存货管理基本制度

存货管理基本制度

1.总则

1.1.存货管理制度制定目的

为了加强本公司对存货的管理和控制，保证存货的安全完整，提高存货运营效率，保证合理确认存货价值，防止并及时发现和纠正存货业务中的各种差错和舞弊，根据国家有关法律法规、《企业内部控制基本规范》及本公司章程，制定本制度。

1.2.存货的定义

本制度所称存货，是指本公司在日常活动中持有以备出售的商品、提供劳务过程中耗用的材料和物料等，主要包括各类商品、周转材料等。

公司代销、代管存货，委托加工、代修存货也适用于本制度规范范围。

1.3.本制度以及本制度框架下的各级分制度和附件以防范公司存货管理中的下列但不限于下列风险为目的：

1.3.1.存货预算编制不科学、采购计划不合理，可能导致存货积压或短缺;

1.3.2.验收程序不规范、标准不明确，可能导致数量克扣、以次充好、账实不符;

1.3.3.存货仓储保管方法不适当、监管不严密，可能导致损坏变质、价值贬损、资源浪费;

1.3.4.存货领用发出审核不严格、手续不完备，可能导致货物流失;

1.3.5.存货盘点清查制度不完善、计划不可行，可能导致工作流于形式、无法查清存货真实状况;

1.3.6.存货报废处置责任不明确、审批不到位，可能导致企业利益受损。

1.4.公司在制定本制度时，重点关注的关键控制点：

1.4.1.职责分工、权限范围和审批程序应当明确规范，机构设置和人员配备应当科学合理;

1.4.2.存货请购的事项应当明确，请购的依据应当充分适当;

1.4.3.存货管理控制流程应当清晰严密，存货管理原则及程序应当明确规范;

1.4.4.存货的确认、计量和报告应当符合国家统一的会计准则制度的规定。

2.岗位分工及授权批准

2.1.存货业务的不相容岗位至少包括：

2.1.1.存货的请购、审批与执行：

2.1.1.1.自营存货的请购、审批与执行：自营存货的请购由各经营单位根据实际销售情况提请购申请，经各门店负责人批准后采购;

2.1.1.2.联营存货的请购、审批与执行：联营单位存货可自行采购，报门店备案后由联营商家自行采购。

2.1.2.存货的采购到货后由各分店仓储保管人员进行验收，验收合格后报财务部门付款;

2.1.3.购入存货的由各分店仓储保管人员保管，财务部门负责相关账务记录;

2.1.4.存货发出由柜台营业员提出申请报各门店总经理审批后送财务部门进行账务处理;

2.1.5.需处置的存货由柜台提出申请报分店总经理审批后由财务部门负责记录。

2.2.公司应当配备合格的人员办理存货业务。办理存货业务的人员应当具备良好的业务知识和职业道德，遵纪守法，客观公正。公司要定期对员工进行相关的政策、法律及业务培训，不断提高他们的业务素质和职业道德水平。

2.3.公司应当对存货业务建立严格的授权批准制度，明确审批人对存货业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理存货业务的职责范围和工作要求。

2.4.审批人应当根据存货授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理存货业务。

2.5.公司内部除存货管理部门及仓储人员外，其余部门和人员接触存货时，应由相关部门特别授权。必要时，存货管理部门内部也应当执行授权接触。

2.6.公司可以根据业务特点及成本效益原则选用计算机系统和网络技术实现对存货的管理和控制，但应注意计算机系统的有效性、可靠性和安全性，并制定防范意外事项的有效措施。

3.请购与采购制度

3.1.采购申请管理制度：公司应当明确请购相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序;

3.2.公司应当根据仓储计划、资金筹措计划、销售计划等制定采购计划，对存货的采购实行预算管理，合理确定存货的比例;

3.3.公司应当指定专人逐日根据各种存货的采购间隔期和当日存货的库存量，分析确定应采购的日期和数量，据此进行再订购，尽可能降低库存或实现零库存;

3.4.公司确定采购时点、采购批量时，应当考虑公司需求、市场状况、行业特征、实际情况等因素;

3.5.公司应当对采购环节建立完善的管理制度，确保采购过程的透明化。公司应根据预算或采购计划办理采购手续，预算外或计划外采购需经严格审批;

3.6.公司应当根据预算有关规定，结合本系统的业务特点编制存货年度、季度和月份的采购、生产、存储、销售预算，并按照预算对实际执行情况予以考核;

