高速工程资料编制管理要求（二）
高速公路工程资料编制与管理要求2
第二节竣工档案分类编号办法
一、编号原则:
(一)分类号编制方法是以单项工程为单位,按照《交通部科学技术档案分类编号办法》中所确定的公路工程类目进行分类。
(二)档号:由档案分类号和案卷顺序号组成。
(三)档案分类号:公路工程竣工文件材料分为五级类目。第一至三级类目固定不变;四级类目为单项工程项目代号(项目代号可用阿拉伯数字表示,例:国道104,项目代号为:"104"。也可用建设项目起止点汉语拼音第一个字母和某段起止点的汉语拼音第一个字母组成,中间加"?"符号,例:日东高速公路日竹段,则表示为:RD?RZ;五级类目按单项工程竣工文件材料形成的先后分为七大类段:项目立项文件、设计文件、工程管理文件、施工文件、监理文件、竣工文件和科研资料,分别用1、2、3、4、5、6、7表示。
(四)档号的形式
GL5?1?××?×-××
"GL":一级类目(公路)
"5":二级类目(公路工程)
"?":(类级符号)
"1":三级类目(道路)
"××":四级类目(单项工程项目代号)
"×":五级类目(文件材料的七大类文件)
"××":案卷顺序号。案卷顺序号不编虚位,从"1"开始编写(即"1"不编为"001")。
(五)类级符号置于分类代号的中间。
(六)举例
日东高速公路日照至竹园段施工文件的档号编写为:GL5?1?RD?RZ?4-×××。
二、档号章
(一)档号章用红色印泥加盖在每件文件首页的左上角,距上边沿10mm,左边沿20mm的位置。
(二)档号章格式与尺寸如图(1-2-1)。档号章内的"档号内容"可刻制至四级类目(刻制字体用4号仿宋体),五级类目和顺序号可用钢笔填写。
例:
档号件号页数
4×15mm
第三节档案案卷构成及质量要求
一、术语:
(一)案卷:由互相联系的若干文件材料组成的一种档案保存单位。
(二)卷内目录:案卷内登记文件材料及其排列次序的目录。
(三)卷内备考表:说明案卷内文件材料状况的表格。
(四)档号:由分类号和案卷号组成。
二、组卷及书写要求:
(一)公路工程竣工文件材料归档前,均需按要求由文件材料形成单位分别进行整理组卷。组卷应遵循公路工程文件材料的自然形成规律和成套性原则,分类科学,便于查找利用。
(二)案卷内文件材料所反映的工程项目情况和有关管理活动内容,必须做到完整、准确、系统。
(三)案卷内文件材料书写要工整,字迹、线条要清楚。
(四)案卷内文件材料的制作和书写材料,必须利于长期保存。书写材料必须用炭素墨水,禁止使用兰墨水、圆珠笔和铅笔。凡由易褪色书写材料制成的文件(如复写、传真件)应复印保存。
(五)资料文件用纸统一采用A4型纸(210×297mm),图纸规格除外。
(六)案卷内不应有重份文件,件内不应有重页文件,但卷与卷之间相互有关联的文件,在归档过程中允许有一定数量的重复。
三、卷内文件的排列:
(一)管理性文件按问题、重要程度排列。
(二)项目技术文件材料按本书有关章节的要求排列。
(三)设备文件按依据性、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试和运行维修等材料排列。
(四)竣工图按里程、专业、图号排列。
(五)卷内文件一般文字材料在前,图样在后。
四、案卷的编目
(一)案卷由案卷封面和卷脊、借卷守则、卷内目录、卷内文件及备考表组成。
(二)编写案卷页号
1.案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。
2.页号的位置:单面书写的文件材料,在右下角编写页号;双面书写的文件材料,正面在右下角,背面在左下角编写页号。
3.卷内目录、备考表不编页号。
4.案卷的页号,要求以件为单位编写小流水号。
5.页号暂用铅笔编写。
(三)案卷封面的编写
1.案卷封面采用案卷外封面形式,外封面印制在卷盒的
正表面。式样见图1-2-2。
2.案卷题名:
案卷题名应简明、准确揭示卷内文件材料的内容。每一案卷题名应包括建设项目名称,起讫里程、单位工程(含分部、分项)名称及文件名称。若属桥梁、隧道等工程项目,还应同时标明结构、部位的名称。
(1)项目技术文件案卷题名的表示形式:
××高速公路××段××桩号××工程××结构××文件名称。
示例:
①日照至东明高速公路日竹段××桩号路基工程土石方填筑检测表。
②日照至东明高速公路日竹段K130+845赵庄河大桥1号墩基础及下部构造施工检验表。
(2)管理性文件案卷题名的表示形式:
建设项目名称+责任者+问题+文件名称
例:日照至东明高速公路日竹段总监代表处关于加强安全生产管理的通知、函。
3.编制单位:指案卷形成单位。
4.编制日期:指案卷形成日期。
5.保管期限参考本书附录一《关于印发〈公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法〉的通知》(交办发〔20**〕390号)的规定执行。
6.密级:应在文件发放前按交通主管部门有关保密规定划定,若文件材料上有密级就填上,没有就空着。
7.档号:填写档案的分类号和案卷顺序号。
8.档案馆号:暂不填写。
9."案卷题名"编写内容的前段工程项目名称,可用大粗号宋体字统一印制在档案盒中央部位。"案卷题名"的后段"××桩号××工程××结构××部位××文件名称"及"编制单位、编制日期、保管期限、密级"可用3号宋体字打印在与卷盒颜色相近的牛皮纸上,再粘贴在对应位置。或打印在蜡纸上,印刷在相应位置。
