工厂质量体系文件资料管理工作程序
工厂质量体系文件资料管理程序
1.0目的
1.1为对与质量体系有关的文件和资料进行控制,确保各有关场所使用文件的有效版本,特制定本程序。
2.0适用范围
本程序适用于与质量体系有关的文件和资料(包括软件)的控制。
3.0引用文件及术语
3.1WSC-SZ/《质量手册》
3.2ISO/TS16949:20**(E)质量管理体系
3.3GB/T19000―2000idtISO9000:2000《质量管理体系基础和术语》
3.4TL9000Release4.0质量管理体系
4.0职责
4.1质量部为质量手册、质量体系程序文件和外来文件(包括顾客提供的文件)控制的责任部门。
4.2各有关部门为各自专用文件及资料控制的责任部门。
5.0工作程序
5.1文件和资料的分类及编号
1)文件和资料主要分为如下几类:
A.质量手册
B.质量体系程序文件
C.管理文件
D.作业文件及其它资料
E.顾客提供的产品及技术文件
F.各类标准和法律法规
2)所有文件分受控分发和非受控分发。受控分发视具体情况需加盖红色“ISSUETO”“ONETIMEONLY”或者“FORSUPPLIER”印章,非受控分发一定要有“NONCONTROLLED”字样。
3)文件的编写
A.质量手册由质量部和人力资源及行政部组织编写。
B.质量体系程序文件及其它文件由最高管理者指定责任部门组织编写。
一个程序文件基本上就是一个控制文件,它是用来规定“质量手册”描述的质量程序的必要功能的实际操作,一个程序文件可以起草用来填充任何相关的需要,同时必须用特别提供的文件格式。
C.管理文件由人力资源及行政部负责编写.
D.一个程序文件由任何对执行质量程序有责任的授权人或组织起草,这个人或组织应该是:
a.有权力或能力改变操作
b.对结果负解释权和责任
c.对主题具有透彻的理解。
一个程序文件对它的执行者必须是可理解的、全面的、准确而详细的,对它的目的所产生的结果是充分的,负责执行该程序文件的操作者可以在预期的情况下正确完成他们的工作。
4)下面的格式必须被满足(包括程序文件及作业文件):
一个封面包含:
A.格式上的唯一识别码。如:WSC.SZ.*―YY、WSC.SZ.*****.YY等。
B.颁布日期和版本号。
C.程序文件的标题-----描述该文件的内容。
D.起草者,审核者和批准者的签名。
E.从封面开始,包括附录在内每页必须标注“版本号”、“第*页共Y页”和“文件编号”、“盖红色印章的硬拷贝文件受控”。第二页:“版本变更记录”
5.3文件的审批
1)质量手册由质量管理者代表审核、总经理批准。
2)质量体系程序文件由责任部门负责编写,职能部门经理/指定人员审核并由管理者代表/部门经理批准。
3)管理文件由人力资源及行政部编写,部门经理负责批准.
