客运专线公司公文处理实施细则
第一章?总则
第一条?为使公司公文处理工作科学化、制度化、规范化,根据《铁道部公文处理办法》,结合哈佳铁路客运专线有限责任公司(以下简称“公司”)工作实际,制定本办法。
第二条?公文(包括电报,下同)是公司在行政管理过程中形成的具有规范体式的文书,是依法规范建设管理行为的重要工具。
第三条?公文处理指公文拟制、办理、管理等一系列相互关
联、衔接有序的工作。
第四条?公文处理应当坚持依法合规、实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第五条?公司领导和部门负责人应当高度重视公文处理工作,加强对公文处理工作的领导和检查。公司综合部是公文处理工作的管理机构,指定专人负责公文处理工作。
第六条?公司每一名工作人员都应当认真学习掌握公文处理有关规定,对公文办理做到应知应会。
第二章?公文种类
第七条?公司使用的公文种类主要有:
(一)决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
(二)决定。适用于对重要事项作出的决策和部署,奖惩有关单位和人员,变更或者撤销下级机构不适当的决定事项。
(三)命令(令)。适用于公布行政规章、宣布施行重大强制性行政措施、嘉奖有关单位和人员。
(四)公报。适用于公布重要决定或者重大事项。
(五)公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
(六)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
(七)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(八)通知。适用于发布传达要求下级单位周知或执行的事项,批转、转发公文、任免和聘用人员。
(九)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或告知重要情况。
(十)报告。适用于向上级单位汇报工作,反映情况,回复上级单位的询问。
(十一)请示。适用于向上级单位请求指示、批准。
(十二)批复。适用于答复下级单位的请示事项。
(十三)函。适用于不相隶属的单位或部门之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
(十四)纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章?公文格式
第八条?公文格式可分为通用格式和特定格式。公文的通用格式一般指在发文单位标志中带有“文件”二字的公文格式。公文的特定格式是相对于公文的通用格式而言的,是公文通用格式的补充,通常包括信函格式、命令(令)格式以及纪要格式等。特定格式公文的作用和效力与通用格式公文相同。
第九条?公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等要素组成。?
(一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
(二)秘级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
(三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”,电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
(四)发文单位标志。通用格式公文由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成;联合行文时,发文单位标志中一般并用联合发文单位名称,主办单位排列在前,如发文单位较多时,也可以单独用主办单位名称。信函格式公文发文单位标志不加“文件”二字;联合行文时,使用主办单位标志。
(五)发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用只主办单位的发文字号。
(六)签发人。上行公文应在首页注明签发人姓名。上行公文需由公司主要负责人签发。
(七)标题。由发文单位名称、事由和文种组成。
(八)主送单位。公文的主要受理单位,应使用全称、规范化简称或者同类型单位统称。
(九)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。
(十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。
(十一)发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。
(十二)成文日期。署会议通过或者公司负责人签发的日期。
为准,联合行文时,署最后签发的主办机构负责人签发的日期。
(十三)印章。公文中有发文单位署名的,应当加盖发文单位印章,并与署名单位相符。
(十四)附注。印发传达范围或公文办理联系人、联系电话等需要说明的事项。
(十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
(十六)抄送机关。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位。应当使用全称、规范化简称或者同类型单位统称。
(十七)印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。
(十八)页码:公文页数顺序号。
第十条?公文中各要素的编排规则和公文排版、印制、装订等要求,按照铁道部办公厅发布的《铁道部机关公文格式》(铁办办〔2012〕68号)执行。公文使用的汉字和词语、数字、外文字符、计量单位和标点符号,按照国家有关标准和规定执行。公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。
?第四章?行文规则?
第十一条?行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。行文关系应根据各自的隶属关系和职权范围确定,一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的单位。?
第十二条?公司内设部门不得正式行文。“正式行文”是指以“公司文件”形式向其他单位制发公文。“以函的形式”行文是指以信函式公文的格式行文。信函式公文除以“函”的文种外,还可以选择与行文方向一致、与公文内容相符的其他文种。
第十三条?公司制发的公文一般发给相关省、市、县、区有关部门以及与工程建设相关的设计、施工、监理、物资供应等单位。除重大事项需向中国铁路总公司行文外,凡属中国铁路总公司部门职权范围内的事务,应以函的形式向中国铁路总公司部门行文,涉及几个部门的可以抄送,亦不必抄送中国铁路总公司。
第十四条?“请示”应一文一事,一般只写一个主送单位,需要同时送其他单位的可用抄送,但不得抄送下级单位。
“意见”用于上行文时,应按请示性公文的程序和要求办理;用于下行文时,一样体现出强制性和约束力,下级单位应遵照执行;用于平行文时,所提意见供对方参考。
除上级单位负责人直接交办的事项外,不得以公司名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”、“报告”。
?“报告”不得夹带请示事项。
第十五条?收到参建单位的“请示”或“意见”,公司必须做出处理或答复。“请示”或“意见”实行“催办查办通知书”制度,领导阅示后,综合部送承办部门,承办部门限期反馈,综合部并负责答复来文单位,无承办部门的,由综合部负责答复。
第十六条?公文要精简,注重效用。
(一)凡可一次行文的,不分别行文;可不行文的,不行文。会议已印发的材料和领导讲话材料不再发文,通过当面协商、电话联系等方式能解决的事务性问题不再发文。
(二)转发的公文法规性、指令性较强的,可原文照转;需部分贯彻执行的,可摘要转发有关部分;需结合实际细化贯彻的,应根据原文精神另行拟文,原文不再转发。被转发的公文不要抄送原发文单位。
(三)压缩文件篇幅和印数。公文内容要简明扼要,一般不超过3000字;控制发文范围和印数,除发给直接办理公文及其他有关单位外,无关单位一律不抄送。
第五章?发文办理
第十七条?公司发文办理指以公司名义制发公文的过程,一般包括:拟稿、审稿、会签、核稿、签发、登记、复核、缮印、校对、用印、装订、封发等程序。?