外封面"档号内容"填写,用4号宋体字,一行打印在与卷盒颜色相近的牛皮纸上,再粘贴在对应位置。例:"GL5?1?RD?RZ?4-×××"。"×××"表示留空格位置,待今后统一编写流水号用。
五、案卷脊背的编制
案卷脊背的项目有档号和案卷题名,格式如图1-2-3。档号内容填写用4号宋体字分两行横排打印。例:第一行填写"GL5?1?RD?RZ?",第二行填写"4-×××"。×××表示案卷顺序号,用铅笔填写。
脊背"案卷题名"内容填写,用3号宋体字自右至左竖写,首行空两字。桩号打印,要求"字头向右,躺着打"。案卷题名的前段工程项目名称不能省略。
脊背内容统一打印在与卷盒颜色相近的牛皮纸上,再粘贴在脊背对应位置。或打印在蜡纸上,印刷在相应位置。贴纸要求比脊背宽度窄2mm,以防取放档案时把纸边拉卷。
六、卷内目录的编制(图1-2-7)
(一)件号:用阿拉伯数字从1起依次标注,不编虚位(即"1"不编为"001")。
(二)文件编号:发文机关文书部门的发文号或图样的图号。若文件材料上有则填上,没有就空着。
(三)责任者:填写文件材料的直接形成部门或主要责任者,可采取通用的标准简称。
(四)文件材料题名
1.原文上有标题的,可以照录下来。
2.原文上的标题太简单或者没有,应重新拟写一个符合文件材料内容的标题,外加"[]"号。
3.填写文件材料的标题时开头空两字,一横格内不能超过三行字。
(五)日期:填写文件的形成时间,填写时间时可省略"年、月、日"字样,单月单日可用零补充。如2003年6月6日可填写为""。
(六)页数:应填写单件文件材料的页数。
(七)备注:留待对卷内文件变化时作说明用(如果有与卷内文件材料内容相关的特殊载体的档案,要求在此标注具体载体的档号)。
(八)卷内目录排列在卷内文件材料首页之前。
七、卷内备考表的编制
(一)卷内备考表(图1-2-5)要标明案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。页数要求填写卷内每件文件页数相加之总和。
(二)立卷人:由责任立卷者签名,即谁立卷谁签名。
(三)审核人:由案卷质量审查人签名,即合同的技术负责人签名。
(四)立卷时间:填写完成立卷的日期。
(五)审核时间:填写审核完成的日期。
(六)备考表排列在卷内文件材料尾页之后。
八、案卷装订的要求:
(一)案卷采用不装订形式,文件材料以件为单位放在卷内。案卷内各部分内容的排列顺序为:卷内目录--文件材料--备考表。
(二)项目技术文件应根据组卷要求,以件为单位进行装订。并制定统一的件封皮(图1-2-4)、件内目录(图1-2-8)。
件内目录编制:1、"文件材料题名"拟写应详细具体,便于检索。例如:路基工程土石方填筑可按填筑层次拟写目录。2、"页次"填写每份文件首页上标注的页号,最终件注起止号。其他栏目编写参照"卷内目录"编写要求。
(三)管理性文件以每份文件作为一件,不加件封皮。文件阅办单放在原文之后,与原文作为一件装订。
(四)文件在装订前取掉金属物,采用三孔一线方法,用白色档案专用线装订,孔距80mm,装订线距左纸边10mm;薄件用缝纫机扎。
(五)装订时靠装订边和下边取齐,表头要求在上或在左,左侧装订。
(六)原件有破碎或小页纸的,要求粘贴在A4纸上。
(七)装订线压住文件内容的必须粘贴补宽。
(八)纸张规格大于A4型号的,要求按297×210mm折叠成手风琴式。
九、卷盒、借卷守则的制作
(一)卷盒的外表尺寸305×220mm;厚度尺寸20mm、30mm、40mm、50mm、60mm。
(二)"借卷守则"要求印刷在卷盒封面的背面上(图1-2-6)。
十、其它载体
(一)会计档案经审计部门验收合格后,由建设单位财务部门移交到建设单位档案科(室)保管。工程财务竣工决算,将随工程档案资料一并整理归档,并按要求移交到有关接收部门。
(二)照片档案
1、照片档案分为照片和底片。
2、照片和底片号:案卷内照片和底片的顺序号,照片与底片编号应相同。以每张照片为单位,从1开始编写,写在正面右上角。底片号应用铁笔横排刻写在胶片乳剂面片边部。底片由拍摄单位保存。
3、参见号:填写与本张照片有联系的其他档案的档号。
4、文字说明:文字说明的内容要具备六要素;事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。要求文字简洁,语言通顺,一般不超过200字。
5、总说明:一组(若干张)联系密切的照片的说明。
6、案卷题名;一个卷要拟写一个案卷题名,写在封面上。案卷题名应概括案卷内全部照片的基本主题。案卷题名一般应包括责任者、问题、名称三部分。责任者不便标出时,也可不标出。
7、照片档案保管期限,可根据文件材料中相关的内容确定。
(三)音像档案
1、音像档案要收集齐全,做到文字材料与音像材料相符。
2、归档的音像档案,要经过系统整理,每盘音像要工整确切地标明:责任者、录制(摄制)时间、地点、内容(题名)、顺序号、保管期限、摄制人等项目。保管期限,可根据文件材料中相关的内容确定。
3、音像档案,要按形成时间顺序排列,分别编写流水号。
(四)照片、音像档案的归档范围
1、国家领导及部领导人视察公路工程项目的录音、录像带及照片。
2、省、市及行业主管部门的领导视察、检查公路工程项目时的录音、录像带及照片。
3、反映公路工程建设项目的重大活动,如招投标仪式,开工典礼、通车典礼等形成的录音、录像带及照片。