3.7.存货采购和审批程序应当符合有关规定。

4.验收入库与保管制度

4.1.公司应当对入库存货的质量、数量、技术规格等方面进行检查与验收，保证存货符合采购要求。

外购存货入库前一般应经过下列验收程序：

4.1.1.检查订货合同协议、入库通知单、供货企业提供的材质证明、合格证、运单、提货通知单等原始单据与待检验货物之间是否相符。

4.1.2.对拟入库存货的交货期进行检验，确定外购货物的实际交货期与订购单中的交货期是否一致。

4.1.3.对待验货物进行数量复核和质量检验，必要时可聘请外部专家协助进行。

4.1.4.对验收后数量相符、质量合格的货物办理相关入库手续，对经验收不符合要求的货物，应及时办理退货、换货或索赔。

4.1.5.对不经仓储直接使用的存货，应当采取适当的方法进行检验。

4.2.公司应当建立存货保管制度，仓储部门应当定期对存货进行检查，加强存货的日常保管工作：

4.2.1.因业务需要分设仓库之情形，应当对不同仓库之间的存货流动办理出入库手续。

4.2.2.应当按仓储物资所要求的储存条件贮存，并建立和健全防火、防潮、防鼠、防盗和防变质等措施。

4.2.3.贵重物品、精密仪器和危险品的仓储，应当实行严格审批制度。

4.2.4.公司应当重视低值易耗品、周转材料等物资的管理控制，防止浪费、被盗和流失。

4.3.存货管理部门对入库的存货应当建立存货明细账，详细登记存货类别、编号、名称、规格型号、数量、计量单位等内容，并定期与财会部门就存货品种、数量、金额等进行核对。

4.4.库记录不得随意修改。如确需修改入库记录，应当经有效授权批准。

4.5.对于已售商品退货的入库，仓储部门应根据销售部门填写的产品退货凭证办理入库手续，经批准后，对拟入库的商品进行验收。因产品质量问题发生的退货，应分清责任，妥善处理。对于劣质产品，可以选择修复、报废等措施。

4.6.公司应当根据自身的生产经营特点制定仓储的总体计划，并考虑商场布局、商品流程、卖场摆放等因素，相应制定人员分工、实物流动、信息传递等具体管理制度。

4.7.存货的存放和管理应指定专人负责并进行分类编目，严格限制其他无关人员接触存货，入库存货应及时记入收发存登记簿或存货卡片，并详细标明存放地点。

4.8.存货采购应当按照国家统一的会计准则制度的规定进行初始计量，正确核算存货采购成本。

5.存货的领用与发出制度

5.1.公司应当建立严格的存货领用流程和制度。公司各部门领用材料，应当持有生产管理部门及其他相关部门核准的领料单。超出存货领料限额的，应当经过特别授权。

5.2.公司应当建立严格的存货发出流程和制度。存货的发出需要经过相关部门批准，大批商品、贵重商品或危险品的发出应当得到特别授权。仓库应当根据经审批的通知单发出货物，并定期将发货记录同销售部门和财会部门核对。存货发出的责任人应当及时核对有关票据凭证，确保其与存货品名、规格、型号、数量、价格一致。

5.3.企业财会部门应当针对存货种类繁多、存放地点复杂、出入库发生频率高等特点，加强与仓储部门经常性账实核对工作，避免出现将已入库存货不入账或已发出存货不销账之情形。

6.存货盘点与处置制度

6.1.公司应当制定并选择适当的存货盘点制度，明确盘点范围、方法、人员、频率、时间等;

6.2.企业应当制定详细的盘点计划，合理安排人员、有序摆放存货、保持盘点记录的完整，及时处理盘盈、盘亏。对于特殊存货，可以聘请专家采用特定方法进行盘点;

6.3.存货盘点应当及时编制盘点表，盘盈、盘亏情况要分析原因，提出处理意见，经相关部门批准后，在期末结账前处理完毕;

6.4.仓储管理人员应通过盘点、清查、检查等方式全面掌握存货的状况，及时发现存货的残、次、冷、背等情况。仓储部门对残、次、冷、背存货的处置，应当选择有效的处理方式，并经相关部门审批后作出相应的处置;

6.5.存货的会计处理，应当符合国家统一的会计准则制度的规定。公司应当根据存货的特点及企业内部存货流转的管理方式，确定存货计价方法，防止通过人为调节存货计价方法操纵当期损益。计价方法一经确定，未经批准，不得随意变更。仓储部门与财会部门应结合盘点结果对存货进行库龄分析，确定是否需要计提存货跌价准备。经相关部门审批后，方可进行会计处理，并附有关书面记录材料。