第十八条?以公司名义行文的种类及内容划分如下:
(一)《哈佳铁路客运专线有限责任公司文件》
1.向上级单位或部门请示、报告重要工作;
2.转发上级单位或部门文件;
3.部署全局性的重要工作;
4.发布公司管理办法;
5.发布重要奖惩事项;?
6.其它需发《公司文件》的事项。?
(二)《哈佳铁路客运专线有限责任公司函》
1.公司与上级部门商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项;
2.公司与路局、省、市政府各部门(包括地方铁路),以及有工作关联的区、县(包括县级市)、镇、乡政府及其部门,其他人民团体、企事业单位,商洽工作、询问和答复问题、审批事项。
(三)《哈佳铁路客运专线有限责任公司会议纪要》。用于记载公司领导主持或委托召开的会议情况和议定事项。
第十九条拟稿草拟公文要按规定的发文稿纸格式逐项标明。草拟公文要做到:
(一)符合国家的法律、法规及其它有关规定;
(二)事由清楚,观点明确,表述准确,结构严谨,字词规范,标点正确,书写整齐,简洁明了;
(三)公文的文种应根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定;?
(四)拟制紧急公文,应体现紧急原因,并根据实际需要确定紧急程度;?
(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引发文单位名称、标题,后引发文字号。使用非规范简称时,应先用全称并注明简称。引用外文或国际组织缩写形式时,应在第一次出现时注明准确的中文含义或规范的中文全称。日期应写明具体的年、月、日;
(六)公文出现结构为两个层次时,序数顺序为“一”、“1.”;结构为多层次时,序数顺序为“一”、“(一)”、“1.”、“(1)”。
(七)使用国家法定计量单位;
(八)根据来文拟办的文稿,来文应附在文稿后,以便审核、归档;
(九)公文中的数字,除规章条目、成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用词、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字书写外,应使用阿拉伯数字;
(十)受文单位要写全称或规范的统称、简称;单位名称不能表明所在地时,要在拟稿纸上注明地址以便及时投送;
(十一)拟写、修改、签发、批示公文,应使用碳素墨水、蓝黑墨水,禁用纯蓝墨水和圆珠笔、铅笔;可使用计算机打印设备拟写文稿。
(十二)文件标题字号应使用二号宋体,正文标题应使用三号黑体,正文应使用三号仿宋体;字间距应用“标准”,行间距应用“单倍行距”,同时根据需要可用“固定值”调整行间距。
第二十条?会签:会签公文,主办部门应先签署意见,然后交协办部门依次签署意见。
凡涉及其他部门职权范围的事项,主办部门必须与之协商、会签,取得一致意见后方可行文。如有分歧,主办部门负责人应当出面协调,协办部门负责人应参加协调。经协调仍不能取得一致,主办部门应列明各方理据并附协办、主办部门的书面意见,报主管领导审定。
第二十一条?审稿、核稿:对文稿质量要层层负责把关。公司发文必须先由拟稿部门负责人认真审稿、把关,然后送综合部核稿后,由综合部送公司领导审核签发。涉及有关法律事务的公文,必要时经法律顾问核稿。上行公文和重要公文,须经综合部部长复核后送公司领导审核签发;文稿改动较大,由拟稿部门清稿。审核、核稿人确认公文无误后,应签名并注明日期。
审稿、核稿的重点是:是否需要行文;行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文要求,公文格式是否规范;文稿内容是否符合有关政策规定;处理意见是否明确具体,切实可行;与其他有关文件精神有无矛盾、重复;涉及其他部门的问题是否已经协商一致;发送范围是否恰当;主题词标引是否准确。
第二十二条?校对:校对工作是保证公文质量的重要环节,应认真、细致、准确、及时。公司发公文由拟稿部门校对,每件公文至少全面校对两遍,改正较多时,应按程序复校,在确认无误后方可付印,校对人应在文稿上签名。综合部在付印前,对文件及格式要全面检查,如对文稿内容有疑问,应与核稿人联系,不得随意处理。
第二十三条?签发:以公司名义制发的公文,由公司主要负责人签发或主管负责人签发。签发人要署明姓名和日期,并对公文全面负责。经负责人签发的文稿不得擅自改动,如必须改动,应由核稿人报经签发人同意。
