工程项目材料采购程序（五）
工程项目材料采购程序(五)
根据工程设备、材料属甲供材料、甲定乙供还是甲方签证材料具体分三种流程。
(一)甲供材料设备流程
1.项目采购人员根据审定的采购计划拟定出详细规范的招标文件,并组织项目工程管理部及财务部、集团工程管理部及财务部等部门对招标文件中涉及的有关工程技术参数、材料设备的特殊规范要求、供应商定位选择、付款方式等进行审核,并根据会审结果修正;并于三个工作日内报送集团采购部备案。
2.采购部根据审定后的招标文件按前期市场调研的情况与现行市场动态变化再一次进行详细分析,确定所需材料设备品牌供应商范围(不少于三家),发出标书并要求对方在规定日期将标书及小样送达各项目采购人员处,组织相关部门对厂方考察,写出考察报告。
3.收集招标书并组织相关技术部门对相应的技术标进行分析、讨论,制定出最佳方案,并列出详细统一标准组合报价配置表,下发投标公司,要求严格按我方制定配置方案进行技术标的制作及组合报价。
4.按采购设备材料权限范围组织召集各相关部门参与技术标、商务标等的询标、议标工作,根据招询标结果,结合实地考察情况,综合各部门意见做出供方评价,初步议定最佳供应厂商并汇总上报;如果各部门对评标结果存在分歧时,可视具体情况进行下一轮招投标。
5.经领导审批,最终确定中标单位。
6.采购部根据审定供应商及招询标意见起草采购合同,按权限设置要求组织相关部门以会议形式进行合同会审,最终定稿,双方签约。
7.项目工程管理部、采购部相互配合按工程要求根据工程进度和预期时间按合同分批或一次性购货。
(二)甲定乙供流程
1.甲定乙供(定品牌、定价格)流程。
(1)项目采购部根据集团采购部审核后的采购清单,将准备按计划实施的设备、材料清单交项目财务部审核。
(2)项目财务部在三个工作日内负责审核明确该批材料与总包方可能发生的采报费等费用。
(3)拟订、修改招、投标文件,并组织相关部门评审,三个工作日内报送集团公司采购部备案。
(4)根据上报设备、材料要求收集发布信息资料,确定所需材料、设备品牌参标供应商范围(三家以上)并组织各相关部门进行初评后,对入围单位发出标书,并组织相关部门对厂方实行考察,并编写出考察报告。
(5)收集招标书并组织相关技术部门对相应的技术标进行分析、讨论,制定出最佳方案,并列出统一标准组合报价配置表,下发各投标公司,要求严格按我方制定配置方案进行技术标的制作及组合报价。
(6)按相关规定组织相关部门进行开标、询标,结合考察情况分析各公司的优缺点,做出全面的性价比分析,并综合各部门意见初步确定中标单位。如各部门对标书有异议,可再进行一轮招投标。
(7)将招标结果、考察报告及第一中标单位详细组合报价上报集团公司采购部审核,审核时间原则上不超过五天,特殊情况例外。
(8)根据审核意见对选定的品牌、价格进行签复;财务部审核并签复意见,经相关领导批复备案后下发执行。
2.甲定乙供(定品牌、价格,按信息价计取)流程。
(1)项目工程管理部将所用材料说明规格、型号、数量要求上报项目采购部。
(2)项目采购部汇同财务部根据收集的资料信息进行分析选定品牌。
(3)项目采购人员对上报工程联系单进行签复后,提交项目财务部。
(4)财务部签复项目采购人员提交的工程联系单意见,并经相关领导批复后存档下发执行。
(三)甲方签证流程
1.由项目工程管理部负责按总包合同条款审核上报签证材料并督促施工单位将所上报签证材料必须明确品牌、规格、型号、技术参数要求、数量、使用时间、单价等,详细内容制工程联系单后交采购部。
2.项目采购部根据所收集到的价格信息、资料分析对比后,签复价格意见。
3.由项目财务部审核采购部签复价格,并请项目公司的领导签字确认后,交项目工程管理部、采购部及行政部存档,同时报送集团采购部、工程管理部、财务部备案。
(四)其他需注意事项
1.如属甲定乙供设备材料,在确定供应商的商品、规格、价格等后,采购部会同工程管理部、财务部负责总包方与乙方的联系协调工作,以便保证工期。
2.各项目公司采购招投标权限、操作范围规定如下。
(1)单项合同金额在伍拾万元以下的材料设备采购,由项目采购部负责具体实施开标、询标业务,并组织项目部相关部门对投标公司进行考察,最终将招标结果、考察结果及第一中标单位的设备材料详细配置报价清单报集团采购部、财务部、工程管理部审核;审核确定后,进入合同起草、会审流程,上报集团公司总经理、集团总裁审批,最终确定供货单位。
