办理接楼手续,并录入通知接楼日期、实际接楼日期,经营部主任复核并进行电脑确认,电脑自动列入已接楼清单和已提前接楼清单。
3.9产权管理
3.9.1公司通过产权总登记后,经营部经办根据产权处核定的建筑面积录入到产权面积表中,由经营部主任复核,电脑自动计算客户应增(减)面积楼款。
3.9.2经营销售部根据核定面积及其他各项扣减金额调整原合同价,并提供产权处核定面积表单给财务部,财务部复核无误后生成新合同价,经营部与客户签订补充合同。
3.9.3财务部根据新合同价与客户进行结算,所有款项收清后,销售会计开出购房发票,财务主任审核确认后,会计与客户办理换取购房发票手续,会计录入发票号码,客人领走时间,并进行电脑登记。
3.10会员管理
3.10.1会员持会员卡在被推荐到售楼点签定《商品房买卖合同》的同时,在置业顾问引导下填写《会员积分申请书》,并将会员积分申请录入电脑。
3.10.2财务收款员收到经营部经理已批准的《会员积分申请书》原件后,进行电脑确认登记。
3.10.3被推荐人付清80%以上房款后,由销售会计进行复核,开出会员积分兑换单,并进行电脑确认。
4.相关文件
4.1《销售过程管理程序》
5.相关表单、记录
篇2:基础软件系统运行安全管理制度
第一章总则
第一条为保障海南电网公司信息系统的操作系统和数据库管理系统的安全、稳定运行,规范操作系统和数据库管理系统的安全配置和日常操作管理,特制订本制度。
第二条本办法适用于海南电网公司(以下简称公司)本部、分公司,以及直属各单位的信息系统的操作系统和数据库系统的管理和运行。其他联网单位参照执行。
第二章操作系统运行管理
第三条操作系统管理员、审计员的任命
操作系统管理员、审计员的任命应遵循“任期有限、权限分散”的原则;
对每个操作系统要分别设立操作系统管理员、审计员,并分别由不同的人员担任。在多个应用系统的环境下,操作系统管理员和操作系统审计员岗位可交叉担任;
操作系统管理员、审计员的任期可根据系统的安全性要求而定,最长为三年,期满通过考核后可以续任;
操作系统管理员、审计员必须签订保密协议书。
第四条操作系统管理员、审计员帐户的授权、审批
操作系统管理员、审计员账户的授权由系统运行维护单位填写《操作系统账户授权审批表》(参见附表1),经信息系统运行管理部门负责人批准后设置;
操作系统管理员和操作系统审计员人员变更后,必须及时更改帐户设置。
第五条其他帐户的授权、审批
本单位其他账户的授权由使用部门填写《操作系统账户授权审批表》,经信息系统运行管理部门负责人批准后,由操作系统管理员进行设置;
外单位人员需要使用本单位系统时,须经相关业务管理部门主管同意,填写《外单位人员操作系统账户授权审批表》(参见附表2),报信息系统运行管理部门负责人批准后,由操作系统管理员按规定的权限、时限设置专门的用户帐号;
严禁本单位任何人将自己的用户帐号提供给外单位人员使用。
第六条口令的复杂性、安全性要求和检查
系统账户的口令长度设置至少为8位,口令必须从字符(a-z,A-Z)、数字(0-9)、符号(~!@#$%^&*()_)中至少选择两种进行组合设置;
系统账户的口令必须经常更改,至少每月更改一次,每次更新的口令不得与旧的口令相同,操作系统应设置相应的口令规则;
系统用户的帐号、口令、权限等禁止告知其他人员;
须根据系统的安全要求对操作系统密码策略进行设置和调整,以确保口令符合要求。
第七条系统维护和应急处理记录
应设置《操作系统维护和应急处理记录》(参见附表3),系统管理员记录系统的运行情况;
应对系统安装、设置更改、帐号变更、组变更、备份等系统维护工作进行记录,以备查阅;
应对系统异常和系统故障的时间、现象、应急处理方法及结果作详细的记录。
第八条操作系统软件、资料以及许可证的管理
必须对操作系统软件的介质、资料和许可证进行登记,并设专人负责保管;
登记的内容应包括软件的名称和版本、软件出版商、许可证类型和数量、介质的编号和数量、软件安装序列号、手册名称和数量、购买日期等;
应有软件和资料的借用审批和借还登记手续;
对重要的系统软件介质和资料要进行复制,借用时宜提供复制品,以保护好原件及避免丢失。
第九条操作系统的系统管理员帐户名称、口令的管理
操作系统的系统管理员账户名称不得使用系统安装时默认的系统管理员账户名,应按照《操作系统账户授权审批表》批准的账户名称、权限和有效期予以设置;必须更改系统安装时默认系统管理员账户和具有特殊权限的账户的口令,关闭不必使用的账号;
操作系统管理员帐户的口令除了要满足本规范第六条中的口令要求外,还必须每两周更改一次,发现有异常情况时应立即更改,每次更新的口令不得与旧的口令相同;
严禁把操作系统管理员的帐户名称和口令告知其他人员。
第十条操作系统配置的备份管理
操作系统管理员应对操作系统的配置参数及相关文件进行备份,当配置发生变更时必须重新备份,以便系统发生故障时能尽快恢复系统配置。
