物业公司业务会议接待工作要求及程序

物业公司业务、会议接待工作要求及程序

一、接待要求:接待工作应做到热情、细致、周到、以礼相待。

二、接待分类

1、公司业务(或会议)接待

2、部门业务(或会议)接待

3、业主(住户)的接待

三、接待职责分工

1、无论是公司(或会议)接待和部门(或会议)接待,相关负责人均需提前一日通知总办,以便做好协调和会务准备。

2、公司业务(或会议)接待,由总办负责,包括会务安排、物品采购、会议室音响设备的使用、会议记录和全程服务。

3、部门业务(或会议)接待,由部门负责,包括会务安排、物品采购、会议记录和全程服务。会议室音响设备的使用可由总办配合。

4、两个部门以上人员参加属于公司会议;所有会议记录由业务主办部门负责。

5、相关负责接待人需落实来访宾客的姓名、身份、时间、地点、人数,并做好登记,必要时向领导汇报,以便妥善安排。

6、根据宾客身份决定是否安排工作餐或宴请及食宿、用车、接送等事项。

7、根据来访宾客的行程,安排工作日程和工作内容。

四、接待程序

1、接待来访:

①门岗接待来访人员时应面带微笑、目视对方并问好:“请问您找谁或有什么事情”同时做好相关记录。如若住户领取信件或报纸,应双手递到住户手中。

②办公室人员接待业访人员时,应面带微笑、态度诚恳并问好:、“早上(下午)好、请进、请坐、请用茶、请问您有什么事”停止手中一切工作仔细听取来访顾客的要求。

③所有员工在小区内见到住户、公司领导或同事时,在相距10米内均应面带微笑,5米内应主动问好。

2、接待来电:

①接到来电(电话铃响不超过三声),问候:您好,民安物业,请问您有什么事

②问明来电来访人事由后,应迅速判断解决问题的方法、时间,能当时解决的问题应当给予答复:我们将在()时间内为您解决(服务);不能马上解决的要与顾客约定解决时(对不起、请原谅,这个问题我不能及时对你做出答复,等我请示公司领导后,立即予以答复;公司未提供服务或不能做到的事情应耐心解释,不得与顾客发生争执,并将来电内容做好相关记录,重要事项请示有关领导;

③事情处理完毕后,应问顾客还有没有其他事,如有按以上程序解决;如没有,向顾客道辞别语:再见、您慢走、谢谢您对我们工作的指导或建议等。

五、接待流程图

篇2:酒店会议接待流程规范

会议接待程序一、销售部接待程序:

销售部在获取客户在宾馆举办会议的信息后,应着手做以下工作:

1、及时与会务方负责人进行联络

(1)清楚了解会议性质(属勘探局接待工作、还是商务活动,是否有重要嘉宾参加等)及内容(包括:时间、人数、所需房间数、场地、器材、形式、交通及其他特殊要求等);

(2)若属大型、重要的会议接待,在和客户商定有关接待细节后,应及时向部门主管领导汇报情况,由部门主管领导召开协调会议,统筹整个会议的接待工作。

2、落实会议场地和房间数量

在会议洽谈协商的过程中,应和会务方具体负责人详细讨论有关的会议细节,做好记录,尤其应尽快落实是否有适合客人要求的场地和客房。当确认场地及客房可按客户要求提供后,应向餐饮部、房务部发出预留场地及房间的通知书。

3、商谈价格

当确认场地及客房的安排没有问题后,应根据实际情况给客户提供清晰的价格。如该活动涉及多项内容,应会同有关部门对某些价格进行调整及平衡。

价格政策是相对固定的,如超出自己的权限,应及时向主管领导请示。

4、签订会议协议,收取会议押金

当会务方已确认所有会议细节后,双方应根据要求及承诺签订会议协议,并依照协议收取相应的会议押金;

5、下发会议接待通知单

签订好会议协议后,根据双方协商的具体内容和有关细节,填写会议接待通知单,经核对无误,下发至各部门,并保存该次会议的档案;

6、会议接待

发出会议接待通知单后,需和会务方负责人及宾馆相关部门随时保持联系,协调会场的布置,跟踪会议进程;

7、会议结账

会议结束,若客户消费挂账,其帐务由销售部和财务部共同催收,餐饮部给予协助;

8、会议送别

恭送会务方领导及办会负责人,为宾客留下美好感受;同时择机赠送精美小纪念品给会务方负责人,加深友情;

9、会议结束

会议结束,视需要召开总结会,分析会议接待的得失,并将客户意见反馈至相关部门,同时销售部应做好回忆资料的存档工作;对有新闻价值的会议接待活动,可撰稿送媒体发表。

二、房务部接待程序:

房务部接到销售部所下发的会议接待通知单后,应做到:

1、会议接待的前期工作

(1)熟悉、了解会议接待通知单的内容;

(2)了解结算方式,收费项目、联系人和费用签单人;

(3)落实是否需要安排会议用房及用房数量和时间,了解房间是否需要开通长途电话、撤酒水、加床;

(4)落实房间配备的鲜花、水果标准及总经理名片、致意卡等;

(5)落实参会嘉宾是否乘专梯,客人是否分批到达;

(6)负责会议嘉宾报到时房卡的分发等。

篇3:宴会会议接待跟进工作要领

宴会、会议接待跟进工作要领:

1、宴会、会议跟进人员应将客户的每个细节要求,清楚列明在宴会备忘录或宴会通知单上,以便上司查核或必要时其它工作人员能随时参加跟进工作,而无误、遗漏之处。

2、宴会、会议跟进人员的责任是确保宴会、会议的每个细节能够符合客户要求,故而在宴会开始前必须不断与有关部门联系,确实各部门已清晰各项宴会要求。

3、宴会、会议跟进人员在宴会前需仔细检查各项安排的落实情况,如发现遗漏、有误之处,需及时通知宴会负责人,处理解决。

4、每个客户对宴会的要求各不相同,但大致上以下几点,都是宴会跟进人员在每个宴会前必须跟进的。

A、宴会开始前一小时,检查指示牌、横幅、席珍是否已经放好,文字有无错误;B、在宴会、会议开始前一小时,检查各种设备、谢谢是否运转正常,如照明设备、空调电话、背景音乐、麦克风、接待台、席号的位置是否摆放正确;C、在宴会、会议开始前一小时,检查各种设备、设施是否运转正常,如照明设备、空调电话、背景音乐、麦克风、接待台、席号的位置是否摆放正确;D、在宴会、会议开始前一小时,检查地毯、门、墙壁、洗手间及装饰物是否干净;E、协助餐饮部在宴会、会议开始前一小时,召集相关部门跟进人员开会,讲解宴会的内容和注意事项,包括人数、宴会形式、服务方式、食品和饮料、参加宴会的重要客人,以及客人提出的特殊要求,分配具体工作,指定各工作环节的检查人;F、若需要演出公司、礼仪小姐,事先应审核演出节目有无破坏酒店形象之内容,并安排他们提前到达;G、检查餐台上杯具是否与酒水相对应,如白酒摆烈酒杯,红酒摆红酒杯,汽水、啤酒摆水杯;H、检查宴会、会议期间专用洗手间是否有PA值守,宴会空调是否已提前找开,温度是否适合;I、宴会前半小时安排保安协助客人泊车;J、若是重要宴会、会议,提前安排美工到场拍摄;K、请客户宴会、会议负责人提前到达检查场地,若有不甚满意之处,可即协商更正;L、告诉宴会、会议负责人你会一直留在宴会中,若有需要之处,请他随时找你;