第二十四条?缮印:公司发文由综合部统一编号。缮印要符合公文规定格式,字迹清楚,整洁美观,印数准确。发文中如有非打印设备能绘制的图表线条等,由拟稿部门自行绘制。
第二十五条?翻印:上级单位公文除绝密或注明不准翻印的以外,经公司领导或综合部部长批准可以翻印。翻印时,应注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。复制件作为正式公文使用时,应当加盖复制单位证明章或公章,视同正式公文妥善保管。
第二十六条?用印:盖章时,应检查原稿是否经过公司领导签发,打印是否清晰,印数是否准确,对不符合规定的公文不予盖章。
第二十七条?装订:装订前由拟稿部门对缮印的公文进行检查。检查的重点是:密级、发文单位标识、发文标题、主送抄送单位、附件、印制版记是否正确。装订时要毛天齐地,毛左齐右,切忌多页、少页、倒页,订钉位置要按规定办理,做到整齐美观。公司发公文由拟稿部门负责装订,会议材料由主办部门和拟稿部门负责装订,其他简报、材料由拟稿部门装订。
第二十八条?封发:综合部应建立发文登记制度,印发的公文由拟稿部门进行封发。公文封发时,拟稿部门要对公文质量进行检查,重点检查缮印是否清晰,有无多页、少页、倒页等差错,发现问题应及时与有关人员联系纠正。
第二十九条?积极推进办公自动化建设步伐,逐步实现无纸化办公,提高公文周转速度和公文处理的效率。
第三十条?严格执行《中华人民共和国保守国家秘密法》和其他有关保密规定,加强秘密公文的管理。秘密公文在运转过程中,均应办理交接并采取相应的保密措施,保证公文安全。阅办机要电报,应按保密规定按时收回,由综合部保存。转发秘密公文或密码电报时,必须贯彻“密来密去”的原则,严禁密电明复或密明混用。绝密级公文不得利用计算机、传真机传输,其他秘密公文传输时,必须采用加密装置。
第六章?收文办理
第三十一条?收文办理指对收到公文的办理过程,一般包括:签收、登记、审核、分办、拟办、批办、承办、催办、查办等程序。公司各部门要高度重视,指定专人负责本部门的公文处理工作,收文处理工作归口综合部统筹管理。
第三十二条?收文:综合部应执行收文登记制度,指定专职人员统一签收、拆封、分类、编号、登记,加贴《公文处理单》后,送交综合部部长或主管副部长按照领导分工分别签署呈批意见;综合部文电管理人员按照综合部部长或主管副部长签署的意见,将公文分送公司领导阅批,待领导批示后由综合部文电管理人员送其他领导传阅或送主办部门办理;综合部部长和主管副部长同时因公出差,由综合部文电管理人员直报领导阅批,并按照领导批示要求办理;节假日、双休日遇有需要紧急办理的公文,综合部文电管理人员需要向综合部部长或主管副部长说明文电内容、紧急程度,由综合部部长或主管副部长向领导汇报后,由综合部文电管理人员按领导意见办理。
公司领导、部门负责人参加会议或从其他渠道收到的公文,应交综合部登记后办理。
收到上报的公文如不符合本实施细则规定的,经综合部负责人批准后,可退回发文单位并说明理由。
第三十三条?公文承办:承办部门收到交办的公文后,应按照公文事由或领导要求及时办理,不得延误、推诿,一般公文应在1个工作日内办结,做到日事日毕;内容紧急的公文要指定专人,跟踪处理,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办。各主办(承办)部门当日办理的公文要于17时前将公文原件送回综合部文电管理人员保存。凡需超过办理时限的,主办部门应预先说明理由。对不属于本部门职能范围或不宜由本部门办理的应及时向交办领导汇报或与交办部门联系,并退回公文原件。
第三十四条?公文传阅:领导间传阅公文,由综合部文电管理人员根据实际情况,在领导传阅后第一时间完成传递程序。当领导出差在外不能及时传阅时,重要文电由综合部文电管理人员将公文复印后放在出差领导办公桌上待阅,原文按照程序继续传阅或承办;遇有紧急待办公文,由综合部主管副部长或文电管理人员第一时间向外出领导汇报,按领导意见办理。需要相关部门传阅的公文,由综合部文电管理人员送传,传阅后由公文传阅部门将公文原件送回综合部文电管理人员保存。公文每发生一次阅办部门或阅办者的转移,均要经综合部登记,不要直接传递和横传,以随时掌握公文去向,避免漏传或延误,保证办理或查询及时方便。
第三十五条?审批公文:主批人应签署明确意见,并写全姓名和审批时间。其他审批人圈阅(需注明时间),应视为同意。没有请示事项的,圈阅表示已阅知。?