4、记录公路工程建设项目重大事故、自然灾害及异常现象的录音、录像带及照片。
5、工程关键工序和隐蔽工程施工时的照片。
十一、档案资料的排序、移交
(一)工程档案资料的排序。
1、施工阶段形成的案卷,依路线前进方向,按照路基、路面、桥梁隧道、涵洞、交叉工程、沿线设施及监理工作的顺序分别进行排序。
2、建设单位(业主代表),负责辖区内的档案资料按照立项、设计、施工准备、施工、竣工验收顺序,对移交的全部案卷进行系统整理排序。
3、房建形成的案卷,依路线前进方向,以建筑主体进行排序。
4、
公路工程建设项目中,设备、科研形成的档案资料,由形成单位整理归档。
(二)档案资料的移交
1、移交时间:公路工程建设项目交工验收后3个月内,各参建单位应根据本办法要求向业主(代表)移交经系统整理过的全部档案资料。
2、业主(代表)应根据本办法要求,在公路工程建设项目竣工验收后三个月内,向使用单位及其他有关单位办理档案材料移交手续。
3、项目各单位在档案资料移交时,均要填写《科学技术档案归档接收签证单》、《科技档案分类目录》。对移交的档案资料,交接双方经清点核查后,相互办理交接签字手续,同时移交内容相同的计算机软盘,文件版本E*ce197以上。
篇2:竣工资料编制档案整理程序
1.目的本规定明确了基本建设项目竣工文件编制及工程档案的建立、实施、审查、移交等过程,旨在保证各种地上地下建筑物、构筑物和设备安装、调试等环节质量记录的真实性、准确性、完整性的系统性,以及案卷质量和质量责任的可追溯性,促进技术资料管理规范化、制度化。2.范围2.1本程序适用于参与华电青岛发电有限公司三期2×300MW级供热机组扩建工程建设的设备制造单位、施工承包商、勘测单位、设计单位、监理单位移交的设计、施工、建筑、安装、调试等工程项目资料的管理及建设单位工程管理部门内部形成的文件资料的归档管理。2.2特殊行业、特殊专业有特殊规定的,参照有关规定执行。如:消防、焊接等。3.责任3.1施工承包商3.1.1负责在单位工程开工前建立单位工程文件包,并在施工过程中对承包项目竣工文件和图纸进行收集、积累和整理。3.1.2负责竣工资料文件包的整理、移交。3.1.3负责补充、完善达标投产各阶段考核发现的竣工资料文件包的缺陷,并负责整改,保证竣工档案的完整性准确性。依据本程序要求向建设单位方提交有关的项目档案。3.2监理单位3.2.1监理单位应在工程开工前负责划分各单位工程、单项工程文件包,负责联系设计、施工承包商进行审查完善,并报至三期办。3.2.2监理单位为工程建设各单项工程、单位工程、单元工程文件包的审查、接收单位。3.2.3负责组织并参加设备开箱验收、竣工资料验收会;负责收集相关资料,经整理汇总后移交三期办。3.2.4负责审查设计方提供的资料,提出审核意见,下发设计变更单,对施工图的设计深度及质量负责。3.2.5负责施工图的会审及发放工作。3.2.6负责组织召开施工现场会,收*议资料报送三期办。3.2.7监理单位按照《火电机组达标投产考核标准(2006年版)》和《火电机组达标投产动态考核办法(2006年版)》中工程档案的有关规定,在文件包的建立及实施过程中,负责监督检查文件包的系统性、完整性、真实性以及单位工程工期、工程量变化、未完工作记录及关闭记录等;在文件包移交审查过程中,对以上各要素进行审查并签署审查意见。监理单位应严格按照监理合同的要求,协助建设单位做好竣工资料的验收及移交工作。3.2.8负责监督业务范围内形成的有关专项报告、验证材料及监理文件的整理、立卷,并向建设单位综合组移交归档。3.3设计单位3.3.1编制并按时移交竣工图,对竣工图的质量负责。3.3.2建设项目的设计单位负责对承包的工程设计文件进行收集、整理、依合同规定和本程序要求向建设单位单位档案部门移交。3.4建设单位单位3.4.1建设单位负责建设项目在招标、投标和签订设计、施工及监理合同协议时合同双方设立专门条款,明确规定有关各方收集、整理竣工文件和归档的责任及提交竣工档案的套数、费用、时间。3.4.2成立竣工验收委员会,具体负责竣工验收的各项工作。对工程进行综合评估,并形成综合评估报告,作为竣工资料的一部分。3.4.3三期办按照《火电机组达标投产考核标准(2006年版)》和《火电机组达标投产动态考核办法(2006年版)》中工程档案的有关规定,在文件包移交审查过程中,负责监督检查文件包的系统性、完整性、真实性以及单位工程工期、工程量变化、未完工作记录及关闭记录等,并签署审查意见。3.4.4计划组按照《火电机组达标投产考核标准(2006年版)》和《火电机组达标投产动态考核办法(2006年版)》中工程档案的有关规定,负责监督检查单位工程工期、工程量变化、单位工程以及计划的执行情况;在文件包移交审查过程中,负责审查单位工程工期,核实工程量变化、预决算情况、未完工作记录及关闭记录等,并签署审查意见。3.4.5三期办参加工程竣工、设备开箱和其它有关工程验收活动。3.4.6综合组按照《火电机组达标投产动态考核办法(2006年版)》和《火电机组达标投产动态考核办法(2006年版)》中有关工程档案原件的规定,依据分类标准,负责文件包结构、形式的监督检查及审查工作;负责文件包移交后的档案的分类、总体整理和提供利用工作。3.4.7三期办按照《火电机组达标投产考核标准(2006年版)》和《火电机组达标投产动态考核办法(2006年版)》中有关工程档案原件的规定,负责组织工程文件包的审查,包括文件包的接收、传递并督促按规定时间完成。