5.4文件登记、发放、借阅
1)文件中心在公共盘上建立有效文件的清单,对所有质量体系文件进行控制管理。所有质量体系文件批准后,由文件中心在原件首页上加盖红色“ORIGINAL”原件章。若为客户提供的文件和资料则在原件首页上加盖红色“RECEIVED”接受章。更新有效文件的清单,并作相应的标识。同时更新文件中心的软拷贝件(如有)。作业文件和其它相关的图纸等按文件作者或责任工程师的要求,建立《文件分发记录单》,进行硬拷贝发放,发放时须在首页上加盖红色“ISSUETO”章。
2)单页或多页子文件发放程序同一般文件。
3)当因文件和资料被丢失、严重破损或其他情况(如提供给顾客、供应商、认证机构等)而需申请领用时,由申请者向DCC提出,经同意后方可领用。因破损而重新领用的新文件和资料,需收回相应的旧文件和资料;丢失或破损而补发的文件应让文件丢失或破损部门的部门经理在《文件分发记录单》上签名,并在备注栏中注明该文件己丢失或破损;文件中心作好相应的发放记录。
4)提供给顾客和认证机构的文件和资料,不加盖受控印章,不做更改(换)控制。5)提供给供应商的文件和资料,文件中心在硬拷贝件上加盖红色“FORSUPPLIER”印章发放给采购管理部,采购管理部接收后应在分发记录上签字确认更新版本已收,并同时对旧版本进行收回作废签名承诺,然后负责将新版本转交给供应商,同时收回旧版本作废。SQE根据一定的频率定期去稽核供应商的文件、图纸…..等是否为最新有效(参考所附的文件控制流程图)。
6)按生产订单分发的图纸属一次性使用,文控人员在硬拷贝件上加盖红色“ONETIMEONLY”印章,并在分发记录单上登记,接收人签收。分发件在一次性使用后自动失效,由生产部负责销毁。
7)对于工程部设计开发中心所使用的草稿版的文件由工程部自行管理,可使用Draft印章进行简单的控制:
A.登记:工程部在新产品样品设计和制造阶段编制的图纸(Drawing)、工艺路线表(Routing)和经顾客批准的供应商清单(AVLlist),由设计开发中心登记。仅保存电子版的文件。
B.发放:制造件的图纸和工艺路线表仅随产品制造令(MO)发放到设计开发中心的制造小组,无须建立文件发放记录。采购件图纸和AVLlist发放到采购部和质量部,需建立文件发放记录。
C.更改:当草稿版的技术文件由于设计的原因或客户的更改要求进行升版时,工程部负责按发放记录收回旧版文件,发放新版文件。采购件图纸由采购部通知供应商作废,然后收回。
D.文件收回:当新产品准备进入小批量生产时,工程部会将原来的草稿版的图纸、工艺路线表和AVLlist更新升级为正式版。同时会通过Agile输入系统。此时任何草稿版的文件将自动作废。原发放给质量部和供应链部的和AVLlist将被收回。采购件图纸由采购部通知供应商并收回,然后发放正式
版采购件图纸。
5.5文件的更改
1)文件需要更改时,应由文件原设计或编制部门(人)直接把升级版本的软拷贝和一份硬拷贝原件送至文件中心。文件中心立即更新软拷贝及硬拷贝文件有效文件的清单。
2)文件更改的审核、批准一般情况下应由原审批部门及人员进行,当发生机构调整或原审批人不在职时应由替代职能部门及人员审批。
3)文件升级以后,原来低版本的文件即刻作废。作废文件由文件中心人员按原《文件分发记录单》逐本收回,作废文件和资料的原稿应加盖蓝色“OBSOLETE”印章,保存在文件中心,不作销毁,在有效的文件清单中加以标识。其它拷贝由文件中心收集后统一碎化销毁。按新《文件分发记录单》发放新硬拷贝件。需废止的文件,由起草人或指定人员填写《作废文件通知》交文件中心。
4)一般情况下文件更改由原编制或设计部门进行,更改非本部门设计或编制的文件,必须有原设计或编制部门的书面授权,并提供有关的背景资料。