第三十六条?公文督办:凡带有“请**部门阅办”、“上报”、“反馈”、“落实”等字样批示的公文,由综合部跟踪督办,承办部门要按照时限要求及时上报,同时向综合部反馈情况,保证工作得到落实。
第七章?公文归档、销毁
第三十七条?立卷归档:公文办结后,应根据《中华人民共和国档案法》和有关规定,及时将公文以及公文原稿和有关材料整理(立卷)、归档。公司档案收集、整理、立卷、归档工作由产生公文以及公文原稿和有关材料的部门负责;联合办理的公文,原件由主办部门整理(立卷)、归档,其他部门保存复制件或其他形式的公文副本;公司综合部负责指导和检查档案的日常管理工作。
立卷、归档应做到:
(一)拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
(二)正确反映本单位(部门)的主要业务工作情况,有利于保管、查找和利用。
(三)立卷范围应按公司有关档案管理办法规定的归档范围执行,并根据公文内容确定保管期限。
(四)应归档的公文要收集齐全,分类准确,组卷合理;卷内公文排列系统,编号清楚;案卷标题简明确切,语言通顺;装订要整齐、结实,卷皮字迹要工整。
(五)实行公文无纸化传递后,在电子档案未推行前,仍按原办法立卷、归档。
(六)各部门要严格按照归档时间、归档范围和归档程序开展公文归档工作。
第三十八条?销毁:没有归档和存查价值的公文,经本单位(部门)有关人员鉴别和主管领导人批准,在立卷、归栏工作结束后销毁。一般公文,在收发文簿上加盖“销毁”戳记或清册销毁,秘密及以上公文要填写销毁清单,并有两人监销,保证不丢失、不漏销。
第三十九条?单位合并时,全部公文应当随之合并管理;单位撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。
第四十条?工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第四十一条?公司文件主办部门名称及代字:综合部-综合,工程管理部-工程,计划财务部-计财,安全质量部-安质,物资设备部-物设。
第四十二条?以《公司文件》行文,其发文字号为:“哈佳**(主办部门代字)〔201*〕**号”。
第四十三条?以《公司函》行文,其发文字号为:“哈佳**(主办部门代字)函〔201*〕**号”。
第八章?附则
第四十四条?公司公文处理有关簿册式样由综合部统一规定。司法、外事文书等特殊公文,依照有关规定办理。
第四十五条?公文被撤消,视作自始不产生效力。公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。
第四十六条?本办法由公司综合部负责解释。
第四十七条?本办法自发布之日起实行。
篇2:客运专线公司公文处理实施细则
第一章?总则
第一条?为使公司公文处理工作科学化、制度化、规范化,根据《铁道部公文处理办法》,结合哈佳铁路客运专线有限责任公司(以下简称“公司”)工作实际,制定本办法。
第二条?公文(包括电报,下同)是公司在行政管理过程中形成的具有规范体式的文书,是依法规范建设管理行为的重要工具。
第三条?公文处理指公文拟制、办理、管理等一系列相互关
联、衔接有序的工作。
第四条?公文处理应当坚持依法合规、实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第五条?公司领导和部门负责人应当高度重视公文处理工作,加强对公文处理工作的领导和检查。公司综合部是公文处理工作的管理机构,指定专人负责公文处理工作。
第六条?公司每一名工作人员都应当认真学习掌握公文处理有关规定,对公文办理做到应知应会。
第二章?公文种类
第七条?公司使用的公文种类主要有:
(一)决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
(二)决定。适用于对重要事项作出的决策和部署,奖惩有关单位和人员,变更或者撤销下级机构不适当的决定事项。
(三)命令(令)。适用于公布行政规章、宣布施行重大强制性行政措施、嘉奖有关单位和人员。
(四)公报。适用于公布重要决定或者重大事项。
(五)公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
(六)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
(七)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(八)通知。适用于发布传达要求下级单位周知或执行的事项,批转、转发公文、任免和聘用人员。
(九)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或告知重要情况。
(十)报告。适用于向上级单位汇报工作,反映情况,回复上级单位的询问。
(十一)请示。适用于向上级单位请求指示、批准。
(十二)批复。适用于答复下级单位的请示事项。
(十三)函。适用于不相隶属的单位或部门之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
(十四)纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章?公文格式
第八条?公文格式可分为通用格式和特定格式。公文的通用格式一般指在发文单位标志中带有“文件”二字的公文格式。公文的特定格式是相对于公文的通用格式而言的,是公文通用格式的补充,通常包括信函格式、命令(令)格式以及纪要格式等。特定格式公文的作用和效力与通用格式公文相同。
第九条?公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等要素组成。?
(一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
(二)秘级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
(三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”,电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
(四)发文单位标志。通用格式公文由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成;联合行文时,发文单位标志中一般并用联合发文单位名称,主办单位排列在前,如发文单位较多时,也可以单独用主办单位名称。信函格式公文发文单位标志不加“文件”二字;联合行文时,使用主办单位标志。
(五)发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用只主办单位的发文字号。
(六)签发人。上行公文应在首页注明签发人姓名。上行公文需由公司主要负责人签发。
(七)标题。由发文单位名称、事由和文种组成。
(八)主送单位。公文的主要受理单位,应使用全称、规范化简称或者同类型单位统称。
(九)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。
(十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。
(十一)发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。
(十二)成文日期。署会议通过或者公司负责人签发的日期。
为准,联合行文时,署最后签发的主办机构负责人签发的日期。
(十三)印章。公文中有发文单位署名的,应当加盖发文单位印章,并与署名单位相符。
(十四)附注。印发传达范围或公文办理联系人、联系电话等需要说明的事项。
(十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
(十六)抄送机关。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位。应当使用全称、规范化简称或者同类型单位统称。
(十七)印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。
(十八)页码:公文页数顺序号。
第十条?公文中各要素的编排规则和公文排版、印制、装订等要求,按照铁道部办公厅发布的《铁道部机关公文格式》(铁办办〔2012〕68号)执行。公文使用的汉字和词语、数字、外文字符、计量单位和标点符号,按照国家有关标准和规定执行。公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。
?第四章?行文规则?
第十一条?行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。行文关系应根据各自的隶属关系和职权范围确定,一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的单位。?