3.4.8三期办负责本程序的解释和修改工作。4.程序4.1竣工文件的编制要求项目施工及设计完成后,施工承包商应依工程实际情况及合同要求,对收集、积累的文件进行编制,并送监理单位审核。竣工文件编制的具体要求是:4.1.1竣工文件完整性凡是反映工程项目的各种职能活动形成的具有查考和利用价值的文件,均应收集归档。见附件5:《基本建设项目文件归档范围及保管期限表》4.1.2竣工文件准确性4.1.2.1竣工文件必须做到文实一致,图实相符,真实地反映项目竣工时的实际情况和建设过程。技术数据准确可靠,签字手续完备。4.1.2.2竣工文件的文字、符号、计量单位应符合国家标准或国际标准。4.1.2.2竣工文件应字迹清楚,图样清晰、整洁,手续完备。4.1.3竣工文件系统性4.1.3.1竣工文件应遵照文件材料的自然形成规律,保持工程竣工文件之间的历史联系和科技文件材料的成套性特点进行整理,使之系统化。4.1.4竣工文件的份数和载体要求4.1.4.1文字材料、图纸应根据合同要求提供所需的份数。4.1.4.2竣工文件应采用原件放入正本,复制件放入副本,复制件选用优质材料。4.1.4.3长期、永久保存的竣工文件应使用碳素墨水或兰黑墨水,不可选用易褪色的字迹材料(如纯兰墨水,红墨水、圆珠笔、复写纸等)书写、绘制。4.1.4.4表式制作及填写应符合(2006年版)》和《火电机组达标投产动态考核办法(2006年版)》要求:表式必须为激光打印机打印,填写时必须使用符合档案管理要求的碳素墨水黑色签字笔或兰黑墨水,不得使用铅笔、圆珠笔及其它不符合档案管理标准的笔墨。特殊资料填制时除外,如测量图、灌浆记录等。纸张选用A4为标准,竣工资料每册厚度按A4标准计200张为宜(厚度不超过20mm),文字说明为4号仿宋字,大标题为2号宋体字、小标题为3号黑体字。页边距规定:左边距=2.5cm,右边距=1.5cm,上边距=1.5cm,下边距2cm。行间距不得小于24磅。4.1.5资料中编号填写4.1.5.1编号模式文件编号分四部分组成:单位代码、专业代码、表格表号、文件流水号,表格表号为最后确定的表格的表号,文件流水号由三位阿拉伯数字组成000-999,合同编号、表号及编号应填写完整,不得遗漏或删除。工程各参建单位代码如下:①青岛公司三期办代码为:QDⅢ;②山东诚信监理代码为:C*JL;③;华东电力设计单位:SDY;④山东电建二公司为:SD2⑤;中交一航局二公司:ZJ1⑥注:其他各参建单位待确定后,再确定其单位代码。专业代码如下:(1)汽机部份对应代码为QJ;(2)锅炉部份对应代码为GL;(3)电气部份对应代码为DQ;(4)热工部份对应代码为RG;(5)焊接部份对应代码为HJ;(6)化水部份对应代码为HS;(7)输煤部份对应代码为SM;(8)脱硫部分对应代码为TL;(9)水工部份对应代码为SG;(10)暖通部份对应代码为NT;(11)总交部份对应代码为ZJ;(12)土建部份对应代码为TJ;(13)通讯部份对应代码为T*;(14)安全部分对应代码为AQ;(15)调试对应代码为TS;(16)管道部分对应代码为:GD;(17)工程技术质量管理:ZL;(18)综合代码为:ZH;(19)物资供应对应代码为:WZ;(20)码头工程为:MT(21)铁路为:TLU示例如下:例(1):由提单方施工承包商出版的工程联系单:SD2-ZH-A01-001
流水号(用000-999标识)表格表号(见监理表格)专业代码(综合组分)单位代码(山东电建二公司)例(2):由监理方提出的工程联系单:C*JL-TJ-B01-001流水号(用000-999标识)表格表号(见监理表格)专业代码(土建部分)单位代码(山东诚信监理公司)例(3):由建设单位提出的工程联系单:QDⅢ-ZH-C01-001流水号(用000-999标识表格表号(见监理表格)专业代码(综合组份)单位代码(青岛公司三期工程)例(4):由设计单位出版的工程联系单:HDY-ZH-D01--001
联系单流水号(用000-999标识)表格表号(见监理表格)专业代码(综合组份)单位代码(华东电力设计单位)4.1.6表格签字要求①单位工程质量验评表签字单位应依次为:建设单位单位、监理单位、设计单位、施工承包商(见监理表格);②单位工程技术资料核查表、单位工程观感质量评定表签字单位应为:建设单位单位、监理单位、承包单位(见监理表格);③分项、分部工程质量验评表签字单位应依次为:监理单位、承包单位、工地、班组(见监理表格);④隐蔽工程报验单验收单位依次为:监理单位、设计单位、承包单位、工地;4.2竣工图的编制要求4.2.1竣工图的完整性4.2.1.1竣工图应与施工图一一对应,有一张施工图就应有一张竣工图。4.2.1.2同一建筑物、构筑物中重复的标准图、通用图可以不编入竣工图中,但仍须在图纸目录中列出图号及位置,并在编制说明中加以标注;不同建筑物、构筑物则必须编入竣工图中。4.2.1.3编制单位工程、单项工程、项目工程、各专业管线和总平面竣工图时均应编写编制说明,叙述竣工图的编制原则和编制情况并编制竣工图目录。编制说明排列在相应单位工程、单项工程、项目工程竣工图之前。4.2.2竣工图准确性4.2.2.1竣工图必须与工程实际情况完全符合,编制说明应反映建筑和安装过程的历史真实面貌和竣工图形成的真实过程。4.2.2.2图纸应准确、清晰整洁,所用文字、符号、计量单位应符合相应国家、国际标准。4.2.2.3图纸必须按所有变更文件和实际情况进行更改、责任清楚、手续齐全。