验收入库与保管制度

1.存货验收制度

1.1.各分店负责质检的办事人员应对来货“订单”进行检查，验货原则：订货数量=实际送货数量，供货商多送的货不能收，严格按照“订单”收货对于有损坏的商品一律拒收。

1.2.各分店负责质检的办事人员在对供应商所持“订单”查验合格后，指派相应商品区域理货员与供货商送货员凭供应商所持本公司的“订单”点验实物，认真核对商品名称、规格、编码保质期等信息，并准确填写每个商品实收数量。若有破损商品，则要求供货商带回，破损商品不能入库;若有供货商送货单某个(些)商品名称或条码等信息与“订单”上的某个(些)有差异，则这(些)商品信息上报营运管理部协调处理，不予收货，其他正常商品，继续以下步骤。

1.3.验货完毕后，理货员与供货商送货员在已填写实收数量的“订单”的签字，然后将“订单”传给营运管理部录入员，录入员根据“订单”制作“进货单”并打印，供货商送货员到录入员处领取“进货单”一式两联，再次与理货员校对验货商品与数量，核对无误后，理货员与供货商送货员签字，并加盖商品收货章，“进货单”供货商送货员携一联带回。

1.4.理货员凭“进货单”的另外一联上商品的库区库位对商品进行对照陈列，陈列完毕后“进货单”交营运管理部负责质量的办事人员。

1.5.厂家送货单一联，“进货单”一联，由营运管理部负责质量的办事人员集中汇总转交给总部财务部。

2.存货保管制度

2.1.仓库防火制度

2.1.1.保持防火通道畅通无阻，通道上不得有一件物品;

2.1.2.保证防火器材完好有效;

2.1.3.严禁烟火，任何人不得在库内吸烟和使用打火机、火柴等;

2.1.4.严禁存放易燃、易爆物品;

2.1.5.任何机动车辆不得进入库房。

2.2.仓库防水制度

2.2.1.每逢雨雪，库管员要认真检查库房有无漏水之处和地面返潮对货物的影响。发现问题，及时向主管汇报;

2.2.2.库房清扫洒水，不得洇湿或浸湿货物及包装;

2.2.3.饮品不得放置在货物上面。

2.3.仓库防戍、防虫制度

2.3.1.严禁在库房内存放食品;

2.3.2.经检查库内有无老鼠、蚂蚁、蛀虫，并投放药品。

2.4.仓库防盗制度

2.4.1.严禁闲杂人员进入库房。库管员在离开库房时，要关好门窗、锁好门;

2.4.2.库房钥匙由库管员负责保管，库管员不得委托其他任何人代管钥匙;

2.4.3.库管员必须检查库房门窗是否牢固可靠，发现问题及时向主管汇报，共同采取措施。

2.5.仓库例行检查制度

2.5.1.仓管人员每天对车间仓库至少进行一次安全、防护巡查，确保仓库的安全、卫生正常，商品按品种、型号、规格堆放整齐，标签朝外;

2.5.2.仓库管理员提前十五分钟进入仓库对产品的堆放、标识、及防护情况进行检查，对不符合要求的情况及时给予纠正，并将检查及纠正情况登记在《仓库日检表》上;对仓库的防安全，门窗，电路等各方面工作进行检查及维护，做好仓容仓貌工作。

2.5.3.仓库管理员负责对辖区内产品每一货号批号明示看板的设置。仓库管理员对所辖区内有哪些货号，产品放哪里，有多少必须做到心中有数，且以看板和台帐的形式反映出来，特别是对新品种、型号产品的入库必须准确及时;接收的产品必须按货号批号分开堆放整齐，杜绝不同种类、型号商品接收时集中堆放或同一型号商品分开放置。

