《电子邮件管理办法》
电子邮件管理办法
第一章总则
第一条公司电子邮件系统具有最高域名，该域名代表了公司的身份。为了建立合理有效的电子邮件系统管理制度以保障邮件服务器以最佳的状态进行工作，避免邮件服务器遭到各类攻击，避免发生滥用电子邮件信箱等情况，制定本制度。
第二条公司员工有权使用公司的电子邮件系统。公司保留调整用户邮箱大小的权利，保留处于特殊情况下暂停、关闭或删除邮件账户的权利。
第三条电子邮件账户的种类、申请、开通、修改、注销：
1、电子邮件账户分为公司特殊账户、员工账户和邮件
组。内勤员工的电子邮件账户使用一般为员工账户。公
司可根据需要开通或关闭特殊账户或邮件组，账号或邮
件组开通时必须设定专属的管理人员进行管理；
2、公司每一个正式内勤员工在入职后由人事行政部向
信息技术部发出电子邮件账户开通申请；
3、信息技术部根据人事行政部发出申请，开通其相关
员工账户后通知人事行政部，再由人事行政部告知此被
员工相关邮件账户信息。如因特殊问题信息技术部未能
开通相关账户，信息技术部将与人事行政部进行沟通，
待问题协商解决后再由信息技术部开通相关账户；
4、账户使用人异动时，人事行政部应该按情况及时通
知信息技术部修改相关信息；
5、账户使用人离职时，人事行政部应该及时通知信息
技术部注销相关电子邮件账户；
第二章电子邮件账户的配置
第四条公司邮件账户地址的设置方案为姓名的拼音加“名全拼.姓全拼@如账户地址有重复的，新账户为姓名的拼音后加标识数字加“@如：有一个重复的张三，新账户地址为“san.zhang@有两个重复的张三，则新账户地址为“san.zhangsan1@
1、公司一般用户的邮箱大小为500M；
2、最大接收或发出的一份邮件大小（含附件）为2M。
第五条用户在使用电子邮件服务过程中，必须遵循以下原则：
1、员工账户仅限员工本人使用，禁止将账户转借他人
或借用他人账户。信息技术部为每个内勤员工配发一个
用户账号及相应的密码，该用户账号和密码由该员工负
责保管；该员工应当对以其用户账号进行的所有活动和
事件负法律责任；
2、特殊账户使用人未经公司同意禁止将账户转借他人
使用；
3、遵守国家的有关法律和法规；
4、不得为任何非法目的而使用电子邮件服务系统；
5、遵守所有与电子邮件服务有关的网络协议、规定和
程序；
6、不得利用电子邮件服务系统传输与工作无关的信息
资料；
7、不得利用电子邮件服务系统对外发送有关公司不允
许对外发布的信息资料，如有违反，账户使用人必须承担导致的一切后果及损失；
8、不得利用电子邮件服务系统进行任何可能对互联网
的正常运转造成不利影响的行为；
9、不得利用电子邮件服务系统传输任何骚扰性的、中
伤他人的、辱骂性的、恐吓性的、庸俗淫秽的或其他任何非法的信息资料；
10、不得利用电子邮件服务系统进行任何不利于公司网
络的行为；
11、如发现任何非法使用用户账号或账号出现安全漏洞
的情况，应立即通知公司信息技术部；
12、承担由自身行为导致的一切后果及损失。用户可能
由于自身原因造成的任何直接、间接、偶然、特殊及后
续的损失，如：不正当使用信箱服务；在网上购买商品
或服务；在网上进行交易等。所以信息技术部在此郑重
提醒用户有这种损失的可能性；
第三章信息技术部的责任和权利
第六条维护电子邮件服务器的运行、内容的定期备份和故障恢复工作；
第七条因邮件服务器维护而必须暂时停止服务时，应提前以网站公告、群发信件等方式通知用户；
第八条对用户的用户名（账号）、密码、邮箱容量进行管理；第九条系统管理人员要尊重用户邮件内容的隐私权；电子邮件系统软件本身具有为用户邮件内容保密的能力，如系统管理人员不能看到用户密码，但可以在用户忘记密码时为用户重新设置密码。服务器管理人员未经允许不得更改用户的密码，不得在未获得用户本人许可的情况下阅读用户邮件内容。不得将邮件备份用于系统恢复以外的其它用途；