4.3竣工图的更改方法4.3.1凡按施工图施工没改动的,施工承包商直接在其图上的空白处加盖竣工图章(见附件4)。(一般加盖在图标的上方或附近空白处)。4.3.2凡一般性更改及符合杠改、刮改要求的变更,可在原图上修改。4.3.2.1杠改一般应圈出更改部位,在原图空白处重新绘制,图上各种说明应与图框平行,引出线与图中线条不交叉、重合,无法在图上表达清楚时,应在标题栏上方或左边用文字说明。4.3.2.2刮改不应对图纸造成较大伤害。4.3.2.3施工技术要求或材料说明等文字更改,应在变更处进行杠改,新增加的文字说明,应在涉及的相应图纸中添加和变更。4.3.2.4更改处应加盖修改专用章(见附件6),注明相应更改依据的文件号、条目号。4.3.2.5更改必须使用碳素墨水或兰黑墨水。4.3.3凡结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变或图面变更面积大于35%者,应按国档发[1988]4号文件《基本建设项目档案资料管理暂行规定》第14条规定,重新绘制竣工图,并标记“竣工阶段”。4.3.4竣工图章及使用4.3.4.1竣工图章的式样和尺寸(见附件4)4.3.4.2竣工图章由设计单位负责加盖,所有竣工图均须逐张加盖竣工图章,竣工图章内各项内容必须填写齐全,责任人签字,不得代签或盖私章,签字须用碳素墨水或兰黑墨水。4.3.4.3竣工图章应选用不易褪色的红色印泥。4.3.4.4竣工图章应盖在标题栏的上记空白处。4.4项目竣工档案的收集与整理4.4.1项目竣工档案的收集4.4.1.1收集范围凡是反映与项目有关的重要职能活动,具有查考利用价值的各种载体的文件,都应收集齐全,归入项目档案。4.4.1.2收集时间各类文件形成之后应立即收集。其中重要的引进技术、设备的随箱文件,开箱验收后应首先由综合组、三期办登记归档,再行复制和分发使用。(1)设备资料设备安装投入使用后归档,设备开箱随机图纸、说明书等在开箱后即时归档。(2)工程项目质保记录(a)?设备采购和制造记录、随设备交付同时归档。(b)?土建、安装记录在第一项目竣工后归档。(c)?调试记录在第一次试验项目完成后一个月内归档。(d)?工程项目管理形成的质保记录,每年年底归档。(3)工程合同、会议及收资资料(a)?同协议书,在合同或协议签定后一周内归档。(b)?因公出国参加会议或考察收集的文件材料在返厂后一个月内归档。(c)?参加国内有关专业会议收集的文件资料应返厂后即归档。(4)照片及录音档案(a)?照片按阶段或季度向建设单位综合组移交。(b)?录音带录制完成后即向建设单位综合组移交。4.4.1.3收集质量要求(1)字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字手续完备。(2)归档文件不应用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔)书写、绘制。(3)复印、打印文件及照片字迹、线条和影像的清晰及牢固程序应符合相应的要求。(4)录音、录像文件应保证载体的有效性。(5)电子文件应作好定期备份工作。4.4.2项目竣工档案的整理(1)项目竣工档案的整理应按《建设项目竣工文件编制及档案整理规范》的有关规定,由文件的形成单位进行整理。(2)建设单位有关机构形成或收到的有关工程建设的前期文件,设备技术文件、竣工、调试、试运行及验收文件,根据文件的性质、内容,分别按单项或单位工程整理。(3)勘察、设计单位形成的基础资料和项目设计文件(施工图除外)按项目或专业整理。(4)施工过程中形成的工程管理、工程技术、质量保证和质量评定、工程事故处理以及竣工图等由施工承包商按单项或单位工程进行整理。(5)建设单位授权的工程监理单位形成的监理业务范围内的文件如有关项目报告、验证材料及监理文件由监理单位进行整理。4.5项目竣工文件编制4.5.1项目竣工档案编制分配原则(1)项目竣工档案的整理应按国家《建设项目竣工文件编制及档案整理规范》的有关规定,由文件的形成单位进行整理。(2)建设各有关机构形成或收到的有关项目的前期文件,设备技术文件、竣工、调试、试运行及验收文件,根据文件的性质、内容分别按单位工程整理。(3)勘察、设计单位形成的基础资料和项目设计文件(施工图除外)按项目或专业整理。(4)施工过程中形成的工程管理、工程技术、质量保证和质量评定、工程事故处理以及竣工图等由施工承包商按单项或单位工程进行整理。(5)建设单位授权的工程监理单位形成的监理业务范围内的文件如有关项目报告、验证材料及监理文件由监理单位进行整理。(6)建设单位授权的工程调试单位形成的调试业务范围内的文件如调试大纲、各种试验方案、措施等调试文件由调试单位整理、移交。4.5.2监理单位竣工资料的编制项目监理应建立在项目总监领导下的技术资料管理机构。根据合同要求,负责分管项目工程下的监理工作,包括施工图会审、施工准备、地方性建筑取材及承包商装置性材料的采购、施工、安装、调试、竣工验收、移交生产、安全管理、结算等全过程的建设监理服务。应从项目实施开始收集、积累、整理。4.5.3施工承包商竣工资料的编制4.5.3.1施工承包商应建立以项目经理领导下的技术责任制,制订每个单位工程、单项工程文件包的具体实施办法及管理程序,监督文件包的建立和实施。4.5.3.2单位工程根据本工程“单位、分部、单元工程名称和编码”划分。4.5.4设计单位竣工资料的编制4.5.4.1竣工图的编制应及时、正确、完整,应在各分部工程竣工后2个月内完成相应的竣工图。