OHS记录记录管理程序
OHS记录和记录管理
组织应建立和保持程序,用来标识、保存和处置职业安全健康记录以及审核和评审结果。
职业安全健康记录应字迹清楚、标识明确,并可追溯相关的活动。保存管理的职业安全健康记录应便于查阅、避免损坏、变质或遗失。应规定其保存期限并予以记录。
组织应保存记录,在适宜时用来证明符合本标准的要求。
l.理解要点
记录是OHS管理体系中不可缺少的部分。只有把组织的真实的OHS活动予以记录,才能清晰地了解管理体系的运行情况。
根据有关法律、法规要求和OHSMS标准要求,确定需要保存的记录:如事故记录、投诉记录、培训记录、职业卫生的监测记录、紧急事件及应急措施的记录、不符合情况的纠正记录、内部审核记录、管理评审的记录等。
组织经常出现由于记录的缺乏,而无法澄清责任,无法进行回顾和评价的情况,记录可以使管理者、审核人员了解体系以往的运行情况,体现可追溯性,便于掌握事件的真实面目。
记录的标识、收集、编目、归档、贮存、维护、查阅、保管和处置是记录管理的重要内容。
2.审核要点
1)组织是否建立和保持记录管理的文件化程序。
2)描述OHSMS各要素的程序文件是否明确所产生的OHS记录。
3)记录是否填写正确完整,字迹清晰,能准确地识别,当事人是否签字。
4)记录的保存是否有适宜的环境和条件,是否便于查找和借阅,并做到防止丢失和损坏。
5)组织是否规定了各种应保存的记录的存放年限。
6)所有记录是否真实可靠,具有可追溯性和可见证性。
篇2:QMS质量手册质量记录控制程序
QMS质量手册:质量记录控制程序
1.目的:
对质量管理体系所要求的予以控制,以提供对产品、过程和体系符合要求及体系有效运行的证据。
2.适用范围:
本程序适用证明产品、过程和体系符合要求和质量管理体系有效运行的记录。
3.职责
3.1综合部是记录的归口管理部门;
3.2公司各部门指定专人负责质量记录的收集、编目、归档或贮存处理工作;
3.3各部门负责人负责批准本部门编制的质量记录格式;
3.4记录人员填写质量记录应及时、字迹清楚,使用签字笔和钢笔填写,各栏目应填全。
4.工作程序
4.1记录格式
4.1.1综合部制订《质量记录清单》,将公司所有与质量管理体系运行有关的记录汇总,内容包括记录的名称、编号、产生部门、保存期限、保存部门等。各部门应将本部门使用的质量记录清单交综合部备存。
4.2记录的标识:见《文件控制程序》
4.3收集、编目、移交
4.3.1记录分别由各部门负责收集和整理编目,保证各项记录完整。
4.3.2质量管理体系记录按《质量记录清单》的规定进行收集整理、编目、移交。
4.3.3填写要求:填写及时,内容正确完整,字迹应清晰,能准确识别,签全名;不得随意更改、涂抹,如发现数据填写错误,要用划线的方式进行更正,并签名、注上日期。
4.3.4记录的形式可以是卡片、表格、图表、报告;也可以是拷贝、磁带、软盘或胶片。
4.4保管、贮存、归档
4.4.1记录指定专人保管,归档记录在归档时由保管人员进行审查,内容有:记录是否齐全、填写是否缺漏、不署姓名和日期和传真件。
4.4.2记录放置在干燥处,应防止损坏、变质和丢失。保管方式要分类、分项,易于查找,便于存取,为有关方面查阅提供方便,借阅参照《文件控制程序》。
4.5记录的发放、借阅和复制
4.5.1各部门向综合部领用所需记录的空白表,应填写《文件领用登记表》;
4.5.2各部门保管的记录需要借阅或复制,要经相应部门负责人批准并填写《文件借阅、复制登记表》。
4.6处理
4.6.1记录保存期满,没有再保存价值时,由保管人员提出申请填写《文件销毁申请表》,经管理者代表审批后,统一销毁。
4.6.2记录由综合部规定其保存期限,保存期满后,经公司管理者代表审查认为暂时还不能销毁时,要加以标识,注明继续保存期限,继续保存下去。
5.相关文件
5.1《文件控制程序》4.2.3
6.标准表格
6.1《质量记录清单》
6.2《文件领用、回收记录》
6.3《文件借阅、复制登记表》
6.4《文件销毁申请表》
篇3:某工厂质量记录控制程序
工厂质量记录控制程序
1.目的
确保质量记录的有效性、完整性,为质量体系有效运行和产品质量是否符合要求提供客观证据,并为有追溯性要求的场合提供证实。
2.适用范围
适用于所有与质量有关的质量记录(包括电子媒体)以及来自分承包方和顾客质量记录的控制活动。
3.定义
