会务接待主管工作职责与职位要求
职位描述：
工作职责:
1、负责公司会务和重要客人的商务接待与组织工作；
2、负责会所餐饮区及各功能区的礼仪接待工作，并积极做好与各部门的沟通工作；
3、编制、整理会所接待的各类文件，并记录重要宾客的个人习惯，喜好及特殊要求；
4、熟练掌握公司概况，能够回答客人提出的一般性问题，提供常规的非保密信息；
5、部分办公室行政工作，包括物品领用登记、库存管理、设备维护保修等；
6、完成上级交代的其他临时性工作；"
职位要求:
1、有3年以上的五星级酒店高端会所、行政接待工作经验优先；
2、大专学历，酒店管理、旅游、公关、航空专业优先；
3、形象气质佳，年龄25-38岁；
4、为人热情大方，举止文雅得体，亲和力强，有良好的沟通和语言表达能力；
5、工作积极互动，有责任心，有时间观念和保密意识，具有良好的服务精神；
6、熟练掌握会议，会所接待和管理事项；"
篇2:物业会务接待工作流程服务细则
物业公司会务接待工作流程及服务细则
礼仪接待组负责局总部办公区局领导和四公司领导办公室卫生日常保洁和7楼、6楼、4楼、3楼会议室及多功能厅会务接待工作。接待工作中主要有仪容仪表仪态、工作时间、领导办公室卫生清洁、接待会议以及随机性事务处理五方面:
(一)仪容仪表仪态注意事项
1.仪表:工作时必须着工装上班,配戴统一配置(丝巾、工牌)。
2.仪容:保持面部干净,化淡妆。工作中耳部和手部不可配戴饰品(手表除外)。
3.仪态:微笑式服务,笑容自然亲切。言谈举止得体大方。
(二)工作时间注意事项
1.正常工作时间每天早8:40--8:45分打开七楼礼仪接待组办公室门(在9:10分之前要保持办公室门敞开,以示我们工作人员已经到岗)。
2.不论有无会议,每天先备两壶热水,为临时通知会议急用。无会议通知就在办公室坐班。
3.从当天开展工作的第一刻起,对于每一件事都要做好工作笔记,以便查询。
4.前一天在下班之后清洁领导办公室卫生时,如有取回已批阅的文件,要在次日9:30之前交于总经理办公室主管文件的工作人员,并做好记录,其中包括批阅文件的标题、哪位领导已批阅、文件字号等,以防文件丢失我们有据可查,便于查询。
5.到收发室取回各领导当天的报纸,并按照《局领导当年报刊订阅表》开始逐一分类和分配。尽量在上午10:30--11:00送入各领导办公室。
6.中午11:40到二层小餐厅接待领导用餐,必须提前做到五件事:1〉打开小餐厅门;2〉检查小餐厅卫生;3〉核对消毒柜领导用餐碗具姓名与编号相符;4〉熟知当天午餐饭菜花样;5〉将饭菜花样告知用餐领导,征询并按个人要求确保无误送到。
7.下午一点上班,有会议接待会议,无会议就在办公室等待处理总经办或其他领导以及各部门(各公司)随时交办的其它工作任务。
8.及时了解哪位领导不在办公室,可在下午4:30之后有计划安排清理各层领导办公室卫生。
9.清洁完各领导办公室卫生,在离开办公室之前,记得查看当天的工作记录,次日有无重要事情以及会议安排,力争做到第二天的工作顺利开展。
(三)领导办公室卫生清洁
1.礼仪式敲门:握紧拳头用中指轻轻敲动,每次连续三下(1、2、3),连续三次,每次中间间隔两秒,等无人应答时,再用钥匙开门,开门后先称要进入房间的称谓,**总:您好!如无反应,才方可进入。
2.1〉进入主要领导办公室清洁工作流程依次是:茶杯--烟灰缸--垃圾筐--桌面、茶座、书架--窗台--花盆--洗手间(整体浴室、整体面池、马桶、地面)。2〉进入其余局领导及四公司领导办公室工作流程依次是:茶杯--烟灰缸--垃圾筐--桌面、茶座、书架--窗台--花盆--洗脸盆。
3.检查事项:1〉有无要带回的批阅件;2〉抽纸是否还需配备;3〉瓶装纯净水是否需要再备;4〉饮水机是否还要续水。注明:每次另需检查主要领导洗手间配置生活用品(卫生纸、香皂、毛巾)等。