4.5.4.2设计单位应编制“竣工图编制总说明”(叙述竣工图编制原则并包括专业的竣工图卷册目录)。对每册修改图纸,应编制分册说明(包括修改内容、修改原因、提供修改资料单位等)。4.5.4.3设计单位根据设计修改通知单重新绘制的竣工图必须按竣工图标题栏标释。4.5.4.4无设计变更的施工图,设计单位应逐张审核,确认与现场相符后逐页加盖竣工图章。4.5.4.5凡四级图有修改的,又需要修改五级图或清册的,应继续修改。4.5.4.6竣工图的内容及深度4.5.4.7竣工图应满足以下基本要求4.5.4.7.1竣工图出图范围内的成品深度应等同于对应的施工图文件的深度。4.5.4.7.2竣工图以施工图为基础,并依据设计变更通知单、施工承包商、调试单位、工作联系单和设计更改的有关文件,对于资料不够齐全的,应以现场的施工验收纪录和调试记录为依据。4.5.4.7.3竣工图内容应真实反应本工程竣工验收时的实际情况,各专业均应编制竣工图,专业之间相互协调,相互配合,相辅相成,各分册的主要变更内容应反映到总图上。4.5.4.7.4对于隐蔽工程的竣工图,不仅要依据修改设计通知单、工程联系单、还要依据施工承包商、监理单位的施工记录。4.5.4.7.5竣工图应确切、清楚、完整、统一,并附上必要的修改说明,文字说明应简练,印刷质量符合档案管理的标准。4.5.4.7.6竣工图要与实际情况相符,必须规格统一、图面整洁、字迹清楚、逐级审核,并要由承担施工的技术负责人签字。4.5.4.7.7按照合同约定提供竣工图资料一式三份,每页加盖竣工图章,同时提供电子版二套。4.5.4.7.8竣工图资料汇编成卷的原则是一个单位(或分部)工程组成一卷,根据单位(或分部)工程项目数的多少可分多册,每卷附卷内目录。(见附表1)4.5.4.7.9每张图纸按规格大小折叠,标题栏均在外。4.5.4.7.10竣工资料正式移交时,移交双方在竣工资料移交清单(一式三份)上签字生效,建设单位综合组档案管理人员负责对正式移交的资料进行归档和管理,负责将移交后的所有竣工资料按《档案工作管理标准》和《火电企业档案分类规则及分类表》分类入库。4.6组卷要求4.6.1组卷要遵循文件材料的形成规律和科技档案的成套性特点,保持文件之间的有机联系;分类科学,组卷合理。4.6.1.1项目施工文件按单项工程或装置、阶段、结构、专业组卷;项目竣工图按建筑、结构、给排水、电气(电力、照明)、暖通、通讯、工艺、消防、环保等顺序组卷;设备文件按系统、种类、部件等级卷,管理性文件按时间或依据性、基础性、项目竣工验收文件组卷;监理文件按文种组卷;原材料试验文件按单项或单位工程组卷。4.6.1.2竣工图与相应更改文件一起立卷,(依工程联系单、设计更改单、材料代用单、技术核定单等顺序)排于相应竣工图之后。4.6.1.3卷内文件不重复,尽量保持保管期限一致,如不一致,保管期限从长。4.6.2卷内文件排列4.6.2.1管理性文件按问题或重要程序和时间排列。4.6.2.2施工文件可按单位工程组卷,各类文件的顺序应依(附件2)排列。4.6.2.3设备文件按开箱验收、随机图样、安装、调试、运行、维修保养排列。4.6.2.4竣工图按专业和图号排列。如果变更文件太多,单独立卷并排在图纸卷之后。如果一张变更涉及的内容在两卷或多卷之中,则应复制,分别立于每卷中或在每卷中或在每卷备考表中加注互见号。4.6.2.5卷内文件一般文件材料在前,图样在后;译文在前,原文在后;批复在前,请示在后;正件在前,附件在后。4.6.2.6监理部门对单项(单位)工程竣工档案的评价报告入于该单项(单位)工程竣工档案最后一个案卷备考表之前。4.6.2.7卷内文件与附表的排列顺序为:卷内封面、卷内目录(不装订卷为卷内文件目录)、卷内文件、卷内备考表。4.7案卷编目4.7.1编写案卷页号4.7.1.1卷内文件均以有书写内容的页面编写页号。页号编写位置:单面书写文件在右下角;双面书写文件,正面在右下角,背面在左下角;图纸的页号编在右下角或标题栏右上角;成套图纸或印刷成册文件,不必重新编页号;各卷之间一般不连续编页号。4.7.1.2为使编制标准化,竣工文件编制单位可以暂以铅笔编写,档案整体编制时由档案人员打号,打号用黑油墨。4.7.2案卷封面和背脊4.7.2.1案卷采用卷外封面和卷内封面两种形式,内封面由编制单位填写,外封面由档案科整体编制时编写或计算机打印。4.7.2.2案卷题名应简明、准确地揭示案卷文件的内容,包括项目名称、代号及组件、部件、阶段的代号和名称等;项目名称代号见分类规则,简写或代码应力求一致。4.7.2.3编制单位填写卷内文件形成单位或要责任者。4.7.2.4编制日期,填写卷内文件形成的起止日期。4.7.2.5填写划定的保管期限:保管期限划定按附件5规定执行。同卷中存有不同保管期限者,从长规定。4.7.2.6依据保安规定填定密级。4.7.2.7档号按分类规则填写,一般填写四级。4.7.2.8背脊填写档号及编码。4.7.2.9背脊和封面暂用铅笔填写(或由综合组整编时打印)4.7.3卷内目录卷内目录内容有序号、文件编号、文件题名、责任者、日期、页号……4.7.3.1顺序号用阿拉伯数字从1依次标注。4.7.3.2文件题名,填写题名全称。4.7.3.3文件编号,填写文件文号或图号。4.7.3.4责任者,填写形成部门或主要责任者。4.7.3.5日期,填写形成文件的年、月、日。4.7.3.6页号,填写每份文件首页,最后一份文件写起止页号。