5)文件中心接收到来自文件起草人或其接任者的通知,说明一个文件已经作废,不再有新版本取代,须将该文件的原件和通知一起移放到历史档案库中。具体程序同作废文件,作废文件保存一年。
6)所有程序文件,作业指导书保存三年。
5.7顾客提供的文件的控制
1)顾客提供的文件,包括软件,由文件中心负责登记,建立相应的文件清单,按受控文件方式管理。有关这些文件的更新,由项目经理控制。当这些文件需要更新时,项目经理或负责此项目的的工程师把新版文件送至DCC(包括软件)。若客户仅提供了软拷贝件,项目工程师根据需要打印出硬拷贝件送文件中心人员,文件中心人员加盖红色"RECEIVED"接受章,然后按项目工程师的要求发放硬拷贝件,旧版文件是否报废由项目工程师决定。所有这些顾客文件都视作顾客财产,在没有得到顾客的书面授权时,绝对不可扩散和传播。
2)质量部负责对发放到公司外部受控管理性文件的更改和作废的控制。
3)总经理负责公司内部执行的有关国家的法律、法规性文件的有效性。
4)顾客文件长期保持在文件中心。
5.8各类标准建立相应清单,由使用者直接向文件中心借阅。
5.9主要文件和资料的编号法则
1)质量手册的编号说明
WSC-SZ/QEM-**
手册的版本号
手册英文缩写
深圳z公司英文名称简称
图表1
2)质量体系程序文件的编号说明
WSC.SZ.*-YY
程序文件序号(从01开始的流水号)
质量手册中对应要素序号
深圳(英文缩写)
深圳z公司
*注:其中“*”是质量手册中对应的要素序号,对于管理程序中和质量管理程序有关的,按质量手册中的序号分配,无法并入质量手册的要素序号的文件,统一分配“4”。
3)管理/作业文件的编号说明
WSC.SZ.*****.YY
管理/作业文件序号(从01开始的流水号)
管理/作业文件分类名称(英文缩写)
深圳(英文缩写)
深圳z公司
4)产品文件的编号说明
由于产品文件的历史的多样性,继续使用它们的格式。一般它们的名称和它们的产品代码相对应。机柜产品称作PI,电子组装产品称作MPI。
5)质量记录的编号说明
Form*.*Y-ZIssueA
版本号(从1开始的流水号)
序列号(从1开始的流水号)
从a开始的流水号
质量手册中对应要素序号
6.0文件中心使用的样章
“分发”章
内部文件"原件"章
外部文件“收到”章
“非受控”章
“给供应商”章
"作废"章
"一次性使用"章
7.0文件控制流程图(见下页)
8.0执行本程序形成以下记录:
8.1《文件借阅记录单》
8.2《文件分发记录单》
8.3《作废文件通知》
附加说明
本程序由质量部提出
本程序由质量部起草,并负责解释
篇2:监理文件资料管理办法
1?范围
本文件规定了项目部工程监理项目部文件资料管理方法和基本要求。
本文件适用于项目部工程监理项目部文件资料管理工作。
2?引用文件和术语
Q/04-206.305-2006?工程档案管理规定
3?职责
3.1?总监理工程师
3.1.1?组织编写工程监理项目部文件管理规定,指定信息管理员。
3.1.2?明确监理信息流程。
3.1.3?组织整理工程项目的监理资料。
3.2?专业监理工程师
负责本专业监理资料的收集、汇总及整理,积极配合信息管理员做好本专业文件资料的管理工作。
3.3?信息管理员
根据工程监理项目部文件资料管理规定,实施文件资料的具体操作管理。
4?控制程序
4.1?明确监理信息流程
根据工程特点,结合监理现场实际情况,与业主协商确定监理信息流程,并通知工程项目建设参建单位。
4.2?建立监理信息编码规定
工程监理项目部文件的编号规则应参照《文件控制程序》中相关规定,结合监理现场实际予以制订。
4.3?工程监理项目部文件资料的登录和分类存放
在工程建设全过程中形成的有关文件资料,都应统一进行整理分类后传递给信息管理人员,进行集中收发和管理。