(2)合同金额在伍拾万元(含)以上,项目采购部在负责招标书的制作审核后,由集团采购部与项目采购部共同推荐供应商,由项目采购部统一发标,并组织集团投资监督部及集团采购部、财务部、项目部各相关部门共同参加开标、询标,并对投标公司进行考察,将评审考察结果上报集团公司总经理、集团总裁审批,最终确定供货单位。
篇2:公司生产原材料采购控制工作程序
精制加工有限公司--程序文件
生产原材料采购控制程序
1目的
为了理顺采购环节,明确职责关系,使采购过程处于有效的控制和管理状态,保证所采购的产品符合规定要求,保证生产的正常进行,公司制定并执行《生产原材料采购控制程序》。
2范围
2.1本程序规定了采购的职责划分,供应商的评定方法,合格供应商的控制和管理及采购产品的验证。
本程序适用于公司原材料、原辅料及包装材料的采购。
3职责
3.1资材科负责组织对供应商的评价、选择和控制管理,负责编写《原材料月度采购计划》,制定《订货通知单》或《购货合同》,参与采购产品的验证和原材料标准的确认;并负责对所有成品、原材料进行编号及管理,编写《物料编号》。
3.2品保部负责采购产品的验证,参与供应商的评价与控制和原材料标准的确认。
3.3生产管理科负责包装料月度采购的初步预定;参与采购产品的验证和原材料标准的确认。
3.4物流科参与采购产品的验证。
4程序要求
4.1供应商的评定和管理
4.1.1按原材料的规格要求,由资材科向供应商取得样品,同时将样品交由品保部按要求检验。
4.1.2对样品合格的供应商进行小批量的订货并由品保部按要求再次检验。
4.1.3对小批量货物检验合格的供应商须进行企业概况、生产状况、品质保证状况等内容的调查,经过资材科主管进行最终评定,符合要求的供应商填写《合格供应商档案》。
4.1.4对供应商的管理
a、对供应商的合同履行情况及服务进行季度评比。
b、每年对供应商进行一次综合质量、价格、合同履行情况、服务的年度评审,对年度评审不合格的供应商,予以淘汰。
4.1.5增加新的供应商,按4.1.1至4.1.4步骤完成评定及管理。
4.1.6对顾客要求的供应商,也要按4.1.1至4.1.4步骤完成评定及管理。
4.1.7对上一年度的合格供应商,每年进行企业概况、生产状况、品质保证状况等内容的复查,修改补充填写《合格供应商档案》。
4.2原材料采购资料
4.2.1原材料采购标准由品保部、资材科、生产部等协商后,由品保部最终确认制定。
4.2.2资材科根据《生产原料库存月报》的库存数量、生产部生产管理科制定的《资材预定》和已经签订合同的订货数量制定《原材料月度采购计划》,交资材科主管确认审核后,交总经理助理或总经理批准,由资材科制定。
4.2.3《购货合同》或《定货通知单》
4.2.3资材科根据《原材料月度采购计划》对曾有过合同的合格供应商,若采购主要原材料必须制定《购货合同》或《订货通知单》,若采购次要原材料或包装材料则签订《定货通知单》或以电话联系的方式订货。
4.2.4对原材料签订的《购货合同》或《订货通知单》须经资材科主管或总经理助理和总经理批准,确认盖章后,方可有效。
4.2.5在签订《购货合同》或《定货通知单》时,应就检验标准、方法、地点等与供应商达成协议,避免质量争端。
4.4采购物资的验证
4.4.1采购的原材料由资材科负责分别办理入库,并与物流科、工程部和生产部核实确认后签字。
4.4.2采购的原材料具体检验规则按照《产品监视和测量控制程序》要求进行,由品保部检验。
4.4.3对验证不合格的原材料,经资材科部门主管审核确认,由生产部、品保部填写处理意见,由资材科与供应商协商处理,并填写《不合格品纠正和预防措施》。
4.4.4对有些顾客要求,需要对供应商进行验证时,公司应按顾客要求提供方便并予以配合。
4.5特殊情况下,生产急需新的物料,供应商未按照4.1.1至4.1.4进行评定及管理,而直接从该供应商购买货物,则以供应商提供的产品资料为依据,签订详细的《购货合同》或《定货通知单》。通知品保部按照4.3要求检验,检验合格后,按照4.1.3至4.1.4要求进行供应商的评定及管理。
5相关文件
5.1《合同评审控制程序》
5.2《文件控制程序》
5.3《不合格品控制程序》
5.4《产品监视和测量控制程序》
5.5《纠正和预防措施控制程序》
5.6《记录控制程序》
5.7《物料编号》
5.8《包装物料规格标准》
6记录:
6.1《注文书》
6.2《原材料月度采购计划》
6.3《合格供应商档案》
6.4《定货通知单》
6.5《供应商供货一览表》
6.6《生产采购质量记录表》
6.7《紧急放行单》
6.8《不合格品纠正和预防措施》
6.9《原材料入库单》
6.10《送检单》