3.1记录:为已完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。
4.职责
4.1质保部负责质量记录的归口管理,负责对质量记录标识、样式适用性的审核和确认,并汇编质量记录清单目录。
4.2各职能部门负责本职能范围内的专业性质量记录的收集、整理、编目、归档、分发、保存和管理。
4.3记录人员负责认真填写,保证质量记录真实、清晰、完整、可辨。
5.工作程序
5.1质量记录的形成及其范围
5.1.1质量记录是体系文件的组成部分。根据质量可追溯性要求和质量活动的需要,各部门在编制程序文件的同时制定与各程序文件相适应的记录表单,在质量记录表单投入使用前,由各部门上报质保部进行适用性审核和确认。
5.1.2根据产品性能要求,为证实产品的质量符合规定要求和质量体系运行有效,所产生与质量体系相适应的各种质量记录,均需受控。
5.1.3质量记录包括与质量体系运行有关的记录、与产品有关的记录、来自顾客和分承包方的质量记录。
5.2质量记录的管理要求
5.2.1质量记录的标识
a.质量记录的标识应与相应质量体系程序文件中设定的编号保持一致,具有唯一性。
b.质量记录的标识标志在记录表右上角的适当位置。
5.2.2质量记录的编目
a.为便于质量记录管理、检索和查阅,质量记录由质保部负责编目。
b.质保部每年对各部门质量记录的适用性进行一次核查,作适当增删。
5.2.3质量记录的填写要求
质量记录应正确填写,字迹清晰,不得任意涂改,内容完整。
5.2.4质量记录的收集
质量记录由职能部门每月收集一次,审查记录的完整性和准确性,并进行分类整理,装订成册并归档保管。
5.2.5质量记录的贮存
a.质量记录应有专柜保存,便于检索;
b.贮存环境应防火、防潮;
c.采取其它媒体形式的质量记录,如存贮在电子媒体上的质量记录应注意防潮、防压、防磁,另外还必须保留原始记录,以免贮存内容丢失;
d.对重要记录,必要时须用双备份方式归档;
5.2.6质量记录的保存
质量记录保管期限需根据国家法令法规、行业通用准则、顾客特殊要求和产品责任方面要求制订,并写入《质量记录清单》中,对于以下记录须遵守的最低保存期:
(1)产品/过程认可文件、工装记录、采购和销售合同/订单及修改单、模具检验报告须在该产品停产后再保存一个日历年;
(2)控制图、检验记录、试验报告、质量控制卡、PPM报告等质量业绩记录保存二年;
(3)内部质量体系/过程/产品审核报告、管理评审报告保存三年;
(4)所有涉及到产品安全性的质量记录至少保存15年。
5.2.7质量记录的查阅
a.本厂职工因工作需要查阅质量记录,应填写借阅/归还登记表,本部门负责人批准,在资料室内查阅,如需外借,由管理人员提供复印件,并应按规定期限归还;
b.合同要求时,在商定期内质量记录可提供给顾客或其代表评价时查阅,查阅手续由质保部办理,需厂长批准。
5.2.8质量记录的处理
a.已超过保管期的或无参考价值的质量记录,由记录保管部门负责人提出申请、填写《质量记录销毁申请单》后,报质保部审批,方可销毁;未列入归档范围的质量记录需销毁的,由部门负责人审批后,方可销毁。
b.质量记录的销毁必须要有销毁记录,填写《质量记录销毁清单》。
5.2.9质量记录格式的修改
a.质量记录格式需要修改时,填写《质量记录格式审批表》,并附表样,由质保部审批。
b.修改后的质量记录格式启用时,责任部门负责将原质量记录表收回,交质保部统一处理。
5.3质量记录的分析评定和分发
5.3.1单独的报告、周期性连续报告和状态报告应被分析评定,如:
a.合同评审的证明;
b.检验与试验的证明;
c.产品认可/过程认可;
d.能力证明(人/机器包括模具/组织的质量能力);
e.质量审核(体系、过程、产品审核);
f.材料检验;
g.校准;
h.质量控制图;
i.索赔;
j.所实施的纠正措施的证明;
k.质量成本的证明;
l.过程成本的证明;
m.质量损失的证明;
n.预防性保养记录。
5.3.2工厂各部门主管针对有责任的质量记录进行定期分析评定,编制分析报告,提交管理者代表审批。
5.3.3经审批后的分析评定报告由质保部分发给各个责任部门使用。
6.相关文件和表单
QR/SH16.01-01《质量记录销毁申请单》
QR/SH16.01-02《质量记录销毁清单》
QR/SH16.01-03《质量记录格式审批表》
QR/SH16.01-04《质量记录借阅/归还登记表》