4.3.1?监理信息管理员在获得各种文件资料之后,首先要对这些资料进行登记,建立监理文件资料的完整记录。工程监理项目部对往来文件要建立记录台帐,台帐应有“往来文件名称、文件编号、接收人姓名、接收日期、是否需要对方反馈及反馈时间”等内容。
4.3.2?工程监理项目部文件资料主要包括工程项目服务过程文件、实施过程所要求的文件和来自于工程监理项目部外部的文件是工程监理项目部服务过程中的工作依据和工作成果。主要包括:
a)?监理合同;
b)?监理规划、监理细则;
c)?监理指令;
d)?监理工作日志;
e)?监理周(月)报;
f)?会议纪要;
g)?审核签认文件;
h)?工程质量认证文件;
i)?危险源、环境因素调查资料;
j)?工程款支付证明;
k)?工程验收记录;
l)?质量事故调查及处理报告;
m)?各种监理内部台账;
n)?工程施工文件资料;
o)?工程收函;
p)?勘察、设计文件;
q)?适用的法律、法规和标准、规范、规程、规定等;
r)?顾客提供的(包括设计图纸)资料等;
s)?涉及本工程项目的上级文件、批复文件、审查意见、组织间来往文件等。
4.3.3?工程监理项目部信息管理员应及时将文件资料分类存放,并建立目录。同时建立定期盘点机制,定期检查文件的关闭情况,对未关闭文件及时进行跟踪关闭。
4.4?建立工程监理项目部文件资料借阅台帐记录,工程监理项目部以外人员借阅资料应首先获得总监理工程师同意。
4.5?工程监理项目部发出文件应主题明确、用词准确、严谨;编、审、批签字齐全,标识明确。对于工程监理项目部负责组织的图纸会审及设计交底和工程协调及安全工作等会议,由工程监理项目部组织整理会议纪要,纪要内容要做到真实、规范、参与各方签字确认后按程序分发。工程监理项目部对外发出的文件一般应采用计算机打印。有条件的监理项目部应连接因特网,建立计算机信息网,以实现文件资料的管理规范化、快捷化。
4.6对于顾客提供的设计图纸等资料,由工程监理项目部信息管理员按专业分类管理登记,由专业监理人员验证其有效性后,填写“顾客财产登记表”。
4.7对监理现场使用的规程、规范等资料要认真审查,确保其处于有效期内;严禁使用无效版本和未加盖“有效”章的规程、规范。
篇3:A工厂管理文件资料控制程序
工厂管理文件和资料控制程序
1.目的
规定了质量体系管理文件在运行过程中的控制要求,以确保质量体系运行的各场合都能得到和使用相应文件的有效版本。
2.适用范围
适用于本厂质量体系运行中的管理文件和资料的控制活动。
3.定义
文件和资料的管理:指与质量体系有关文件的形成直到归档、更改、保管的全过程管理。
4.职责
4.1质保部质管室负责质量体系管理文件的控制和管理。
4.2各职能部门负责相关的管理性文件的编写,并负责各自专用文件及资料的管理。
5.工作程序
5.1文件的分类
5.1.1工厂的质量体系文件分为四个层次:
a.第一层次为《质量手册》;
b.第二层次为《程序文件》;
c.第三层次为《技术类文件》、《作业指导书》等;
d.第四层次为《质量记录》。
5.1.2文件和资料分为内、外部文件和资料以及受控文件和非受控文件。
5.2文件的编制
5.2.1《质量手册》在管理者代表领导下由质保部负责编制。
5.2.2《程序文件》由各职能部门主管负责编制。
5.2.3《技术类文件》、《作业指导书》等由技术开发部或有关部门负责编制。
5.2.4《质量记录》的第一版表式随《程序文件》一起编制。
5.2.5其它管理文件由相关职能部门负责编制。
5.2.6《质量手册》、《程序文件》、《技术类文件》、《作业指导书》、《质量记录》的编制格式和标识按照《质量体系文件编写导则》要求执行。
5.3文件的审批权限
5.3.1文件和资料在发布前由授权人员审批其适用性。
a.《质量手册》由管理者代表审核、厂长批准;
b.《程序文件》由有关职能部门主管领导审核、管理者代表批准;