出库与盘点制度

3.存货发出制度

3.1.对自营商品，柜台如需补货，应由柜台向门店仓储管理人员提出申请，填写一式三联的“请货单”，经门店负责人签字后，一联交门店仓储管理人员处。

3.2.门店仓储人员对“请货单”中货物及审批核对后应尽快发出货物至柜台，并开具一式两联的“出库单”由柜台签字后，一联留存，一联随货同行由柜台保管。

3.3.发出存货后门店仓储人员应及时登记存货台账，做到账实相符。

4.存货盘点及处理制度

4.1.存货定期或不定期进行盘点，年度终了前进行一次全面的盘点清查。盘点工作主要由营运部和财务部负责组织。

4.2.由营运部制订盘点计划，确定是全面盘点，还是局部范围的部门盘点，向门店、信息中心等相关盘点部门发送盘点通知和盘点日程计划表。

4.3.准备工作

4.3.1.各门店将商品整理陈列整齐，门店理货员按商品陈列位置抄录“手工盘点表”，核对手抄盘点表的准确性。

4.3.2.根据盘点日程安排，门店在盘点日营业完毕后，所有未录单据全部录入，所有未登帐单据全部审核登帐，保证帐面库存是最后盘点库存。

4.4.开始盘点

4.4.1.营业结束后，实物盘点开始，理货员分柜组进行实物盘点，并在“手工盘点表”上填写商品盘点数量。

4.4.2.门店日结完毕后,在门店制作电脑“盘点表”，并打印。

4.4.3.按“手工盘点表”录入盘点数量，录入完毕后，生成盘点差异表。

4.5.盘点结果处理

4.5.1.营运部组织人员对金额或数量差异较大的要予以抽盘，查找差异原因，并用复盘数据更正先前的录入数据。

4.5.2.根据“盘点表”和实盘数通过系统生成“盘点报告”，报经副总经理或总经理审核批准后，并予以审核确认。

4.5.3.系统根据经过审核的“盘点报告”调整商品库存，并作为财务核算控制损耗的考核依据。

4.6.对于盘盈、盘亏及毁损、报废的存货应及时查明原因，分别情况处理：盘盈的存货，冲减当期管理费用;盘亏和毁损的存货，扣除过失人或保险公司赔款和残料价值后，计入当期的管理费用;存货毁损属於非常损失的，在扣除保险公司等赔款和残料价值之后，计入营业外支出。

篇2:石油销售公司存货管理制度

石油销售公司存货管理制度

第一章总则

第一条为了优化企业存货管理,保障仓库保管安全、有序、规范,提高仓库工作效率,特制定本办法。

第二条本办法中的存货是指公司在日常活动中持有的,以备出售的产成品或商品、在产品,以及在生产或提供劳务过程中耗用的材料和物料,主要包括各类原材料、在产品、半成品、产成品、商品、周转材料等。

第三条存货只有同时满足以下两个条件,才能加以确认:

(一)该存货包含的经济利益很可能流入公司;

(二)该存货的成本能够可靠地计量。

第二章存货的计量

第四条存货的初始成本的计量

存货在取得时,应按照实际成本入账。存货实际成本的计量因来源不同而有所不同,具体按以下原则确定:

(一)购入的存货,其实际成本包括买价、运输费、装卸费、保险费、包装费、仓储费、运输途中的合理损耗、入库前的挑选整理费等。

(二)自制的存货,有自制的原材料、包装物、低值易耗品、在产品、半成品、产成品等。它们的实际成本包括制造过程中所耗用的原材料、工资和有关费用等实际成本。

第五条存货发出成本的计量

采用加权平均成本进行日常核算。

第三章存货的收发管理

第六条化工产品采购必须由销售部依据公司年度制定的采购计划采购,周转材料由综合办公室依据公司年度制定的周转材料采购计划采购。

(一)存货入库管理

1.存货采购必须按规定取得增值税专用发票。对确实不能取得增值税专用发票的,须事先提出申请,报经财务部批准,方可采购。

2.化工产品入库由经办人员根据发票、运杂费等外来凭证与采购计划、采购合同核对,检查凭证所列材料的品种、规格、数量和发货日期等是否与合同、计划相符。核对无误后,交由仓库人员填制材料验收入库单,仓库人员根据入库单的内容核对入库并签字,化工产品经办人据此报帐。财务人员根据有关凭证审核发票合法性、正确性及价格的合理性,并进行相应的会计处理。

3.周转材料入库由综合办公室经办人员根据发票等外来凭证,检查凭证所列材料的品种、规格、数量相符。核对无误后,交由综合办公室仓库人员填制周转材料入库单,综合办公室仓库人员根据入库单的内容核对入库并签字,综合办公室经办人据此报帐。财务人员根据有关凭证审核发票合法性、正确性及价格的合理性,并进行相应的会计处理。

存货验收过程中,如有数量、质量、型号规格不符及破坏、毁坏等情况应查明原因,属产品质量问题的,拒绝入库,实行退货,如不符,应由销售部或综合办公室会同相关部门按照公司关于质量管理规定提出索赔等处理意见,财务部门应当拒绝付款或部分拒绝付款。