第十二条?公司内设部门不得正式行文。“正式行文”是指以“公司文件”形式向其他单位制发公文。“以函的形式”行文是指以信函式公文的格式行文。信函式公文除以“函”的文种外,还可以选择与行文方向一致、与公文内容相符的其他文种。
第十三条?公司制发的公文一般发给相关省、市、县、区有关部门以及与工程建设相关的设计、施工、监理、物资供应等单位。除重大事项需向中国铁路总公司行文外,凡属中国铁路总公司部门职权范围内的事务,应以函的形式向中国铁路总公司部门行文,涉及几个部门的可以抄送,亦不必抄送中国铁路总公司。
第十四条?“请示”应一文一事,一般只写一个主送单位,需要同时送其他单位的可用抄送,但不得抄送下级单位。
“意见”用于上行文时,应按请示性公文的程序和要求办理;用于下行文时,一样体现出强制性和约束力,下级单位应遵照执行;用于平行文时,所提意见供对方参考。
除上级单位负责人直接交办的事项外,不得以公司名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”、“报告”。
?“报告”不得夹带请示事项。
第十五条?收到参建单位的“请示”或“意见”,公司必须做出处理或答复。“请示”或“意见”实行“催办查办通知书”制度,领导阅示后,综合部送承办部门,承办部门限期反馈,综合部并负责答复来文单位,无承办部门的,由综合部负责答复。
第十六条?公文要精简,注重效用。
(一)凡可一次行文的,不分别行文;可不行文的,不行文。会议已印发的材料和领导讲话材料不再发文,通过当面协商、电话联系等方式能解决的事务性问题不再发文。
(二)转发的公文法规性、指令性较强的,可原文照转;需部分贯彻执行的,可摘要转发有关部分;需结合实际细化贯彻的,应根据原文精神另行拟文,原文不再转发。被转发的公文不要抄送原发文单位。
(三)压缩文件篇幅和印数。公文内容要简明扼要,一般不超过3000字;控制发文范围和印数,除发给直接办理公文及其他有关单位外,无关单位一律不抄送。
第五章?发文办理
第十七条?公司发文办理指以公司名义制发公文的过程,一般包括:拟稿、审稿、会签、核稿、签发、登记、复核、缮印、校对、用印、装订、封发等程序。?
第十八条?以公司名义行文的种类及内容划分如下:
(一)《哈佳铁路客运专线有限责任公司文件》
1.向上级单位或部门请示、报告重要工作;
2.转发上级单位或部门文件;
3.部署全局性的重要工作;
4.发布公司管理办法;
5.发布重要奖惩事项;?
6.其它需发《公司文件》的事项。?
(二)《哈佳铁路客运专线有限责任公司函》
1.公司与上级部门商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项;
2.公司与路局、省、市政府各部门(包括地方铁路),以及有工作关联的区、县(包括县级市)、镇、乡政府及其部门,其他人民团体、企事业单位,商洽工作、询问和答复问题、审批事项。
(三)《哈佳铁路客运专线有限责任公司会议纪要》。用于记载公司领导主持或委托召开的会议情况和议定事项。
第十九条拟稿草拟公文要按规定的发文稿纸格式逐项标明。草拟公文要做到:
(一)符合国家的法律、法规及其它有关规定;
(二)事由清楚,观点明确,表述准确,结构严谨,字词规范,标点正确,书写整齐,简洁明了;
(三)公文的文种应根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定;?
(四)拟制紧急公文,应体现紧急原因,并根据实际需要确定紧急程度;?
(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引发文单位名称、标题,后引发文字号。使用非规范简称时,应先用全称并注明简称。引用外文或国际组织缩写形式时,应在第一次出现时注明准确的中文含义或规范的中文全称。日期应写明具体的年、月、日;
(六)公文出现结构为两个层次时,序数顺序为“一”、“1.”;结构为多层次时,序数顺序为“一”、“(一)”、“1.”、“(1)”。
(七)使用国家法定计量单位;
(八)根据来文拟办的文稿,来文应附在文稿后,以便审核、归档;
(九)公文中的数字,除规章条目、成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用词、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字书写外,应使用阿拉伯数字;
(十)受文单位要写全称或规范的统称、简称;单位名称不能表明所在地时,要在拟稿纸上注明地址以便及时投送;
(十一)拟写、修改、签发、批示公文,应使用碳素墨水、蓝黑墨水,禁用纯蓝墨水和圆珠笔、铅笔;可使用计算机打印设备拟写文稿。
(十二)文件标题字号应使用二号宋体,正文标题应使用三号黑体,正文应使用三号仿宋体;字间距应用“标准”,行间距应用“单倍行距”,同时根据需要可用“固定值”调整行间距。
第二十条?会签:会签公文,主办部门应先签署意见,然后交协办部门依次签署意见。
凡涉及其他部门职权范围的事项,主办部门必须与之协商、会签,取得一致意见后方可行文。如有分歧,主办部门负责人应当出面协调,协办部门负责人应参加协调。经协调仍不能取得一致,主办部门应列明各方理据并附协办、主办部门的书面意见,报主管领导审定。
第二十一条?审稿、核稿:对文稿质量要层层负责把关。公司发文必须先由拟稿部门负责人认真审稿、把关,然后送综合部核稿后,由综合部送公司领导审核签发。涉及有关法律事务的公文,必要时经法律顾问核稿。上行公文和重要公文,须经综合部部长复核后送公司领导审核签发;文稿改动较大,由拟稿部门清稿。审核、核稿人确认公文无误后,应签名并注明日期。