第十条系统管理员有权利和责任配合公司、国家特定机关进行垃圾邮件的检查和过滤；
第四章免责声明
第十一条不推荐用户使用电子信函传输涉及个人或他人隐私的信息，公司对用户信函内容造成的一切后果不承担任何
责任；
第十二条建议用户把读过的信件从服务器上删除。公司对系统由于遭受不可抗拒之原因而导致的用户信函损失不承担责任。发信前请认真核实收信人地址，系统对于因地址错误造成退信以及因此带来的损失应由用户承担；
第十三条公司不保证电子邮件服务一定能满足用户的全部要求，也不保证电子邮件服务不会中断，对电子邮件服务的及时性、安全性、准确性也都不作保证。
第五章服务变更、中断或终止
第十四条如因系统维护或升级的需要而需暂停网络服务，公司将尽可能事先进行通告；
第十五条如发生下列任何一种情形，公司有权随时中断或终止向用户网络服务而无需通知用户：
1）利用网络故意传播不健康信息；
2）违反信息安全保密条例造成失密；
3）利用电子信函对他人进行骚扰；
4）盗用、破坏他人账号；
5）其它违犯有关网络信息安全管理条例的行为；
以上各条一经核实，公司有权立即关闭账号并按公司有关规定对用户进行处理。
第六章用户权利和义务
第十六条用户应定期清理其过期邮件，以确保整个电子邮件和该信箱的正常运作和顺畅；
第十七条电子邮件的内容应以善意的使用为原则；
第十八条用户应对其因使用电子邮件不当而导致个人权益受损，负完全的责任。如因他人的滥用（任意广播"垃圾"），而导致权益受损的被害人，有权将该封邮件传给信息技术部进行处理；
第十九条邮件内容为其它公司的商业性公告文件，不得利用电子邮件作为其传播媒体；
第二十条邮箱密码遭他人篡改时，邮箱使用人可向信息技术部提出要求更改密码；
第二十一条用户必须同意保障和维护公司网络及其他用户的利益，如因用户违反有关法律、法规或本协议项下的任何条款而给公司网络或任何其他第三人造成损失，用户必须承担由此造成的损害赔偿责任。
篇2:物业公司电子邮件管理办法（二）
物业公司电子邮件管理办法(二)
一、规范目的:高效规范的传递信息,尽快实现办公自动化
二、适用范围:公司所有电子邮件及其传递和存档
三、内容:
1、邮件发送者应填写主题,主题要求简明扼要,凡是没有主题的文件,收件人未及时阅读或批复而造成的后果及责任,由邮件发送者按公司制度承担。
2、发送邮件时,发送者应在电子邮件中注明中文姓名、部门、发送日期,如果有说明的简短文字,也应在电子邮件正文中写清楚。
3、篇幅中少于一百字的文字,直接作为电子邮件正文输入。篇幅超过一百字的文件使用office软件编辑输入,并将office文件作为电子邮件的附件传送。
4、对于请示、报告、申请、文件、讨论稿等征求意见性质的邮件,被征求意见或被请示者为收件人,其他需要了解邮件内容者为被抄送人。收件人应及时答复发件人,被抄送人可不答复。
5、所有部门经理及部门邮件管理人员在每天上班后、下班前必须查看邮件,以便及时阅读和处理公司的信息。由于阅读邮件不及时而导致未能按通知要求参加会议、未能按要求完成公司安排的各项工作任务等,按公司制度追究其相应责任。
6、凡是没有正式定稿的文件,报告、表格等一般情况不得打印。
7、为了减轻公司邮件的负荷,工作人员不要使用电子邮件系统传送与工作无关的邮件。
8、公司总办应指导和协助职员对电子邮件进行档案管理,作为部门用户应指定一文件管理员负责文件收发及传递信息,并报总办备案。
四、邮箱管理
1、总办负责按公司部门及岗位设置建立相应的邮箱。
2、邮箱使用者应保护好邮箱密码,如果发现密码泄露,请及时做出更改申请。
3、如果没有得到授权,不能查看他人邮箱内容。