4.7.3.7不装订卷应编制每份文件的页号,并于卷内目录中填写起止页号。4.7.4卷内备考表要标注卷内文件件数、页数、不同载体与形成的文件数量;文字材料与图纸数量;组卷人和检验人及立卷时间等;标注反映同一内容而存于不同卷内的互见号及载体形式等应说明的问题。4.7.5案卷分为两种形式:装订卷和不装订卷,不装订卷要按卷内文件目录次序排列。装订卷内不同尺寸文件要编一折叠成A4幅面;长期永久保存卷不得有金属物(不锈钢除外),装订卷要求装订边和下边对齐。4.8竣工资料审查4.8.1竣工资料文件包管理的实施4.8.1.1施工承包商负责在施工过程中及时、准确地充实文件包中的各项记录,并根据验评范围规定及时办理各级验收签字手续,验收签字手续不齐全,不得进行下道工序的施工。4.8.1.2监理单位定期对施工承包商建立的文件包进行检查,并公布检查结果。对于检查不合格的单位,要提出整改意见;整改单位应在规定的时间内整改完毕并书面通知监理单位复查。4.8.1.3建设单位将根据工程进展情况,不定期对施工承包商建立的文件包进行抽查,并公布抽查结果。对于抽查不合格的单位,要提出整改意见,同时向监理单位提出加强监理意见;整改单位应在规定的时间内整改完毕并书面通知建设单位及监理单位复查。4.8.1.3对整改后仍不合格或不进行整改的单位,不能进行竣工验收。4.8.2监理单位初审单位工程竣工后,施工承包商应在规定的时间内向监理单位提交竣工资料原件(散页)一份供审查,原件应符合《火电机组达标投产考核标准(2006年版)》和《火电机组达标投产动态考核办法(2006年版)》中“工程档案管理”项目实施细则的有关要求。监理单位应在一周内对施工承包商送来的原件按照本程序进行审查,对不合要求的提出整改意见。见附表三:竣工资料审查记录。具体要求见附件1:竣工资料应包括的主要内容、附件2:竣工资料文件包结构形式及内容。施工承包商按照监理意见积极进行整改。4.8.3建设单位复审整改完毕的竣工资料由施工承包商送建设单位复审。综合组应在一周内按照档案管理的要求进行审查,并提出整改意见。见附表三:竣工资料审查记录。具体要求见附件1:竣工资料应包括的主要内容、附件2:竣工资料文件包结构形式及内容。施工承包商按照整改意见积极进行整改。4.8.4验收委员会终审在各参建单位完成竣工档案编制并进行内部审查后,由建设方、施工方、监理方、设计方组立验收委员会。与会各方在自己的职责范围内根据合同要求和有关规范对竣工档案的准确性、完整性和系统性及编制质量进行审查。验收委员会负责对整改完毕的竣工资料进行终审,并签署意见。4.9批准经验收委员会审查后的资料,施工承包商负责将各单位的意见汇总,与批准页一并交监理公司总监签批,监理公司批准后送建设单位技术总负责人批准(在批准页签字)。竣工资料批准页(形式见附表二)的签署:①施工承包商编制栏由单位工程施工技术负责人签字,审查由施工处技术负责人或生产技术部门负责人签字,批准由施工承包商技术总负责人签字,并加盖公章。②监理单位由总监签字,并加盖公章。③建设单位中,主体工程由分管厂长签字,并加盖公章;主体工程以外的工程由分管副总工程师以上签字,并加盖公章。4.10移交4.10.1加盖正式页号后的资料按合同约定的要求向建设单位移交六份(原件一份,复印件五份)。竣工资料正式移交后办理竣工结算手续。4.10.2竣工资料正式移交时,移交双方在竣工资料移交清单(一式二份)上(见附表九)签字生效,综合组档案管理人员负责对正式移交的资料进行归档和管理。4.11补充、完善文件包正式移交后,因达标投产等考核活动需要修改补充时,施工承包商应积极做好完善、补充工作,直至达标通过。4.12竣工资料存档综合组档案管理人员负责将移交后的所有竣工资料按《档案工作管理标准》和《火力电企业档案分类分类表(6—9大类)》分类、整体整理、入库保管。5.记录无6.定义及缩略语6.1建设项目:指建筑、安装等形成固定资产的活动中,按照一个总体设计进行施工的独立组成的单位。6.2单位工程:指单项工程中性质不同,可以独立组织施工的工程。6.3项目文件:指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文、图表、声像等形式的,以纸质、胶版、磁介、光介等载体形式存在的全部文件,包括前期文件,竣工文件和竣工验收文件等。6.3.1项目前期文件:指工程开工以前在立项、审批、勘测、设计以及工程核准过程中形成的文件。6.3.2项目竣工文件:指项目竣工时形成的反映施工(指建筑、安装,以下同)过程和项目真实面貌的文件,主要由项目施工文件、项目竣工图文件和监理文件组成。a)项目施工文件:指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。b)项目竣工图:指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。c)项目监理文件:指监理单位对项目工程质量、工期和建设资金使用等内容时行控制的文件。6.3.3项目竣工验收文件:指项目竣工后试生产中以及项目竣工验收时形成的文件。6.4项目档案:指经过鉴定、整理、归档后的项目文件。6.5项目竣工验收:指基本建设项目竣工、试运行后,由有关主管部门组织对项目的全面考核、检查。