审稿、核稿的重点是:是否需要行文;行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文要求,公文格式是否规范;文稿内容是否符合有关政策规定;处理意见是否明确具体,切实可行;与其他有关文件精神有无矛盾、重复;涉及其他部门的问题是否已经协商一致;发送范围是否恰当;主题词标引是否准确。
第二十二条?校对:校对工作是保证公文质量的重要环节,应认真、细致、准确、及时。公司发公文由拟稿部门校对,每件公文至少全面校对两遍,改正较多时,应按程序复校,在确认无误后方可付印,校对人应在文稿上签名。综合部在付印前,对文件及格式要全面检查,如对文稿内容有疑问,应与核稿人联系,不得随意处理。
第二十三条?签发:以公司名义制发的公文,由公司主要负责人签发或主管负责人签发。签发人要署明姓名和日期,并对公文全面负责。经负责人签发的文稿不得擅自改动,如必须改动,应由核稿人报经签发人同意。
第二十四条?缮印:公司发文由综合部统一编号。缮印要符合公文规定格式,字迹清楚,整洁美观,印数准确。发文中如有非打印设备能绘制的图表线条等,由拟稿部门自行绘制。
第二十五条?翻印:上级单位公文除绝密或注明不准翻印的以外,经公司领导或综合部部长批准可以翻印。翻印时,应注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。复制件作为正式公文使用时,应当加盖复制单位证明章或公章,视同正式公文妥善保管。
第二十六条?用印:盖章时,应检查原稿是否经过公司领导签发,打印是否清晰,印数是否准确,对不符合规定的公文不予盖章。
第二十七条?装订:装订前由拟稿部门对缮印的公文进行检查。检查的重点是:密级、发文单位标识、发文标题、主送抄送单位、附件、印制版记是否正确。装订时要毛天齐地,毛左齐右,切忌多页、少页、倒页,订钉位置要按规定办理,做到整齐美观。公司发公文由拟稿部门负责装订,会议材料由主办部门和拟稿部门负责装订,其他简报、材料由拟稿部门装订。
第二十八条?封发:综合部应建立发文登记制度,印发的公文由拟稿部门进行封发。公文封发时,拟稿部门要对公文质量进行检查,重点检查缮印是否清晰,有无多页、少页、倒页等差错,发现问题应及时与有关人员联系纠正。
第二十九条?积极推进办公自动化建设步伐,逐步实现无纸化办公,提高公文周转速度和公文处理的效率。
第三十条?严格执行《中华人民共和国保守国家秘密法》和其他有关保密规定,加强秘密公文的管理。秘密公文在运转过程中,均应办理交接并采取相应的保密措施,保证公文安全。阅办机要电报,应按保密规定按时收回,由综合部保存。转发秘密公文或密码电报时,必须贯彻“密来密去”的原则,严禁密电明复或密明混用。绝密级公文不得利用计算机、传真机传输,其他秘密公文传输时,必须采用加密装置。
第六章?收文办理
第三十一条?收文办理指对收到公文的办理过程,一般包括:签收、登记、审核、分办、拟办、批办、承办、催办、查办等程序。公司各部门要高度重视,指定专人负责本部门的公文处理工作,收文处理工作归口综合部统筹管理。
第三十二条?收文:综合部应执行收文登记制度,指定专职人员统一签收、拆封、分类、编号、登记,加贴《公文处理单》后,送交综合部部长或主管副部长按照领导分工分别签署呈批意见;综合部文电管理人员按照综合部部长或主管副部长签署的意见,将公文分送公司领导阅批,待领导批示后由综合部文电管理人员送其他领导传阅或送主办部门办理;综合部部长和主管副部长同时因公出差,由综合部文电管理人员直报领导阅批,并按照领导批示要求办理;节假日、双休日遇有需要紧急办理的公文,综合部文电管理人员需要向综合部部长或主管副部长说明文电内容、紧急程度,由综合部部长或主管副部长向领导汇报后,由综合部文电管理人员按领导意见办理。
公司领导、部门负责人参加会议或从其他渠道收到的公文,应交综合部登记后办理。
收到上报的公文如不符合本实施细则规定的,经综合部负责人批准后,可退回发文单位并说明理由。
第三十三条?公文承办:承办部门收到交办的公文后,应按照公文事由或领导要求及时办理,不得延误、推诿,一般公文应在1个工作日内办结,做到日事日毕;内容紧急的公文要指定专人,跟踪处理,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办。各主办(承办)部门当日办理的公文要于17时前将公文原件送回综合部文电管理人员保存。凡需超过办理时限的,主办部门应预先说明理由。对不属于本部门职能范围或不宜由本部门办理的应及时向交办领导汇报或与交办部门联系,并退回公文原件。
第三十四条?公文传阅:领导间传阅公文,由综合部文电管理人员根据实际情况,在领导传阅后第一时间完成传递程序。当领导出差在外不能及时传阅时,重要文电由综合部文电管理人员将公文复印后放在出差领导办公桌上待阅,原文按照程序继续传阅或承办;遇有紧急待办公文,由综合部主管副部长或文电管理人员第一时间向外出领导汇报,按领导意见办理。需要相关部门传阅的公文,由综合部文电管理人员送传,传阅后由公文传阅部门将公文原件送回综合部文电管理人员保存。公文每发生一次阅办部门或阅办者的转移,均要经综合部登记,不要直接传递和横传,以随时掌握公文去向,避免漏传或延误,保证办理或查询及时方便。
第三十五条?审批公文:主批人应签署明确意见,并写全姓名和审批时间。其他审批人圈阅(需注明时间),应视为同意。没有请示事项的,圈阅表示已阅知。?
