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前台文员岗位说明书(详细)

2024-07-11 阅读 2333

【说明书】:前台文员

岗位名称:前台文员

岗位编号:jg-hr-004

所属部门:行政人事部

岗位定员:1人

直接上级:行政人事经理

所辖人员:

直接下级:

【本职概述】负责来访人员接待、电话接听,信息文件及办公后勤管理,协助上级领导完成部门:各项工作。

【职责与工作任务】

职责一

职责表述:前台接待工作

工作任务

1、负责公司总机电话的接听,筛选广告信息,有用信息及时通知相关人员:2、接待来访人员(包括让座、倒水、咨询来访意图、登记等),通知相关人员:3、更新员工通讯电话和其他联系方式,并及时公布

职责二

职责表述:考勤机及信息文件管理

工作任务

1、监督公司员工的考勤打卡情况,负责每月统计在职职员的考勤情况

2、负责公司邮箱的日常管理及合作人才网站的更新

3、各项文件制度的管理、发放;外来文件、信件、邮件、包裹的收发工作,文件记录的保存、归档

4、各种文件的收发、修改、作废文件的管理、装订、归档、保管工作

职责三

职责表述:办公后勤用品管理

工作任务

1、公司各区域钥匙的保管与领用登记,以及空调、水电的管理

2、后勤用品的管理,低耗品的申购、发放、使用登记

职责四

职责表述:卫生监督管理

工作任务

1、监督公司环境卫生管理制度的执行情况

2、检查环境卫生情况,向保洁人员提出卫生整改意见

职责五

职责表述:办公设施设备的维护与管理

工作任务

1、负责安排办公设备的维修、保养

2、负责监督公司员工变更时的设备交接手续办理

职责六

职责表述:协助部门主管完成部门的事务

权限范围:

1、对前台信息管理工作的建议权

2、对前台接待工作礼仪的指导权和执行的监督权

3、对前台接待和信息管理工作违规的纠正和处罚建议权

4、有向各部门:收集与工作相关的文件和资料的权力

【工作协作关系】

内部协调关系

公司内所有部门及员工

外部协调关系

来访人员

【任职资格】

教育背景

学历:

高中及以上学历:

专业:

行政管理、文秘、中文等相关专业:

培训

经历

礼仪方面培训及其他

经验与专业资格

经验

1年以上文员工作经验

专业:资格

【能力与素质要求】

1、良好的服务意识和亲和力

2、熟练使用office办公软件

3、普通话标准

4、良好的人际沟通及语言表达能力

5、热情、积极、细心、耐心,有很强的责任心

【工作条件】

办公设备

计算机、一般办公设备、网络

工作环境

办公室

职业安全

基本无危险,无职业病危险

时间特征

正常工作时间,根据工作情况加班

篇2:公司前台文员岗位职责(7)

公司前台文员岗位职责(七)

前台文员是公司的一面镜子,接待好客户,注意好良好的礼仪与接待环节等都是前台文员岗位职责。

1、客户接待及信息管理

*公司来访客户的日常接待流程:客户上门――引导接待入座(询问来源)――倒水――联系相关人员接待――客流详情登记;

*市场部的客户意向登记流程:家装顾问报意向(每日10:00前、16:30分后)――录入《市场部意向客户登记表》――签字确认该客户录入完毕;

*客户回访流程:后门当班前台文员回访前一天上门客流――录入客户档案――如有异常来源客流转存《异常上门客户登记表》――交至行政主管回访审核。

2、办公用品管理流程

*申报流程:前厅文员发放《办公用品申请表》――申请部门经理签字同意采购――前台文员回收整理――行政主管审核――总经办签字批准;

*采购流程:总经办签字批准――前台文员电话通知供货商――检收采购的物品质量是否复合要求――发放并签字确认;

*电话充值:持卡人至前台充值――详情登记――持卡人签字确认。

备注:冲值额度:总经理100/月;部门经理20元/月;财务部100元/月;人事部50/月售后服务部200元/月;集成部450/月;工程部300/月;设计部20/人;市场部30元/月

3、门禁管理

*钥匙管理:每日晨会后除材料区铁门外其他工作通道门正常开启,公司钥匙在经行政主管与相关部门同意的情况下方可以书面转借他人;