(二)存货发出的管理

1.周转材料,根据当期消耗计划,由使用部门填制"周转材料领用单",由责任部门审核签字,综合办公室仓库人员据此办理周转材料出库。

2.化工产品出库,公司坚持先款后货原则,由销售部依据公司制定客户管理办法和结算管理办法进行销售出库单编制,财务部相关人员对货款是否到账进行审核,审核无误后在销售出库单签字确认,公司领导进行最终签字确认,销售部将确定无误的销售出库单盖章传真至仓库,仓库据以办理提货手续。

第四章存货明细账管理

第七条所有入库储存的商品、材料物资,应按品种登记明细卡,记录收发数并结出余额,随时与实存数量进行核对,并做到卡、实相符。如有不符,应查明原因并及时纠正。

第八条仓库应建立存货明细账,详细登记存货的类别、编号、名称、规格型号、数量、计量单位等,并定期与财务部就存货品种、数量、金额等进行核对。

第九条存货明细账是记录实物的收入、发出、结存情况的重要账册,必须按品种、规格登记,妥善保管,年终装订成册,至少保存5年。

第十条入库记录不得随意修改。如确需修改入库记录,应当经有效授权批准。

第五章存货的清查

第十一条每月要进行不定期盘点,每年要进行期末全面盘点工作,对库存材料、在制品、产成品等存货资产进行盘点。

第十二条由财务部组织力量,做好充分准备,根据工作计划进度,安排盘点时间;要事先准备盘点清册,盘点时逐一登记,发现损坏、变质、陈旧、失效的存货,要单独注明,写明盘点日期,并由盘点人签章。对从实际盘点日至12月31日的存货每一笔收发业务都要单独列示计算。

第十三条存货发生盘盈、盘亏及毁损,应及时按规定审批处理,盘盈的存货冲减当期的管理费用,盘亏的存货,应查明原因,由于管理人员管理不善原因造成的,应予以罚款,在扣减过失人或者保险等赔款和残值后,计入当期的管理费用,属于非正常损失的,计入营业外支出。

第六章附则

第十四条本办法由财务部负责解释。

第十五条本办法自下发之日起施行。

篇3:存货管理规定范例

存货管理规定

一、存货是企业生产经营过程中为销售或者耗用而储备的物资,包括原材料、包装物、低值易耗品、库存商品、委托加工物资、委托代销商品、受托代销商品等。

二、存货入库时,应填制入库单,出库时应填制出库单,其存货数量及金额要与财务核算相符。

三、低值易耗品

1、根据公司的情况,特规定2000以下、50元以上,使用年限较短,不作为固定资产核算的各种用具、物品以及在经营中使用的包装物、周转容器等,为低值易耗品。

2、低值易耗品在购买之前应按规定申购,经有关部门审核,领导批准,方能选购。

3、为了加强对在用低值易耗品的管理,各单位应按使用单位和部门设置低值易耗品登记簿。

4、使用部门向仓库领用低值易耗品,应填制一式三份的领用凭证,一份留存仓库,作为登记“库存低值易耗品卡片”的依据;一份交给使用部门作为实物管理的依据;一份交给会计部门作为记帐的依据。除此以外,各单位应建立“低值易耗品卡片”由有关部门保管、以控制各使用部门的在用低值易耗品。

5、要建立以旧换新的赔偿制度,及时按照制度的规定办理,并进行会计处理。要按各使用单位、部门设置在用低值耗品明细帐(包括量和金额),定期与实物核对,并与财会部门的帐面余额进行核对。在用低值易耗品以及使用部门退回仓库的低值易耗品,应加强实物管理,并在备查簿进行登记。

6、公司的低值易耗品报废时,应由负责使用部门及时填制低值易耗品报废单,填明报废低值易耗品的数量和原价和按照规定对入库残料的作价。由于员工丢失损坏,照章应由员工赔偿。所有离开公司的人员,应办理低值易耗品的退库手续,同时,管理人员应加强对低值易耗品的实物管理。

四、盘盈的存货,应当相应冲减有关成本、费用;盘亏或毁损的存货,在扣除过失人或者保险公司赔款和残料价值后,计入有关成本、费用帐户。存货的盘盈盘亏应在办理有关审批手续后,按规定进行会计处理。

由于自然灾害造成的净损失,计入营业外支出。

五、存货应当定期盘点,每年至少盘点一次,盘点情况如与帐面记录不符,应查明原因,经报批手续后及时进行会计处理,一般在年终结帐前处理完毕。