第三十六条?公文督办:凡带有“请**部门阅办”、“上报”、“反馈”、“落实”等字样批示的公文,由综合部跟踪督办,承办部门要按照时限要求及时上报,同时向综合部反馈情况,保证工作得到落实。
第七章?公文归档、销毁
第三十七条?立卷归档:公文办结后,应根据《中华人民共和国档案法》和有关规定,及时将公文以及公文原稿和有关材料整理(立卷)、归档。公司档案收集、整理、立卷、归档工作由产生公文以及公文原稿和有关材料的部门负责;联合办理的公文,原件由主办部门整理(立卷)、归档,其他部门保存复制件或其他形式的公文副本;公司综合部负责指导和检查档案的日常管理工作。
立卷、归档应做到:
(一)拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
(二)正确反映本单位(部门)的主要业务工作情况,有利于保管、查找和利用。
(三)立卷范围应按公司有关档案管理办法规定的归档范围执行,并根据公文内容确定保管期限。
(四)应归档的公文要收集齐全,分类准确,组卷合理;卷内公文排列系统,编号清楚;案卷标题简明确切,语言通顺;装订要整齐、结实,卷皮字迹要工整。
(五)实行公文无纸化传递后,在电子档案未推行前,仍按原办法立卷、归档。
(六)各部门要严格按照归档时间、归档范围和归档程序开展公文归档工作。
第三十八条?销毁:没有归档和存查价值的公文,经本单位(部门)有关人员鉴别和主管领导人批准,在立卷、归栏工作结束后销毁。一般公文,在收发文簿上加盖“销毁”戳记或清册销毁,秘密及以上公文要填写销毁清单,并有两人监销,保证不丢失、不漏销。
第三十九条?单位合并时,全部公文应当随之合并管理;单位撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。
第四十条?工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第四十一条?公司文件主办部门名称及代字:综合部-综合,工程管理部-工程,计划财务部-计财,安全质量部-安质,物资设备部-物设。
第四十二条?以《公司文件》行文,其发文字号为:“哈佳**(主办部门代字)〔201*〕**号”。
第四十三条?以《公司函》行文,其发文字号为:“哈佳**(主办部门代字)函〔201*〕**号”。
第八章?附则
第四十四条?公司公文处理有关簿册式样由综合部统一规定。司法、外事文书等特殊公文,依照有关规定办理。
第四十五条?公文被撤消,视作自始不产生效力。公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。
第四十六条?本办法由公司综合部负责解释。
第四十七条?本办法自发布之日起实行。
篇3:公司公文处理实施细则（7）
公司公文处理实施细则(七)
□总则
第一条为了使公司公文处理工作规范化、制度化,结合公司的实际情况,特制定本实施细则。
第二条各部门的公文,是传达贯彻党和国家的方针政策、请示和答复问题、指导和商洽工作,报告情况、交流经验的重要工具,必须认真做好公文处理工作。
第三条各单位应发扬实事求是,认真负责的工作作风,克服形式主义和文牍主义,提高公文处理的效率和质量。
第四条公文处理必须做到及时、准确、安全。公文统一由办公室文秘人员收发、分办、用印、立卷。
第五条各单位的公文处理工作,必须实行严格的保密制度,确保国家机密。
□公文种类
第六条公文种类主要有:
(一)请示
请上级指示和批准,用"请示"。
(二)报告
向上级机关汇报工作,反映情况,用"报告"。
(三)指示
对下级机关布置工作,阐明工作活动的指导原则,用"指示"。
(四)布告、公告、通告
对公众公布应当遵守或周知的事项,用"布告"。
向国内外宣布重大事件,"用公告"。
在一定范围内公布应当遵守或周知的事件,用"通告"。
(五)批复
答复请示事项,用"批复"。
(六)通知
传达上级的指示,要求下级办理或者需要知道的事项,批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文,用"通知"。
(七)通报
表扬好人好事,批评错误,传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项,用"通报"。(八)决定、决议
对某些问题或者重大行动作出安排,用"决定"。
经过会议讨论通过,要求贯彻执行的事项,用"决议"。
(九)函
平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作,向有关主管部门请示批准等询问和答复问题,用"函"。
(十)会议纪要
传达会议议定事项和主要精神,要求有关单位共同遵守执行的,用"会议纪要"。
□公文格式
第七条公文格式一般包括:标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送(抄报)单位、公文字号、主题词等。
(一)公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容,并标明发文单位和公文种类。除批转法规性文件外,公文标题一般不加书名号和其他标点符号。
(二)向上级请示的公文,一般只写一个主送单位;如果需要上报另一个上级单位时,可以用抄报的形式。
(三)发文时间,以领导签发日期为准;联合行文,以最后单位签发的日期为准。
(四)公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联名发文,只标明主办单位的公文编号。
(五)公文如有附件,应当在正文之后、单位名称之前,注明附件的名称和件数。
(六)收、发文单位应写单位全称或规范化简称。联合发文,应将主办单位排列在前。(七)文字一律从左至右横写横排。