*加班钥匙管理:前台文员负责锁闭所有通道门(除洽谈区左通道门),确保各通道门已正确上锁,加班钥匙必须落实到个人并完整填写《钥匙领用登记表》。

4、物资管理

*公司邮件、包裹的收发:因工作需要所寄出的邮件由前台文员联系相关快递公司与之洽谈,员工包裹必须由本人或直接委托人签收并签字确认;

*仓库管理:仓库实行台帐管理,帐目日清日高,每月对仓库物资进行盘点登录台帐并将物品盘点表报行政主管;

*工作区域的卫生清洁:两名前台文员自行安排轮换值日,营业期间各负其责;

*名片定购:各部门名片由前台文员统一使用QQ或邮件联系指定厂家订做,并在两个工作日内送货,收取货品时由责任人核对内容并签字确认;

*花木管理:前台文员负责与供应商联系花木的后期服务(更换、浇水)和花木的数量管理,月底清点数量并造表交行政主管;

*水电照明的检查:后门当班前台文员负责协助行政主管检查公司除办公区域以外的所有区域的水电照明设备,发现损坏或异常情况立即内上报;本着开源节流的原则督促改进用水用电浪费现象,由前门当班文员负责洽谈区域的灯光正常照明,每相隔半小时后门当班前台巡查楼层区域内所有照明(家具、主材区域),如非客流高峰,保证正常照明,大功率照明关闭;下班后,除办公区所需照明,其他区域照明电源关闭。

篇3:前台文员服务职责规范

前台文员服务规范

程序标准

前台造访:

1.客户或来访者进门,前台马上起身接待,并致以问候或欢迎辞。如站着则先于客人问话而致以问候或欢迎辞。

单个人问候标准语如下:

“先生,您好!”或“先生,早上好!”

“小姐,您好!”或“小姐,早上好!”

“您好!欢迎来到z科技有限公司。”

来者是二人,标准问候语则为:

“二位先生好!”

“二位小姐好”

“先生、小姐,你们好!”

来者为三人以上,标准问候语则为:

“各位好!”或“各位早上好!”“各位下午好”

“大家好!”或“大家早上好!”“大家下午好!”

对已知道客户或来访者姓名的,标准问候语如下:

“*先生好!”

“*小姐好!”

对已是第二次或二次以上来公司的客户、来访者,在沿用“单个人问候标准语”并看到客户点头或听到客户跟说“你好”之后,还可选用如下标准问候语:

“先生,我记得您前不久(以前)来过我们公司,今天光临,再次表示欢迎!”

a)引导客户或来访者到咨询厅就座,递上茶水,送上公司营销宣传资料;

b)当场解答或电话通知相关业务接待人员出现,介绍时先介绍主人,后介绍客人;

c)引领客户或来访者接触相关人员,行走时走在客户或来访者侧前位置,并随时用手示意。途中与同事相遇,点头行礼,表示致意;

d)进入房间,要先轻轻敲门,听到回应再进。进入后,回手关门;

e)介绍双方,退出。如相关人员抽不开身回应,则安抚客户或来访者稍等,

退出。

7.当值前台为女性,着职业套装,化淡妆。男性,则着西装,打领带。

禁忌:头发脏且蓬乱;穿拖鞋或穿皮鞋而不穿袜;口腔不卫生。

电话:

1.听到铃响,至少在第三声铃响前拿起话筒;

2.听话时先问候,并自报公司、部门。标准语如下:

“您好,这里是z科技有限公司!”

对方讲述时留心听并记下要点,未听清时,及时告诉对方。随后根据对方的初次问话,迅速判断出他有何需求作出标准回话。

咨询家装业务:先生(小姐),关于这方面情况(家装咨询),让我们公司客户顾问*先生为您服务吧,他可以全面、专业地解释您所想了解的问题,我把电话转过去,请稍等。

联系业务:与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员;无关联业务,则直接回答:先生(小姐),我们公司现在没有这方面需要,请您联系其他公司吧,谢谢!

找人:先生(小姐),您找的*先生(小姐)名字叫什么您跟他(她)预约了吗请您稍等。(然后接通本公司*先生的电话,询问转接与否。)

不指明的电话,判断自己不能处理时,可坦白告诉对方,并马上把电话转给能处理的人,在转交前,应先把对方所谈内容简明扼要地告诉接话人;

通话简明扼要,不应长时间占线。

结束时应说“谢谢!”,礼貌道别,待对方切断电话,再放下。