4.收拾完毕,出办公室切记锁好房门。
(四)接待会议
1.会前筹备:1〉确定会议地点;2〉确定会议名称和参会人数;3〉清洁会议室卫生并将桌椅摆放整齐;4〉和总经办做好沟通,确保会议要求和服务标准;5〉根据季节性掌握续水标准要求。6〉提前半小时将会议室门、灯打开,并备好茶叶、水和抽纸。
2.会中服务:〈1〉续水:1〉等会议开始,领导就坐,从本次参会的最高领导(或主宾)处依次加水;2〉夏季第一次续水10--15分钟,依次是15--20分钟,第三次以后每25--30分钟续水。冬季第一次续水15--20分钟,第二次续水20--25分钟,第三次以后每25--30分钟续水。〈2〉解决随机问题:1〉指引不了解会场周围环境的入会人员上洗手间;2〉传递文件〈3〉休会期间:大型会议在休会期间为领导更换茶杯。〈4〉接待会议途中,要确保业务联系畅通,在办公室无人情况下,桌面必须有留言条,告知来人去向,并留下本人移动电话号码。移动电话随时随地带于身上,设置为振动模式,以便及时联系。
3.会后服务:〈1〉会议结束提醒参会人员带好自己物品;〈2〉待人员走完,检查有无遗忘物品;〈3〉清洁会场卫生。
(五)随机性事务处理
1〉领悟清楚各位领导交办事宜;2〉做好相关记录;3〉以及时、高效、优质的服务方式处理并完成。
篇3:客户服务部会务接待操作流程
客户服务部会务接待操作流程
1.0目的
规范会务的操作流程,提高对客服务的品质。
2.0适用范围
适用于客户服务部对会务贵宾来访的全程接待服务过程及对工作要求。
3.0职责
3.1负责会务人员的接待与引导。
3.2负责会务的茶水及果盘的布置。
3.3负责会务安排的衔接工作。
3.4负责接待区域的全面清洁工作。
4.0操作流程
4.1接待前的准备工作
4.1.1客户服务部人员通过不同渠道接到会务召开贵宾来访的通知,应及时上报部门经理,由部门经理领导负责与相关部门联系,确定来访客户的单位、人数、要求、抵达时间及注意细节等,并填写《会务贵宾接待工作单》;
4.1.2部门经理做具体的接待准备工作安排:
4.1.2.1迎宾人员的仪容仪表,服务礼仪及规范的服务用语;
4.1.2.2工作人员的仪容仪表,预备茶、饮料、果盘、纸巾、烟灰缸等,并须提前半个小时通知环境管理部对会场、接待室进行全面的卫生清理和对室内通风、门窗,专职管家进行对灯光、投影仪、会议室卫生等全面检查;
4.1.2.3样板间人员的仪容仪表,加强主动服务意识,为来访客户穿戴鞋套,并提醒客户在参观过程中的注意事项(小心地滑等);
4.2接待服务的流程
4.2.1在客户预计到达前半个小时,工作人员应在会场接待室内准备好果盘、烟灰缸、纸巾等,再次对会场进行全面检查;
4.2.2客人来访时,迎宾人员应主动为客人引导到会场接待室,在引领过程中,迎宾人员应走在客人的斜前方边侧2-3步左右处,将中间位置让给客人,在须转弯时,迎宾人员还应以手势对客人示意:这边请!
4.2.3在客户到达会场接待室入座后五分钟之内,及时托送茶水和香巾,并填写《茶水出单统计表》,对器皿进行统计;
4.2.4会务过程中,须留一名工作人员在现场(会场外)等候和巡视,每间隔十五分钟进入会场接待室为客户服务(加茶水、换烟灰缸等),并保证安静的会务接待环境和会议内容的保密性;
4.3会议贵宾接待结束工作
4.3.1迎宾人员做到"来有迎客声,去有欢送声",欢送客人,并主动为客人推开门,如客人有提拿行李、物品,可主动为客人提拿或撑打雨伞等;
4.3.2客人参观完样板间离开时,样板间接待员应主动为客人回收鞋套,并欢送客人:欢迎下次光临,请慢走!
4.3.3工作人员在会议结束后,及时的清理会场接待室的接待物品,回收茶水杯、果盘、烟灰缸,并及时做好记录。
4.3.4各岗位负责人及时填写《会务贵宾来访工作单》,总结接待工作的经验与不足之处,以便后期的改进。