第八条公文纸一般用16开,在左侧装订。"通告"等用纸大小,根据实际需要确定行文关系。
第九条对上级单位组织的请示或报告,用单位组织名义发文。
第十条对市政府及政府各部、委、局,对市局及市局处室的请示或报告,与不相隶属单位协商工作等,用行政名义行文。
第十一条内部行文,可按问题的种类和性质,用分公司或部门名义行文。分公司、各部门不得联合行文,部门之间不要用发文形式解决一般性的问题。
第十二条各单位一般不得越级行文。因特殊情况,必须越级行文的,应当抄报越过的单位。
第十三条向上级请示的公文,应一文一事,主送一个单位,不要同时抄送下级单位,不要直接送领导者个人(除领导直接交办外);向下级单位的重要行文,可以抄报直接上级单位。
第十四条按照一级抓一级的管理原则,公司行文原则上只发到各分公司和各部门,不直接发到下属子公司。
第十五条发文应根据需要确定主、抄送单位,不得滥发。
□公文处理程序
第十六条收文处理。一般包括登记、分办、拟办、批办、催办等程序。
(一)上级发来的文件及注有密级的简报、电报、资料和平级发来的文件,均由文秘人员统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理。其中内容重要的急件,及时呈送领导阅批,如领导出差,立即送办公室领导处理。
(二)承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示,安排传阅或办理。领导人之间不宜直接横向传递,以免积压或传失。
(三)凡需办理的公文,应先送办公室主任签批意见,再分送给有关部门办理或送领导批示后办理。办公室主任在签批公文时,认为无需送领导阅批的一般性公文,可根据公文内容和性质直接批有关部门阅办。各单位收到急件时,应在3天内答复并退回文件,一般要办理的文件,一周内应办理并退文件,最迟不能超过15天。需要研究而不能马上处理的,也要先书面或口头简要回复。
(四)加强公文检查催办工作。文秘人员对有领导批示的公文及本公司发出的文件,要认真督促、催办,以防积压或漏办。各分公司、各部门对上级发出的文件,需要汇报贯彻执行情况的,要及时检查反馈。
(五)领导参加重要会议带回的文件,在汇报和传达后,应将会议文件交文秘人员立卷归档。
第十七条发文处理。一般包括拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、封发等程序。
(一)草拟公文的要求:
1.要符合国家的方针、政策、法律、法令和上级的有关规定。如提出新的政策规定,应尽量与原来的有关政策相衔接,并加以说明。
2.情况要确实,观点要明确,文字要精练,条理要清楚,层次要分明,标点符号要正确,篇幅要力求简短。
3.引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。
4.草拟公文必须使用统一格式的的公文稿纸,文件字迹要清楚,文面应保持整洁,凡是文面凌乱不清的,要重新清稿。
5.数字的写法。正式文件中,除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外,其他用汉字书写。
6.章节序数的写法。一般应按下列顺序排列:第一层为:"一",第二层为"(一)",第
三层为"1",第四为"(1)"。
7.不要滥用简
称。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等,一般不要简称。
(二)公文审核。公司的文稿在送领导签发前,应由起草文件部门负责人审核后送办公室核稿。以工会、社团名义发文的,由董事会和分管领导审核。
审核的重点:
1.是否需要行文。
2.是否符合国家的方针、政策、法律、法令;与本单位发过的公文是否衔接。
3.提出的要求和措施是否明确具体、切实可行。
4.处理程序是否完备,行文关系、公文格式是否符合规定。
5.文字叙述是否符合文法和逻辑,标点符号是否正确。
审核时如发现不妥之处,必须进行修改,属于重要的原则性的问题,应退回原承办单位修改,改动过大的,要重新抄正。
(三)公文签发。公司行政文件,由分管副总经理签署意见后,由总经理签发。工会、社团的一般性文件,由分管领导签发,重要文件,由最高行政领导签发。
(四)公文拟稿、改稿和签发,一律用钢笔,禁止使用铅笔和圆珠笔。
(五)签发后的公文不得再作任何修改。若确需修改,必须重新送签。
(六)公文签发后,由文秘室负责打印、盖章、装订、登记、分发。打印文件要美观大方,符合公文格式。装订要整齐牢固,不漏页、错页、粘页。印章盖在年、月、日的中上方,上沿不压正文,下沿略压年、月、日,如正文末页无空档,可另起一空白页注上日期盖章,并在该页的左上方标明"此页无正文"字样。
(七)公文校对以原稿为准,非承办人不得擅自改动原文。校对未发现的差错,由校对人员负责;校对后,打字员没有改正的,由打字员负责。
第十八条公文办理完毕后,要及时送交文秘人员整理立卷,个人不得私自保存应存档的文件。
□文件的管理
第十九条各单位要有专人负责文书的处理管理工作,建立严格的管理制度,加强对相关人员的保密纪律教育,做好文件的管理工作。严禁将秘密文件带往公共场所或家中。文件传递过程中,必须办理登记、签收、注销等手续,并按照收文薄检查归档,以防遗漏。
第二十条各单位工作中形成的文书,包括文件、会议记录、决议、照片、图表、录音带、录像带等有保存价值的资料,都必须由承办人收集齐全,分类整理,移交文书或有关人员核对整理后,于次年第二季度送交档案室归档,各单位、各经办人不得越期自行留存应该归档的文件。
第二十一条没有存档价值和存查必要的公文,由档案室鉴别、登记后销售。本细则从20**年1月1日起施行,过去有关公文处理的规定与本细则不一致的,以本细则为准。