c.《技术类文件》、《作业指导书》等由有关职能部门主管领导审定;
d.其它管理文件,属部门级工作文件由各部门主管审核,部门领导批准,属工厂级文件由部门领导审核、厂长批准。
5.3.2批准后的文件由质保部发布。
5.4文件的发放和使用
5.4.1文件管理部门负责文件的标识,文件受控目录由文件管理部门提出,管理者代表批准,受控文件加盖"受控文件"印章,并注分发号。
5.4.2文件的发放
a.《质量手册》按审批的范围发放;
b.《程序文件》按审批的范围发放;
c.其他文件的发放,按编制部门建议的范围经批准发放。
d.文件的发放由文件管理人员填写《文件发放领用登记表》,按批准发放范围发放文件。
5.4.3文件领用人在《文件发放领用登记表》上签名。领取具有唯一分发号和加盖"受控文件"印章的文件,便于控制。
5.4.4工厂内不得使用擅自复印的文件,一经发现由文件管理人员收回销毁。
5.4.5当文件严重破损影响使用时,文件使用人填写《文件领用申请表》到文件管理部门办理更新手续,文件管理员负责将破损文件销毁,并做好记录。
5.4.6当文件使用人将文件丢失,必须重新办理文件领出手续,但必须在领用中
做出说明(必要时作出检讨),文件管理员在补发文件时,注明丢失文件作废,必要时文件管理员通知有关使用部门,防止误用。
5.4.7对使用的文件不得随意涂改或抽取某页另外保存,如对文件理解不清时,由该文件的编制部门负责解释。
5.5文件的更改
5.5.1如文件需要更改时,应由文件更改提出人或提出部门负责填写《文件更改申请单》,说明更改原因,对重要的更改(如技术参数)还应附有充分的证明材料。
5.5.2文件更改的审核、批准应由原审批部门进行,若指定其他部门审批时,该部门应获得审批所需依据的有关背景资料。
5.5.3文件更改申请批准后,由文件管理员根据批准的《文件更改申请单》意见实施更改,并按《文件发放领用登记表》的名单发放更改后的文件,同时收回作废的旧文件,以确保各部门所使用的文件均为有效版本。
5.6文件的换版与作废
5.6.1文件更改一般以换页形式进行,但必须在更改状态栏中注明更改序号;文件需进行大幅度的修改,应进行换版,原版本文件作废,换发新版本。
5.6.2作废的文件由文件管理员按《文件发放领用登记表》收回并记录,作废文件加盖"作废"印章。需销毁的作废文件,由文件管理员填写《文件销毁申请表》,文件管理部门负责人批准后统一销毁。需作资料保留的作废文件,申请人填写《文件留用申请单》,经文件管理部门负责人批准后,由文件管理员加盖"作废留用"印章可留用。
5.7文件的管理
5.7.1文件经编制审核批准后,由文件管理员列入《质量体系文件清单》并填写《归档文件资料目录台帐》,存档保管,存入软盘的文件也由文件管理员例行归档登记、标识。为防止文件的丢失,所有存入软盘的文件均应有备份,每月检查一次。
5.7.2需临时借阅文件的人员,经文件管理部门负责人批准可借阅文件,借阅者应在指定日期归还文件,到期不归还者由文件管理员追回验收,原版文件一律不准外借,以防止丢失或缺损。
5.7.3文件编制部门的负责人每年进行一次适宜性审核(外来文件的审核,由技术开发部负责)。文件管理员应每半年全面检查各类在用文件的有效性,对于各使用者手中的文件,发现问题及时处理。
5.8文件的保存
文件的保存按规定的地点和方式有序存放,以便存取,质量文件的保存应严格管理,存放地点应具有防水、防火、防盗设施,以确保文件的完整性。
6.相关文件和记录
QR/SH05.01-01《质量体系文件清单》
QR/SH05.01-02《文件更改申请单》
QR/SH05.01-03《归档文件/资料目录台帐》
QR/SH05.01-04《文件发放领用登记表》
QR/SH05.01-05《文件销毁申请单》
QR/SH05.01-06《文件留用申请单》
QR/SH05.01-07《文件领用申请表》