第十一条操作系统的安全检查
操作系统管理员应经常检查操作系统的安全配置,并确保符合安全配置要求;
操作系统管理员和操作系统审计员应定期查看操作系统的运行日志和审计日志,以及时发现出现的安全问题;
操作系统管理员应定期使用最新的安全检查或安全分析工具对系统进行检查,并及时消除存在的漏洞。特别是在新软件安装或软件更新之后。
第三章数据库系统运行管理
第十二条数据库管理员、审计员的任命
第十三条数据库管理员(DBA)的任命应遵循“任期有限、权限分散”的原则;
对每个数据库系统要分别设立数据库管理员和数据库审计员,并分别由不同的人员担任。在多套系统的环境下,数据库管理员和数据库审计员岗位应交叉担任;
数据库管理员、审计员的任期可根据系统的安全性要求而定,最长为三年,期满通过考核后可以续任;
数据库管理员、审计员必须签订保密协议书。
数据库管理员、审计员帐户的授权,审批
数据库管理员、审计员账户的授权由系统运行维护单位填写《数据库系统账户授权审批表》(参见附表4),经信息系统运行管理部门负责人批准后设置;
数据库管理员、审计员人员变更后,必须及时更改帐户设置。
第十四条其他帐户的授权,审批
本单位其他数据库账户的授权由使用部门填写《数据库系统账户授权审批表》,经信息系统运行管理部门负责人批准后,由数据库管理员进行设置;
外单位人员需要使用本单位数据库系统时,须经相关业务管理部门主管同意,填写《外单位人员数据库系统账户授权审批表》(参见附表5),报信息系统运行管理部门负责人批准后,由数据库管理员按规定的权限、时限设置专门的用户帐号;
《外单位人员数据库系统账户授权审批表》应包括使用者姓名、身份证号、工作单位、接待部门、数据库系统名称和版本、主机型号、主机号、账户名称、账户类别、授予权限、账号和权限授予期限等;
严禁本单位任何人将自己的用户帐号提供给外单位人员使用。
第十五条口令的复杂性、安全性要求和检查
数据库账户的口令长度设置至少为6位,口令必须从字符、数字、符号中至少选择两种进行组合设置;不宜使用与账户名称中相同的字符或使用姓名、生日和电话号码等其他容易猜测的字符组合;
数据库账户的口令必须经常更改,至少每季度更改一次,每次更新的口令不得与旧的口令相同,应设置相应的口令规则;
数据库用户的帐号、口令、权限等禁止告知其他人员;
必须根据安全要求对数据库管理系统的密码策略进行设置和调整,以确保口令符合要求。
第十六条系统维护和应急处理记录
应设置《数据库系统维护和应急处理记录》(参见附表6),系统管理员记录系统的运行情况;
应对系统安装、设置更改、帐号变更、表空间变更、数据对象变更、数据库备份等系统维护工作进行记录,以备查阅;
应对系统异常和系统故障的时间、现象、应急处理方法及结果作详细的记录。
第十七条数据库系统软件、资料以及许可证的管理
必须对数据系统软件的介质、资料和许可证进行登记,并设专人负责保管;
登记的内容应包括软件的名称和版本、软件出版商、许可证类型和数量、介质的编号和数量、软件安装序列号、资料名称和数量、购买日期等;
应有软件和资料的借用审批和借还登记手续;
对数据库系统软件介质和资料要进行复制,借用时宜提供复制品,以保护原件及避免丢失。
第十八条数据库管理员帐户名称、口令的管理
数据库管理员账户名称不宜使用系统安装时默认的管理员账户名,应按照《数据库系统账户授权审批表》批准的账户名称、权限和有效期予以设置。必须更改系统安装时默认的管理员账户和具有特殊权限的账户的口令,关闭不必使用的账号;
数据库管理员的口令长度必须设置至少为8位,满足口令的复杂性要求,还必须每两周更改一次,发现有异常情况时应立即更改,每次更新的口令不得与旧的口令相同;
严禁把数据库管理员的帐户名称和口令告知其他人员。
第十九条数据库系统配置的备份的管理
数据库系统管理员应对数据库系统的配置参数及相关文件进行备份,当配置发生变更时必须重新备份,以便系统故障时能尽快恢复系统配置。
第二十条数据库系统数据的备份管理
应制定数据库系统的备份策略,定期对数据库系统进行备份;
数据库备份策略的制定要以尽可能高效地进行备份与恢复为目标,并且与操作系统的备份最好地结合,宜采用物理备份与逻辑备份相结合;
必须对备份权限的设置加以严格控制;
必须妥善存放和保管备份介质(包括磁带、从数据库导出的文件等),防止非法访问。对备份的介质应做好标识,存放环境符合要求。
第二十一条数据库系统的安全检查
数据库管理员应经常检查数据库系统的安全配置,并确保符合安全配置要求;
数据库管理员、审计员应定期查看数据库系统的运行日志和审计日志,以及时发现出现的安全问题;
数据库管理员应定期使用最新的安全检查或安全分析工具对系统进行检查,并及时消除存在的漏洞;特别是在新软件安装或软件更新之后。
第四章附则
第二十二条本制度由海南电网公司信息中心负责解释。
第二十三条本规定自颁布之日起实行,有新的修改版本颁布后,本规定自行终止