6.6归档:建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成后向建设单位或受托的承包单位提交经整理的全部文件;华电青岛发电有限公司各职能部门将项目各阶段中形成的经过汇总整理的文件定期或不定期移交给档案管理部门的工作。7.参考文件7.1《科学技术档案案卷构成的一般要求》7.2《基本建设项目档案资料管理暂行规定》国档发[1988]4号7.3《电力企业档案分类规则》7.4《火电机组达标投产考核办法(2008年版)及其相关规定》7.5国家档案局《建设项目(工程)档案验收办法》国档发[1992]8号7.6《火力发电厂基本建设工程启动及竣工验收规程》7.7《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-20**7.8《华电青岛发电有限公司公文及资料管理办法》8.附则8.1各单位在竣工资料整理、完善、移交的费用按合同要求自负,难以明确的少量费用可计入成本。8.2竣工资料在建立、实施、审查、移交归档、借阅过程中,各有关单位要建立文档登记制度,防止丢失。8.3监理、调试、施工承包商在接收到“施工图设计修改版”的同时,该施工图的前一版自动作废,不在另行通知。8.4资料编制单位未按合同和本程序要求编制竣工资料,以及由此造成的施工与工程验收延误,造成的实际经济损失,均由责任方承担。8.5由于不可抗拒的客观原因造成竣工图纸不完整时,三期办应会同设计、施工、监理和生产单位研究补救措施,尽可能弥补损失。经验收委员会核实后,报上级有关部门批准,作特殊处理。8.6工程名称统一采用为“华电青岛发电有限公司三期2×300MW级供热机组扩建工程”
篇3:项目部质检资料编制报送规定
项目部质检资料的编制、报送规定
为使质检资料的编制、报送达到规范、科学、完整、统一、及时等的基本要求,树立我项目部工程实施的良好形象,现对有关质检资料的编制、报送做出如下规定:
1、资料编制的逻辑要求
质检资料编制在工序的时间安排上,必须符合实际操作的逻辑要求,不能出现先后施工的工序时间颠倒,或者出现其他错乱。为此,最好在资料的编制中编制好工程实施的《工程台账》。
质检资料编制必须符合天气情况的实际情况,绝不能出现在雨天填报路基填方质检资料的类似情况。最好的解决办法是在工程实施中,做好有关天气情况的记录《晴雨表》。
质检资料必须与工程实际实施的时间和步骤大体一致,绝不能出现时间的严重性偏离。因此,必须做好有关工程实施的《施工日志》。
质检资料的编制必须与试验资料的时间和工序相统一一致,为此,必须编制好《试验台账》和《质检台账》。
以上《工程台账》、《晴雨表》、《施工日志》、《试验台账》、《质检台账》作为编制质检资料的基础条件,每一项工作都必不可少。
2、资料编制的标准、规范、科学要求
质检资料的表式和执行标准,必须标准统一。对于这样一个问题,必须在开工之初并同质监单位、建设单位、监理单位、施工单位一道制定工程实施使用表格,形成工程实施性标准,以避免后期工程实施的反复劳动。
质检资料中的检测项目,必须符合国家标准规范,或者符合实施性标准规范的要求,不能出现漏项少项,或者出现套用标准规范细目的错误。为此,最好多方确认、决定,以形成统一的意见。
质检资料中的关于测量检测项目数据必须与《施工放样表》、《水平记录表》等测量资料高度一致。最好首先完成各测量资料,根据测量资料的数据,而后填写质检资料的相关项目(先细节后枝干)。因此,必须首先做好有关测量的原始记录。
质检资料中关于试验检测项目的数据必须与试验资料数据高度统一。首先取得有关试验资料,根据试验资料的数据填写到质检资料的相应的检测项目中。绝不能在此项上,出现“瞎蒙”的现象。
质检资料的编制是根据《施工设计图》作为检测条件之一的,为此其检测的内容、方法、频率必须与图纸、规范高度一致。
综上所述,必须以统一意见、标准规范、施工设计图为基础,以现场实测测量、试验数据和原始记录为导向而填写质检资料检测的数据。
3、资料编制的完整性要求
各质检资料,必须完整完善。绝不能出现缺项、少项的现象,必须采取措施尽最大可能保证资料的完整性,避免出现填写“回忆录”的情况。
为保证资料的完整性,最大最优的措施莫过于建立《工程台账》,以便实现资料编制的流程化、规范化、科学化。
4、资料编制的统一性要求
质检资料编号必须统一。在建立工程台账时,必须在本合同段内制定一套统一的质检资料编号规则。避免出现乱号、错号的现象发生。以便在提供计量支付资料时有据可供备查。
质检资料中的人员签字必须稳定,签字字体形状必须统一,使用的签字笔必须统一。避免出现前后不一致的现象。
使用的表式必须统一,避免出现前后不一致。
时间编制规则及相关规范必须统一。
编制的质检资料必须全面、系统地保证高度的统一性,避免出现各种情况下的不一致的现象。从编制资料的细节上,做到树立公司的形象。
5、资料编制的真实性要求
编制的质检资料必须全面、系统地保证高度的统一性,避免出现各种情况下的不一致的现象。从编制资料的细节上,做到树立公司的形象。
6、资料报送的时间要求
质检资料的报送必须及时,不得出现拖延的现象。一般在工序结束后,及时填报。当然最迟不得在以下情况下拖延――
监理工程师规定、通知的最后时限。
甲方组织的质量检查、资料的保证性检查。
领导的视察和专家委员会的论证。
质量监察部门的统一质量大检查。
每月工程计量的前五日(每月20日前必须完成)。
工程中间交工验收日之前五日。
7、资料报送的程序性要求
我施工队的质检资料,必须直接报送项目经理部,不得出现“越级”的现象。报送资料时,必须填写《收发文登记表》。